Új illinois-i törvény a pályázók háttérellenőrzéséről – HolmstromKennedy

Új illinois-i törvény a pályázók háttérellenőrzéséről

By: Maryjo F. Pirages Reynolds

2014. július 19-én Quinn kormányzó aláírta a képzett pályázók munkalehetőségeiről szóló törvényt. Lásd, P.A. 098-0774, elérhető http://ilga.gov/legislation/publicacts/fulltext.asp?name=098-0774&GA=98&SessionId=84&DocTypeId=HB&DocNum=5701&GAID=11&Session. Az új törvényt “Ban the Box” jogszabályként emlegetik, mivel megtiltja a büntetőítéletekre való rákérdezést az álláspályázatokon. Az új törvény megtiltja továbbá az interjú előtti egyéb módszerek alkalmazását a büntetett előéletű pályázók kiszűrésére.

A törvény 2015. január 1-jén lép hatályba. Alapvető követelménye, hogy:

“A munkáltató vagy a foglalkoztatási ügynökség nem kérdezhet rá egy jelentkező büntetett előéletére vagy büntetett előéletére, nem vizsgálhatja, nem veheti figyelembe és nem kérheti annak közlését mindaddig, amíg a jelentkezőt nem minősítették alkalmasnak a pozícióra, és nem értesítették arról, hogy a munkáltató vagy a foglalkoztatási ügynökség kiválasztotta egy interjúra, vagy ha nem kerül sor interjúra, mindaddig, amíg a munkáltató vagy a foglalkoztatási ügynökség nem tett feltételes állásajánlatot a jelentkezőnek.”

Más szóval a munkáltató nem kérdezhet rá a büntetett előéletre a jelentkezési lapon, és a munkáltatók nem kérhetnek vagy használhatnak fel büntetett előéletre vonatkozó információkat, mielőtt döntenének arról, hogy elbeszélgetnek-e a pályázóval. Ez hasonló ahhoz a tilalomhoz, amely tiltja, hogy az állásajánlat megtétele előtt a fogyatékosságról kérdezzenek – a cél az, hogy a pályázó számára nyilvánvalóvá váljon, hogy az elítélés szerepet játszott az interjú vagy a felvételről szóló döntés meghozatalában.”

A törvény minden olyan illinois-i munkáltatóra vonatkozik, amely a folyó vagy az azt megelőző naptári évben 15 vagy annál több alkalmazottat foglalkoztatott. A törvény hatálya alá tartoznak a munkaközvetítő ügynökségek is, így a munkáltatók nem vehetik igénybe ezeket az ügynökségeket a jelentkezők büntetőjogi hátterének szűrésére.

A törvény három kivételt határoz meg: olyan munkakörök, ahol a munkáltatóknak az állami vagy szövetségi törvények értelmében ki kell zárniuk a bizonyos büntetőítéletekkel rendelkező pályázókat a foglalkoztatásból; olyan munkakörök, ahol szabványos vagy azzal egyenértékű megbízhatósági biztosítékot kell letenni, és a pályázó egy vagy több meghatározott bűncselekmény miatt történő elítélése kizárná őt az ilyen biztosíték megszerzéséből (ebben az esetben a munkáltató kérdéssel élhet vagy érdeklődhet arról, hogy a pályázót elítélték-e az említett bűncselekmények miatt); valamint olyan munkakörök, ahol a sürgősségi egészségügyi ellátórendszerekről szóló törvény alapján engedélyezett személyeket alkalmaznak. E kivételek alapján például az illinois-i egészségügyi dolgozók háttérellenőrzéséről szóló törvény hatálya alá tartozó munkáltatók kivételt élveznének a törvény alól). Figyelemre méltó, hogy a kivételek szűk körűek.

Mit jelent ez önnek mint munkáltatónak? A munkáltatóknak el kell távolítaniuk a büntetett előéletre vonatkozó kérdéseket a pályázatokból, és addig kell várniuk a büntetőjogi háttérellenőrzés kezdeményezésével, amíg meg nem állapítják, hogy a pályázó alkalmas a munkakör betöltésére, és a pályázónak meghívást küldtek egy interjúra. A munkáltatók különösen akkor kérdezhetnek rá a büntetőjogi háttérre, amikor értesítik a jelentkezőt arról, hogy kiválasztották egy interjúra. A törvény azt is lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy az interjút a büntetőjogi háttérrel kapcsolatos vizsgálatra adott válasz kézhezvételétől tegye függővé, és lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy tájékoztassa a jelentkezőt, hogy nem veszik fel az interjúra, ha a válasz kizáró jellegű bűncselekményt tár fel. A munkáltatóknak frissíteniük kell minden háttérellenőrzési politikát és/vagy kézikönyvben szereplő rendelkezést. A munkáltatóknak fontolóra kell venniük egy olyan szabályzat és/vagy formanyomtatvány elkészítését is, amely tájékoztatja a pályázókat a háttérellenőrzési politikáról, különösen azokra az esetekre, amikor a pályázót a háttérellenőrzés miatt nem veszik fel.

A bűnügyi háttérrel kapcsolatos politikákat is felül kell vizsgálni annak biztosítása érdekében, hogy azok nem teszik ki a munkáltatót az “egyenlőtlen hatású” diszkriminációval kapcsolatos állításoknak. Az Egyenlő Foglalkoztatási Esélyek Bizottsága a “célzott szűrés” politikájának elfogadását ajánlja. Az ilyen politika lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy meghatározzák azokat a bűncselekményeket, amelyek általában kizárják a jelentkezőket a foglalkoztatásból, de ezután minden kizárt jelentkezőnek lehetőséget biztosítanak az egyéni értékelésre. Az egyéni értékelés megköveteli, hogy a munkáltató figyelembe vegye a bűncselekmény jellegét, a munkakör jellegét és az eltelt időszakot annak megállapítása érdekében, hogy a pályázó kizárása a munkakör betöltéséből a munkával kapcsolatos-e és összhangban van-e az üzleti szükségszerűséggel. Itt egy link az EEOC bűnügyi háttérellenőrzésre vonatkozó iránymutatásához: http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm.

Összességében a munkáltatókat arra ösztönzik, hogy vizsgálják felül meglévő foglalkoztatási kézikönyveiket és szabályzataikat, és konzultáljanak jogi tanácsadókkal, hogy biztosítsák az illinois-i új törvénynek való megfelelést. Végül, e törvény elfogadása baráti emlékeztető arra, hogy a munkáltatóknak a tisztességes hitelinformációs törvény (FCRA) betartását is biztosítaniuk kell, amikor külső szolgáltatókat vesznek igénybe a háttérellenőrzések elvégzésére.

Ha vállalkozása úgy ítéli meg, hogy előnyös lenne a pályázók és/vagy alkalmazottak háttérellenőrzését elvégezni, kérjük, forduljon irodánkhoz segítségért. Az FCRA számos, összetett követelményt tartalmaz a munkáltatók számára a háttérellenőrzések beszerzéséhez és felhasználásához szükséges értesítésre és dokumentációra vonatkozóan. Irodánk segítséget tud nyújtani Önnek a szükséges nyomtatványok és tájékoztatók beszerzésében. Ezenkívül tanácsot tudunk adni Önnek, hogy melyik típusú fogyasztói jelentés (vizsgálati vagy nem vizsgálati) lenne a legelőnyösebb, és tanácsot adunk az FCRA bizonyos munkáltatókra vonatkozó korlátairól és árnyalatairól.

Az FCRA betartásának elmulasztása azt eredményezheti, hogy a munkáltató jogilag felelős lehet egy leendő vagy jelenlegi munkavállalónak vagy egy fogyasztói jelentést készítő ügynökségnek okozott kárért, és ebben az esetben a munkáltató felelős lenne a megfelelés hiányából eredő károkért és esetleg ügyvédi díjakért. Továbbá további bírságok is kiszabhatók egy közigazgatási szervtől vagy egy állami törvény alapján. Ezért a munkáltatóknak óvatosan kell eljárniuk, és jogi tanácsot kell kérniük, amikor háttérellenőrzéseket kívánnak beszerezni és felhasználni.

Kérjük, hogy az FCRA-val vagy az új törvénnyel kapcsolatos bármilyen kérdéssel forduljon hozzánk.

Maryjo Pirages a cég ügyvédjelöltje és a munkajogi & munkajogi, a bizalmi vagyonkezelési & hagyatéki és a vállalati & üzleti csoport tagja. Maryjo számos munkaügyi kérdésben ad tanácsot és képviseli a munkáltatókat, beleértve a törvényi és közigazgatási szabályzatoknak való megfelelést, a szerződéseket, valamint a munkavállalói kézikönyveket és irányelveket. Maryjo célja, hogy kéz a kézben dolgozzon a munkáltatókkal, hogy azok proaktívan hajtsák végre és tartsák naprakészen a szabályzataikat, hogy korlátozzák felelősségüket és kitettségüket. Emellett magánszemélyeknek és családoknak is segítséget nyújt a hagyatéktervezésben és -kezelésben.