Termi ”pääomavuokraus” tulee 1970-luvun lopulla käyttöön otetuista yleisesti hyväksytyistä kirjanpitoperiaatteista, jotka koskevat leasing-kirjanpitoa. FAS 13, joka myöhemmin koodattiin uudelleen ASC 840:ksi, edellytti vuokrasopimusten testaamista neljän selkeälinjaisen testin perusteella pääoma- tai toimintakäsittelyn määrittämiseksi. Pääomavuokrasopimukset esitettiin taseessa vastaavine varoineen ja velkoineen, operatiiviset vuokrasopimukset kirjattiin kuluksi tasapoistoin.

Vuonna 2016 Financial Accounting Standards Board (FASB) muutti kirjanpitosääntöjä siten, että käytännössä kaikki vuokrasopimukset, joiden voimassaoloaika on yli vuoden, on lisättävä tilinpäätökseen 15.12.2018 alkaen pörssiyhtiöiden osalta ja 15.12.2019 alkaen yksityisten yhtiöiden osalta. Useimmat nykyiset pääomavuokrasopimukset siirretään ASC 840 -ohjeistuksesta ASC 842 -ohjeistukseen vähäisin vaikutuksin, mutta nimitys on kuitenkin muuttunut ”pääomavuokrasopimuksesta” ”rahoitusleasingsopimukseksi”, jotta ne vastaisivat paremmin kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (IFRS).

Pääomavuokrasopimuksen kriteerit

Luokittelun pääomavuokraksi edellytettiin täyttävän yhden seuraavista kriteereistä (kirkaslinjatestit):

  • Vuokra-aika on vähintään 75 prosenttia omaisuuserän taloudellisesta käyttöiästä
  • Vuokravuokran nykyarvo on yli 90 prosenttia käyvästä arvosta vuokraushetkellä
  • Omistusoikeuden siirtyminen on olemassa
  • Osaamisoikeuden siirtyminen
  • Osaamisoikeuden siirtyminen on olemassa

Tietoeriä, joita tarvitaan tyypillisesti pääomasijoitusleasingsopimusten kirjanpidollisiin laskelmiin ASC 840:n mukaisesti, ja nykyään lähes kaikkien vuokrasopimusten osalta ASC 842:n mukaisesti, ovat muun muassa: Vuokrasopimuksen käyttöönottopäivämäärä, vuokrasopimuksen päättymispäivä, optiopäivämäärät ja arvio siitä, onko option käyttäminen kohtuullisen varmaa, vuokranmaksumäärät, yhtiön lisäluoton korko ja muut.

Uudet vaatimukset merkitsevät monille uusia kirjanpito-ohjelmistoja Osana kaikkien FASB:n ja IASB:n vuokrasopimusstandardien (ASC 840/FAS 13, ASC 842 ja IFRS 16) noudattamista koskevia aloitteita monet yritykset hankkivat uusia vuokrasopimusten kirjanpito-ohjelmistoratkaisuja kiinteistöjen, laitteiden ja muiden vuokrattujen omaisuuserien hallintaa ja raportointia varten. Katso, miten CoStarin ratkaisu analysoi ja luokittelee vuokrasopimukset uusien vuokrakirjanpitovaatimusten mukaisesti, luo päiväkirjamerkintöjä, laskee prosentuaaliset vuokravelvoitteet, integroituu olemassa oleviin kirjanpitojärjestelmiin ja jopa suorittaa rinnakkaista raportointia vanhojen ja uusien kirjanpitostandardien mukaisesti.