Oceňování, dokumentace a evidence věcných příspěvků

Zaznamenávání věcných příspěvků

Cíl

V této části probereme, jak správně zaznamenávat věcné příspěvky v účetním systému vašeho programu. To je nezbytné pro zajištění toho, aby tyto zdroje mohly být započítány jako odpovídající prostředky v souladu s požadavky grantu.

Účtování matchingu

Správné účtování všech typů matchingu zahrnuje:

    1. Udržování odpovídající dokumentace k doložení částek nárokovaných jako match;

    2. Udržování stejného typu dokumentace, jakou byste doložili jakékoli výdaje nárokované jako podíl CNCS nebo příjemce grantu;

    3. Zajištění, aby dokumentace výdajů byla podobná ostatním výdajům programu a byla v souladu se zásadami a postupy organizace;

    4. Podrobné zaznamenání daru a hodnoty položky a

    5. Zaznamenání částek použitých jako dorovnání do hlavní knihy jako příjem a výdaj.

    Tip

    Upozornění

    Dávejte pozor.

    Nezaúčtování příspěvků na dorovnání do hlavní knihy vyžaduje formální vysvětlující zásady a samostatnou účetní tabulku dokládající přijetí a použití příspěvku.

Zaznamenávání věcných příspěvků

V souladu s obecně uznávanými účetními zásadami (GAAP) by měly být všechny přijaté příspěvky při přijetí zaúčtovány jako výnos, včetně věcných příspěvků.

Vyhláška o standardech finančního účetnictví (SFAS) č. 116 stanoví standard pro evidenci věcných příspěvků v hlavní knize pro účely účetnictví. Podle standardu SFAS č. 116 se poskytnuté služby vykazují v účetní závěrce, pokud jsou tyto služby:

    • vytvářejí nebo zlepšují nefinanční aktiva nebo

    • vyžadují specializované dovednosti, jsou poskytovány osobami, které tyto dovednosti mají, a musely by být zakoupeny, pokud by nebyly poskytnuty formou daru.

Služby vyžadující specializované dovednosti poskytují účetní, architekti, truhláři, lékaři, elektrikáři, právníci, zdravotní sestry, instalatéři, školitelé a další odborníci a řemeslníci.

Podívejme se na příklad zaúčtování věcného příspěvku:

Tip

Scénář

Zaznamenání in-laskavých příspěvků

Jedním z aspektů vašeho programu je oprava a natírání plotů ve vaší komunitě. Místní malířská firma chce vaší organizaci darovat profesionální stříkací zařízení jako věcný příspěvek. Dodavatel ocenil postřikovač na reálnou tržní hodnotu 550,00 USD.

Pro zaúčtování tohoto věcného daru do hlavní knihy jej zaúčtujete jako výnos (kreditní účet) i náklad (debetní účet).

Takto zaúčtujete tento příklad:

550,00 USD – účet č. 7250 Výdaje za věcné příspěvky – zásoby (na vrub účtu)

550 USD.00 – Účet #4250 Výnosy z věcných příspěvků – zásoby (kredit)

Výnosy z věcných příspěvků v účtové osnově

Nejlepším způsobem nastavení účetního systému je zřízení výnosových a nákladových účtů věcných příspěvků v účtové osnově.

Podle potřeby můžete zvážit přidání těchto typů účtů věcných příspěvků, případně dalších:

    • Příspěvek v naturáliích – materiál a zásoby
    • Příspěvek v naturáliích – služby
    • Příspěvek v naturáliích – majetek

Jak vidíte, zaúčtování příspěvku v naturáliích do nákladů a výnosů nemění konečný výsledek (čistý zisk) v účetní závěrce. Zaznamenáním věcného příspěvku je však přesně zaznamenáno to, co vaše organizace v tomto procesu udělala, a odráží to, co je potřeba k provozování vašeho programu. To je pro vaši organizaci výhodné pro účely budoucího rozpočtování a plánování.
Shrnutí

V této části jsme se zabývali požadavkem GAAP týkajícím se věcných příspěvků a požadovaným účetním zachycením věcných příspěvků jako shody v hlavní knize.

Příjemci by měli ve svých účetních systémech evidovat věcné příspěvky stejně jako peněžní výdaje. Pokud taková praxe v organizaci neprobíhá, měly by být zavedeny písemné zásady, které popisují systém zaznamenávání transakcí.

.