Nový zákon státu Illinois o prověrkách žadatelů
Podle: Pirages Reynolds
Dne 19. července 2014 guvernér Quinn podepsal zákon o pracovních příležitostech pro kvalifikované uchazeče. Viz zákon č. 098-0774, dostupný na adrese http://ilga.gov/legislation/publicacts/fulltext.asp?name=098-0774&GA=98&SessionId=84&DocTypeId=HB&DocNum=5701&GAID=11&Session. Nový zákon byl označován jako legislativa „Ban the Box“, protože zakazuje používání dotazů na trestní odsouzení v žádostech o zaměstnání. Nový zákon rovněž zakazuje používání jiných metod před pohovorem k vyřazení uchazečů s odsouzením za trestný čin.
Zákon nabývá účinnosti dne 1. ledna 2015. Jeho základním požadavkem je, že:
„Zaměstnavatel nebo agentura práce se nesmí dotazovat na záznam v rejstříku trestů nebo na trestní minulost uchazeče, přihlížet k nim nebo požadovat jejich zveřejnění, dokud není zjištěna kvalifikace uchazeče pro danou pozici a dokud mu není oznámeno, že byl zaměstnavatelem nebo agenturou práce vybrán k pohovoru, nebo pokud se pohovor nekoná, dokud zaměstnavatel nebo agentura práce neučiní uchazeči podmíněnou nabídku zaměstnání.“
Jinými slovy, zaměstnavatel se nesmí dotazovat na trestní minulost ve formuláři žádosti a zaměstnavatelé nesmí požadovat nebo používat informace o trestní minulosti před rozhodnutím o pohovoru s uchazečem. To je podobné zákazu ptát se na zdravotní postižení před podáním nabídky práce – smyslem je, aby uchazeči nebylo zřejmé, že odsouzení hrálo roli při rozhodování o pohovoru nebo přijetí do zaměstnání.
Zákon se bude vztahovat na všechny zaměstnavatele ve státě Illinois, kteří v běžném nebo předchozím kalendářním roce zaměstnávali 15 a více zaměstnanců. Vztahuje se i na pracovní agentury, takže zaměstnavatelé nemohou tyto agentury využívat k prověřování uchazečů z hlediska trestní minulosti.
Zákon stanoví tři výjimky: pozice, kde jsou zaměstnavatelé povinni vyloučit ze zaměstnání uchazeče s určitými odsouzeními za trestné činy podle státního nebo federálního práva; pozice, kde je vyžadována standardní záruka za věrnost nebo její ekvivalent a odsouzení uchazeče za jeden nebo více specifikovaných trestných činů by ho diskvalifikovalo z možnosti získat takovou záruku (v takovém případě může zaměstnavatel zahrnout otázku nebo se dotázat, zda byl uchazeč za tyto trestné činy odsouzen); a pozice, kde jsou zaměstnávány osoby s licencí podle zákona o systémech záchranné zdravotnické služby. Na základě těchto výjimek by například zaměstnavatelé, kteří se řídí zákonem Illinois Healthcare Worker Background Check Act, měli nárok na výjimku z tohoto zákona). Je pozoruhodné, že tyto výjimky jsou úzké.
Co to pro vás jako zaměstnavatele znamená? Zaměstnavatelé by měli z žádostí o zaměstnání odstranit veškeré dotazy týkající se trestní minulosti a se zahájením prověřování trestní minulosti by měli počkat až do doby, kdy bude zjištěno, že je uchazeč pro danou práci kvalifikován, a kdy mu bude zaslána pozvánka k pohovoru. Zaměstnavatelé mohou provést dotaz na trestní minulost, když uchazeči oznamují, že byl vybrán k pohovoru. Zdá se, že zákon rovněž umožňuje zaměstnavateli podmínit pohovor obdržením odpovědi na dotaz na trestní minulost a umožňuje zaměstnavateli upozornit uchazeče, že nebude pozván na pohovor, pokud odpověď odhalí diskvalifikující trestný čin. Zaměstnavatelé by měli aktualizovat všechny zásady prověřování minulosti a/nebo ustanovení příručky. Zaměstnavatelé by také měli zvážit přípravu zásad a/nebo formulářového dopisu, v němž budou uchazeče informovat o zásadách prověřování minulosti, zejména pro případy, kdy uchazeč nebude přijat do zaměstnání z důvodu prověřování jeho minulosti.
Zásady prověřování minulosti by také měly být přezkoumány, aby se zajistilo, že nevystavují zaměstnavatele nárokům na diskriminaci na základě „rozdílného dopadu“. Komise pro rovné příležitosti v zaměstnání doporučuje přijmout politiku „cíleného prověřování“. Taková politika umožňuje zaměstnavateli určit trestné činy, které obecně vylučují uchazeče ze zaměstnání, ale následně poskytuje všem diskvalifikovaným uchazečům možnost individuálního posouzení. Individuální posouzení vyžaduje, aby zaměstnavatel zvážil povahu trestného činu, povahu pracovní pozice a časový rámec, který uplynul, s cílem určit, zda vyřazení uchazeče ze zvažované pozice souvisí s prací a je v souladu s obchodní potřebou. Zde je odkaz na pokyny EEOC týkající se prověřování trestní minulosti: http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm.
Obecně se zaměstnavatelům doporučuje, aby přezkoumali své stávající příručky a zásady pro zaměstnávání a poradili se s právním poradcem, aby zajistili soulad s novým zákonem státu Illinois. V neposlední řadě je přijetí tohoto zákona přátelskou připomínkou, že zaměstnavatelé musí zajistit soulad se zákonem o spravedlivém úvěrovém zpravodajství (Fair Credit Reporting Act, FCRA) také v případě, že k provádění prověrek využívají externí dodavatele.
Pokud váš podnik zjistí, že by bylo přínosné provádět prověrky uchazečů a/nebo zaměstnanců, obraťte se na naši kancelář a požádejte o pomoc. Zákon FCRA obsahuje řadu složitých požadavků, pokud jde o oznámení a dokumentaci, které zaměstnavatelé potřebují k získání a využití prověrek. Naše kancelář vám může pomoci s poskytnutím potřebných formulářů a informací. Kromě toho vám můžeme poradit, který typ spotřebitelské zprávy (vyšetřovací nebo nevyšetřovací) by byl nejvýhodnější, a poradit vám ohledně omezení a nuancí zákona FCRA pro některé zaměstnavatele.
Nedodržení zákona FCRA může mít za následek právní odpovědnost zaměstnavatele za škodu způsobenou potenciálnímu nebo současnému zaměstnanci nebo agentuře poskytující informace o spotřebitelích, přičemž v takovém případě by zaměstnavatel nesl odpovědnost za škodu a případně za náklady na právní zastoupení vyplývající z nedodržení zákona. Dále by mohly být uděleny další pokuty od správního orgánu nebo podle státního práva. Zaměstnavatelé by tedy měli postupovat obezřetně a při snaze o získání a využití prověrek by se měli poradit s právním poradcem.
V případě jakýchkoli dotazů týkajících se zákona FCRA nebo nového zákona nás prosím kontaktujte.
Maryjo Pirages je spolupracovníkem advokátní kanceláře a členem skupin pro pracovní právo &, svěřenské fondy & a obchodní společnosti &. Maryjo poskytuje poradenství a zastupuje zaměstnavatele v řadě pracovních záležitostí, včetně dodržování zákonných a správních předpisů, smluv a příruček a zásad pro zaměstnance. Cílem Maryjo je pracovat ruku v ruce se zaměstnavateli, aby mohli aktivně zavádět a aktualizovat své zásady a omezit tak svou odpovědnost a riziko. Kromě toho pomáhá jednotlivcům a rodinám při plánování a správě jejich majetku.
Myjo Maryjo se zabývá také plánováním a správou majetku.
Napsat komentář