Jako obchodní zástupce malé firmy trávíte spoustu času prací v aplikaci Outlook. Pokud si ale myslíte, že jeho jedinou úlohou ve vašem pracovním dni je umožnit vám posílat e-maily zákazníkům, tak o hodně přicházíte! Své oblíbené programy totiž můžete integrovat pomocí doplňků aplikace Outlook, které jsou k dispozici prostřednictvím tržiště Microsoft AppSource.

Tyto integrace vám mohou pomoci pracovat ve schránce produktivněji, protože vám usnadní odesílání dokumentů, psaní přesvědčivých e-mailů a další činnosti. Abychom vám usnadnili filtrování nabídky, sestavili jsme seznam šesti skvělých doplňků aplikace Outlook, které pomohou obchodním zástupcům lépe sloužit svým zákazníkům.

iPlanner Pro Office 365

Základem doplňku iPlanner Pro Office 365 je myšlenka poskytnout vám plánovač v rámci aplikace Outlook. Tento doplněk umožňuje vytvářet úkoly a schůzky, sledovat projekty a burcovat nápady. Plánovač se také integruje s dalšími službami Office 365, jako jsou Skupiny a Microsoft Teams, což usnadňuje komunikaci s kolegy, organizaci týmové práce a koordinaci událostí. Když je celý tým na stejné vlně, je pro všechny snazší poskytovat bezproblémové služby zákazníkům.

Metoda:CRM

Jednou z největších výzev pro firmu jakékoli velikosti je poskytovat hvězdné služby zákazníkům, i když je rušno. Software CRM vám pomůže tuto překážku překonat tím, že vám poskytne 360stupňový přehled o každém potenciálním zákazníkovi a zákazníkovi, takže budete vždy vědět, co potřebuje.

Doplněk pro Outlook od Method:CRM přináší tento přehled přímo do vaší schránky. Po otevření e-mailu můžete aktualizovat kontaktní informace, odkazovat na předchozí interakce a prohlížet transakce synchronizované z QuickBooks, a to vše bez nutnosti přepínání mezi programy. Doplněk lze také přizpůsobit tak, aby vyhovoval jedinečným pracovním postupům vaší firmy. Pokud již používáte Method:CRM, je tento doplněk nezbytnou součástí vaší sady nástrojů pro práci se zákazníky.

DocSend

Každý den posíláte jeden e-mail za druhým obsahující důležité dokumenty. Pochopitelně může být problém mít o všem přehled – zvláště když k těmto dokumentům přistupuje více osob. Proto přichází na řadu doplněk DocSend Outlook.

Namísto ručního připojování souborů ke zprávám vám odesílání odkazů DocSend umožní sledovat, kdo a kdy vaše dokumenty četl. Své dokumenty můžete také kdykoli aktualizovat a můžete si být jisti, že příjemci vždy uvidí nejaktuálnější verzi – už žádný nepořádek způsobený posíláním stejného dokumentu tam a zpět! S doplňkem DocSend je pro vás, váš tým i vaše zákazníky snazší zůstat na stejné vlně.

Šablony e-mailů WittyParrot

Kolikrát jste sedli k psaní e-mailu, jen abyste se potýkali s jeho formulací? To je častý problém obchodních zástupců. Když posíláte následné e-maily různým typům kupujících, váš hlas se musí měnit. E-mail, který byste poslali profesionálovi středního věku, bude pravděpodobně jiný než e-mail, který byste poslali mileniálovi.

Pokud má vaše společnost různorodou zákaznickou základnu, doplněk WittyParrot Email Templates je skvělým řešením. Nejprve použijete platformu WittyParrot k předem sestaveným modulárním, opakovaně použitelným blokům e-mailového obsahu. Poté pomocí doplňku aplikace Outlook rychle vyhledáte a vložíte příslušné úryvky obsahu do zprávy. Tento nástroj usnadňuje zaneprázdněným obchodním zástupcům zajistit, aby jejich zprávy byly vždy vhodně přizpůsobeny cílovým skupinám.

RiteTone Emotional Intelligence

Jedním z nejlepších způsobů, jak u zákazníků vybudovat loajalitu ke značce, je vyvolat emocionální spojení. Chcete si však být jisti, že emoce, které u publika vyvoláváte, jsou pozitivní.

Podobně jako WittyParrot je doplněk RiteTone Emotional Intelligence dalším zdrojem pro zlepšení obsahu vašich e-mailových zpráv. Při sestavování e-mailu nástroj využívá lingvistickou analýzu a poskytuje zpětnou vazbu o vašem emocionálním tónu a jazykovém stylu. Díky tomuto vedení budete moci psát efektivnější e-maily, které naváží kontakt se zákazníky tak, jak si přejete.

Evernote

Pokud jste zvyklí vést si poznámky v digitální podobě, pak je pro vás doplněk Evernote přirozenou volbou. Tento doplněk přináší Evernote do schránky aplikace Outlook a pomáhá vám udržovat pořádek v projektech a komunikaci. E-maily lze ukládat do poznámkových bloků, zatímco k odchozím e-mailům lze připojovat poznámky a útržky dokumentů.

Jako bonus doplněk Evernote for Teams kombinuje výkon Evernote s výhodami Microsoft Teams. Zobrazení obsahu Evernote spolu s týmovým chatem pomáhá všem pochopit kontext konverzace. Díky tomu můžete efektivněji spolupracovat a poskytovat lepší služby svým potenciálním zákazníkům a klientům.

Výběr správných doplňků aplikace Outlook

Při rozhodování o doplňcích aplikace Outlook pro svůj obchodní tým začněte tím, že zvážíte své potřeby. Které z vašich současných procesů jsou neefektivní nebo obtížné? Co podle vás chybí v e-mailové komunikaci se zákazníky? Jakmile budete mít odpovědi na tyto otázky, začněte vybírat doplňky, které tyto bolestivé body vyřeší. Mějte však na paměti, že méně je více! Doplňky aplikace Outlook jsou určeny ke zvýšení vaší produktivity – zaměřte se tedy na ty, které potřebujete, a vynechejte ty, které nepřidají vašemu prodejnímu procesu žádnou hodnotu.