Řízení kanceláře přináší své výzvy i odměny, že? Neustále se potýkáte s novými překážkami a tlaky ve snaze zajistit všem pohodlný, bezpečný a produktivní pracovní den. Je to však dar, že to můžete poskytovat ostatním, a pravděpodobně jste na to velmi hrdí. Zasloužíte si to.

Jako vedoucí kanceláře ovlivňujete svůj tým mimo jiné tím, že zlepšujete a chráníte prostředí, ve kterém pracuje. Vaši zaměstnanci si zaslouží pracovat v prostředí, které je hygienické, uklizené a bez rušivých vlivů. Zaměstnanci jsou často vydáni na milost a nemilost podmínkám na pracovišti, které nemohou ovlivnit.

Ačkoli většina společností vyžaduje, aby zaměstnanci pomáhali udržovat společné prostory v čistotě, vaši zaměstnanci nebyli najati proto, aby uklízeli vaši kancelář, a ani vy jste nebyli najati proto, abyste uklízeli. Najmutím komerční úklidové společnosti můžete zaměstnancům ulehčit od zátěže spojené s udržováním čistoty a zároveň zajistit, aby prostředí vaší kanceláře netrpělo.

V tomto kompletním průvodci najímáním komerční úklidové firmy vám pomůžeme pochopit výhody najímání úklidové firmy, jak najít renomované firmy ve vašem městě, jak získat nejlepší ceny za úklidové služby a jak je úspěšně řídit.

Výhody najímání komerční úklidové firmy

Než se budeme zabývat tím, jak najmout komerční úklidovou firmu, budete se muset rozhodnout, zda se vám vyplatí outsourcovat úklid kanceláří a vynaložit úsilí na řízení jiného dodavatele. Později vám nabídneme doporučení, jak tento vztah snadno zvládnout, ale nejprve zvažte těchto 6 hlavních důvodů, proč si najmout úklidovou firmu:

Lepší pracovní prostředí

Udržováním kanceláře nejen čisté, ale i profesionálně bez poskvrnky můžete zajistit větší spokojenost a produktivitu zaměstnanců. Místo toho, aby se vaši lidé pohybovali kolem hromad papírů nebo rozpoutávali války o zbytky jídla v odpočívárně, budou se věnovat práci, pro kterou byli najati, a to způsobem, který jim vyhovuje.

Odbornost a zkušenosti

Než abyste odpovědnost za úklid házeli na recepční, interní uklízečku nebo vedoucího kanceláře, jako jste vy, obraťte se na profesionály. Ti vědí, jak zajistit, aby byly věci oprášené, uklizené a vydezinfikované dávkovaným a profesionálním způsobem. Najmete-li si úklidovou firmu, budete mít klid a užijete si hlubší úklid.

Spolehlivost a důslednost

Namísto toho, abyste spravovali rotující kalendář povinností zaměstnanců nebo vlastního zaměstnance, který si bere nemocenskou, potřebuje volno a může odejít na jinou práci, nechte úklidovou firmu, aby se postarala o vše potřebné. Když se budete spoléhat na jejich tým místo na svůj, můžete si být jisti, že tam někdo bude ve stanovený čas, ať prší nebo svítí slunce.

Vyhýbání se choroboplodným zárodkům

Přestože si vaši zaměstnanci mohou uklízet své stoly a spravovat vlastní odpadky, nemyslí na dezinfekci povrchů a udržování choroboplodných zárodků na uzdě. Vaše komerční úklidová četa se bude věnovat těmto místům s vysokým výskytem bakterií. Zejména v období nachlazení a chřipek budete před kancelářskými bacily chráněni tím nejlepším možným způsobem.

Nastavení &Zapomenutí

Když je jako „uklízečka kanceláří“ povolána některá z příbuzných vašich zaměstnanců, může být obtížné nastavit rozvrh. Judy, která také stříhá psy, pracuje na částečný úvazek jako sjednávačka schůzek a cestuje kvůli svému třetímu zaměstnání, nemusí být k dispozici v kadenci, kterou vaše kancelář vyžaduje. Místo toho si vyberte zkušený tým uklízeček, které vědí, kdy se mají dostavit, a nikdy to nezanedbávají.

Snadná správa důvěryhodného dodavatele

Pomocí platformy pro správu kanceláří Eden můžete vyhledat prověřeného dodavatele, který vyhovuje konkrétním potřebám a požadavkům vaší společnosti. Poté můžete pomocí softwaru spravovat rozvrh a platit faktury úklidové firmě – je to tak snadné, že se už nikdy nebudete chtít vrátit k tomu, abyste měli vlastního uklízeče kanceláří nebo si vše spravovali sami.

Kdy si najmout komerční úklidovou firmu

Vhodný čas pro najmutí úklidové firmy se může zdát poněkud vyhýbavý. Pokud není vaše kancelář v naprostém rozkladu a není nikdo, kdo by to zvládl, pravděpodobně jste našli řešení, které tak nějak funguje.

Možná máte rotační kalendář, kde se členové týmu přihlašují tor konkrétních úklidových úkolů, nebo máte „uklízeče“ či „uklízečku“, kteří chodí každý pátek vynášet odpadky. Bylo to v pořádku, takže jste se nestresovali hledáním lepšího řešení.

Tady jsou některé varovné signály, že je čas najmout si profesionální úklidovou firmu na pravidelný úklid:

Váš tým je příliš zaneprázdněný

Váš tým je štíhlý, ale plný rockových hvězd. Nosí spoustu klobouků a nikdy si nestěžují, že mají hodně práce – daří se jim to. Váš tým však nemůže prospívat v práci, pro kterou byl najat, pokud je zaneprázdněn vyprazdňováním popelnic a doplňováním zdrojů. Mozky vašeho provozu už tak odčerpávají drahocenný čas na schůzkách, méně efektivních úkolech a dalších rozptýleních. Pro většinu firem je to dostatečný důvod k najmutí obchodního týmu, aby se zkrátil čas promarněný interně.

Vaše současná situace s úklidem to nezvládá

Ať už nejste spokojeni s úrovní čistoty, které dosahuje váš současný dodavatel úklidu ve vašem zařízení, nebo máte jiné obavy, jako jsou náklady, dostupnost nebo etiketa, vyplatí se provést změnu. Vyhledání nového poskytovatele a jeho zapracování sice může zabrat čas a energii, ale čas se vám vrátí, když už nebudete mít co do činění s nespolehlivou úklidovou firmou nebo poskytovatelem.

Právě jste se přestěhovali do své kanceláře

Nové prostory, nová pravidla. Ať už jste zcela nový startup, který expanduje do nových měst, vzdálená firma, která právě poprvé přešla do IRL, nebo se právě stěhujete do nové kanceláře ve stejném městě, je vhodná doba pro nastavení nových očekávání a postupů pro správu prostor. Je to také dostatečný důvod k tomu, abyste propustili svůj současný úklidový tým nebo konečně dopřáli svým zaměstnancům oddech od úklidu kanceláří „udělej si sám“.

Typické služby nabízené úklidovými firmami

Pokud jste si ještě nikdy nenajali komerční úklidovou firmu, možná vás zajímá, na co všechno si ji můžete objednat. Tento seznam se liší podle poskytovatele a nejlepší zásadou, když si nejste jisti, je výslovně se zeptat. Mnozí poskytovatelé však na svých webových stránkách nabízejí nepřeberný seznam služeb, které poskytují.

Mezi nejběžnější typy úklidových služeb patří např:

  • Vynášení/úklid odpadků
  • Úklid a dezinfekce koupelen
  • Odprašování povrchů
  • Čištění zrcadel, oken, a obrazovek
  • Doplnění papíru nebo jiných zásob
  • Deodorizace a osvěžení prostor

Jak najít renomovanou firmu na úklid kanceláří

Jakmile budete připraveni najmout si firmu na úklid kanceláří, budete muset zodpovědět nové otázky: Koho si máme najmout? Jak je můžeme najít? Jak zjistíme, zda jsou vhodní?

Poznámka: Tržiště služeb Eden uvádí stovky nejlépe hodnocených společností zabývajících se úklidem kanceláří po celých Spojených státech. Již jsme si dali tu práci, abychom vytipovali spolehlivé společnosti, které jsou doporučovány jinými správci kanceláří. Naše platforma vám dává možnost vyžádat si nabídky od dodavatelů, komunikovat s nimi a spravovat faktury na jednom místě. Zde si můžete vyžádat bezplatnou nabídku na úklid kanceláří.

Ať už k vyhledání úklidové firmy využíváte tržiště služeb, jako je to naše, nebo ji hledáte samostatně, zde jsou 3 tipy, které vám pomohou najít místní úklidovou firmu, kterou si můžete najmout:

Doporučení (Word of Mouth)

Použijte svou síť dalších manažerů kanceláří nebo zaměstnanců jiných firem. Ti, kteří o své úklidové četě básní, budou dobrým ukazatelem uspokojivého výkonu, a těch, kteří nemají nadšené hodnocení, si také všimněte. Pokud nemáte síť, se kterou byste se mohli poradit, položte otázku na sociálních sítích nebo se podívejte do vyhledávače, kdo napsal na Twitteru nebo zveřejnil pochvalu na své poskytovatele.

Online recenze

Podívejte se na Google, Yelp, Angie’s List, Thumbtack a Facebook na úklidové firmy ve vašem okolí. Seřaďte je podle těch, které mají alespoň průměrné souhrnné hodnocení 4,0 a vyšší – pak si ale recenze skutečně přečtěte. Měli byste hledat pozitivní recenze, které uvádějí dochvilnost, smysl pro detail a výjimečné služby. Nezapomeňte se podívat také na negativní recenze – některé z nich jsou sice nepochybně napsány nespokojeným bývalým zaměstnancem nebo klientem, ale mnohé z nich jsou vypovídající.

Reklama

Pomocí služby Google vyhledejte firmy zabývající se úklidem kanceláří ve vašem městě. Věnujte pozornost reklamám, které se zobrazují v horní části stránky s výsledky vyhledávání. Můžete se také podívat do místních novin nebo do Zlatých stránek, kde najdete inzeráty místních úklidových firem.

Kolik byste měli zaplatit za úklid kanceláří?“

Jakmile začnete zkoumat nabídky komerčních úklidových firem, budete chtít zvážit řadu faktorů, včetně let podnikání, recenzí a reputace, dostupnosti a poskytovaných služeb. Jedním z kralujících faktorů, který je třeba vzít v úvahu, je však cena služeb a tento faktor závisí na všech ostatních.

Zkušenější a široce dostupné společnosti si obvykle účtují více než novější nebo menší týmy. Neexistuje také žádný univerzální standard pro cenu úklidových služeb, protože se může lišit i velikost vaší kanceláře, město, ve kterém se nacházíte, a služby, které potřebujete. V neposlední řadě se u některých poskytovatelů zohledňují spropitné a další poplatky, zatímco jiní je započítávají do uváděné ceny.

Chcete-li získat nejlepší možnou cenu, nezapomeňte si každou nabídku dvakrát projít, abyste se vyhnuli skrytým nákladům. Před konečným výběrem porovnejte náklady alespoň u 3 dalších poskytovatelů. Snažte se o kombinaci cenové dostupnosti a kvality – nejlevnější i nejdražší nabídka pro vás může být špatná, a to je v pořádku.

Níže uvádíme několik tipů pro tvorbu RFP (Requests For Proposals):

Buďte konkrétní

Pokud jde o vaši RFP na komerční úklid, ujistěte se, že jste konkrétní v tom, kdo by měl předložit nabídku, co by měl do své nabídky zahrnout a co by mohlo určitou společnost vyřadit z vašeho posuzování. Umožněte potenciálním dodavatelům, aby se vyřadili již v prvním kole.

Sdělte, na čem vám nejvíce záleží

Jaké vlastnosti, výhody, služby nebo specifika jsou pro vás u úklidové čety nejdůležitější? Je důležitější, aby byli včasní nebo důkladní? Dáváte přednost tomu, aby byli komunikativní, nebo aby nepřekáželi? Své potřeby a šířku pásma znáte nejlépe, proto je prosazujte předem.

Znáte své potřeby v měřítku

Jak často chcete, aby vás úklidová četa navštěvovala? Jak tento rozvrh určíte a budete jej spoluurčovat? Jaké typy úklidu si potřebujete pronajmout? Jaké faktory by tato očekávání ovlivnily nebo změnily? Ujistěte se, že se jimi vaše nabídka RFP zabývá.

Vyhazujte pečlivě sítě

Namísto vypsání RFP na 100 místech zvažte zúžení na několik klíčových míst, kde se shromažďují poskytovatelé komerčního úklidu. S tím vám může pomoci společnost Eden.

Vymezte si hranice

Jaké kvalifikační faktory vám pomohou určit nejvhodnějšího poskytovatele úklidu? Jak je můžete formulovat potenciálním poskytovatelům? Na jaké otázky byste chtěli, aby vám odpověděli, aby byl váš výběr jasnější?

Zorganizujte návštěvy na místě

Jakmile zúžíte výběr na 3-5 nejvhodnějších úklidových firem, pozvěte je k sobě. Vyzvěte poskytovatele k návštěvě, prohlídce kanceláře a položte jim případné dotazy. Získáte tak úplný obrázek o tom, zda budou pro vaši organizaci kulturně a komunikačně vhodní, ale také zda se cítí jistí svými schopnostmi zvládnout vaše prostory.

Jakmile se rozhodnete, uzavírejte smlouvy obezřetně. Zvažte nejprve smlouvu na zkušební dobu nebo na dobu určitou, abyste si vyzkoušeli situaci a zjistili životaschopnost dlouhodobější dohody. Ujistěte se, že obě strany jsou otevřeny novému vyjednávání, pokud se potřeby změní.

Nástup nové úklidové firmy

Když se pustíte do nástupu nové úklidové firmy, budete muset vyladit několik věcí. Většinou by s vámi tyto věci měla projít vaše úklidová firma. Některé věci však budete chtít interně prodiskutovat a rozhodnout o nich ještě předtím, než úklidová firma nastoupí.

Několik věcí je třeba zvážit při najímání nové úklidové firmy:

Potřeby pro úklid kanceláří

Kdo dodává potřeby, které bude vaše úklidová firma používat? Pokud používají vlastní spotřební materiál, budete požadovat, aby používali specifický spotřební materiál, který má minimální zápach, je hypoalergenní nebo ekologický? Pokud budete muset poskytnout spotřební materiál vy, bude váš úklidový tým obeznámen s tím, co se rozhodnete používat, a bude mu vyhovovat?

Jak budete informovat o tom, kdy je třeba věci doplnit, a kdo bude tyto věci vyměňovat a doplňovat? Budou se materiály skladovat ve vaší kanceláři, kde se budou používat, nebo s nimi budou každý týden cestovat? Pokud poskytujete vlastní materiály, kde je budete skladovat a jak budete poskytovat přístup svým uklízečkám? Přiveze si úklidová četa vlastní vysavače, leštiče podlah nebo jiné úklidové přístroje a nástroje, nebo je budete muset poskytnout vy?

Rozvrh úklidu

Budete muset určit, jak často má úklidová četa obsluhovat vaši kancelář, v jaké dny a časy a jakým způsobem. Počítejte s rezervou pro týdny, které připadají na svátky nebo klíčové události pro vaši firmu.

Přístup do kanceláří

Jak a kterým vchodem má mít úklidová četa přístup do budovy? Budou ke vstupu potřebovat kód, stahovací kartu nebo klíč, nebo je tam někdo bude pouštět? Pokud vyžadujete nějaké další kroky pro jejich bezpečný přístup, ujistěte se, že jsou známy a stanoveny.

Příprava před úklidem

Před příjezdem úklidové čety každý týden nebo měsíc, co musí váš tým udělat? Dávají přednost tomu, aby byly odpadky zbaveny plechovek a položeny na plochu určenou ke sběru? Potřebují před příjezdem odpojit přístroje ze zásuvek, vyčistit povrchy nebo vyprázdnit lednice?

V opačném případě, co potřebují, aby udělali před svým odjezdem? Chcete, aby nechali světla rozsvícená nebo zhasnutá? Mají věnovat nějakou zvláštní péči výměně určitých prostředků nebo přenastavení klíčových oblastí kanceláře? Tyto pokyny musí být od počátku jasné a jednoznačné. Nejlepší způsob, jak zajistit, aby úklidový tým odpovídal vašim potřebám, je jasně vyjádřit své požadavky.

Tipy pro řízení komerční úklidové firmy

Jakmile je úklidová firma přijata a připravena k akci, je třeba sledovat a řídit vztahy s ní stejně jako s jakýmkoli jiným dodavatelem. Je důležité si uvědomit, že vaše komerční úklidové firmy obsluhují mnoho různých kanceláří, kde se očekávání a požadavky mohou lišit.

Pro zajištění úspěchu se ujistěte, že komunikujete a dokumentujete očekávání oběma směry. Když se objeví překvapení, zklamání nebo překážky, řešte je rychle a pečlivě. A co je nejdůležitější, otevřeně poskytujte zpětnou vazbu a také ji otevřeně vyhledávejte. Pokud bude mít úklidová četa pocit, že se na vás může obrátit s problémy nebo dotazy, nikdy nebudete poslední, kdo se dozví, když se něco pokazí nebo porouchá.

Koneckonců, dostat se do rytmu může trvat několik týdnů nebo dokonce měsíců. Zůstaňte trpěliví a přitom pečlivě sdělujte svá očekávání a potřeby.

Jak vám může pomoci platforma pro správu pracovišť Eden

Naše platforma pro správu pracovišť je komplexní řešení pro správce kanceláří a facility manažery po celých Spojených státech. Poskytujeme nejlepší poskytovatele úklidových služeb, konkurenceschopné nabídky a nejrychlejší dobu realizace v oboru.

Tržiště služeb:

Pomocí našeho tržiště služeb můžete získat více nabídek na jakoukoli službu, kterou můžete potřebovat k provozu své kanceláře – od úklidu kanceláří, IT podpory, údržbářských služeb, instalatérů, stěhováků a dalších. Na našem tržišti jsou uvedeni pouze dodavatelé, kteří jsou doporučeni ostatními správci kanceláří ve vašem městě, a my provádíme několikanásobné ověření referencí, abychom se ujistili, že jsou skvělí.

Komunikace s dodavateli:

Pomocí ovládacího panelu Eden můžete chatovat přímo se všemi svými dodavateli. Tato přímá komunikační linka zabudovaná do řídicího panelu zajišťuje rychlou odezvu od prodejců a přímou komunikaci také s vaším správcem účtu. Všichni dodavatelé společnosti Eden jsou vyškoleni k používání našeho softwaru, takže si můžete být jisti, že jejich dovednosti jsou díky naší technologii ještě více posíleny, což vede k optimálnímu výkonu

Správa úkolů:

Manažeři kanceláří a týmy pracovišť mohou nyní zefektivnit shromažďování a organizaci požadavků zaměstnanců. Členové vašeho týmu mohou zadávat tikety způsobem, který je pro vaši kancelář nejvhodnější – prostřednictvím služby Slack, webových stránek, e-mailu nebo dokonce naší aplikace pro iPad. Už žádné klepání na rameno kvůli požadavkům. Můžete si dokonce zobrazit analytické údaje o tom, jaké typy požadavků jsou ve vaší kanceláři trendové, a také vlastní dobu vyřízení požadavku.

Hledáte pro svou kancelář spolehlivou úklidovou firmu? Zde se dozvíte více o našich službách úklidu kanceláří a můžete si vyžádat bezplatnou cenovou nabídku pro vaše pracoviště.