Compliance & Equity Office

Naše zásady práce na dálku byly upraveny s ohledem na aktuální obavy o veřejné zdraví v rámci COVID-19. Členům kabinetu byla poskytnuta široká volnost, aby upravili způsob, jakým univerzita přiděluje zaměstnance a reaguje na tuto situaci. Pro aktuální pokyny nebo schválení směřujte dotazy na příslušného člena kabinetu prostřednictvím svého nadřízeného.

Titul: Pravidla pro práci na dálku
Datum účinnosti: 2016
Datum revize: 6. května 2016
Datum revize: První verze
Odpovědný úřad: Lidské zdroje

I. Oblast působnosti

Tyto zásady se vztahují na William & Mary jako na celou univerzitu, včetně Virginia Institute of Marine Science, (dále jen „univerzita“). Vztahuje se na všechny způsobilé zaměstnance univerzity na plný i částečný úvazek a na vyučující v rozsahu stanoveném níže v oddíle IV(C)(1).

Pokyny k uplatňování těchto zásad na zaměstnance, kteří ke dni účinnosti těchto zásad pracují na dálku, jsou uvedeny v oddíle VII(B).

II. Účel

Účelem těchto zásad je umožnit zaměstnancům pracovat na alternativních pracovištích po celý pracovní týden nebo jeho část, jak vyžaduje článek 2.2-2817.1 virginského zákoníku. Práce na dálku může zvýšit produktivitu a pracovní výkonnost, jakož i podpořit administrativní efektivitu (např. snížení počtu kanceláří a parkovacích míst), snížit dopravní zácpy a náklady na dopravu, podpořit plány kontinuity provozu a udržet nábor a udržení vysoce kvalifikované pracovní síly zlepšením rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.

III. Definice

Alternativní pracoviště: schválená místa, jiná než centrální pracoviště zaměstnance, kde se vykonává oficiální činnost univerzity. Nejběžnějším náhradním pracovištěm je domov zaměstnance, který podléhá schválení popsanému v těchto zásadách.

Centrální pracoviště: pracoviště zaměstnavatele, kde se zaměstnanci obvykle nacházejí. Nejčastěji se jedná o kampus ve Williamsburgu.

Vzdálená práce: pracovní dohoda, kdy zaměstnanec uzavře s univerzitou formální dohodu o výkonu svých obvyklých pracovních povinností na náhradním pracovišti alespoň jeden den v týdnu.

IV. Politika

Práce na dálku je dobrovolná alternativa práce, která je vhodná pro některé zaměstnance a některá pracovní místa, ale ne pro všechny zaměstnance a všechna pracovní místa. Žádný zaměstnanec univerzity nemá nárok na možnost práce na dálku ani ji nemá zaručenou. Některé kategorie pracovních pozic nejsou pro práci na dálku způsobilé. U pozic, které jsou způsobilé pro práci na dálku (viz oddíl A níže), se o tom, zda konkrétní zaměstnanec může pracovat na dálku, rozhoduje případ od případu s přihlédnutím k vyhodnocení pravděpodobnosti, že zaměstnanec uspěje v režimu práce na dálku, a k vyhodnocení schopnosti nadřízeného řídit pracovníky na dálku. dohody o práci na dálku se nejčastěji týkají částečné práce na dálku, například práce na dálku jeden den v týdnu.

V jednotlivých případech může být práce na dálku zvážena také jako přiměřené přizpůsobení, jak je stanoveno v zásadách a postupech přiměřeného přizpůsobení zaměstnanců pro kvalifikované zaměstnance se zdravotním postižením.

Zaměstnanci, kterým bude schválena práce na dálku, budou muset s univerzitou podepsat dohodu o práci na dálku v souladu s těmito zásadami.

Všichni zaměstnanci pracující na dálku vykonávají v zásadě stejnou práci jako na centrálním pracovišti v souladu se stejnými očekáváními na jejich výkon a dalšími dohodnutými podmínkami. Dohody o práci na dálku mohou být uzavřeny na dlouhodobé nebo krátkodobé období.

Pokud je zaměstnanci schválena práce na dálku, jeho zařazení, odměňování a benefity se nemění.

Univerzita může stanovit práci na dálku jako podmínku zaměstnání na základě obchodních potřeb univerzity. V takových případech by měl být tento požadavek uveden při inzerování pozice a v korespondenci nabízející zaměstnání.

A. Způsobilé pozice a zaměstnanci

Nadřízení po konzultaci s oddělením lidských zdrojů analyzují povahu pozice a způsob výkonu práce a určí, které pozice je vhodné určit nebo schválit pro práci na dálku. Při určování proveditelnosti práce na dálku by mělo být zváženo několik faktorů, včetně schopnosti univerzity adekvátně dohlížet na zaměstnance a toho, zda některé povinnosti vyžadují používání určitého vybavení nebo nástrojů, které nelze zopakovat doma. Mezi další rozhodující hlediska patří, zda

• je potřeba osobní interakce a koordinace práce s ostatními zaměstnanci;
• je nutná osobní interakce s externími kolegy, klienty nebo zákazníky;
• dotčená pozice vyžaduje, aby měl zaměstnanec okamžitý přístup k dokumentům nebo jiným informacím, které se nacházejí pouze na pracovišti;
• alternativní pracoviště se nachází ve státě Virginia;
• způsob práce na dálku ovlivní kvalitu služeb nebo provoz univerzity nebo zvýší pracovní zátěž ostatních zaměstnanců;
• pozici lze strukturovat tak, aby ji bylo možné vykonávat nezávisle na ostatních s minimální potřebou podpory a malou interakcí tváří v tvář; a
• výkon lze měřit podle kvantitativních nebo kvalitativních standardů zaměřených na výsledky, nikoliv na čas strávený výkonem práce.

Typicky pozice, která je označena jako vhodná pro práci na dálku, znamená, že je možná spíše částečná než plná práce na dálku. Úřad pro lidské zdroje po konzultaci s útvary rovněž určí široké kategorie pozic, které nejsou způsobilé pro práci na dálku, mimo jiné včetně pozic v přímé službě a pozic specifických pro dané místo, jako jsou policisté, pracovníci údržby pozemků, podpůrný personál na parkovištích, odborní pracovníci v oblasti zařízení, včetně instalatérů, elektrikářů, a technici vzduchotechniky, pracovníci úklidu (správci), zdravotnický personál, pracovníci kolejí, trenéři, pracovníci podpory a provozu sportovišť, recepční, obsluha recepce, pracovníci cirkulace a podpory knihoven, referenční a vědečtí knihovníci, pracovníci přímé podpory IT, pracovníci provozu plavidel ve VIMS a pracovníci v oblasti životního prostředí, zdraví a bezpečnosti. Tento seznam pozic není výlučný a oddělení lidských zdrojů si vyhrazuje právo určit další pozice, které nejsou způsobilé pro práci na dálku.

Pokud zaměstnanec na způsobilé pozici požádá o schválení práce na dálku, nadřízený po konzultaci s oddělením lidských zdrojů určí, zda je zaměstnanec způsobilý. Obecně platí, že pro schválení zaměstnance pro práci na dálku musí být splněny následující podmínky:

• Zaměstnanec je na dané pozici alespoň dvanáct měsíců;
• Zaměstnanec nemá v aktuálním ani bezprostředně předcházejícím hodnotícím období žádné aktivní formální disciplinární řízení;
• Zaměstnanec prokázal schopnost pracovat produktivně samostatně a je samostatně motivovaný a flexibilní; a
• Zaměstnanec získal v předchozím hodnotícím cyklu alespoň uspokojivé hodnocení.

Nadřízení musí zajistit, aby rozhodnutí o práci na dálku byla přijímána z vhodných a nediskriminačních důvodů.

B. Obecná očekávání a podmínky

1. Dodržování zásad. Zaměstnanci musí souhlasit s tím, že budou dodržovat univerzitní pravidla, zásady, postupy a pokyny, a jsou srozuměni s tím, že jejich porušení může vést k ukončení dohody o práci na dálku a/nebo k disciplinárnímu opatření, a to až k propuštění. Na zaměstnance, kteří pracují na dálku, se vztahují stejné zásady jako na ostatní zaměstnance, včetně zásad týkajících se bezpečnosti informací a ochrany údajů; viz bod 7 níže.
2. Pracovní doba. Celkový počet hodin, které mají zaměstnanci pracující na dálku odpracovat, se nezmění bez ohledu na místo výkonu práce. Univerzita rovněž očekává od zaměstnanců pracujících na dálku stejnou úroveň produktivity, jaká se očekává od zaměstnanců na centrálním pracovišti. Zaměstnanci pracující na dálku, kteří nejsou osvobozeni od požadavků na přesčasy podle zákona Fair Labor Standards Act, budou povinni zaznamenávat všechny odpracované hodiny způsobem určeným univerzitou. Hodiny odpracované nad rámec hodin uvedených v dohodě o práci na dálku budou vyžadovat předchozí souhlas nadřízeného.
   Práce na dálku nemá sloužit jako náhrada péče o děti nebo dospělé. Pokud se děti nebo dospělí, kteří potřebují primární péči, nacházejí na náhradním pracovišti během pracovní doby zaměstnanců, musí být přítomna jiná osoba, která péči zajistí.
   Nadřízení mohou po zaměstnancích požadovat, aby se podle potřeby dostavili na centrální pracoviště na schůzky nebo jiné akce související s prací, nebo se mohou podle potřeby setkat se zaměstnancem na náhradním pracovišti a projednat s ním postup práce nebo jiné záležitosti související s prací.
3. Čerpání dovolené. Zaměstnanci nemohou využívat práci na dálku místo nemocenské dovolené, dovolené z rodinných důvodů a zdravotních důvodů, dovolené čerpané v rámci virginského programu pro nemoc a pracovní neschopnost, dovolené z důvodu náhrady škody nebo jiných druhů dovolené.
   Univerzita však může rozhodnout, zda je vhodné nabídnout práci na dálku jako možnost částečného nebo úplného návratu do práce na základě univerzitních pravidel pro návrat do práce po úrazu nebo nemoci a kritérií obvykle uplatňovaných při rozhodování o schválení práce na dálku.
4. Odpovědnost. Univerzita nepřebírá žádnou odpovědnost za úrazy, k nimž dojde na náhradním pracovišti zaměstnance mimo sjednanou pracovní dobu, ani za úrazy, k nimž dojde v pracovní době, ale které nevznikly v souvislosti se zaměstnáním a v jeho průběhu. Univerzita rovněž nepřebírá žádnou odpovědnost za škody na nemovitém nebo osobním majetku zaměstnance vzniklé v důsledku účasti v programu práce na dálku.
   Pokrytí náhrady škody zaměstnancem je omezeno na určené pracovní prostory v bydlišti zaměstnance nebo na náhradním pracovišti. Zaměstnanci se zavazují dodržovat stejné bezpečnostní návyky, jaké by používali na univerzitě, a udržovat bezpečné podmínky na svých náhradních pracovištích. Zaměstnanci musí dodržovat běžné postupy pro hlášení nemoci nebo úrazu.
5. Vybavení a materiály. Univerzita obvykle poskytne vybavení a materiály, které zaměstnanci potřebují k efektivnímu plnění svých povinností; univerzita však nebude zdvojovat zdroje mezi centrálním pracovištěm a náhradním pracovištěm.
   Zaměstnanci pracující na dálku mohou používat vybavení ve vlastnictví univerzity pouze pro legitimní účely univerzity. Zaměstnanci pracující na dálku jsou odpovědní za ochranu univerzitního vybavení před krádeží, poškozením a neoprávněným použitím. Univerzita bude udržovat, servisovat a opravovat zařízení ve vlastnictví univerzity používané při běžném výkonu zaměstnání. Univerzita stanoví, kdo je odpovědný za přepravu a instalaci zařízení a za jeho vrácení na centrální pracoviště za účelem opravy nebo servisu. Dohoda o práci na dálku může také povolit zaměstnancům používat vlastní zařízení, pokud bylo použití takového zařízení schváleno vedoucím informačního oddělení nebo jím pověřenou osobou.
   Pokud jsou zaměstnanci oprávněni používat vlastní zařízení, univerzita neodpovídá za náklady, opravy nebo servis osobního zařízení zaměstnance, pokud není v dohodě o práci na dálku předem výslovně dohodnuto jinak.
6. Náklady na práci na dálku. Univerzita není povinna přebírat odpovědnost za provozní náklady, náklady na údržbu domácnosti nebo jiné náklady, které vzniknou zaměstnancům při využívání jejich domova jako náhradního pracoviště pro práci na dálku.
   Univerzita může použít přidělené finanční prostředky na náklady na práci na dálku, pokud existuje obchodní potřeba a finanční prostředky to umožňují, na: instalaci a základní telefonní služby v náhradním pracovišti zaměstnance; mobilní telefony nebo osobní digitální asistenty (PDA) pro služební účely; úhradu meziměstských hovorů zaměstnanců souvisejících se službou z jejich osobních telefonů, pokud nejsou poskytnuty mobilní telefony nebo PDA; nebo přístup k internetu a související služby.
7. Informace univerzity. Zaměstnanci musí chránit univerzitní informace, které používají nebo ke kterým mají přístup při práci na dálku, v souladu se zásadami klasifikace a ochrany dat W&M, zásadami přijatelného používání a dalšími platnými zásadami v oblasti informačních technologií.
   Univerzita musí v souladu s univerzitními postupy udělit zaměstnancům povolení pracovat s informacemi nebo materiály s omezeným přístupem, jak je definuje univerzita, na náhradních pracovních místech. Zaměstnanci pracující na dálku musí souhlasit s dodržováním bezpečnostních postupů schválených univerzitou, aby byla zajištěna důvěrnost a bezpečnost dat.
8. Školení pro vedoucí pracovníky a nadřízené. Univerzita podporuje úspěšné a vhodné využívání práce na dálku v rámci univerzity tím, že poskytuje školení pro vedoucí pracovníky a manažery v oblasti efektivního řízení zaměstnanců pracujících na dálku. Univerzita poskytla pokyny k řízení očekávaného výkonu zaměstnanců.

C. Dohoda o práci na dálku

Práce na dálku musí být dokumentována jako schválená prostřednictvím dohody o práci na dálku. Dohoda o práci na dálku stanoví konkrétní podmínky, které se vztahují na zaměstnance pracující na alternativních místech. Dohodu o práci na dálku musí schválit vedoucí útvaru, nadřízený zaměstnance a oddělení lidských zdrojů. Formulář dohody je k dispozici online na adrese http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

Dohoda se obvykle uzavírá na dobu jednoho roku s možností prodloužení, ale dohoda může být uzavřena i na kratší dobu. Prodloužení není zaručeno; při rozhodování o prodloužení dohody bude nadřízený posuzovat dohodu o práci na dálku, výkonnost zaměstnance a další okolnosti.

1. Výjimky z požadavku na dohodu o práci na dálku. Je uznávanou praxí, že pedagogičtí a výzkumní pracovníci vykonávají svou práci s různými rozvrhy na akademické půdě a na alternativních místech. Obvykle se formální dohoda o práci na dálku od vyučujících nevyžaduje, pokud se běžné pracovní nasazení trvale odehrává na alternativním místě (tj. ne ve standardně přidělené kanceláři).
   Příležitostně může katedra také určit, že zaměstnanci mohou potřebovat krátkodobě pracovat na alternativních pracovištích, aby se přizpůsobili neobvyklým okolnostem, jako je například krátkodobé uzavření kanceláře kvůli rekonstrukci nebo stěhování. V takových případech se formální dohoda o práci na dálku nevyžaduje, ale měla by být zdokumentována do spisu oddělení formou memoranda nebo e-mailu s uvedením očekávané práce a doby trvání.
2. Změna nebo ukončení dohody o práci na dálku. Nadřízený může po konzultaci s personálním oddělením upravit nebo předčasně ukončit dohodu o práci na dálku (před uplynutím stanovené doby) z důvodu výkonu práce, změny provozních potřeb nebo z jakéhokoli jiného nediskriminačního důvodu. Zaměstnanec může dohodu o práci na dálku také kdykoli vypovědět, pokud nebyla podmínkou zaměstnání. Jakékoli ukončení se obvykle provádí s výpovědní lhůtou nejméně dva týdny předem.

VI. Uplatňování; stížnosti, reklamace nebo odvolání

Zaměstnanci, který nesouhlasí se zamítnutím žádosti o práci na dálku nebo s jakýmkoli jiným opatřením souvisejícím s těmito zásadami, se doporučuje, aby svůj problém projednal se svým nadřízeným. Pokud diskuse s nadřízeným problém nevyřeší, může zaměstnanec požádat o neformální přezkoumání rozhodnutí o dálkové práci oddělení lidských zdrojů. Rozhodnutí o práci na dálku může být rovněž předmětem stížnosti v rámci stávajících procesů podávání stížností/reklamací.

VII. Pravomoc a změny; provádění

A. Pravomoc a změna. Tyto zásady schvaluje prezident v souladu s článkem 2.2-2817.1 virginského zákoníku. Prezident pověřil vedoucího personálního oddělení pravomocí provádět drobné nebo technické revize či změny těchto zásad.

B. Provádění.

• Určení způsobilosti pozice. Nadřízení by měli začít určovat pozice jako způsobilé nebo nezpůsobilé pro práci na dálku po zveřejnění této politiky s odkazem na seznam nezpůsobilých pozic poskytnutý personálním oddělením a v souladu s oddílem IV(A) této politiky.
• Již existující dohody o práci na dálku. U všech zaměstnanců pracujících na dálku ke dni nabytí účinnosti těchto zásad nebo před tímto datem se nadřízený poradí s personálním oddělením, aby určil vhodný přístup s ohledem na specifika daného ujednání. U zaměstnance s existující, zdokumentovanou dohodou o práci na dálku s roční platností bude obvykle dohoda přezkoumána podle těchto zásad krátce před uplynutím doby platnosti, aby mohla být případně podepsána aktualizovaná dohoda.

VIII. Související zásady, postupy a dokumenty

Dohoda o práci na dálku &Kontrolní seznam bezpečnosti
Politika odboru řízení lidských zdrojů státu Virginie týkající se práce na dálku, zásada 1.61 (politika na úrovni státu stanovující rámec pro práci na dálku, která bude podrobněji definována v politikách jednotlivých institucí)
Politika odboru řízení lidských zdrojů státu Virginie týkající se norem chování, zásada 1.61.60 (vztahuje se na klasifikované a provozní zaměstnance; stanoví očekávání v oblasti chování a postup pro progresivní disciplínu)
Politika odboru řízení lidských zdrojů státu Virginie týkající se pracovní doby, zásada 1.25
Plánování výkonu &Politika hodnocení pro provozní zaměstnance
Politika odboru řízení lidských zdrojů státu Virginie týkající se plánování výkonu &Hodnocení, zásada 1.40 (pro klasifikované zaměstnance)
Politika plánování výkonu a hodnocení pro odborné pracovníky a odborné fakulty (pro pokyny k řízení výkonu odborných zaměstnanců pracujících na dálku)
Politika a postup pro přiměřené přizpůsobení zaměstnanců (pro kvalifikované zaměstnance se zdravotním postižením, kteří mohou požádat o přizpůsobení práce na dálku)
Pokyny k řízení očekávaného výkonu zaměstnanců