Pokud zkoumáte informace o prověrkách, pravděpodobně narazíte na zákon o spravedlivém úvěrovém zpravodajství (FCRA). Možná uvidíte, že prověřovací společnosti uvádějí, že jsou v souladu se zákonem FCRA, nebo se dočtete o nebezpečí, které vyplývá z porušování směrnic FCRA. Možná si myslíte, že se to týká pouze společností s mnohamilionovými obraty, ale věděli jste, že i malé podniky musí dodržovat normy FCRA?
Ano, všechny podniky, které používají prověrky v zaměstnání, musí dodržovat normy FCRA. Porušení směrnic FCRA může vést k žalobám, občanskoprávním sankcím a vězení. Jen v únoru 2018 bylo na základě zákona Fair Credit Reporting Act podáno 422 žalob.
Pokud nechcete, aby na vás byla podána žaloba, musíte se při provádění prověrek minulosti řídit pokyny FCRA. K tomu budete potřebovat zodpovědět několik otázek, mezi které patří:
- Co je to zákon FCRA?
- Co znamená být v souladu se zákonem FCRA?
- Jak můžete být v souladu se zákonem FCRA?
Pojďme se dozvědět odpovědi na tyto otázky.
Co je to zákon o spravedlivém úvěrovém zpravodajství (Fair Credit Reporting Act)?
Zákon o spravedlivém úvěrovém zpravodajství (Fair Credit Reporting Act) je soubor federálních zákonů, které chrání informace o lidech, pokud jsou používány pro účely prověřování úvěruschopnosti, prověřování nájemníků nebo zaměstnávání. Upravuje, jak mohou podniky používat informace o spotřebitelích, jaké informace mohou brát v úvahu, a umožňuje spotřebiteli, aby si své údaje sám zkontroloval.
Zákon FCRA byl přijat v roce 1970, protože agentury poskytující úvěrové zprávy vedly staré, nepřesné a někdy i vymyšlené zprávy o jednotlivcích. Tyto zprávy mohly obsahovat cokoli od rodinného stavu osoby až po její alkoholové návyky nebo národnost. Tyto zprávy mohly kupovat podniky, které na jejich základě mohly odmítat služby nebo příležitosti. Mohly by být také použity při vymáhání práva. Jednotlivec neměl možnost nahlédnout do své zprávy nebo zpochybnit nesprávné informace.
Zákon FCRA umožnil jednotlivcům nahlédnout do svých informací a zabránil zpravodajským agenturám používat nepravdivé nebo citlivé informace. FCRA je tedy pro lidi zásadní ochranou, ale mají z ní prospěch pouze spotřebitelé? Pomáhá také podnikům?
Komu pomáhá zákon FCRA?“
Zákon FCRA chrání především žadatele, který poskytuje své informace. Dává jim právo na přezkoumání informací, na to, aby věděli, kdo provádí prověrku, a na to, aby byli informováni, pokud na základě výsledků učiníte nepříznivé rozhodnutí.
Zákon FCRA však pomáhá i dotčeným podnikům tím, že vyžaduje, aby měly standardní způsob nakládání s údaji žadatelů. Vyžaduje také, aby byly transparentní ohledně svých postupů prověřování minulosti. To vytváří spravedlivý proces přijímání zaměstnanců a pomáhá najít nejlepšího uchazeče pro danou práci. Zákon FCRA tedy zaměstnavatelům pomáhá, ale zároveň vyžaduje, aby dodržovali přísná pravidla. Co vyžaduje zákon FCRA od zaměstnavatelů?
Zákon FCRA má pro zaměstnavatele přísné požadavky. Zde jsou uvedeny některé požadavky, které jsou často uváděny v soudních sporech.
- Samostatný formulář pro zveřejnění informací. Uchazeči o zaměstnání musíte poskytnout samostatný formulář s informacemi o tom, že u něj provádíte kontrolu minulosti.
- Formulář souhlasu. Uchazeč musí rovněž poskytnout písemné oprávnění prostřednictvím samostatného formuláře souhlasu s prověřováním minulosti. Tyto formuláře vyžadují specifické znění a formátování, takže byste je měli vytvořit podle vzorových formulářů FCRA. Načasování prověrky zaměstnání by také mělo být v souladu se zákonem o spravedlivé šanci, pokud se ve vašem státě uplatňuje.
- Oznámení o nepříznivém postupu. Pokud na základě prověrky uvažujete o tom, že někoho nepřijmete do zaměstnání, musíte uchazeči před rozhodnutím zaslat oznámení o nepříznivém opatření. Poté musíte dát uchazeči čas na odpověď. Pokud uchazeč informace zpochybní, musíte to vzít v úvahu.
- Druhé oznámení o nepříznivém opatření. Pokud se i po uplynutí lhůty pro odpověď rozhodnete uchazeče nepřijmout, musíte mu zaslat druhé oznámení, ve kterém ho informujete o svém rozhodnutí.
A právě to musí zaměstnavatelé udělat. Zákon FCRA má požadavky i na prověřující společnosti. Co vyžaduje zákon FCRA pro prověřovací společnosti?
Co vyžaduje zákon FCRA pro společnosti zabývající se prověřováním minulosti?“
Zákon FCRA vyžaduje, aby screeningové společnosti dodržovaly všechny standardy FCRA. Jednou z těchto norem je zajistit, aby jejich prověřování trestní minulosti a prověřování úvěrové minulosti mělo maximální možnou přesnost. To od nich vyžaduje, aby ověřovaly veškeré zjištěné informace. To znamená, že společnosti, které tvrdí, že poskytují „okamžité“ výsledky prověřování, nejsou v souladu se zákonem FCRA.
Protože žaloby podle zákona FCRA obvykle uvádějí v žalobě jméno zaměstnavatelské společnosti a společnosti provádějící prověřování, více společností provádějících prověřování se zabývá dodržováním standardů FCRA. Renomované společnosti zabývající se prověřováním minulosti mají obvykle zavedeny zásady a postupy pro dodržování zákona FCRA u všech svých prověrek. Proč je však tak důležité dodržovat předpisy FCRA? Co se stane, když je nedodržíte?
Co se stane, když poruším zákon FCRA?
Porušení standardů FCRA může vést k různým sankcím v závislosti na typu porušení a na tom, kolikrát jste je porušili.
- Nevědomé porušení. Pokud porušíte zákon FCRA nevědomě, obdržíte občanskoprávní sankci v podobě pokuty.
- Vícenásobné nevědomé porušení. Při každém porušení zákona FCRA můžete dostat další pokutu ve výši 100 USD. To znamená, že pokud vaše formuláře porušují zákon FCRA a používá je více osob, můžete dostat pokutu za každý použitý formulář.
- Úmyslné porušení. Pokud úmyslně porušíte pokyny FCRA, dostanete občanskoprávní pokutu a soud vám může uložit další pokuty podle toho, jak velká škoda byla žadateli způsobena.
- Provádění prověřování bez přípustného důvodu. Jediný případ, kdy dostanete trest odnětí svobody za porušení FCRA, je, pokud provedete prověrku bez přípustného důvodu. Za to hrozí až dva roky federálního vězení. Prověření minulosti pro účely zaměstnání je podle zákona FCRA přípustným důvodem.
Jelikož jsou tresty za porušení zákona FCRA tak vysoké, jak můžete dodržovat standardy FCRA?
Zákon FCRA je extrémně technický zákon, takže možná budete chtít, aby se na vaše dokumenty a proces přijímání zaměstnanců podíval právník. Obecně však můžete standardy FCRA dodržovat takto:
- Používejte správné formuláře. Zákon FCRA vyžaduje specifické znění a formátování svých formulářů a informací. Použijte jejich vzorové formuláře jako příklad a nechte si formuláře zkontrolovat právníkem, než je předáte uchazečům.
- Informujte žadatele, že provádíte prověrku, a získejte jeho souhlas. Musí to být samostatné formuláře bez dalších informací.
- Předejte žadateli kopii výsledků. Umožněte mu zpochybnit případné nepravdivé informace.
- Pokud uvažujete o negativním rozhodnutí o přijetí do zaměstnání, zašlete uchazeči oznámení dříve, než se rozhodnete. Dejte mu pět nebo více dní na odpověď nebo vysvětlení.
- Pokud se přesto rozhodnete pro nepříznivé rozhodnutí o přijetí do zaměstnání, zašlete jim druhé oznámení. Měli byste přiložit kopii dokumentu „A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act“ (Shrnutí vašich práv podle zákona o spravedlivém úvěrovém zpravodajství) a název společnosti, která prověřuje vaši minulost.
- Využijte společnost pro prověřování minulosti, která je v souladu se zákonem FCRA. Měla by vám zodpovědět veškeré dotazy týkající se jejich postupu při najímání zaměstnanců. Měli by vás také být schopni poučit o tom, jak můžete dodržovat zákon FCRA.
V Trusted Employees nabízíme širokou škálu prověrek vyhovujících zákonu FCRA. Můžeme vám zodpovědět všechny otázky týkající se našeho postupu a pomoci vám najít správné prověrky pro vaši jedinečnou situaci. Kontaktujte nás ještě dnes a získejte více informací o našich balíčcích prověrek.
Napsat komentář