17 tajemství zlepšení týmové práce

Každá úspěšná organizace je tvořena souborem úspěšných týmů.

V této příručce prozkoumáme stavební kameny, které stojí za skvělým týmem, a poskytneme vám 17 tajemství pro zlepšení týmové práce.

CO DĚLÁ SKVĚLÝ TÝM?“

Než začneme zkoumat tajemství pro zlepšení týmové práce, je důležité prostudovat pojem dobrý tým. Abyste mohli skutečně zlepšit fungování svého týmu, měli byste znát charakteristiky, které stojí za každým úspěšným týmem.

Harvard Business Review zveřejnil přehled studie MIT Human Dynamics Laboratory z roku 2012, která zkoumala složky dobrého týmu. Studie sledovala vzorce komunikace zdánlivě stejných týmů po dobu šesti týdnů.

Sebraná data odhalila klíčové charakteristiky úspěšnějších týmů, kterými jsou:

.

• Rovnoměrný příspěvek každého člena týmu
• Tým sdílel hodně energie
• Členové týmu spolu komunikovali přímo
• Tým vedl zpětnou vazbu mezi sebou.kanálové rozhovory
• Členové týmu zkoumali okolní svět a své poznatky sdělovali zpět týmu

Studie také dospěla k moudrosti, že individuální talent je pro úspěch týmu mnohem méně důležitý než schopnost celého týmu efektivně komunikovat. Proto velká část zlepšení týmové práce spočívá ve zlepšení komunikačních vzorců týmu.

Tady je krátké video, které nastiňuje závěry studie:

Klíčové způsoby zlepšení týmové práce zahrnují aspekty, jako je řízení skupinové dynamiky, zlepšení komunikace, usnadnění odpovědnosti a podpora dalšího rozvoje.

Nyní vám poskytneme tipy, které se na tyto body zaměřují, abyste ze svého týmu dostali to nejlepší.

ŘÍZENÍ SKUPINOVÉ DYNAMIKY

První důležitý aspekt zlepšování týmové práce zahrnuje řízení skupinové dynamiky.

Tajemství 1: Rozdělte role na základě silných stránek jednotlivců

Když začnete rozdělovat týmové role, je důležité zaměřit se na individuální silné stránky členů týmu. Nejde nutně ani tak o to, aby se na každou roli hodil ten nejlepší člověk, jako o vytvoření atmosféry úspěchu a úspěchu.

Pokud má každý člen týmu roli, ve které je dobrý, je pravděpodobnější, že se bude cítit ceněný a bude tento druh pozitivní energie vyzařovat na zbytek skupiny. Na druhou stranu, pokud jsou lidé v rolích, které jim nevyhovují nebo jim nepomáhají dosahovat pozitivních cílů, může v týmu začít narůstat frustrace a odpor.

Tajemství 2: Umožněte členům, aby se prosadili

Je velmi důležité, aby vedení týmu nezačalo zvýhodňovat některé konkrétní členy týmu tím, že jim bude vždy svěřovat klíčové role a odpovědnosti. Místo toho byste měli povzbuzovat členy týmu, aby se posunuli a postavili se výzvám.

Dobrým způsobem, jak toho dosáhnout, je požádat o dobrovolníky do rolí. Například místo toho, abyste uvedli, že určitou práci dělá osoba A; informujte tým, že potřebujete někoho na konkrétní úkol. Pokud nastupují stále stejní lidé, pokuste se povzbudit klidnější členy týmu, aby se ujali vedení.

Dalším způsobem, jak zapojit všechny, je zajistit, aby každý člen týmu před finalizací přezkoumal projekty a rozhodnutí. Před finalizací dokumentů nebo plánů nechte každého člena poskytnout krátkou zpětnou vazbu.

Tajemství 3: Zaměřte se na pozitivní zpětnou vazbu

Týmovou práci lze zlepšit zpětnou vazbou, ale vždy je třeba se zaměřit na pozitivní, nikoli negativní zpětnou vazbu. Pozitivní zpětná vazba je dalším mocným nástrojem, jak podpořit pozitivní atmosféru v týmu a zajistit, aby se všichni cítili oceňováni.

Je dobré pořádat individuální hodnotící sezení s členy týmu, ale také poskytovat cennou zpětnou vazbu týmu jako celku. Vyjádřením hodnoty celkového úspěchu týmu a přínosu jednotlivců můžete zvýšit morálku týmu.

ZLEPŠIT KOMUNIKACI

Další tipy se týkají způsobů, jak můžete zlepšit vzájemnou komunikaci v týmu. Komunikace je základem týmové práce a měla by patřit mezi klíčové oblasti, na které se v týmu zaměříte.

Tajemství 4: Mějte politiku otevřených dveří

Vedení v týmu i v rámci širší organizace musí dodržovat politiku otevřených dveří. Je třeba, aby členové týmu měli pocit, že mohou kdykoli sdělit problémy nebo pozitivní vývoj.

Politiku otevřených dveří můžete posílit tím, že umožníte dotazy a návrhy ze strany týmu. Vedení by mělo těmto dotazům vždy naslouchat a pozitivně na ně reagovat. Pokud například nějaký návrh není realizovatelný, neříkejte jen, že nebude realizován, ale vysvětlete důvody a dejte dotyčnému pozitivní zpětnou vazbu za to, že ho navrhl.

Když se člen týmu potýká s potížemi, ať už s projektem, nebo s něčím v osobním životě, zajistěte, aby mu celý tým pomohl. Toho lze dosáhnout snížením úkolů, které má daná osoba plnit, nebo poskytnutím dodatečné mimopracovní podpory.

Tajemství 5: Podporujte brainstorming

Tým by měl být také povzbuzován k brainstormingu v různých obdobích projektu. Dobrým nápadem je například brainstorming jednou týdně nebo jednou za dva týdny. Zajistěte, aby šlo o sezení, na kterém budou všechny nápady vítány a posouzeny. Tým by měl přemýšlet nestandardně a být analytický, pokud jde o nápady.

Bláznivé nápady by neměly být vnímány negativně nebo žertovně. Tím, že si vyslechnete nápady všech, můžete ve skupině vytvořit důvěru a podnítit nápady, které by mohly vést k úspěchu.

Je dobré změnit místo, abyste skupinu více vyzvali. Nescházejte se jen v konferenční místnosti, ale vyrazte mimo kancelář nebo si sedněte do rušné kavárny, aby se všichni dostali do jiného myšlenkového soukolí.

Tajemství 6: Pěstujte zvědavost

Zvědavost je důležitou součástí úspěšných týmů. Stejně jako ukázala studie MIT, měli by se členové týmu dívat i mimo něj a vracet se s nápady. Zvědavost při hledání řešení je proto třeba vždy podporovat.

Podněcujte zvědavost tím, že zajistíte, aby členové týmu kladli otázky a hledali odpovědi. Odstraňte ze slovníku členů týmu běžné „To je hloupá otázka“. Každá otázka si zaslouží odpověď.

Tajemství 7: Podporujte týmové aktivity mimo práci

Nakonec zlepšete komunikaci tím, že si tým bude užívat vzájemné společnosti i mimo práci. Poznání společenské stránky každého člena týmu může vybudovat důvěru a odstranit překážky pro kladení těchto otázek nebo pro přicházení s novými nápady.

Začněte tím, že povzbudíte tým, aby spolu obědvali. Můžete tak učinit vytvořením jedinečných příležitostí k odnášení jídla v konferenčních místnostech nebo pořádáním pikniků v teplejším období.

Musíte také organizovat akce mimo pracovní prostředí. Nemusí se dokonce nutně jednat o osobní setkání, ale spíše o online příležitosti k navázání konverzace. Využijte například sociální média k propojení týmu a posílení mimopracovní spolupráce pomocí služeb rychlého zasílání zpráv, jako je SnapChat.

FAKTIVNÍ ZODPOVĚDNOST

Úspěšná týmová práce vyžaduje soubor pravidel. Je nezbytné, aby členové týmu byli odpovědní, protože to odrazuje od negativního chování a buduje důvěru.

Tajemství 8: Definujte role jednotlivých členů

Prvním krokem k lepší odpovědnosti je vymezení rolí jednotlivých členů týmu. Každý by měl znát klíčový cíl celého týmu, ale zároveň by měl dostat svůj vlastní soubor cílů a úkolů. Díky vymezení rolí bude v týmu docházet k menšímu zmatku a vzájemnému přešlapování na místě.

Jak bylo uvedeno výše, chcete využít silné stránky každého člena ve prospěch celého týmu. Přidělte úkoly na základě těchto silných stránek a ujistěte se, že každý chápe svou roli v týmu ještě předtím, než se projekt rozběhne.

Překontrolujte a upravte role v průběhu celého procesu a nezapomeňte zaručit, že příspěvek každého bude oceněn stejnou měrou.

Tajemství 9: Nastíněte očekávání

Ve výše uvedeném tajném tipu byla stručně zmíněna důležitost definování cílů, a to jak z hlediska celého týmu, tak i jednotlivých členů. Je velmi důležité, aby si každý člen od začátku uvědomoval tato očekávání.

Před zahájením projektu by se měl tým shromáždit a nastínit požadované výsledky, chování, které může pomoci těchto výsledků dosáhnout, a cíle, které je třeba splnit. Všimněte si, jak je důležité, aby byl tým součástí procesu a nešlo jen o rozhodnutí vedení shora dolů.

Tajemství 10: Vytvořte jasný časový plán a kontrolujte postup

Tým by měl mít navíc jasnou představu o harmonogramu. Existence harmonogramu s menšími milníky může rozhodně pomoci a zajistí, že se tým nebude cítit příliš zatížený.

Také je třeba zavést řádnou kontrolní rutinu, která zajistí, že tým nebo jednotliví členové nebudou zaostávat. Nedávejte členům týmu pocit, že jsou pronásledováni, ale zajistěte, aby vedení vědělo o individuálním pokroku. To lze provést prostřednictvím sebehodnotících formulářů nebo během sezení se zpětnou vazbou.

Dále zajistěte, aby byla k dispozici pomoc pro jednotlivce, kteří zaostávají. Jedním z dobrých nápadů je systém kamarádů, kdy členové, kteří jsou se svým úkolem téměř hotovi, mohou pružně pomáhat lidem, kteří mají ještě spoustu úkolů před sebou.

Tajemství 11: Vytvořte si rutinu

Týmy, které mají rutinu, dosahují lepších výsledků a panuje v nich méně nevraživosti, tvrdí odbornice na pracovní prostředí Marta Moakleyová ze společnosti XpertHR. Rutina není jen o tom, že máte plán s operativními milníky, ale také o rutině pro další věci související s týmovou prací.

Například pro řešení problémů a diskuse by měla být zavedena rutina. Když tým narazí na potíže, měl by vědět, jaká je cesta k jejich vyřešení. Mohlo by jít o způsob kontaktování vedoucího týmu, který by zorganizoval schůzku podle podobného schématu. Jednotlivé kroky by spočívaly v nastínění problému, jeho rozdělení na menší části, nalezení řešení pro každou část a přiřazení členů týmu, kteří mohou problémy napravit.

Dále by měl mít tým také rutinu pro jednání s členy týmu, kteří se chovají negativně nebo škodlivě. Pokud někdo netáhne za jeden provaz nebo se vyskytnou problémy se šikanou, je důležité mít rutinu pro řešení takového chování. Kroky by opět mohly zahrnovat definování problému, rozhovor s pachatelem a případnou obětí, sdílení problému s širším týmem, hledání řešení problému a další postup po nalezení řešení.

Zatímco mnoho organizací a týmů má tendenci řešit konflikty pouze rozhovorem s lidmi, kterých se konfliktní situace bezprostředně týká, někteří odborníci navrhují zapojit do rutin řešení konfliktů celý tým. Don Maruska, autor knihy Jak se dělají skvělá rozhodnutí, řekl: „Tito další lidé často vnášejí do diskuse rovnováhu a podporují širší myšlení.“

Tajemství 12: Stanovte společenskou smlouvu

Jedním z nejlepších způsobů, jak usnadnit odpovědnost, je stanovení společenské smlouvy. Tím se rozumí dohoda členů týmu, která nastiňuje pravidla chování. Shrnuje normy pro interakci a komunikaci v týmu.

Společenská smlouva není jen módní výstřelek. Výzkum ukázal, že dobře zavedené sociální smlouvy poskytují zaměstnancům hlubší pocit kontroly a bezpečí v týmu. To může posílit pocit odpovědnosti a důvěry mezi členy a vedoucím, protože všichni mají jasno v tom, co je přijatelné a co ne.

Tým se musí vždy podílet na tvorbě pravidel v sociální smlouvě.

Smlouvu lze sestavit tak, že se zaměříme na otázky typu:

• Jaká jsou očekávání členů týmu vůči sobě navzájem?
• Jaké věci a chování fungují ku prospěchu týmu?
• Jaké věci a chování týmu neprospívají?
• Jaké věci a chování by si měl tým osvojit? Co by měli přestat dělat?

Ujistěte se, že celý tým poskytuje své příspěvky a hlavně, že souhlasí s dohodou. Dohoda může fungovat pouze tehdy, pokud její porušení bude mít následky a pokud všichni budou sdílet myšlenky, které za ní stojí.

To se redukuje na vytvoření láskyplné pracovní atmosféry a kultury.

ROZVÍJENÍ ROZVOJE

Následující body se konečně zaměřují na zlepšení kolektivních znalostí týmu. Neustálým rozvojem a školením může tým generovat více energie a porozumění, což v konečném důsledku povede k úspěchu

Tajemství 13: Zajistěte průběžné školení

Pocit úspěchu může zvýšit morálku a energii týmu. Jednoduchým způsobem, jak toho dosáhnout, je zaručit členům další rozvoj jejich dovedností a získávání pozitivních zkušeností prostřednictvím školení. Každý člen týmu by se měl účastnit rozvojových kurzů a dále se vzdělávat. Nejenže to zvyšuje znalosti týmu, a tím zaručuje lepší úspěch, ale také to pomáhá jednotlivci na osobní úrovni.

Dovednosti, které trénují, by měly rozvíjet jejich schopnost pracovat na konkrétní roli, ale vedení by mělo také zajistit školení zvyšující celkové schopnosti potřebné v týmu. Mohou to být jak technické, tak sociální dovednosti, pokud zlepšují schopnost člena flexibilně se uplatnit na pracovišti.

Zlepšit celkovou úspěšnost týmu, jeho pocit užšího kolektivu a pocit úspěchu jednotlivce můžete tím, že dotyčný podá zprávu o studiu. Krátká prezentace toho, co se daná osoba naučila a jak to může týmu pomoci, může být pro tým velmi přínosná.

Tajemství 14: Zaveďte mentoringový program

Měli byste také zvážit zajištění mentoringového programu pro každého člena týmu nebo malé části týmu. Ty mohou být skvělé pro povzbuzení energie a pomohou členům týmu cítit se zodpovědnějšími i podporovanými.

Pokud není možné zajistit individuální mentory, můžete pořádat pravidelné akce pro povzbuzení týmu se zajímavými hosty. Motivační přednášky odborníků z oboru nebo odborníků na sociální chování mohou pomoci budovat týmovou spolupráci a důvěru.

Tajemství 15: Stanovte týmu výzvy

Rozvoj se nemusí vždy týkat konkrétního odvětví, na kterém tým pracuje. Ve skutečnosti by vedení mělo tým pravidelně vyzývat i k řešení problémů, které se netýkají daného úkolu. To může zlepšit schopnost týmu spolupracovat, posílit jeho schopnosti řešit problémy a na chvíli odvést pozornost od práce.

Malé problémy, jako je vyřešení záhadné vraždy nebo vyřešení obří slovní hádanky, mohou tým donutit ke komunikaci a spolupráci. To zajistí, že se v týmu nepropadnou jen do svých menších klik nebo spolu nepřestanou mluvit. Zábavný úkol během pracovního dne může ve skutečnosti posílit inovaci a zajistit, že se tým pokusí experimentovat s různými řešeními.

Nezapomeňte tým po skončení úkolu nechat analyzovat a nastínit důvody, proč se jim to buď nepodařilo, nebo naopak uspěli. Cílem je zapojit je do pochopení toho, jak může být práce v týmu prospěšná a jaké jsou klíče k úspěšné spolupráci.

Tajemství 16: Odměňujte výsledky

Nakonec lze týmovou práci zlepšit odměňováním pozitivních výkonů a chování. Když tým splní úkol, přijde s novým pohledem na věc nebo vyřeší zapeklitý problém, měl by za to být odměněn. To zajistí, že se tým bude cítit oceněn, pochopí důležitost týmové práce a vytvoří pocit pozitivní energie.

Odměna nemusí být nijak velká, i když finanční odměna, například bonus, může působit jako silný stimul. Měli byste však zvážit i týmové odměny, jako je večeře pro celý tým, kratší pracovní den nebo láhev bublinek pro všechny.

Pamatujte, že i když je důležité blahopřát týmu jako celku, měli byste odměňovat i individuální úspěchy. Nemělo by se tak dít na úkor ostatních, ani byste neměli odměňovat stále stejné osoby. Individuální odměňování členů týmu však může zvýšit i celkovou spokojenost týmu.

BONUSOVÉ TAJEMSTVÍ PRO ZLEPŠENÍ TÝMOVÉ PRÁCE

Na závěr se zaměříme na překvapivý fakt týkající se zlepšení týmové práce.

Tajemství 17: Nebojte se promíchat týmy

Zatímco známé týmy bývají přátelštější a mají lepší strukturu důvěry, studie prokázaly, že nově vytvořené týmy jsou lepší v generování nápadů. Proto byste se neměli bát vyměnit role nebo členy v týmu, zejména pokud stávající tým vázne v postupu nebo špatně spolupracuje.

Ujistěte se, že týmy mají dobrou rovnováhu mezi talenty a individuálními dovednostmi. Pokud má oddělení řadu menších týmů, nechcete mít všechny talentované jedince v jednom týmu. Jasným rozdělením vyšších dovedností můžete snadno vyvolat nespokojenost mezi týmy, což může být pro týmovou práci škodlivé.

Podívejte se na jeden příklad o vlivu různorodých týmů.

ZÁVĚREČNÁ LINIE

Všechna tajemství zlepšení týmové práce spočívají ve zlepšení způsobu, jakým je tým strukturován, jak komunikuje a jak se jako tým rozvíjí.

Je třeba udržovat pozitivní prostředí tím, že se zaměříte na prvky, které fungují, a zajistíte odpovědnost každého člena týmu.

Úspěšný tým se chce učit a zlepšovat, a to nejen ve prospěch jednotlivce, ale také ve prospěch celého týmu.

.