Just nu är användningen av e-post för affärer, kurser, projektledning eller bara enkel kommunikation rekordstor. Oavsett appar för snabbchatt som WhatsApp eller Telegram ligger e-post fortfarande i topp. Om det är så, finns det många fördelar med rätt användning och hantering av termerna CC och BCC i ett e-postmeddelande. Här kommer vi att täcka precis vad det innebär att CC någon i ett e-postmeddelande.

Du kanske har hört talas om CC när det gäller utskick. Här kommer vi att täcka de grundläggande definitionerna och fördelarna jämfört med BCC och en enkel sändning. Vi, kommer också att berätta när det är bäst att använda en och varför.

Innehållsförteckning

Vad är CC? Och vad innebär det att CC någon i ett e-postmeddelande.

CC står för ”Carbon copy” och som namnet säger gör det i princip en kopia av själva e-postmeddelandet. Detta kommer från den typiska användningen av att placera karbonpapper under alla dokument så att karbonpappret skapar en kopia av det skrivna när någon skriver på dem. Processen här är inte annorlunda.

En del människor föredrar att använda termen ”courtesy copy”, men likaså är slutresultatet detsamma. Genom att placera en e-postadress i CC-formuläret i ditt e-postmeddelande skickar du en faktisk kopia av e-postmeddelandet. Detta är naturligtvis utan att verkligen skicka e-postmeddelandet till den adressen som huvudmottagare.

Vad är BCC?

BCC står för ”blind carbon copy”, det gör i princip samma sak som CC-processen med bara en skillnad. I CC-processen får varje adress som finns i CC-formuläret en kopia och vet vem som har fått en kopia. När du BCC någon kommer den personen att få en kopia men alla andra kommer inte att veta om detta.

Fördelar med CC Vs BCC.

Håll dig i minnet att när du anger en adress i CC-formuläret är den adressen helt synlig för alla mottagare. När du däremot använder BCC-formuläret kommer den adressen inte att vara känd av de andra mottagarna.

Detta kan du använda till din fördel. Låt oss till exempel säga att du faktiskt skickar ett meddelande till en publik eller något liknande. Du kan vara intresserad av att låta alla få veta vilka andra som får en anmälan om detta. Detta är den perfekta användningen av CC. Gör bara e-postmeddelandet och sätt varje sekundär mottagare i CC-formuläret.

Å andra sidan kanske du vill skicka exakt samma kopia av ett meddelande till någon utan att andra vet om det. I det här fallet är det bäst att använda BCC, BCC låter dig behålla informationen om andra mottagare. Alla i BCC-listan är endast synliga för avsändaren och mottagaren. Detta fungerar alltså bäst i fall av sekretess.

När du ska använda fältet Till eller fältet CC.

De har mycket liknande funktioner. Om du placerar en adress i fältet Till och tre i fältet CC får alla samma e-postmeddelande. Liksom CC kommer varje adress i fältet Till att se vem som också har fått e-postmeddelandet.

Av etikettskäl placeras huvudmottagaren av e-postmeddelandet alltid i fältet Till. CC-fältet är alltid avsett för de adresser som kommer att få en kopia av e-postmeddelandet. Kom ihåg att detta bara är en formalitet.

Ett ganska populärt fall är när din chef säger att du ska svara en kund över ett klagomål och vill att du ska skicka en kopia till honom. Detta är mycket enkelt. Det är bara att skriva e-postmeddelandet och sätta kundens adress i fältet Till och din chefs e-postadress i fältet CC. Detta kommer att skicka en kopia till din chef samtidigt som din kund är medveten om detta. Om du inte vill att kunden ska få reda på det ändrar du bara din chefs adress från CC-fältet till BCC-fältet.

När ska du använda CC-fältet eller BCC-fältet?

Som vi har nämnt ovan finns det tillfällen då du bör använda CC-fältet och andra för att använda BCC-fältet. Det är till exempel bäst att använda CC-fältet när.

  • Du vill att en viss adress, eller ett visst antal av dem, ska få en kopia av ett e-postmeddelande. Låta alla andra mottagare veta om detta.
  • Du har ett e-postmeddelande med en huvudmottagare och ett antal sekundära, intresserade adresser.

Å andra sidan är BCC användbart när.

  • Du vill att någon ska ta emot en kopia av ett e-postmeddelande utan att någon annan mottagare ska veta om det. Om du till exempel har problem med en kollega kan du vilja att HR-avdelningen får veta det utan att din kollega får reda på det.
  • Du vill skicka en kopia av ett e-postmeddelande till en stor databas av mottagare utan att låta dem veta om varandra. Detta är ett mycket typiskt användningsområde när du kör en e-postmarknadsföringskampanj. Tänk bara på fördelarna med BCC framför CC i det här fallet. Det är mycket bekvämare att skriva ett enda e-postmeddelande och skicka det till alla adresser i din e-postlista utan att låta dem veta om de andra mottagarna. Den sista biten kan bero på säkerhets- och integritetsskäl.

En sista detalj.

Vi måste uppmärksamma dig på att BCC inte fungerar som CC när det gäller e-posttrådar. Om du t.ex. gör BCC till en person i ett e-postmeddelande och huvudmottagaren svarar på e-postmeddelandet, kommer BCC-adressen inte att få en kopia av svaret och vice versa.

Om du använder CC-fältet för detta, kommer varje mottagare att få en kopia av varje svar på e-postmeddelandet. Tänk på detta när du bestämmer dig för att införa CC eller BCC.

Slutsats.

Att placera en e-postadress i CC-fältet är ett snabbt sätt att hålla dem informerade om en e-postkommunikation. Att se till att använda detta fält på rätt sätt och följa den välkända etiketten kan bara vara till fördel för dig. Förhoppningsvis vet du nu exakt vad det innebär att CC någon i ett e-postmeddelande.