Vad betyder efterlevnaden av FCRA verkligen för dig och ditt småföretag? 25 Jan 2019

Om du undersöker bakgrundskontroller kommer du förmodligen att stöta på Fair Credit Reporting Act (FCRA). Du kanske ser screeningföretag säga att de är FCRA-kompatibla eller läser om farorna med att bryta mot FCRA-riktlinjerna. Du kanske tror att detta bara gäller företag med miljontals dollar, men visste du att även små företag måste följa FCRA-standarderna?

Ja, alla företag som använder sig av bakgrundskontroller måste följa FCRA-standarderna. Att bryta mot FCRA:s riktlinjer kan leda till stämningar, civilrättsliga påföljder och fängelsestraff. Enbart i februari 2018 lämnades 422 stämningar in enligt Fair Credit Reporting Act.

Om du inte vill ha en stämning måste du följa FCRA-riktlinjerna när du genomför bakgrundsundersökningar. För att göra detta måste du svara på några frågor, bland annat:

• Vad är FCRA?
• Vad innebär det att vara FCRA-kompatibel?
• Hur kan du vara FCRA-kompatibel?

Låt oss ta reda på svaren på dessa frågor.

Vad är Fair Credit Reporting Act?

Fair Credit Reporting Act är en uppsättning federala lagar som skyddar människors information när den används för kreditupplysningar, bakgrundskontroller av hyresgäster eller i anställningssyfte. Den reglerar hur företag kan använda konsumentinformation, vilken information de kan ta hänsyn till och gör det möjligt för konsumenten att granska sina egna uppgifter.

FCCRA antogs 1970 eftersom kreditupplysningsföretag upprätthöll gamla, felaktiga och ibland påhittade rapporter om enskilda personer. Rapporterna kunde innehålla allt från en persons civilstånd till alkoholvanor eller nationellt ursprung. Dessa rapporter kunde köpas av företag som kunde neka tjänster eller möjligheter på grundval av informationen. De kan också användas vid brottsbekämpning. Individen hade inget sätt att se sin rapport eller bestrida felaktig information.

CFCRA gjorde det möjligt för individer att se sin information och stoppade rapporteringsbyråer från att använda falsk eller känslig information. FCRA är alltså ett viktigt skydd för människor, men är det bara konsumenterna som drar nytta av FCRA? Hjälper det även företag?

Vem hjälper FCRA?

FCRA skyddar i första hand den sökande som lämnar sina uppgifter. Det ger dem rätt att granska informationen, att veta vem som utför bakgrundskontrollen och att bli underrättad om du fattar ett negativt beslut baserat på resultaten.

Men FCRA hjälper också de berörda företagen genom att kräva att de har ett standardiserat sätt att hantera de sökandes uppgifter. Det kräver också att de ska vara transparenta när det gäller deras metoder för bakgrundsundersökningar. Detta skapar en rättvis anställningsprocess och hjälper dig att hitta den bästa sökanden för jobbet. FCRA hjälper alltså arbetsgivare, men kräver också att de följer strikta riktlinjer. Vad kräver FCRA av arbetsgivare?

Vad kräver FCRA av arbetsgivare?

FCRA har strikta krav på arbetsgivare. Här är några krav som ofta åberopas i rättegångar.

• Fristående informationsformulär. Du måste förse den arbetssökande med ett fristående informationsformulär som anger att du gör en bakgrundskontroll av honom eller henne.
• Samtyckesblankett. Den sökande måste också ge sitt skriftliga tillstånd genom en fristående samtyckesblankett för bakgrundskontrollen. Dessa formulär kräver specifika formuleringar och formateringar, så du bör modellera dem efter FCRA:s modellformulär. Tidpunkten för anställningsundersökningen bör också vara förenlig med Fair Chance Act om den är tillämplig i din delstat.
• Meddelande om negativa åtgärder. Om du funderar på att inte anställa någon på grund av bakgrundskontrollen måste du skicka ett meddelande om negativa åtgärder till den sökande innan du fattar beslutet. Därefter måste du ge den sökande tid att svara. Om den sökande bestrider informationen måste du ta hänsyn till det.
• Andra meddelandet om negativa åtgärder. Om du fortfarande beslutar att inte anställa den sökande efter svarstiden måste du skicka ett andra meddelande där du informerar den sökande om ditt beslut.

Och det är precis vad arbetsgivare måste göra. FCRA har också krav på screeningföretag. Vad kräver FCRA för screeningföretag?

Vad kräver FCRA för företag som utför bakgrundskontroller?

CRA kräver att screeningföretag följer alla FCRA-standarder. En av dessa standarder är att se till att deras kontroller av brottslig bakgrund och kreditbakgrundskontroller har största möjliga noggrannhet. Detta kräver att de verifierar all information som de hittar. Det innebär att företag som hävdar att de ger ”omedelbara” resultat av bakgrundskontroller inte följer FCRA.

Med tanke på att FCRA-stämningar tenderar att nämna arbetsgivarens företag och bakgrundskontrollföretaget i stämningen, är fler bakgrundskontrollföretag angelägna om att följa FCRA-standarderna. Seriösa bakgrundskontrollföretag har vanligtvis riktlinjer och förfaranden för FCRA-överensstämmelse för alla sina bakgrundskontroller. Men varför är det så viktigt att följa FCRA-reglerna? Vad händer om du inte gör det?

Vad händer om jag bryter mot FCRA?

Överträdelse av FCRA-standarderna kan leda till olika påföljder beroende på vilken typ av överträdelse det rör sig om och hur många gånger du har brutit mot den.

• Ovetande överträdelse. Om du bryter mot FCRA utan att veta om det får du ett civilrättsligt straff i form av böter.
• Flera ovetande överträdelser. Varje gång du bryter mot FCRA kan du få ytterligare 100 dollar i böter. Detta innebär att om dina formulär bryter mot FCRA och flera personer använder dem, kan du få böter för varje formulär som används.
• Uppsåtliga överträdelser. Om du medvetet bryter mot FCRA-riktlinjerna får du en civilrättslig påföljd, och domstolen kan utdöma ytterligare böter beroende på hur stor skada som åsamkats den sökande.
• Genomföra en bakgrundskontroll utan en tillåten anledning. Den enda gången du får fängelsestraff för att ha brutit mot FCRA är om du genomför en bakgrundskontroll utan en tillåten anledning. Det resulterar i upp till två år i federalt fängelse. En bakgrundskontroll i anställningssyfte är en tillåten anledning enligt FCRA.

Eftersom straffen för att bryta mot FCRA är så höga, hur kan man då följa FCRA-standarderna?

Hur kan jag följa FCRA-standarderna?

FCRA är en extremt teknisk lag, så du kanske vill att en advokat ska titta på dina dokument och din anställningsprocess. Men i allmänhet kan du följa FCRA-standarderna på följande sätt:

• Använd rätt blanketter. FCRA kräver specifika formuleringar och formateringar för sina formulär och upplysningar. Använd deras modellblanketter som exempel och låt en jurist granska blanketterna innan du ger dem till de sökande.
• Informera den sökande om att du genomför en bakgrundskontroll och få deras samtycke. Dessa måste vara fristående blanketter utan annan information.
• Ge den sökande en kopia av resultaten. Ge dem möjlighet att bestrida eventuella felaktiga uppgifter.
• Om du funderar på att fatta ett negativt anställningsbeslut, skicka ett meddelande till den sökande innan du bestämmer dig. Ge dem fem eller fler dagar för att svara eller förklara sig.
• Om du ändå bestämmer dig för ett negativt anställningsbeslut ska du skicka ett andra meddelande. Du bör bifoga en kopia av ”A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (en sammanfattning av dina rättigheter enligt Fair Credit Reporting Act) och namnet på ditt bakgrundskontrollföretag.
• Använd ett företag för bakgrundskontroll som uppfyller FCRA-kraven. De bör svara på alla frågor du har om deras anställningsprocess. De måste också kunna utbilda dig om hur du kan följa FCRA.

På Trusted Employees erbjuder vi ett brett utbud av FCRA-kompatibla bakgrundskontroller. Vi kan svara på alla frågor du har om vår process och hjälpa dig att hitta rätt bakgrundskontroller för din unika situation. Kontakta oss idag för att få veta mer om våra bakgrundskontrollpaket.