Värdering, dokumentation och registrering av bidrag in natura

Registrering av bidrag in natura

Objektiv

I det här avsnittet diskuterar vi hur man korrekt registrerar matchning in natura i programmets redovisningssystem. Detta är viktigt för att se till att dessa resurser kan räknas som matchande medel i enlighet med bidragskraven.

Redovisning av matchning

Riktig redovisning av alla typer av matchning omfattar:

    1. Håller adekvat dokumentation för att stödja de belopp som begärs som matchning;

    2. Håller samma typ av dokumentation som du skulle göra för att stödja alla utgifter som begärs som CNCS:s eller bidragsmottagarens andel;

    3. Säkerställa att dokumentationen av utgiften liknar andra programutgifter och är förenlig med organisationens riktlinjer och förfaranden;

    4. Registrera donationen och värdet av föremålet i detalj; och

    5. Bokföra beloppen som används som matchning i huvudboken som inkomst och som en utgift.

    Tip

    Alert

    Var försiktig.

    Om bidrag för matchning inte förs in i huvudboken krävs en formell förklarande policy och ett separat kalkylblad för ansvarsskyldighet som styrker mottagande och användning av bidraget.

Redovisning av bidrag in natura

I enlighet med allmänt vedertagna redovisningsprinciper (GAAP) ska alla mottagna bidrag bokföras som intäkter vid mottagandet, inklusive bidrag in natura.

Statement of Financial Accounting Standards (SFAS) nr 116 fastställer standarden för redovisning av bidrag in natura i huvudboken för redovisningsändamål. Enligt SFAS nr 116 redovisas bidrag till tjänster i bokslutet om dessa tjänster:

    • skapar eller förbättrar icke-finansiella tillgångar, eller

    • kräver specialiserade färdigheter, tillhandahålls av personer som har dessa färdigheter och skulle behöva köpas om de inte tillhandahölls i form av en donation.

Tjänster som kräver specialiserade färdigheter tillhandahålls av revisorer, arkitekter, snickare, läkare, elektriker, advokater, sjuksköterskor, rörmokare, utbildare och andra yrkesverksamma och hantverkare.

Låt oss titta på ett exempel på registrering av ett bidrag in natura:

Tip

Scenario

Registrering av in-Bidraget av naturaförmåner

En av aspekterna av ert program är att reparera och måla staket i ert samhälle. En lokal färgentreprenör vill donera en professionell färgspruta till din organisation som ett bidrag in natura. Entreprenören har värderat sprutan till det verkliga marknadsvärdet 550,00 dollar.

För att bokföra detta bidrag in natura i din huvudbok kommer du att bokföra det både som en intäkt (ett kreditkonto) och en kostnad (ett debetkonto).

Här ser du hur du bokför detta exempel:

$550.00 – Konto #7250 Kostnad för bidrag in natura – förnödenheter (debet)

$550.00 – Konto #4250 In-Kind Contribution Income – Supplies (credit)

In-kind-bidrag i kontoplanen

Den bästa metoden för att inrätta ditt redovisningssystem är att upprätta intäkts- och kostnadskonton för in-kind-bidrag i din kontoplan.

Du kanske vill överväga att lägga till dessa typer av konton för in natura, eller andra, när behovet uppstår:

    • Bidrag in natura – material och förnödenheter
    • Bidrag in natura – tjänster
    • Bidrag in natura – egendom

Som du ser ändrar inte bokföringen av bidragen in natura som en kostnad och en intäkt slutresultatet (nettoresultatet) i bokslutet. Men genom att bokföra bidraget in natura registreras det som din organisation har gjort i denna process korrekt och återspeglar vad som krävs för att driva ditt program. Detta gynnar din organisation vid framtida budgetering och planering.
Sammanfattning

I det här avsnittet har vi undersökt GAAP-kravet i samband med bidrag in natura och den obligatoriska bokföringsbehandlingen av bidrag in natura som matchning i huvudboken.

Granskningsmottagarna bör registrera bidrag in natura på samma sätt som kontantutgifter i sina redovisningssystem. Om detta inte är organisationens praxis bör det finnas en skriftlig policy som beskriver systemet för att registrera transaktionerna.