Omdömen vs. offerter

Bör du skicka offerter eller göra uppskattningar? Ge en fast offert för arbetskostnaden eller uppskatta alla kostnader? Skattningar vs. offerter – vad är skillnaden och vad ska du använda?

Sannolikt spenderar du som hantverkare eller småföretagare en stor del av din värdefulla tid på att skriva ut uppskattningar eller offerter till potentiella nya kunder.

Det kan dock råda stor förvirring mellan de två.

I motsats till vad du kanske tror är det stor skillnad mellan att ge en offert och att ge en uppskattning.

Frågan är alltså följande: Känner du till de viktiga skillnaderna mellan en uppskattning och en offert?

Offerter vs. uppskattningar förklaras

För småföretag som tillhandahåller någon form av tjänst (snarare än en produkt till ett fast pris som affärer gör) är det ett faktum att ge kunderna en uppfattning om vad de kan förvänta sig att betala för ett visst arbete.

Det kan vara ett tidskrävande och otacksamt arbete – särskilt om du inte är så bekväm med att sätta penna på papper i första hand.

Det är viktigt att förstå skillnaden mellan offerter och uppskattningar, att använda rätt offerter vid rätt tidpunkt och att se till att de har all nödvändig information.

Vi har skrivit den här enkla och lättförståeliga guiden om uppskattningar kontra offerter. offerter för att hjälpa dig – här är vad du kommer att lära dig:

• Vad skillnaderna är
• När du ska använda en uppskattning och när du ska ge en offert
• Varför det spelar roll
• Viktiga detaljer som du måste inkludera

Du hittar också svaren på de vanligaste frågorna om uppskattningar och offerter.

Vad är skillnaden mellan en uppskattning och en offert?

Det första man måste förstå om offerter och uppskattningar är att de INTE bara är två olika namn för samma sak. Uppskattningar och offerter har var och en av dem tydliga användningsområden, fördelar & nackdelar. Att känna till dessa är nyckeln till att undvika problem som kan kosta dig tid, kundernas goodwill och till och med pengar.

Låt oss först titta på uppskattningar:

Vad är en uppskattning?

En uppskattning är i princip en ”gissning” eller en grov, kvalificerad gissning baserad på vad ett jobb kan kosta. Ofta tillhandahålls den antingen innan du känner till alla detaljer om ett visst arbete (t.ex. vid ett första samtal från en potentiell ny kund) eller vid ett besök på plats.

Skattningar är dina första tankar om kostnader och kan ändras drastiskt när du får mer information, när oväntade komplikationer dyker upp under arbetets gång eller när omfattningen av vad du har blivit ombedd att göra ökar.

Nyckelpunkt: En uppskattning är en informell prisuppfattning som bygger på begränsad information. Se det som en utgångspunkt när det gäller kostnader, som kan stiga (eller sjunka). Uppskattningar kan INTE användas som en juridisk ståndpunkt för priset.

Föreställ dig till exempel att du har blivit ombedd att putsa ett sovrum av genomsnittlig storlek.

Mrs Smith ringer och frågar om kostnaden för att putsa sitt extra sovrum. Hon har inga exakta mått men säger att det är ”medelstort”. Dessutom nämner hon att det fortfarande finns gamla tapeter som behöver tas bort.

Ditt kostnadsförslag kan därför se ut så här:

Vad är ett kostnadsförslag?

Ett kostnadsförslag (eller offert) är ett exakt pris för det arbete som erbjuds. Som sådant är det fast och kan inte ändras när det väl har accepterats av kunden (såvida inte kunden ändrar mängden/typen av arbete som krävs eller om du upptäcker något som ligger helt utanför det som avtalats).

Offerter utfärdas endast efter ett besök på plats eller när du är säker på att du har fastställt exakt vad som behövs.

Nyckelpunkt: Det är viktigt att komma ihåg att offerter presenteras formellt och utgör ett avtal mellan dig och kunden. Som sådana kan de användas som juridiska ståndpunkter för priset om en tvist skulle uppstå.

Omdömen ger kunderna sinnesro; de kan känna sig trygga i vetskapen om att de vet exakt hur mycket arbetet kommer att kosta innan arbetet påbörjas.

I vårt exempel med fru Smith kan du efter ett besök i hennes hem ha upptäckt att hennes extra sovrum är större än genomsnittet och att det finns en stor mängd gamla tapeter som det kommer att ta lite längre tid att ta bort än vad du först trodde.

Det framgår av exemplet nedan att din skriftliga offert är mer detaljerad och ger en mycket mer korrekt bild av den verkliga kostnaden för det nödvändiga arbetet (i detta fall genom att lägga till ytterligare 75 pund till priset) :

Beräkning eller offert? Viktiga punkter att komma ihåg…

• Oskattningar är en grov uppfattning om priset. De bör endast användas som ett första riktpris.
• Anbud är juridiskt bindande och bör ENDAST användas när du är säker på kostnaderna.
• Märk ALDRIG en skriftlig uppskattning som en ”offert” – Du kan hållas ansvarig för den angivna siffran.
• Säkerställ ALLTID att kunden förstår om de får en uppskattning eller en offert.

Frekventa frågor om uppskattningar vs. offerter

Att förstå skillnaden mellan en uppskattning och en offert är bara det första steget på vägen mot att inse potentialen i att få båda att arbeta hårdare för dig. Administration och förfrågningar tar värdefull tid i anspråk, så vi har nedan beskrivit några av de vanligaste frågorna om uppskattningar och offerter. Dessa förklarar inte bara vissa delar och varför de är viktiga utan ger också några användbara förslag.

Bör jag alltid tillhandahålla en skriftlig uppskattning eller offert?

Som ordspråket säger: muntliga avtal är inte värda det papper de är skrivna på. Uppskattningar och offerter ska alltid lämnas skriftligen. Om en fråga eller ett problem uppstår senare är det en bra idé att ha något skriftligt att falla tillbaka på – dessa gör det lättare att lösa eventuella missförstånd. Glöm inte att spara kopior av alla dina uppskattningar och offerter.

Är det okej att skriva mina offerter eller uppskattningar för hand?

Och även om handskrivna dokument fortfarande är acceptabla bör du se till att de är både läsbara och professionellt presenterade – inget avskräcker en potentiell kund snabbare än att försöka dechiffrera oläsligt klotter på en papperslapp. Dina offerter och kostnadsberäkningar bör återspegla den nivå av professionalism som dina kunder kan förvänta sig av dina tjänster. Använd alltid brevpapper med ditt företagsnamn och fullständiga kontaktuppgifter. Anonyma tomma papper gör kunderna nervösa när det gäller ditt företags giltighet.

Vilka uppgifter ska jag inkludera i mina kostnadsberäkningar eller offerter?

Gör det alltid tydligt om du lämnar en kostnadsberäkning eller en offert, som i exemplen ovan.

Då uppskattningar är grova uppskattningar av kostnaden bör de vara någorlunda tydliga, men behöver inte vara lika detaljerade som en offert. Beskriv jobbet tydligt i allmänna termer. Uppskattningar bör alltid innehålla en friskrivningsklausul om att priset kan komma att ändras beroende på att en mer detaljerad offert utarbetas.

När ni har en bättre uppfattning om exakt vad som krävs bör en detaljerad offert tillhandahållas. Var så specifik som möjligt och ange bl.a. följande:

• Kunduppgifter och adress/plats för det arbete som ska utföras
• Ett referensnummer (om det behövs)
• Datum
• En uppdelning av delarna (inklusive arbete,
• En noggrann beskrivning av vad som omfattas av offerten och (vid behov) vad som inte omfattas
• Det totala priset
• Ett eventuellt momspåslag ska anges i detalj. Kom ihåg att du bara kan ta ut moms om du är momsregistrerad hos HMRC. Du måste visa ditt giltiga momsregistreringsnummer på alla dokument.

Behövs mina villkor & med i båda?

Om du har utarbetat formella villkor ska du alltid bifoga en kopia till din uppskattning eller offert. Detta ger inte bara kunden ett mycket positivt intryck av att ditt företag är öppet och ärligt, utan ger dem också information om normala betalningsvillkor, depositioner som krävs, påföljder vid utebliven betalning osv.

Behövs det datum för både kostnadsförslag och offerter?

Data för kostnadsförslag och offerter hjälper dig att fastställa exakt när du har utarbetat dem. Men det är också en bra idé att ange den period som din uppskattning eller offert är giltig för – Normalt kan detta variera från 30 till 90 dagar efter datumet på dokumentet, beroende på din verksamhet eller önskemål. Avgifter och kostnader ökar naturligtvis med tiden, så att sätta en gräns för hur länge ditt pris gäller skyddar dig från att bli överraskad av gamla uppskattningar eller offerter som nu är orealistiska.

Har du fortfarande problem med offerter och kostnadsberäkningar?

Det är enkelt att ansluta sig till de 1 000-talet småföretag som drar nytta av YourTradebase – onlineverktyget som gör det enkelt att skapa (och hantera) alla dina offerter och kostnadsberäkningar på ett och samma ställe.

Varför inte prova vår helt gratis testversion och se själv?