Det kanske förvånar en del läsare att det finns tillräckligt med regler och förordningar, egenheter, nyanser och potentiella problem för att ägna en hel bloggartikel åt ett ämne som begränsas till ”syrgasbeställningar”. Faktum är att syrebeställningar är en tillräckligt komplicerad fråga för att ägna en artikel åt, och ännu viktigare, för att ditt företag ska avsätta resurser – inklusive utbildningstid – för att uppnå efterlevnad.

Varje samtal om syrebeställningar börjar med konceptet att syre är ett receptbelagt läkemedel. Administrering av och utdelning av syrgas och anordningar som tillverkar syrgas regleras av en mängd tillsynsmyndigheter, däribland Food & Drug Administration (FDA) och delstaternas andningsvårds- och apoteksnämnder.

Då det är ett läkemedel måste syrgasordinationer inhämtas och bör innehålla följande information:

  • Värdet ”Oxygen” (självklart).
  • Mängd – vanligen uttryckt som ett literflöde eller en procentsats.
  • Duration – till exempel ”kontinuerligt” eller ”12 timmar/dygn” eller ”PRN” (vid behov).
  • Delivery device/modalitet. Om en patient skrivs ut från ett sjukhus med syrgas 2 liter/minut kontinuerligt, är det i allmänhet godtagbart att anta att leveransanordningen är en nasalkanyl. Allt annat än en nasalkanyl ska anges. Exempel på andra anordningar är syrgasmasker, i linje med respiratorer, och som blåses in i CPAP.

Inom ovanstående punkter kan det finnas ytterligare information som krävs för fakturering. I Medicare-systemet krävs till exempel vanligtvis patientens diagnoskoder och användningslängd.

Och även om ovanstående regler verkar enkla nog kämpar medicintekniska företag ständigt med ofullständiga syrgasbeställningar. Exemplen är många. Det kanske vanligaste är att varaktigheten inte anges i beställningen. En läkare beställer ”Oxygen at 2 liter/minut” men anger inte att syret ska användas kontinuerligt eller att det kan användas PRN. Detta är en ofullständig beställning och den risk som vårdgivaren tar är att det inte finns någon dokumenterad medicinsk instruktion som anger hur många timmar om dagen patienten ska använda syrgas. DME-företaget måste utbilda patienten om hur och när han eller hon ska använda sin utrustning och om det inte finns någon varaktighet, så sker alla råd som de ger patienten utan medicinsk vägledning. Detta ökar företagets ansvar när det gäller patienten och dennes vård.

Ett annat ganska vanligt fel med syrgasbeställningar för DME-företag beror på Medicares Certificate of Medical Necessity (CMN). I CMN-formuläret finns utrymme för att ange diagnoskoder, och läkaren ställs inför en rad frågor om tester och diagnostiska förfaranden som ledde till att läkaren beställde syrgas. I formuläret finns en fråga om det ”maximala flödet” som behövs. På grund av ordalydelsen i frågan anges inget specifikt literflöde i dokumentet. Om den ”maximala flödeshastigheten” anges som 4, kan man anta att patienten kanske skulle kunna använda syrgasen vid 2 eller 3 liter/minut, men inte högre än 4 liter/minut. Dessutom anges inte varaktigheten någonstans på CMN. Ett DME-företag som förlitar sig på CMN för sin beställning har inte fullständig information om literflödet ELLER varaktigheten. Är det okej för patienten att använda syrgasen kontinuerligt? Kan patienten sluta använda syrgas under vissa perioder? Med en CMN-beställning vet vi helt enkelt inte.

Det faktum att större delen av dokumentet måste fyllas i av läkaren utan hjälp av DME:n försvårar CMN-ordern ytterligare. DME-företaget har alltså ansvaret för att få fram en fullständig beställning för att uppfylla FDA:s och delstatens regler, men måste vara försiktig med att leda läkaren i hur beställningen ska skrivas. Det är också deras ansvar att ha lämpliga och korrekta faktureringsdokument. CMN uppfyller behovet när det gäller fakturering till Medicare, men har inte en fullständig ordination och måste därför kompletteras med en ordination på receptblock eller någon annan typ av förtydligande där litteraturflödet och varaktigheten anges. DME-företaget har två alternativ för att lösa detta dilemma: 1) De kan få ett kompletterande recept från läkaren. Eller 2) De kan be läkaren att inkludera literflödet och varaktigheten i avsnitt C i CMN. Med denna ytterligare information (exakt literflöde och varaktighet) kan CMN betraktas som en fullständig beställning.

En annan utmaning när det gäller att följa reglerna för syrgasbeställningar är det faktum att beställningar ibland löper ut. Håll utkik efter utgångsdatum eller tidsramar på beställningen – CMN eller en beställning på receptblock kan innehålla ett utgångsdatum. Om läkaren säger att ordern är giltig i ett år, se till att du har en mekanism för att spåra det datum då du måste få en ny, uppdaterad order. Även om läkaren skriver att beställningen är en ”livstidsbeställning” ska du noggrant se till att du följer statens apoteksnämndsbestämmelser. Många delstatliga apoteksnämnder anger att ordinationer måste uppdateras med något intervall – vanligtvis ett år.

Sist, var försiktig med ordinationer som kräver kliniska ingrepp. Vissa läkare beställer syrgas till patienter med ett språk som anger ”titrera för att hålla syrgasmättnaden över 94 %” eller ”okej att använda syrgas med 1-5 liter/minut för att hålla syrgasmättnaden över 93 %”. Detta är giltiga och acceptabla ordinationer, men de kräver kliniska andningsterapitjänster i form av patientbedömning och pulsoximetritestning. Om ditt företag är inrättat för att tillhandahålla dessa tjänster kan du säkert acceptera dessa ordinationer, men se till att dina kliniker följer den av läkaren ordinerade behandlingsplanen. Uppmuntra läkaren att ange mycket specifika parametrar och definiera hur ofta patienten ska bedömas. Dokumentera utbildningen och även de kliniska bedömningarna noggrant och kommunicera framstegen till läkaren.

Se till att personalen – både den kliniska och den icke-kliniska – är medveten om att syre är ett läkemedel, och se till att dina processer omfattar åtgärder för att säkerställa att ofullständiga ordinationer korrigeras eller valideras. Även om de flesta stater inte kräver att en andningsterapeut ingriper för att ställa in syrgas, kan dessa kliniker hjälpa till att förstärka ditt program – även om det inte omfattar kliniska tjänster – genom utbildning. Utvärdera kompetensen hos all personal som installerar eller löser problem med syrgas för att se till att de förstår hur man tar hand om kunder som får denna komplexa och ibland problembenägna utrustning och tjänst på rätt sätt. Med rätt utbildning av personalen kan ditt företag navigera i den ibland komplicerade världen av syrgasbehandling i hemmet och bygga upp ett framgångsrikt program.