Ny lag i Illinois om bakgrundskontroller av sökande
Av: Maryjo F. Pirages Reynolds
Den 19 juli 2014 undertecknade guvernör Quinn lagen Job Opportunities for Qualified Applicants Act till lag. Se P.A. 098-0774, tillgänglig på http://ilga.gov/legislation/publicacts/fulltext.asp?name=098-0774&GA=98&SessionId=84&DocTypeId=HB&DocNum=5701&GAID=11&Session. Den nya lagen har kallats ”Ban the Box”-lagstiftning eftersom den förbjuder användningen av förfrågningar om brottmålsdomar i anställningsansökningar. Den nya lagen förbjuder också användningen av andra metoder före intervjuer för att sortera bort sökande med brottmålsdomar.
Lagen träder i kraft den 1 januari 2015. Dess centrala krav är att:
”En arbetsgivare eller ett arbetsförmedlingskontor får inte förhöra sig om eller i, beakta eller kräva avslöjande av en sökandes brottsregister eller brottshistoria förrän den sökande har bedömts vara kvalificerad för tjänsten och underrättats om att arbetsgivaren eller arbetsförmedlingen har valt ut honom eller henne för en intervju eller, om det inte sker någon intervju, förrän arbetsgivaren eller arbetsförmedlingen har lämnat ett villkorat anställningserbjudande till den sökande.”
En arbetsgivare får med andra ord inte fråga om brottslig bakgrund på ansökningsblanketten, och arbetsgivare får inte begära eller använda information om brottslig bakgrund innan de beslutar om de ska intervjua en sökande. Detta liknar förbudet mot att fråga om funktionshinder innan man ger ett jobberbjudande – tanken är att göra det uppenbart för en sökande att en fällande dom har spelat en roll i beslutet att intervjua eller anställa.
Lagen kommer att gälla alla arbetsgivare i Illinois med 15 eller fler anställda under det innevarande eller föregående kalenderåret. Arbetsförmedlingar omfattas också, så arbetsgivare kan inte använda sådana förmedlingar för att kontrollera sökandes brottsliga bakgrund.
Lagen innehåller tre undantag: tjänster där arbetsgivare är skyldiga att utesluta sökande med vissa brottsdomar från anställning enligt statlig eller federal lag; tjänster där det krävs en standardgaranti eller motsvarande och en sökandes fällande dom för ett eller flera specificerade brott skulle diskvalificera honom eller henne från att erhålla en sådan garanti (i så fall kan arbetsgivaren inkludera en fråga eller fråga om huruvida den sökande har dömts för dessa brott); och tjänster där personer som är licensierade enligt lagen om system för medicinska akutvårdstjänster anställs. Enligt dessa undantag skulle till exempel arbetsgivare som regleras av Illinois Healthcare Worker Background Check Act kvalificera sig för ett undantag från lagen). Det är särskilt värt att notera att undantagen är snäva.
Vad innebär detta för dig som arbetsgivare? Arbetsgivare bör ta bort alla förfrågningar om brottslig bakgrund från sina ansökningar och bör vänta med att inleda en kontroll av brottslig bakgrund tills det har fastställts att en sökande är kvalificerad för jobbet och en inbjudan till intervju har skickats till den sökande. Arbetsgivare kan göra en förfrågan om brottslig bakgrund när de meddelar en sökande att han/hon har valts ut till en intervju. Lagen tycks också tillåta en arbetsgivare att ställa som villkor för en intervju att ett svar på förfrågan om brottslig bakgrund erhålls, och tillåta en arbetsgivare att meddela en sökande att han/hon inte kommer att intervjuas om svaret avslöjar ett brott som diskvalificerar honom/henne. Arbetsgivarna bör uppdatera alla riktlinjer för bakgrundskontroller och/eller bestämmelser i handboken. Arbetsgivarna bör också överväga att utarbeta en policy och/eller ett formulärbrev för att informera de sökande om policyerna för bakgrundskontroller, särskilt i de fall då en sökande inte anställs på grund av sin bakgrundskontroll.
Policyerna för brottslig bakgrund bör också ses över för att se till att de inte utsätter en arbetsgivare för påståenden om diskriminering på grund av ”ojämlikhet i inverkan”. Equal Employment Opportunity Commission rekommenderar att man antar en policy för ”riktad screening”. En sådan policy gör det möjligt för arbetsgivare att fastställa vilka brott som generellt sett kommer att diskvalificera sökande från anställning, men ger sedan alla diskvalificerade sökande möjlighet till en individuell bedömning. En individuell bedömning kräver att arbetsgivaren tar hänsyn till brottets art, arbetets art och den tid som förflutit för att avgöra om det är arbetsrelaterat och förenligt med en affärsmässig nödvändighet att utesluta den sökande från att komma i fråga för tjänsten. Här finns en länk till EEOC:s vägledning om kontroll av brottslig bakgrund: http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm.
Totalt sett uppmanas arbetsgivare att se över sina befintliga anställningshandböcker och policyer och rådgöra med juridiska rådgivare för att säkerställa överensstämmelse med Illinois nya lag. Slutligen är antagandet av denna lag en vänlig påminnelse om att arbetsgivare också måste se till att de följer Fair Credit Reporting Act (FCRA) när de använder sig av externa leverantörer för att utföra bakgrundskontroller.
Om ditt företag bestämmer sig för att det skulle vara fördelaktigt att genomföra en bakgrundskontroll av sökande och/eller anställda, vänligen kontakta vårt kontor för hjälp. FCRA innehåller många och komplexa krav när det gäller meddelande och dokumentation som krävs för att arbetsgivare ska få och använda bakgrundskontroller. Vår byrå kan hjälpa till med att förse er med de nödvändiga blanketterna och upplysningarna. Dessutom kan vi ge er råd om vilken typ av konsumentrapport (undersökande eller icke undersökande) som skulle vara mest fördelaktig och ge er råd om FCRA:s begränsningar och nyanser för vissa arbetsgivare.
Underlåtenhet att följa FCRA kan resultera i att en arbetsgivare kan bli juridiskt ansvarig för skada som drabbar en potentiell eller nuvarande anställd eller ett konsumentrapporteringsföretag, och i så fall skulle arbetsgivaren vara ansvarig för skadestånd och eventuellt advokatkostnader till följd av den bristande efterlevnaden. Dessutom kan ytterligare böter utfärdas av ett administrativt organ eller enligt en delstatlig lag. Arbetsgivare bör därför vara försiktiga och rådgöra med juridiska rådgivare när de försöker få och använda bakgrundskontroller.
Vänligen kontakta oss om ni har några frågor om FCRA eller den nya lagen.
Maryjo Pirages är biträdande advokat i byrån och medlem i grupperna Employment & Labor Law, Trusts & Estates och Corporate & Business. Maryjo ger råd och företräder arbetsgivare i en rad olika anställningsfrågor, inklusive efterlevnad av lagstadgade och administrativa bestämmelser, avtal samt handböcker och policyer för anställda. Maryjos mål är att arbeta hand i hand med arbetsgivarna så att de proaktivt kan genomföra och hålla sig uppdaterade med sina riktlinjer för att begränsa sitt ansvar och sin exponering. Dessutom bistår hon privatpersoner och familjer i deras planering och förvaltning av dödsbon.
Lämna ett svar