Att sköta ett kontor innebär utmaningar och belöningar, eller hur? Du hanterar ständigt nya hinder och påfrestningar i ett försök att göra allas arbetsdagar bekväma, säkra och produktiva. Det är dock en gåva att kunna erbjuda detta till andra och det är något som du förmodligen är mycket stolt över. Det förtjänar du att göra.

Som kontorschef är ett av de viktigaste sätten för dig att påverka ditt team att förbättra och bevara den miljö där de arbetar. Dina anställda förtjänar att arbeta i en miljö som är hygienisk, uppstädad och fri från distraktioner. Anställda är ofta utlämnade åt förhållanden på arbetsplatsen som de inte kan kontrollera.

Och även om de flesta företag kräver att de anställda hjälper till att hålla gemensamma utrymmen rena, anställdes dina anställda inte för att städa ditt kontor och det gjorde inte heller du. Om du anlitar ett kommersiellt städföretag kan du lätta på de anställdas börda att hålla rent samtidigt som du ser till att din kontorsmiljö inte blir lidande.

I den här kompletta guiden för att anlita ett kommersiellt städföretag hjälper vi dig att förstå fördelarna med att anlita ett städföretag, hur du hittar välrenommerade företag i din stad, hur du får de bästa priserna för städtjänster och hur du hanterar dem på ett framgångsrikt sätt.

Fördelar med att anlita ett kommersiellt städföretag

För att vi kan utforska hur du kan anlita din kommersiella städare måste du bestämma dig för om det är värt att outsourca kontorsstädningen och att hantera en annan leverantör. Senare kommer vi att ge rekommendationer för att hålla det här förhållandet lätthanterligt, men först ska du tänka på de här 6 viktiga skälen till att anlita ett städföretag:

En bättre arbetsmiljö

Om du håller ditt kontor inte bara rent utan professionellt fläckfritt kan du se till att de anställda är nöjdare och mer produktiva. Istället för att navigera runt pappershögar eller starta krig om rester från pausrummet kommer dina medarbetare att vara upptagna med att göra det arbete de anställdes för att göra på ett sätt som är bekvämt för dem.

Expertis och erfarenhet

Satsa på proffsen i stället för att lägga ansvaret för städningen på en receptionist, en lokalstädare eller en kontorschef som du själv. De vet hur man håller saker och ting dammade, rengjorda och sanerade på ett doserat och professionellt sätt. Genom att anlita ett städföretag får du sinnesfrid och kan njuta av en djupare typ av städning.

Pålitlighet och konsekvens

Istället för att hantera en roterande kalender med anställdas arbetsuppgifter eller en anställd som tar sjukdagar, behöver ledigt och kanske lämnar för ett annat jobb, låt ditt städföretag sköta allting. När du förlitar dig på deras team i stället för ditt eget kan du vara säker på att någon kommer att vara där vid schemalagd tid, regn eller solsken.

Bakterieavvikelse

Om dina anställda kanske städar sina skrivbord och hanterar sina egna sopor, tänker de inte på att desinficera ytor eller hålla bakterier i schack. Ditt kommersiella städteam kommer att ta sig an dessa områden med hög bakteriehalt. Särskilt under förkylnings- och influensasäsongen kommer du att vara skyddad från kontorsbaggar på bästa möjliga sätt.

Sätt & Glöm det

När en av dina anställdas släktingar kallas till ”kontorsstäddamen” kan det vara svårt att sätta upp ett schema. Judy, som också sköter hundar, jobbar deltid som avtalsbeställare och reser för sitt tredje jobb, kanske inte är tillgänglig i den takt som ditt kontor kräver. Välj i stället ett erfaret team av städare som vet när de ska dyka upp och som aldrig dröjer med att göra det.

Lätt att hantera en betrodd leverantör

Med Edens plattform för kontorshantering kan du hitta en betrodd leverantör som passar ditt företags särskilda behov och krav. Sedan kan du använda programvaran för att hantera schemat och betala fakturor till städfirman – det är så enkelt att du aldrig kommer att vilja gå tillbaka till att ha en egen kontorsstädare eller hantera saker och ting själv.

När du ska anlita ett kommersiellt städföretag

Den rätta tidpunkten för att anlita ett städföretag kan kännas lite undvikande. Om inte ditt kontor är i total förfall och det inte finns någon som kan ta hand om det, har du förmodligen hittat en lösning som på sätt och vis fungerar.

Kanske har du en roterande kalender där teammedlemmar anmäler sig för specifika städuppgifter eller så har du en ”städkille” eller ”städkvinna” som kommer för att tömma sopor varje fredag. Det har varit okej så du har inte stressat över att hitta en bättre lösning.

Här är några varningssignaler på att det är dags att anlita ett professionellt städföretag på återkommande basis:

Ditt team är för upptaget

Ditt team är smalt men fullt av rockstjärnor. De har massor av hattar på sig och klagar aldrig över att det är mycket att göra – de trivs med det. Ditt team kan dock inte trivas med det arbete de anställdes för att göra om de är upptagna med att tömma soptunnor och fylla på resurser. Hjärnorna i din verksamhet dränerar redan dyrbar tid på möten, mindre effektiva uppgifter och andra distraktioner. För de flesta företag är detta skäl nog att anlita ett kommersiellt team för att minska den tid som slösas bort internt.

Din nuvarande städsituation räcker inte till

Oavsett om du är missnöjd med den nivå av renlighet som din nuvarande städleverantör uppnår i din anläggning eller om du har andra bekymmer som kostnad, tillgänglighet eller etikett, är det värt att göra ett byte. Även om det kan ta tid och energi att hitta en ny leverantör och att sätta igång med dem, kommer du att tjäna tillbaka tiden när du inte längre har att göra med ett opålitligt städföretag eller en opålitlig leverantör.

Du har precis flyttat in på ditt kontor

Nytt utrymme, nya regler. Oavsett om du är en helt ny startup som expanderar till nya städer, ett fjärrföretag som precis har gått IRL för första gången eller om du bara flyttar till ett nytt kontor i samma stad, är det en bra tidpunkt att fastställa nya förväntningar och förfaranden för att hantera ditt utrymme. Det är också skäl nog att avskeda ditt nuvarande städteam eller äntligen ge dina anställda en paus från att göra kontorsstädning på egen hand.

Typiska tjänster som erbjuds av städföretag

Om du aldrig har anlitat en kommersiell städare tidigare kanske du undrar vad du kan anlita dem för att göra. Denna lista varierar beroende på leverantör och den bästa policyn när du är osäker är att fråga uttryckligen. Många leverantörer erbjuder dock en tvättlista över de tjänster som de tillhandahåller på sin webbplats.

De vanligaste typerna av städtjänster är bland annat:

  • Tömning/röjning av sopor
  • Rengöring och desinficering av badrum
  • Storka av ytor
  • Rengöring av speglar, fönster, och skärmar
  • Restaurera papper eller andra förnödenheter
  • Deodorisering och uppfräschning av utrymmet

Hur man hittar ett välrenommerat kontorsrengöringsföretag

När du är redo att anlita en kontorsrengöringsleverantör kommer du att ha nya frågor att besvara: Vem ska vi anlita? Hur hittar vi dem? Hur avgör vi om de passar bra?

Notera: Edens Services Marketplace listar hundratals topprankade kontorsstädningsföretag i hela USA. Vi har redan gjort arbetet med att identifiera pålitliga företag som rekommenderas av andra kontorschefer. Vår plattform ger dig möjlighet att begära offerter från leverantörer, kommunicera med dem och hantera fakturor på ett och samma ställe. Du kan begära en kostnadsfri offert för kontorsstädningstjänster här.

Oavsett om du använder en tjänstemarknadsplats som vår för att hitta en kontorsstädare eller om du letar efter en på egen hand, så får du här tre tips som hjälper dig att hitta ett lokalt städföretag att anlita:

Hänvisningar (mun till mun)

Använd ditt nätverk av andra kontorschefer eller anställda på andra företag. De som är entusiastiska över sitt städteam är en bra indikator på tillfredsställande resultat, och de som inte får ett entusiastiskt omdöme bör också noteras. Om du inte har något nätverk att rådfråga kan du ställa frågan på sociala medier eller göra en sökning för att se vem som har twittrat eller publicerat beröm för sina leverantörer.

Online Recensioner

Se på Google, Yelp, Angie’s List, Thumbtack och Facebook efter städföretag i din närhet. Sortera efter dem som har minst en genomsnittlig sammansatt recension på 4,0 och högre – men läs sedan faktiskt recensionerna. Du bör leta efter positiva recensioner som listar punktlighet, uppmärksamhet på detaljer och exceptionell service. Glöm inte att titta på negativa omdömen också – även om en del av dessa utan tvekan är skrivna av en missnöjd före detta anställd eller kund, är många talande.

Reklam

Använd Google för att söka efter kontorsstädningsföretag i din stad. Var uppmärksam på annonserna som visas högst upp på sidan med sökresultat. Du kan också hänvisa till dina lokala tidningar eller Gula sidorna för att hitta annonser från lokala städföretag.

Hur mycket ska du betala för kontorsstädning?

När du börjar undersöka förslag från kommersiella städföretag vill du överväga en mängd olika faktorer, inklusive antal år i branschen, recensioner och rykte, tillgänglighet och tillhandahållna tjänster. En regerande faktor att ta hänsyn till är dock priset på tjänsten och den faktorn beror på alla de andra.

Mer erfarna och allmänt tillgängliga företag tenderar att ta mer betalt än nyare eller mindre team. Det finns inte heller någon universell standard för kostnaden för städtjänster eftersom storleken på ditt kontor, staden du befinner dig i och de tjänster du behöver också kan variera. Slutligen ingår dricks och andra avgifter hos vissa leverantörer medan andra räknar in dem i det offererade priset.

För att få bästa möjliga pris bör du se till att gå igenom varje förslag två gånger för att undvika dolda kostnader. Jämför kostnaderna hos minst tre andra leverantörer innan du gör ett slutgiltigt val. Sträva efter en kombination av överkomlighet och kvalitet – både det billigaste och det dyraste kan vara fel för dig, och det är okej.

Här är några tips för att skapa RFP:

Var specifik

När det gäller ditt RFP för kommersiell rengöring, se till att du är specifik när det gäller vem som ska lämna in ett förslag, vad de ska inkludera i sitt förslag och vad som kan diskvalificera ett visst företag från dina överväganden. Låt dina potentiella leverantörer rensa ut sig själva i första omgången.

Kommunicera vad som är viktigast

Vilka funktioner, förmåner, tjänster eller detaljer är viktigast för dig i ett städteam? Är det viktigare att de är snabba eller noggranna? Föredrar du att de är kommunikativa eller att de håller sig undan? Du känner dina behov och din bandbredd bäst, så bekräfta dem på förhand.

Känn dina behov i skala

Hur ofta vill du att ditt städteam ska besöka dig? Hur kommer ni att fastställa det schemat och samförvalta det? Vilka typer av städning behöver ni hyra ut? Vilka faktorer skulle påverka eller förändra dessa förväntningar? Se till att ditt förfrågningsunderlag tar upp dessa frågor.

Skjut ett försiktigt nät

Istället för att utfärda ett förfrågningsunderlag på 100 ställen bör du överväga att begränsa dig till några få nyckelställen där leverantörer av kommersiell städning samlas. Eden kan hjälpa till med detta.

Sätt gränser

Vilka kvalificerande faktorer hjälper dig att identifiera den bäst lämpade städleverantören? Hur kan du formulera dessa för potentiella leverantörer? Vilka frågor skulle du vilja att de svarar på för att göra ditt val tydligare?

Organisera platsbesök

När du har begränsat ditt urval till 3-5 bäst lämpade städfirmor bjuder du in dem. Uppmuntra leverantörerna att komma på besök, visa runt på kontoret och ställa frågor som de kan ha. På så sätt får du en helhetsbild av om de kommer att passa kulturellt och kommunikativt in i din organisation, men också om de känner sig trygga i sin förmåga att hantera ditt utrymme.

När du väl har gjort ditt val ska du ingå avtal med försiktighet. Överväg först ett provanställningskontrakt eller tillfälligt kontrakt för att testa vattnet och avgöra om ett mer långsiktigt arrangemang är genomförbart. Se till att båda parter är öppna för att omförhandla när behoven förändras.

Att ta ombord ett nytt städföretag

När du ska ta ombord ditt nya städföretag finns det några saker som du måste reda ut. För det mesta bör ditt städföretag gå igenom dessa saker med dig. Du vill dock diskutera internt och fatta beslut om vissa saker innan städföretaget ska börja.

Här är några saker att tänka på när du anlitar ett nytt städföretag:

Rengöringsmaterial för kontoret

Vem tillhandahåller de material som ditt städföretag kommer att använda? Om de använder sina egna förnödenheter, kommer du att kräva att de använder särskilda förnödenheter som har minimal lukt, är allergivänliga eller miljövänliga? Om du måste tillhandahålla förnödenheterna, kommer ditt städteam att vara bekant och bekväm med vad du väljer att använda?

Hur kommer ni att kommunicera när saker behöver fyllas på och vem som kommer att ersätta och fylla på dessa saker? Förvarar de sina material på ditt kontor för att användas där, eller kommer de att resa med dem varje vecka? Om ni tillhandahåller ert eget material, var kommer ni att förvara det och hur kommer ni att ge tillgång till era städare? Kommer städpersonalen att ta med sig sina egna dammsugare, golvpolermaskiner eller andra rengöringsapparater och verktyg, eller kommer dessa att behöva tillhandahållas av er?

Rengöringsschema

Du måste bestämma hur ofta städpersonalen förväntas betjäna ditt kontor, på vilka dagar och tider och på vilket sätt. Bygg in en beredskap för veckor som infaller under helgdagar eller viktiga händelser för ditt företag.

Access till kontoret

Hur, och genom vilken ingång, vill du att städpersonalen ska komma in i byggnaden? Kommer de att behöva en kod, ett kort eller en nyckel för att komma in eller kommer någon att finnas på plats för att släppa in dem? Om du kräver andra åtgärder för att de ska få säkert tillträde, se till att de är kända och fastställda.

Förberedelser före städning

För att ditt städteam anländer varje vecka eller månad, vad vill de att ditt team ska göra? Föredrar de att sopor ska tas bort från burkar och ställas i ett område för insamling? Vill de att apparater ska vara urkopplade, att ytor ska vara rena eller att kylskåp ska vara tömda innan de anländer?

Omvänt, vad vill du att de ska göra innan de åker? Vill du att de ska lämna lamporna tända eller släckta? Ska de ta särskild hänsyn till att byta ut vissa resurser eller återställa nyckelområden på kontoret? Dessa instruktioner måste vara klara och tydliga från början. Det bästa sättet att se till att ditt städteam passar dina behov är att uttrycka dina behov tydligt.

Tips för att hantera ett kommersiellt städföretag

När ditt städföretag väl är på plats och redo att agera måste du övervaka och hantera relationen med dem, precis som med alla andra leverantörer. Det är viktigt att förstå att dina kommersiella städare hanterar många olika kontor där förväntningar och krav kan variera.

För att säkerställa framgång ska du se till att du kommunicerar och dokumenterar förväntningarna i båda riktningarna. När överraskningar, besvikelser eller hinder uppstår, hantera dem snabbt och med omsorg. Viktigast av allt är att ge feedback öppet och att också söka den öppet. Om ditt städteam känner att de kan komma till dig med problem eller frågor kommer du aldrig att vara den sista som får veta när något går sönder eller går sönder.

I slutändan kan det ta några veckor eller till och med månader att komma in i en rytm. Förbli tålmodig men ändå flitig när det gäller att kommunicera dina förväntningar och behov.

Hur Edens Workplace Management Platform kan hjälpa dig

Vår Workplace Management Platform är en allt-i-ett-lösning för kontorschefer och fastighetsförvaltare i hela USA. Vi tillhandahåller de bästa leverantörerna av städtjänster, konkurrenskraftiga anbud och branschens snabbaste omloppstider.

Tjänstemarknadsplats:

Med hjälp av vår tjänstemarknadsplats kan du få flera anbud på alla tjänster som du kan behöva för att sköta ditt kontor – från kontorsstädning, IT-support, hantverkartjänster, rörmokare, flyttfirmor och mycket mer. Vår marknadsplats listar endast leverantörer som rekommenderas av andra kontorschefer i din stad, och vi genomför flera referenskontroller för att se till att de är bra.

Vendor Communication:

Med Edens instrumentpanel kan du chatta direkt med alla dina leverantörer. Denna direkta kommunikationslinje som är inbyggd i instrumentpanelen garanterar snabba svarstider från leverantörerna och en direkt kommunikationslinje med din Account Manager också. Alla Edens leverantörer är utbildade för att använda vår programvara, så du kan vara säker på att deras kompetens förbättras ytterligare av vår teknik, vilket resulterar i optimal prestanda

Task Management:

Kontorchefer och arbetsplatsteam kan nu effektivisera insamlingen och organiseringen av anställdas förfrågningar. Dina teammedlemmar kan skicka in ärenden på det sätt som är bäst för kontoret – via Slack, webbplats, e-post eller till och med vår iPad-app. Det är slut med att bli knackad på axeln för förfrågningar. Du kan till och med se analyser kring vilka typer av förfrågningar som är trendiga på ditt kontor, samt din egen omloppstid för att slutföra förfrågningar.

Söker du efter ett pålitligt städföretag för ditt kontor? Lär dig mer om våra kontorsstädningstjänster här och begär en kostnadsfri offert för din arbetsplats.