Att övervaka och leda dina anställda kan vara en utmaning, men det kan också vara mycket givande. Effektiv ledning innebär att man samlar och vårdar ett fantastiskt team som kommer att bidra till att göra ditt företag framgångsrikt.

Naturligtvis är vissa aspekter av ledning roligare än andra. Många chefer tycker till exempel om de stora frågorna, som att vara mentor för yngre medarbetare och hjälpa dem att utvecklas i sin karriär. Men vi tenderar att se dagliga uppgifter, som schemaläggning, som nödvändiga men tråkiga detaljer.

Det behöver inte vara så. Med effektiva rutiner för schemaläggning kan du motivera din personal att uppskatta sina roller och se dig som en medkännande och värdig ledare. (Du kanske sparar lite tid åt dig själv också!)

Här är våra fem bästa tips för att schemalägga din personal på ett effektivt sätt.

Publicera ett schema minst två veckor i förväg

Dina anställda måste planera sina liv. Vissa kan behöva samordna barnomsorg. Andra har sociala och familjehändelser som de måste planera. Och vissa kanske har ett andra jobb. Att offentliggöra ditt skiftschema två veckor i förväg visar dem att du respekterar deras tid och den ansträngning de lägger ner på sina jobb. (Och på vissa ställen är det faktiskt lagstadgat)

Öppen kommunikation är nyckeln

Många verksamheter som är beroende av skiftarbete är mycket snabba. Det är viktigt att du har en enkel och öppen kommunikation mellan anställda och chefer. Öppen kommunikation innebär att om dina schemaläggningsbehov ändras eller om dina anställdas tillgänglighet ändras, är alla omedelbart medvetna om ändringen. Behoven kan fyllas utan att störa affärsflödet.

Giv din personal tekniken och verktygen för att vara framgångsrik

Du kanske tror att du inte har råd med de senaste tekniska framstegen för din bransch, men det kan faktiskt spara tid och pengar. Verktyg och teknik gör arbetet bättre för dig och ditt team, och de kan öka effektiviteten, lyckan och framgången. Detta gäller i alla aspekter av ditt företag, men särskilt när det gäller schemaläggning. Schemaläggningsappar och programvara minskar den tid du lägger ner på att skapa och kommunicera ditt schema, och de eliminerar vanliga fel som kan uppstå när du schemalägger för hand. De gör det också möjligt för dig att titta på rapporterna med ”helhetsbilden” så att du kan se var du lyckas och var du behöver förbättras.

Regelbundet omvärdera dina bemanningsnivåer

Ibland kan schemaläggning kännas som ett olösligt pussel. Om du har för lite personal kan du missa försäljning eller förlora kunder, och ditt team kommer att känna sig utmattat och demoraliserat. Om du har för mycket personal betalar du för mycket i timlön och din övertaliga personal kan känna att deras skift var slöseri med tid. Detta är anledningen till att du inte får bli självgod i din schemaläggning. Kopiera inte bara förra veckans schema. Kör rapporter, titta på den större bilden och bestäm om din personalstyrka uppfyller företagets behov.

Gör ditt schema förutsägbart OCH flexibelt

Din personal behöver planera sina liv, och du behöver planera din affärsverksamhet. Därför skapar du ditt schema minst två veckor i förväg. Men det betyder inte att ditt schema aldrig kommer att ändras. Ibland dyker det upp saker och ting. Kanske blir en av dina servitörer sjuk eller så får de en överraskande inbjudan till en fest. Eller så får din restaurang oväntat mycket folk på en tisdagskväll och du måste kalla in extra personal.

Det finns många anledningar till att arbetets tillgänglighet eller verksamhetens behov kan ändras i sista minuten. Se till att dina schemaläggningsrutiner är tillräckligt flexibla för att möjliggöra skiftbyten, ledighetsansökningar och andra ändringar i sista minuten.