Vad kostar det för ditt företag att skicka en ACH-betalning? Om du svarade någonstans mellan 0,25 och 0,50 dollar är det inte förvånande, eftersom det är den transaktionsavgift som visas på ditt kontoutdrag. Det ser rent ut sagt billigt ut, och det ser verkligen ut som ett fynd jämfört med de 2,00-5,00 dollar som branschforskningen säger att det kostar att behandla en check.

Varför gör företagen då fortfarande mer än hälften av sina leverantörsbetalningar med checkar? Det är inte alla leverantörer som accepterar ett kreditkort för fakturabetalning, men alla leverantörer med ett bankkonto bör kunna ta emot en ACH-betalning. Det verkar vara en självklarhet, men när man tar en ordentlig titt på allt arbete som krävs för att inrätta och underhålla ett ACH-program ser man att ACH-betalningar är mycket dyrare än vad de ser ut att vara.

Hur mycket dyrare? Det är verkligen svårt att hitta branschdata om detta, så vi tog reda på det. I vår rapport ”Beyond the Bank Statement: Understanding the Real Costs of ACH Payments” beräknar vi den verkliga kostnaden för ACH-betalningar och tar hänsyn till alla ansträngningar som vanligtvis är förknippade med dem – utöver bankavgiften.

En utbredd missuppfattning

Varför spelar det någon roll? ACH-betalningar är en viktig del av alla betalningsstrategier, och det finns nya lösningar för automatisering av betalningar som är utformade för att hjälpa företag att äntligen eliminera checkar och betala de flesta av sina leverantörer elektroniskt. Men om du inte förstår dina kostnader är det svårt att argumentera för ny teknik – eller ens fatta intelligenta beslut om hur man bäst betalar en viss leverantör.

Som leverantör av automatiseringslösningar för B2B-betalningar pratar vi ofta med företag som hade stora ambitioner att flytta över de flesta av sina leverantörer till ACH-betalningar och som började på den vägen och slutade när de insåg svårigheten med företaget. Vissa har till och med helt övergivit initiativet och återgått till att betala med checkar. Vi har kommit att tro att den utbredda missuppfattningen att ACH-betalningar är billiga är en del av det som gör att företagen fortsätter att skriva papperscheckar.

Ett ämne som sällan studeras

Även studier som ser bortom banktransaktionsavgiften och inkluderar kostnader för t.ex. registrering, personal, IT och teknik, anger fortfarande kostnaden för att göra en ACH-betalning till mindre än 1 dollar.

Vi uppskattar dock att den verkliga kostnaden för ACH-betalningar ligger någonstans mellan 1,40 och 3,79 dollar.

Vad är det vi räknar som andra studier inte gör? Kostnader för leverantörsaktivering i början av processen och kostnader för felsökning i slutet av processen. Varje organisation som gör ACH-betalningar kommer att inse att dessa kostnader är verkliga, även om de aldrig har räknat upp dem, vilket vi har gjort.

Varför beaktas inte leverantörsanpassning när man räknar upp kostnaderna för ACH-betalningar? Vi misstänker att dessa uppgifter är svåra att få tag på, men eftersom vi har aktiverat hundratusentals leverantörer under det senaste decenniet kunde vi använda våra uppgifter för våra beräkningar. I rapporten får du reda på den genomsnittliga kostnaden för att aktivera en leverantör i en förstklassig aktiveringsorganisation.

Räkna med leverantörsväxling

De flesta beräkningar utelämnar inte bara leverantörsaktivering, de misslyckas också med att ta hänsyn till att om du ska upprätthålla ett effektivt ACH-betalningsprogram, måste du omfamna leverantörsaktivering som ett pågående arbete. Ditt företag lägger alltid till nya leverantörer, och cirka 10-20 procent av dina befintliga leverantörer ändrar sina bankuppgifter eller betalningsinstruktioner varje år.

Vad kostar detta leverantörsbyte ditt program? Det beror mycket på ditt företags storlek och vilken bransch du är verksam inom. Lägger du till tio nya leverantörer i månaden eller 100? Har du 10 000 leverantörer och 20 procents churn? Eller 5 000 leverantörer och 30 procent? I vår rapport beräknar vi kostnaderna för företag med måttlig och hög churn.

Den dolda kostnaden för fel, ändringsförfrågningar och misslyckanden

Den andra saken som forskningen om ACH-kostnader inte tar hänsyn till är att betalningar misslyckas. Enligt en studie kräver mellan en och tre procent av betalningarna per ACH-sats uppmärksamhet från AP:s sida för att utreda, kommunicera och lösa felet. Det kostar pengar. Och om du gör ett misstag med en ACH-betalning tillkommer bankavgifter eftersom debiteringen och krediteringen måste återföras. Alla dessa kostnader ingår i vår avräkning.

Andra överväganden

Vad ingår inte? Våra beräkningar utelämnar fortfarande vissa kostnader som är ännu svårare att få grepp om, till exempel:

  • Datasäkerhet. Att lagra leverantörernas bankuppgifter på ett säkert sätt är en svår uppgift i dagens lagstiftningsklimat.
  • Fraud. Icke återvinningsbara bedrägliga betalningar bör beaktas.
  • Leverantörsstöd. Eftersom ACH-betalningar bara visas på leverantörens kontoutdrag utan några betalningsuppgifter måste AP oundvikligen ta emot telefonsamtal där man frågar vad betalningen är till för – särskilt när en betalning täcker flera fakturor och krediter.
  • Förlust av checkar. Även i dagens lågräntemiljö tjänar stora finansförvaltningsorganisationer fortfarande pengar på checkflottning. Genom att automatisera betalningar med moderna lösningar kan man mer än väl kompensera för förlorad float, men AP och Treasury måste arbeta tillsammans för att tidsbestämma betalningar med precision och fånga upp alla tillgängliga rabatter.

När du börjar beräkna kostnaderna på ditt företag kan du ta hänsyn till dessa.

Busting the cheap ACH myth

Det finns en långlivad missuppfattning om att ACH är billigt, eftersom vi kan se en transaktionsavgift på vårt kontoutdrag och att den är mindre än en dollar. Det döljer den verkliga kostnaden.

Verkligheten är att för alla typer av företagsbetalningar – checkar, kort, banköverföring och ACH – är transaktionsbehandlingen bara en bråkdel av den totala kostnaden, och i vår rapport kommer du att se hur dessa kostnader verkligen kan räknas upp. Det förklarar till stor del varför vi inte har sett ACH-användning i närheten av den takt som man kan förvänta sig när organisationer går mot digitala betalningar.

Till en modern betalningsstrategi

Detta betyder inte att ACH inte är ett bättre sätt för företag att betala än papperscheckar. I de flesta fall är det det, men för leverantörer som accepterar kort kan betalning med virtuellt kort vara ett ännu bättre sätt. Vad företagen verkligen behöver idag är en holistisk betalningsstrategi som optimerar varje betalning till varje leverantör.

Är ditt företag intresserat av att göra fler betalningar elektroniskt? Gör ni ACH-betalningar, men bara till era toppleverantörer eller leverantörer som kräver det? Har du lagt mer kraft på att försöka betala fler leverantörer via ACH, bara för att till slut känna att du trampar vatten? Du är inte ensam. Hämta rapporten för att se bortom kontoutdraget och ta reda på hur lösningar för automatisering av betalningar äntligen kan hjälpa dig att förverkliga potentialen i ACH-betalningar.

Ladda ner arbetsbladet: Förstå de dolda kostnaderna för ACH