Multitasking är inte vad du tror. Du växlar egentligen bara fram och tillbaka mellan uppgifter väldigt snabbt, enligt Guy Winch, Ph.D, författare till Emotional First Aid.
Våra hjärnor har bara en viss mängd uppmärksamhet och produktivitet att delegera ut på en gång. Dr. Winch hänvisar till bilden av ett cirkeldiagram och konstaterar att de uppgifter vi utför tar upp den största delen av kakan.
TiVo publicerade nyligen en ny studie som visade att 78 procent av människorna ”multitaskar” när de tittar på TV genom att använda sina smartphones och 72 procent använder sina bärbara datorer. Eftersom multitasking blir mer av en norm, även under vår ”stilleståndstid” hemma, kommer vi förmodligen att fortsätta att tänka lite på det.
Det verkar som om det varje dag kommer ett nytt företag som utvecklar verktyg som gör det möjligt för oss att göra mer snabbare, och samtidigt med andra uppgifter. Vi köper in oss eftersom vi tror att det kommer att spara tid – en värdefull valuta i dag.
Men tänk om multitasking faktiskt håller dig tillbaka? Tänk om du visste att det faktiskt dödar din produktivitet, skadar dina topprestationer och i slutändan förstör ditt företag?
Multitasking and Job Performance
Multitasking förändrar fysiskt hjärnans struktur. Ny forskning från University of Sussex visar att personer som multitaskar och använder flera medieapparater samtidigt har lägre täthet av grå substans i en viss region av hjärnan än de som håller sig till att använda en apparat ibland.
Naturligtvis finns det ett litet fall av hönan och ägget här, vilket får oss att undra vad som kom först. Forskarna noterade behovet av ytterligare en studie för att avgöra om de med brist på grå substans gör dem benägna att multitaska eller om det faktiskt är tvärtom.
Här är några anledningar till varför multitasking har en negativ inverkan på arbetsprestationen och vad du kan göra för att hjälpa till att vända på det:
1. Uppgiftsväxling innebär låg produktivitet.
En studie från Realization visar att multitasking kan leda till en produktivitetsförlust på upp till 40 procent. I avsaknad av multitasking fanns det en genomsnittlig ökning på 59,8 procent av antalet avslutade projekt och en minskning på 35,5 procent av den tid det tog att slutföra ett projekt.
Sök att inte tilldela för många projekt på en gång – eller om du gör det, ge en lista över prioriteringar och tidsfrister – vilket hjälper dina anställda att förstå i vilken ordning de kan arbeta med objekt ett i taget. Arbeta med de anställda för att lära dem hur de ska prioritera pop up-uppdrag och förfrågningar från andra som kan distrahera dem på vägen.
2. Dålig uppmärksamhet inför distraktioner.
Realiseringsstudien visade också att högmultitaskers är mer mottagliga för att bli distraherade av irrelevanta stimuli på jobbet. Detta leder till dålig reglering av arbetsvanor, vilket hämmar produktiviteten.
Våra uppmärksamhetsspannor krymper, visar forskning. Det är svårt att avgöra om våra verktyg utvecklas för att tillgodose detta eller om våra hjärnor anpassar sig till nya bekvämligheter.
Oavsett detta är distraktioner oundvikliga, så vi måste lära oss att använda dem till vår kreativa fördel.
Utforma din arbetsplats för både single-taskers och high media multitaskers. Tillhandahåll tysta kontorsrum samt gemensamma arbetsområden där de anställda har frihet att arbeta i en miljö med musik och andra saker som kan motivera dem.
3. Depression och ångest.
Forskning från University of Sussex har också visat att multitasking kan orsaka känslomässiga sjukdomar som depression och ångest. I studien fann man en mycket mindre täthet av grå substans i den främre cingulära cortexen eller ACC bland deltagare som använde en större mängd medieapparater samtidigt. Personer med lägre nivåer av grå substans i ACC visar svaghet i kognitiv kontroll och känsloreglering, vilket gör dem mer benägna att drabbas av depression.
Inget förlamar ett företag som arbetsplatsdepression. Faktum är att depression kostar amerikanska arbetsgivare 23 miljarder dollar i produktivitetsförlust varje år. Anställda med depression missar i genomsnitt 8,7 arbetsdagar varje år på grund av att de inte mår bra, jämfört med de som aldrig har diagnostiserats med depression som bara missar 4,6 dagar. I det här fallet hjälper överdriven multitasking ingen om det leder till frånvaro.
Du kan minska risken för att dina anställda drabbas av depression och ångest på arbetsplatsen genom att bekämpa några av de andra orsakerna, t.ex. stress på grund av överarbete.
Fråga de anställda om vad som orsakar dem stress och göra ditt bästa för att hjälpa till med att tillhandahålla verktyg för att lindra den. Erbjud tips för att hjälpa dem att prioritera sin arbetsbelastning, till exempel genom att dela upp stora projekt i mindre uppgifter. Eller kanske finns det en möjlighet till mer samarbete i teamet i samband med projekt för att dela upp de nödvändiga uppgifterna.
Kan vi vända skadan?
Universitetet i Sussex kan ha hittat nyckeln till att vända de fysiska effekterna av multitasking på hjärnan. Deras studie visar att specifika typer av träning som att lära sig jonglera eller att memorera en karta ökar den grå substansen i hjärnan.
Vem sa att jonglering bara var något för cirkus? Ta 15 minuter om dagen för att uppmuntra en hälsosam aktivitet som denna på kontoret varje dag. Sätt upp hulahoops och hopprep i pausrummet. Uppmuntra till en morgonpromenad runt byggnaden.
Planera regelbundna snöjakter på kontoret med affärsrelaterade aktiviteter för att hjälpa till att bygga upp ditt team och ge ett avbrott från normen. Lägg till en karta för att hjälpa till att få igång den grå hjärnan. Om du kan, gör det utomhus. Att gå ut en stund återställer neuronerna i hjärnan, visar forskning, på grund av den fysiska textrika miljön.
Du kommer att märka att dina anställda får mer gjort när de fokuserar på enstaka uppgifter och har möjlighet att ta pauser för att friska upp tankarna. Ja, vi vill få mer gjort snabbare, och även om tekniken till synes möjliggör detta har vi upptäckt att det inte fungerar. Faktum är att den dödar din produktivitet och ditt företag. Var uppmärksam på dina anställdas behov så kan ni tillsammans arbeta för att stoppa multitasking och åstadkomma mer.
Vad är några sätt som du har upplevt en stor motgång eller produktivitetsförlust på grund av multitasking?
Lämna ett svar