Vår policy för distansarbete har justerats mot bakgrund av aktuella folkhälsoproblem med COVID-19. Kabinettsmedlemmarna har fått stort handlingsutrymme för att justera hur universitetet gör bemanningsuppdrag och reagerar på denna situation. För aktuell vägledning eller godkännanden, vänligen rikta frågor till respektive kabinettsmedlem genom din handledare.

Titel: Policy för distansarbete
Gångsdatum: Maj 6, 2016
Revisionsdatum: Datum för distansarbete: 313163> Första versionen
Responsibelt kontor: 1: Human Resources

I. Tillämpningsområde

Denna policy gäller William & Mary som ett helt universitet, inklusive Virginia Institute of Marine Science, (universitetet). Den gäller för alla hel- och deltidsanställda berättigade anställda vid universitetet och för lärare i den utsträckning som anges i avsnitt IV(C)(1) nedan.

Riktlinjer för tillämpningen av denna policy på anställda som distansarbetar från och med policyns ikraftträdande finns i avsnitt VII(B).

II. Syfte

Syftet med denna policy är att tillåta anställda att arbeta på alternativa arbetsplatser under hela eller delar av arbetsveckan i enlighet med avsnitt 2.2-2817.1 i Virginia Code. Distansarbete kan förbättra produktiviteten och arbetsprestationen samt främja administrativ effektivitet (t.ex. minska kontors- och parkeringsutrymmen), minska trafikstockningar och transportkostnader, stödja planer för kontinuitet i verksamheten och stödja rekrytering och bibehållande av en högkvalificerad arbetskraft genom att förbättra balansen mellan arbetsliv och privatliv.

III. Definitioner

Alternativa arbetsplatser: godkända platser, andra än den anställdes centrala arbetsplats, där officiella universitetsärenden utförs. Den vanligaste alternativa arbetsplatsen är den anställdes hem, med förbehåll för det godkännande som beskrivs i denna policy.

Central arbetsplats: en arbetsgivares arbetsplats där de anställda normalt är placerade. Vanligast är detta campus i Williamsburg.

Fjärrarbete: ett arbetsarrangemang där den anställde ingår ett formellt avtal med universitetet om att utföra sina vanliga arbetsuppgifter på en annan arbetsplats minst en dag i veckan.

IV. Policy

Fjärrarbete är ett frivilligt arbetsalternativ som är lämpligt för vissa anställda och vissa tjänster men inte för alla anställda och alla tjänster. Ingen universitetsanställd har rätt till eller är garanterad möjlighet till distansarbete. Vissa kategorier av befattningar är inte berättigade till distansarbete. För befattningar som är berättigade till distansarbete (se avsnitt A nedan) är huruvida en viss anställd får distansarbeta ett beslut som fattas från fall till fall med beaktande av en bedömning av sannolikheten för att den anställde ska lyckas i ett distansarbetsarrangemang och en bedömning av handledarens förmåga att hantera distansarbetare. distansarbetsarrangemang är oftast för partiellt distansarbete, t.ex. distansarbete en dag i veckan.

Fjärrarbete kan också övervägas från fall till fall som en rimlig anpassning enligt policyn och förfarandet för anställdas rimliga anpassningar för kvalificerade anställda med funktionshinder.

Anställda som godkänns för distansarbete måste underteckna ett avtal om distansarbete med universitetet som är förenligt med denna policy.

Alla anställda som arbetar på distans utför i stort sett samma arbete som de skulle ha utfört på den centrala arbetsplatsen, i enlighet med samma förväntningar på prestationer och andra överenskomna villkor. Avtal om distansarbete kan upprättas för en långsiktig eller kortvarig period.

En anställds klassificering, ersättning och förmåner ändras inte om den anställde godkänns för distansarbete.

Universitetet kan fastställa distansarbete som ett villkor för anställning, baserat på universitetets affärsbehov. I sådana fall ska detta krav ingå när tjänsten annonseras och i korrespondens som erbjuder anställning.

A. Berättigade befattningar och anställda

Förmännen ska i samråd med Office of Human Resources analysera befattningens karaktär och hur arbetet utförs och avgöra vilka befattningar som är lämpliga att utse eller godkänna för distansarbete. Flera faktorer bör beaktas för att avgöra om distansarbete är genomförbart, bland annat universitetets förmåga att övervaka den anställde på ett adekvat sätt och om några arbetsuppgifter kräver användning av viss utrustning eller verktyg som inte kan replikeras i hemmet. Andra viktiga överväganden är om

  • det finns ett behov av personlig interaktion och samordning av arbetet med andra anställda;
  • det är nödvändigt med personlig interaktion med kollegor, klienter eller kunder utanför företaget;
  • den aktuella befattningen kräver att den anställde har omedelbar tillgång till dokument eller annan information som endast finns på arbetsplatsen;
  • den alternativa arbetsplatsen ligger i Virginia Commonwealth of Virginia;
  • det alternativa arbetsarrangemanget kommer att påverka tjänstekvaliteten eller universitetets verksamhet eller öka arbetsbördan för andra anställda;
  • tjänsten kan struktureras så att den kan utföras oberoende av andra med minimalt behov av stöd och liten interaktion ansikte mot ansikte; och
  • prestationen kan mätas med hjälp av kvantitativa eller kvalitativa resultatinriktade standarder, och inte med hjälp av den tid som läggs ned på att utföra jobbet.

Typiskt sett innebär en tjänst som betecknas som berättigad till distansarbete att det är möjligt att arbeta delvis och inte på heltid på distans. Office of Human Resources kommer i samråd med avdelningarna också att identifiera breda kategorier av befattningar som inte är berättigade till distansarbete, inklusive men inte begränsat till direkta tjänster och platsspecifika befattningar såsom poliser, markarbetare, parkeringspersonal, hantverkare inom anläggningsbranschen, inklusive rörmokare och elektriker, och VVS-tekniker, personal som arbetar med lokalvård, personal som arbetar med studenthälsovård, personal som arbetar med boende, tränare, tjänster inom stöd och drift av idrottsanläggningar, receptionister, receptionister, personal som arbetar med biblioteksutlämning och stöd, referens- och forskningsbibliotekarier, tjänster som arbetar med direkt IT-stöd, personal som arbetar med fartygsoperationer vid VIMS samt personal som arbetar med miljö-, hälso- och säkerhetsfrågor. Förteckningen över befattningar är inte uttömmande, och personalavdelningen förbehåller sig rätten att identifiera andra befattningar som inte är berättigade till distansarbete.

Om en anställd i en berättigad befattning begär godkännande för distansarbete ska arbetsledaren, i samråd med personalavdelningen, avgöra om den anställde är berättigad. I allmänhet måste följande villkor vara uppfyllda för att godkänna en anställd för distansarbete:

  • Den anställde har varit anställd i befattningen i minst tolv månader;
  • Den anställde har inga aktiva formella disciplinära åtgärder i ärendet för den aktuella eller närmast föregående granskningsperioden;
  • Den anställde har visat att han eller hon har en förmåga att arbeta produktivt på egen hand och är självgående och flexibel; och
  • Den anställde har fått minst en tillfredsställande utvärdering i den föregående utvärderingscykeln.

Värdarna måste se till att beslut om distansarbete fattas av lämpliga, icke-diskriminerande skäl.

B. Allmänna förväntningar och villkor

  1. Överensstämmelse med policyer. Anställda måste samtycka till att följa universitetets regler, policyer, praxis och instruktioner och förstå att överträdelser av dessa kan leda till att distansarbetsarrangemanget avslutas och/eller till disciplinära åtgärder, upp till och med uppsägning. Anställda som arbetar på distans kommer att omfattas av samma policyer som andra anställda, inklusive policyer som rör informationssäkerhet och dataskydd, se punkt 7 nedan.
  2. Arbetstider. Det totala antalet timmar som anställda som distansarbetar förväntas arbeta kommer inte att ändras, oavsett arbetsplats. Universitetet förväntar sig också samma produktivitetsnivå från distansarbetande anställda som förväntas av anställda på den centrala arbetsplatsen. Anställda som arbetar på distans och som inte är undantagna från kraven på övertid enligt Fair Labor Standards Act måste registrera alla arbetade timmar på ett sätt som universitetet anvisar. Timmar som utförs utöver de timmar som anges i avtalet om distansarbete kräver förhandsgodkännande från arbetsledaren.
    Telearbete är inte avsett att fungera som en ersättning för barn- eller vuxenomsorg. Om barn eller vuxna i behov av primärvård befinner sig på den alternativa arbetsplatsen under de anställdas arbetstid måste en annan person vara närvarande för att tillhandahålla vården.
    Föreståndare kan kräva att anställda rapporterar till en central arbetsplats vid behov för arbetsrelaterade möten eller andra händelser eller kan träffa den anställde på den alternativa arbetsplatsen vid behov för att diskutera arbetets framskridande eller andra arbetsrelaterade frågor.
  3. Användning av ledighet. Anställda kan inte använda distansarbete i stället för sjukledighet, familjeledighet och medicinsk ledighet, ledighet som används inom ramen för Virginias sjukdoms- och invaliditetsprogram, arbetsskadeledighet eller andra typer av ledighet.
    Universitetet kan dock avgöra om det är lämpligt att erbjuda distansarbete som en möjlighet till partiell eller fullständig återgång till arbetet baserat på universitetets policyer för återgång till arbetet efter en skada eller sjukdom och de kriterier som normalt tillämpas vid beslut om godkännande av distansarbete.

    4. Ansvar. Universitetet tar inget ansvar för skador som inträffar på arbetstagarens alternativa arbetsplats utanför de överenskomna arbetstiderna eller för skador som inträffar under arbetstid men som inte uppstår i samband med och i samband med anställningen. Universitetet tar inte heller något ansvar för skador på arbetstagarens fasta eller personliga egendom som uppstår i samband med deltagande i programmet för distansarbete.
    Arbetsersättningsskyddet är begränsat till utsedda arbetsområden i arbetstagarens hem eller på alternativa arbetsplatser. De anställda förbinder sig att tillämpa samma säkerhetsvanor som de skulle använda på universitetet och att upprätthålla säkra förhållanden på sina alternativa arbetsplatser. Anställda måste följa normala förfaranden för att rapportera sjukdom eller skada.

  4. Utrustning och material. Normalt kommer universitetet att tillhandahålla den utrustning och det material som de anställda behöver för att effektivt kunna utföra sina arbetsuppgifter; universitetet kommer dock inte att duplicera resurser mellan den centrala arbetsplatsen och den alternativa arbetsplatsen.
    Anställda som arbetar på distans får använda universitetsägd utrustning endast för legitima universitetsändamål. Anställda som arbetar på distans är ansvariga för att skydda universitetsägd utrustning från stöld, skada och obehörig användning. Universitetet kommer att underhålla, serva och reparera universitetsägd utrustning som används i samband med normal anställning. Universitetet kommer att fastställa vem som är ansvarig för att transportera och installera utrustningen och för att återlämna den till den centrala arbetsplatsen för reparation eller service. Avtalet om distansarbete kan också tillåta att anställda använder sin egen utrustning, förutsatt att användningen av sådan utrustning har godkänts av Chief Information Officer eller den som utsetts av denne.
    När anställda tillåts använda sin egen utrustning är universitetet inte ansvarigt för kostnader, reparation eller service av den anställdes personliga utrustning, om inte annat uttryckligen överenskommits i förväg i distansarbetsavtalet.

    5. Kostnader för distansarbete. Universitetet är inte skyldigt att ta ansvar för driftskostnader, underhåll av hemmet eller andra kostnader som anställda ådrar sig när de använder sitt hem som en alternativ arbetsplats för distansarbete.
    Universitetet kan använda anslagna medel för kostnader för distansarbete om det finns ett affärsbehov och finansieringen tillåter följande: installation och grundläggande telefontjänst på den anställdes alternativa arbetsplats; mobiltelefoner eller personliga digitala assistenter (PDA) för affärsbruk; ersättning till anställda för affärsrelaterade långdistanssamtal som görs från deras personliga telefoner om inga mobiltelefoner eller PDA tillhandahålls; eller tillgång till internet och relaterade tjänster.

  5. Universitetsinformation. Anställda måste skydda universitetsinformation som används eller nås när de distansarbetar, i enlighet med W&M:s policy för dataklassificering och dataskydd, policy för godtagbar användning och andra tillämpliga policyer för informationsteknik.
    Universitetet måste ge tillstånd i enlighet med universitetets rutiner för att anställda ska kunna arbeta med information eller material med begränsad tillgång, enligt universitetets definition, på alternativa arbetsplatser. Anställda som arbetar på distans måste gå med på att följa universitetsgodkända säkerhetsrutiner för att säkerställa sekretess och datasäkerhet.
  6. Utbildning för chefer och arbetsledare. Universitetet uppmuntrar en framgångsrik och lämplig användning av distansarbete inom universitetet genom att tillhandahålla utbildning för arbetsledare och chefer i effektiv hantering av anställda som arbetar på distans. Universitetet har tillhandahållit vägledning om hantering av förväntningar på anställdas prestationer.

C. Avtal om distansarbete

Fjärrarbete måste dokumenteras som godkänt genom ett avtal om distansarbete. Avtalet om distansarbete fastställer de särskilda villkor som gäller för anställda som arbetar på alternativa platser. Avtalet om distansarbete måste godkännas av enhetschefen, den anställdes chef och personalavdelningen. Avtalsformuläret finns tillgängligt online på http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

Ett tidsbegränsat avtal är vanligtvis på ett år, med en förlängningsbar period, men ett avtal kan ingås för en kortare period. Förnyelse är inte garanterad; distansarbetsarrangemanget, den anställdes prestationer och andra omständigheter kommer att beaktas av arbetsledaren när denne avgör om avtalet ska förnyas.

    Undantag från kravet på distansarbetsavtal. Det är en accepterad praxis för undervisande och forskande lärare att utföra sitt arbete med varierande scheman på campus och på alternativa platser. Normalt krävs inget formellt avtal om distansarbete för lärare om inte det normala arbetsuppdraget konsekvent sker på en alternativ plats (dvs. inte på det vanliga tilldelade kontoret).
    Ibland kan en institution också bestämma att anställda kan behöva arbeta på alternativa arbetsplatser under en kortare tid för att tillgodose ovanliga omständigheter, t.ex. en kortvarig stängning av kontoret för renovering eller omlokalisering. I sådana fall krävs inget formellt avtal om distansarbete, men det bör dokumenteras i avdelningens arkiv i form av ett memorandum eller ett e-postmeddelande där arbetsförväntningar och varaktighet anges. Ändring eller uppsägning av avtalet om distansarbete. Chefen kan i samråd med personalavdelningen ändra eller säga upp avtalet om distansarbete i förtid (före utgången av den fastställda perioden) på grund av prestationsbrister, förändrade operativa behov eller av andra icke-diskriminerande skäl. Den anställde kan också säga upp avtalet om distansarbete när som helst, om det inte var ett villkor för anställningen. Varje uppsägning sker vanligtvis med minst två veckors varsel.

VI. Verkställighet; klagomål, grunder eller överklaganden

En anställd som inte håller med om ett avslag på en begäran om distansarbete eller någon annan åtgärd med anknytning till denna policy uppmuntras att diskutera problemet med sin chef. Om diskussionen med handledaren inte löser problemet kan en anställd begära en informell granskning av ett beslut om distansarbete av Office of Human Resources. Beslut om distansarbete kan också vara föremål för klagomål inom ramen för befintliga förfaranden för klagomål.

VII. Befogenhet och ändring; genomförande

A. Befogenhet och ändring. Denna policy har godkänts av presidenten i enlighet med avsnitt 2.2-2817.1 i Virginia Code of Virginia. Presidenten har delegerat till personalchefen befogenhet att göra mindre eller tekniska revideringar eller ändringar av denna policy.

B. Genomförande.

  • Fastställande av behörighet för befattningen. Chefer bör börja identifiera befattningar som berättigar eller inte berättigar till distansarbete efter offentliggörandet av denna policy, med hänvisning till den förteckning över befattningar som inte berättigar till distansarbete som tillhandahålls av personalavdelningen och i enlighet med avsnitt IV(A) i denna policy.
  • Redan existerande överenskommelser om distansarbete. För varje anställd som distansarbetar från och med eller före den dag då denna policy träder i kraft ska arbetsledaren samråda med personalavdelningen för att avgöra vilket tillvägagångssätt som är lämpligt med hänsyn till arrangemangets särdrag. För en anställd med ett befintligt, dokumenterat avtal om distansarbete med en ettårig löptid kommer arrangemanget vanligtvis att ses över enligt denna policy strax innan löptiden löper ut, så att ett uppdaterat avtal kan undertecknas, om det är lämpligt.

VIII. Relaterade policyer, förfaranden och dokument

Avtal om distansarbete & Säkerhetschecklista
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Telework, Policy 1.61 (policy på statlig nivå som fastställer ramarna för distansarbete, som ska definieras mer i detalj i institutionsspecifika policyer)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Standards of Conduct, Policy 1.60 (gäller för klassificerade och operativa anställda; fastställer förväntningar på uppförande och förfarande för progressiv disciplinering)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Hours of Work, Policy 1.25
Performance Planning & Evaluation Policy for Operational Employees
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Performance Planning & Evaluation, Policy 1.40 (för klassificerade anställda)
Performance Planning and Evaluation Policy for Professionals and Professional Faculty (för vägledning om hur man hanterar prestationer för professionella anställda som arbetar på distans)
Employee Reasonable Accommodation Policy and Procedure (för kvalificerade anställda med ett funktionshinder att begära distansarbete som en anpassning)
Managing Employee Performance Expectations Guidance

Per the Code of Virginia, 2.2-2817.1 är universitetets rektor skyldig att fastställa en policy för distansarbete enligt vilken berättigade anställda kan distansarbeta i så stor utsträckning som möjligt utan att försämra de anställdas prestationer eller tillhandahållande av tjänster.