17 hemligheter för att förbättra lagarbete

Alla framgångsrika organisationer består av en samling framgångsrika lag.

I den här guiden kommer vi att undersöka byggstenarna bakom ett bra team och ge dig 17 hemligheter för att förbättra teamarbetet.

Vad gör ett bra team?

För att vi ska börja undersöka hemligheterna för att förbättra teamarbetet är det viktigt att studera begreppet ett bra team. För att verkligen förbättra hur ditt team fungerar bör du vara medveten om egenskaperna bakom varje framgångsrikt team.

Harvard Business Review publicerade en genomgång av MIT Human Dynamics Laboratory’s studie från 2012, som undersökte komponenterna i ett bra team. Studien följde kommunikationsmönstren i till synes identiska team under en sexveckorsperiod.

De insamlade uppgifterna avslöjade de viktigaste egenskaperna hos de mer framgångsrika teamen som är.

• Genomförda bidrag från varje medlem i laget
• Laget delade mycket energi
• Lagmedlemmarna kommunicerade direkt med varandra
• Laget genomförde tillbaka-kanalkonversationer
• Medlemmarna utforskade omvärlden och rapporterade sina upptäckter tillbaka till teamet

Studien kom också fram till visdomen att individuell talang är mycket mindre viktig för teamets framgång än hela teamets förmåga att kommunicera effektivt. Därför bygger en stor del av förbättringen av lagarbetet på en förbättring av lagets kommunikationsmönster.

Här finns en kort video som beskriver studiens resultat:

De viktigaste sätten att förbättra lagarbetet innefattar aspekter som att hantera gruppdynamiken, förbättra kommunikationen, underlätta ansvarstagande och uppmuntra till vidareutveckling.

Vi kommer nu att ge tips som fokuserar på dessa punkter för att du ska kunna få fram det bästa i ditt team.

Hantera gruppdynamiken

Den första viktiga aspekten för att förbättra teamarbetet handlar om hanteringen av gruppdynamiken.

Sekret 1: Fördela rollerna utifrån individuella styrkor

När du börjar fördela teamets roller är det viktigt att du fokuserar på teammedlemmarnas individuella styrkor. Detta handlar inte nödvändigtvis lika mycket om att ha den bästa personen för varje roll som att skapa en atmosfär av framgång och prestation.

Om varje lagmedlem har en roll som de är bra på är det troligare att de känner sig uppskattade och utstrålar denna typ av positiv energi till resten av gruppen. Om människor å andra sidan har roller som inte passar dem eller hjälper dem att uppnå positiva mål kan frustrationen och förbittringen inom teamet börja byggas upp.

Hemlighet 2: Låt medlemmarna ta steget upp

Det är avgörande att teamledningen inte börjar gynna några särskilda medlemmar i teamet genom att alltid ge nyckelrollerna och ansvarsområdena till dem. Du bör i stället uppmuntra lagmedlemmarna att kliva fram och utmana sig själva.

Ett bra sätt att göra detta är att be om frivilliga för roller. Istället för att till exempel säga att person A gör ett visst jobb; informera teamet om att du behöver någon för en viss uppgift. Om det alltid är samma personer som ställer upp, försök att uppmuntra de mer tystlåtna medlemmarna i teamet att ta ledningen.

Ett annat sätt att få alla involverade är att se till att varje teammedlem granskar projekt och beslut innan de slutförs. Innan dokument eller planer färdigställs, låt varje medlem ge kort feedback.

Sekret 3: Fokusera på positiv feedback

Teamarbetet kan förbättras genom feedback, men fokus bör alltid ligga på positiv istället för negativ feedback. Positiv feedback är ett annat kraftfullt verktyg för att uppmuntra en positiv atmosfär i teamet och se till att alla känner sig värderade.

Det är en bra idé att organisera individuella bedömningstillfällen med teammedlemmar, men också ge värdefull feedback till teamet som helhet. Genom att ange värdet av teamets övergripande framgång och de individuella bidragen kan du öka teamets moral.

FÖRBÄTTRA KOMMUNIKATIONEN

Nästa tips handlar om hur du kan förbättra hur teamet kommunicerar med varandra. Kommunikation är kärnan i lagarbete och bör vara ett av de viktigaste fokusområdena inom laget.

Sekretess 4: Ha en politik för öppna dörrar

Ledningen i laget och inom organisationen i stort måste hålla en politik för öppna dörrar. Du måste se till att teammedlemmarna känner att de kan kommunicera problem eller positiv utveckling när som helst.

Du kan förbättra policyn med öppna dörrar genom att tillåta frågor och förslag från teamet. Ledningen bör alltid lyssna på dessa förfrågningar och svara positivt på dem. Om ett förslag till exempel inte är genomförbart, säg inte bara att det inte kommer att genomföras, utan förklara orsakerna och ge positiv feedback till personen som föreslog det.

När en teammedlem möter svårigheter, antingen med projektet eller något i sitt privatliv, se till att hela teamet finns där för att hjälpa till. Detta kan göras genom att minska de uppgifter som personen har att göra eller genom att ge ytterligare stöd utanför arbetet.

Hemlighet 5: Uppmuntra till brainstorming

Teamet bör också uppmuntras till brainstorming vid olika tillfällen under projektets gång. Till exempel är en bra idé att ha en brainstorming-session en gång i veckan eller varannan vecka. Se till att det är en session där alla idéer välkomnas och granskas. Teamet bör tänka utanför boxen och vara analytiskt när det gäller idéer.

Galna idéer bör inte betraktas negativt eller skämtsamt. Genom att lyssna på allas idéer kan man skapa förtroende inom gruppen och väcka idéer som kan leda till framgång.

Det är en bra idé att byta plats för att utmana gruppen mer. Samlas inte bara i konferensrummet, utan gå utanför kontoret eller sätt dig på ett livligt café för att få alla i en annan tankeväxel.

Sekret 6: Vårda nyfikenhet

Nyfikenhet är en viktig del av framgångsrika team. Precis som MIT-studien visade bör medlemmarna titta utanför teamet också och komma tillbaka med idéer. Nyfikenhet för att hitta lösningar bör därför alltid uppmuntras.

Växla upp nyfikenheten genom att se till att teammedlemmarna ställer frågor och letar efter svar. Ta bort det vanliga ”Det är en dum fråga” från lagmedlemmarnas vokabulär. Varje fråga förtjänar ett svar.

Sekret 7: Uppmuntra teamets aktiviteter utanför arbetet

Förbättra slutligen kommunikationen genom att få teamet att njuta av varandras sällskap även utanför arbetet. Att känna till den sociala sidan av varje teammedlem kan bygga upp förtroende och undanröja hinder för att ställa dessa frågor eller komma med nya idéer.

Förbered dig genom att uppmuntra teamet att äta lunch med varandra. Det kan du göra genom att skapa unika möjligheter att ta med sig mat i konferensrummen eller organisera picknickar under den varmare årstiden.

Du måste också organisera evenemang utanför arbetsmiljön. Dessa behöver inte ens nödvändigtvis vara möten ansikte mot ansikte, utan snarare online-möjligheter att föra en konversation. Använd till exempel sociala medier för att koppla ihop teamet och förbättra samarbetet utanför arbetet med snabbmeddelandetjänster som SnapChat.

FACILITERA ANSVAR

Ett framgångsrikt teamarbete kräver en uppsättning regler. Det är viktigt att teammedlemmarna är ansvariga, eftersom det motverkar negativt beteende och skapar förtroende.

Sekret 8: Definiera rollerna för varje medlem

Det första steget mot bättre ansvarstagande är att beskriva rollerna för varje teammedlem. Alla bör känna till huvudmålet för hela teamet, men också få sina egna mål och uppgifter. Genom att definiera rollerna kommer teamet att uppleva mindre förvirring och trampa över varandras tår.

Som nämnts ovan vill du använda varje medlems styrkor till förmån för hela teamet. Tilldela uppgifter utifrån dessa styrkor och se till att alla förstår sin roll i teamet innan projektet startar.

Se över och justera rollerna under hela processen och kom ihåg att garantera att allas bidrag värderas på lika villkor.

Sekret 9: Beskriv förväntningarna

Ovanstående hemliga tips nämnde kortfattat betydelsen av att definiera målen, både när det gäller hela teamet och de enskilda medlemmarna. Det är viktigt att varje medlem är medveten om dessa förväntningar från början.

För projektet bör teamet samlas och beskriva de önskade resultaten, de beteenden som kan bidra till att uppnå dessa och de mål som måste uppfyllas. Lägg märke till vikten av att teamet är en del av processen och att det inte bara är ett ledningsbeslut uppifrån och ner.

Sekret 10: Skapa tydliga tidsramar och kontrollera framstegen

Det är dessutom viktigt att teamet har en tydlig bild av tidsplanen. Att ha en tidsplan, med mindre milstolpar kan definitivt hjälpa och det säkerställer att teamet inte känner sig alltför belastat.

Det måste också finnas en ordentlig granskningsrutin på plats för att se till att teamet eller enskilda medlemmar inte hamnar på efterkälken. Få inte lagmedlemmarna att känna sig förföljda, men se till att ledningen är medveten om de individuella framstegen. Detta kan göras genom självbedömningsformulär eller under återkopplingssessioner.

För övrigt bör man se till att det finns hjälp tillgänglig för individer som hamnar på efterkälken. En bra idé är att ha ett kompissystem, där medlemmar som nästan är klara med sin uppgift på ett flexibelt sätt kan hjälpa de personer som har många fler uppgifter kvar att göra.

Sekret 11: Skapa en rutin

Team som har en rutin presterar bättre och har mindre animositet inom sig, enligt arbetsplatsexperten Marta Moakley från XpertHR. Rutin handlar inte bara om att ha ett schema, med operativa milstolpar, utan även en rutin för andra saker som rör teamarbete.

Det bör till exempel finnas en rutin för problemlösning och diskussioner. När ett team ställs inför en svårighet bör de veta vilken väg de ska gå för att lösa den. Detta skulle kunna vara en metod för att kontakta lagledaren, som skulle organisera ett möte enligt ett liknande mönster. Stegen skulle vara att beskriva problemet, dela upp det i mindre delar, hitta lösningar för varje del och tilldela lagmedlemmar som kan åtgärda problemen.

Fortfarande bör laget också ha en rutin för att hantera lagmedlemmar som beter sig på ett negativt eller skadligt sätt. Om någon inte drar sitt strå till stacken eller om det finns problem med mobbning är det viktigt att ha en rutin för att hantera beteendet. Även här kan stegen omfatta att definiera problemet, prata med förövaren och det eventuella offret, dela problemet med det bredare teamet, hitta lösningar på problemet och gå vidare när lösningen har hittats.

Men många organisationer och team tenderar att lösa konflikter genom att bara prata med de personer som är direkt inblandade i en konfliktsituation, föreslår vissa experter att man involverar hela teamet i konfliktlösningsrutiner. Don Maruska, författare till How Great Decisions Get Made, har sagt: ”Ofta tillför dessa ytterligare personer balans till diskussionen och uppmuntrar till ett större tänkande.”

Sekret 12: Skapa ett socialt kontrakt

Ett av de bästa sätten att underlätta ansvarsskyldighet är att skapa ett socialt kontrakt. Detta avser en överenskommelse mellan gruppens medlemmar som beskriver reglerna för beteende. Det sammanfattar normerna för interaktion och kommunikation inom teamet.

Ett socialt kontrakt är inte bara en tjusig modefluga. Forskning har visat att väl genomförda sociala kontrakt ger medarbetarna en djupare känsla av kontroll och trygghet i teamet. Detta kan öka känslan av ansvarighet och förtroende bland medlemmarna och chefen, eftersom alla är tydliga med vad som accepteras och vad som inte accepteras.

Teamet måste alltid vara delaktigt i skapandet av reglerna i det sociala kontraktet.

Kontraktet kan utarbetas genom att fokusera på frågor som:

• Vilka förväntningar har teammedlemmarna på varandra?
• Vilka saker och beteenden fungerar till förmån för teamet?
• Vilka saker och beteenden fungerar inte till förmån för teamet?
• Vilka saker och beteenden bör teamet anta? Vad ska de sluta göra?

Säkerställ att hela teamet ger sitt bidrag och, ännu viktigare, att de accepterar avtalet. Det kan bara fungera om avtalsbrottet får konsekvenser och om alla delar idéerna bakom avtalet.

Detta kokar ner till att skapa en älskvärd arbetsatmosfär och kultur.

ENCOURAGE DEVELOPMENT

Sluttligen fokuserar följande punkter på att förbättra lagets kollektiva kunskap. Genom kontinuerlig utveckling och utbildning kan laget generera mer energi och förståelse, vilket i slutändan leder till framgång

Sekret 13: Ge fortlöpande utbildning

En känsla av att ha åstadkommit något kan öka lagets moral och energi. Ett enkelt sätt att göra detta är att garantera att medlemmarna fortsätter att utveckla sina färdigheter och får positiva erfarenheter genom utbildning. Varje lagmedlem bör delta i utvecklingskurser och för att utbilda sig ytterligare. Detta ökar inte bara lagets kunskap och garanterar därför bättre framgång, utan det hjälper också individen på ett personligt plan.

Färdigheterna som de tränar bör utveckla deras förmåga att arbeta med den särskilda rollen, men ledningen bör också tillhandahålla utbildning som förbättrar de övergripande förmågor som krävs i laget. Dessa kan vara antingen tekniska eller sociala färdigheter, så länge de förbättrar medlemmens förmåga att vara flexibel på arbetsplatsen.

Du kan förbättra teamets övergripande framgång, deras känsla av att vara ett närmare team och individens känsla av att ha åstadkommit något genom att låta personen rapportera om studierna. En kort presentation av vad personen lärt sig och hur det kan hjälpa teamet kan vara till stor nytta för teamet.

Sekret 14: Inrätta ett mentorprogram

Du bör också överväga att tillhandahålla ett mentorprogram för varje teammedlem eller små delar av teamet. Dessa kan vara bra för att öka energin och hjälpa lagmedlemmarna att känna sig mer ansvariga och stödda.

Om det inte är möjligt att tillhandahålla individuella mentorer kan du organisera regelbundna evenemang för att stärka laget med intressanta gästföreläsare. Motiverande föredrag av branschexperter eller experter på socialt beteende kan hjälpa till att bygga upp lagarbetet och förtroendet.

Sekret 15: Ställ upp utmaningar för teamet

Utveckling behöver inte alltid vara relaterad till den specifika bransch som teamet arbetar med. Ledningen bör faktiskt också regelbundet utmana teamet med problem som inte har med uppgiften att göra. Detta kan förbättra teamets förmåga att arbeta tillsammans, öka deras problemlösningsförmåga och få dem att tänka på annat än arbetet för en stund.

Små problem, till exempel att lista ut en mordgåta eller lösa ett stort ordpussel, kan tvinga teamet att kommunicera och samarbeta. Detta säkerställer att de inte bara faller för sina mindre klickar inom teamet eller slutar prata med varandra. Faktum är att en rolig uppgift under arbetsdagen kan öka innovationen och se till att teamet försöker experimentera med olika lösningar.

Tänk på att låta teamet analysera utmaningen efteråt och beskriva orsakerna till varför de antingen misslyckades eller lyckades med den. Tanken är att engagera dem i att förstå hur det kan vara fördelaktigt att arbeta i team och vad som är nycklarna till ett framgångsrikt samarbete.

Sekret 16: Belöna resultat

Sluttligen kan teamarbetet förbättras genom att belöna positiva prestationer och beteenden. När teamet klarar en uppgift, kommer med ett nytt perspektiv eller löser ett knepigt problem bör de belönas för det. Detta säkerställer att laget känner sig uppskattat, förstår vikten av lagarbete och skapar en känsla av positiv energi.

Belöningen behöver inte vara något alltför stort, även om ekonomisk belöning som en bonus kan fungera som ett kraftfullt incitament. Men du bör också överväga teambyggande belöningar som middag för hela teamet, en kortare arbetsdag eller en flaska bubbel för alla.

Håll i minnet att även om det är viktigt att gratulera teamet som helhet, bör du också belöna individuella framgångar. Detta bör inte ske på bekostnad av andra och du bör inte heller alltid belöna samma personer. Men att belöna lagmedlemmar individuellt kan också öka lagets allmänna lycka.

BONUS SECRET TO IMPROVING TEAMWORK

Som sista tips fokuserar vi på ett överraskande faktum om hur man förbättrar lagarbetet.

Secret 17: Var inte rädd för att blanda ihop lagen

Som bekanta lag tenderar att vara vänligare och ha bättre förtroendestrukturer har studier visat att nybildade lag är bättre på att generera idéer. Därför ska du inte vara rädd för att byta roller eller medlemmar inom ett team, särskilt om det nuvarande teamet stannar upp i utvecklingen eller inte samarbetar bra.

Se till att teamen har en bra balans mellan talang och individuella färdigheter. Om avdelningen har ett antal mindre team vill du inte ha alla talangfulla individer i ett team. Genom att ha en tydlig uppdelning av högre kompetenser kan du lätt skapa förbittring mellan teamen, vilket kan vara skadligt för lagarbetet.

Se ett exempel på effekterna av olika team.

THE BOTTOM LINE

Samt sett handlar hemligheterna för att förbättra lagarbetet om att förbättra sättet som teamet är strukturerat på, sättet som teamet kommunicerar på och sättet som det utvecklas på som ett team.

Du måste upprätthålla en positiv miljö genom att fokusera på de element som fungerar och genom att se till att varje medlem av teamet har ansvar för sina handlingar.

Ett framgångsrikt team vill lära sig och förbättra sig, inte bara för att gynna individen, utan också för att gynna hela teamet.

.