Valorização, documentação e gravação em espécie

Recording In-Kind Contributions

Objective

Nesta seção, discutimos como registrar corretamente a correspondência em espécie no sistema de contabilidade do seu programa. Isto é essencial para garantir que estes recursos possam ser contados como fundos de equiparação de acordo com os requisitos do subsídio.

Contabilização para correspondência

Contabilização para todos os tipos de correspondência inclui:

    1. Mantendo a documentação adequada para suportar os montantes reclamados como concordância;

    2. Mantendo o mesmo tipo de documentação que você teria para suportar qualquer despesa reclamada como CNCS ou quota da concessão;

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    3. Anssegurar que a documentação da despesa é similar a outras despesas do programa e consistente com as políticas e procedimentos organizacionais;

    4. Registar a doação e o valor do item em detalhes; e

    5. Entrar os montantes usados como correspondência no Razão como receita e como despesa.

    Dica

    Alerta

    Tenham cuidado.

    A falta de inscrição de contribuições de correspondência no Razão exige uma política explicativa formal e uma planilha separada de prestação de contas que comprove o recebimento e uso da contribuição.

Recording In-Kind Contributions

Baixo os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP), todas as contribuições recebidas devem ser registradas como receita no recebimento, incluindo as contribuições em espécie.

O SFAS (Statement of Financial Accounting Standards) No. 116 estabelece o padrão para registro das contribuições em espécie no Razão para fins contábeis. De acordo com o SFAS No. 116, os serviços contribuídos são reconhecidos nas demonstrações financeiras se esses serviços forem reconhecidos:

    • criar ou aumentar ativos não financeiros, ou

    • exigir habilidades especializadas, são fornecidos por indivíduos que possuem essas habilidades, e precisariam ser comprados se não fossem fornecidos por doação.

Serviços que requerem habilidades especializadas são aqueles fornecidos por contadores, arquitetos, carpinteiros, médicos, eletricistas, advogados, enfermeiros, encanadores, treinadores, e outros profissionais e artesãos.

Vejamos um exemplo de registro de uma contribuição em espécie:

Tip

Scenario

Recording In-Contribuições gentis

Um dos aspectos do seu programa é reparar e pintar vedações na sua comunidade. Um empreiteiro de pintura local quer doar um pulverizador de tinta profissional para a sua organização como uma contribuição em espécie. O empreiteiro avaliou o pulverizador no valor justo de mercado de $550.00.

Para registrar essa contribuição em espécie em seu Razão, você irá registrá-la como uma receita (uma conta de crédito) e como uma despesa (uma conta de débito).

Aqui está como registrar este exemplo:

$550.00 – Conta #7250 Despesas de contribuição em espécie – Suprimentos (débito)

$550.00 – Conta #4250 Contribuição em espécie Receita – Suprimentos (crédito)

Contribuições em espécie no Plano de Contas

O melhor método para configurar o seu sistema contábil é estabelecer contas de receitas e despesas de contribuição em espécie no seu plano de contas.

Você pode querer considerar adicionar estes tipos de contas em espécie, ou outras, conforme a necessidade:

    • Contribuição em espécie – Materiais e Suprimentos
    • Contribuição em espécie – Serviços
    • Contribuição em espécie – Propriedade

Como você pode ver, o registro da contribuição em espécie como despesa e receita não altera a linha de fundo (lucro líquido) nas demonstrações financeiras. Entretanto, ao registrar a contribuição em espécie, o que a sua organização fez nesse processo é registrado com precisão e reflete o que é necessário para operar seu programa. Isso beneficia sua organização para fins de orçamento e planejamento futuro.
Sumário

Nesta seção, examinamos os requisitos do GAAP relacionados às contribuições em espécie, e o tratamento contábil exigido para as contribuições em espécie como correspondência no Razão.

Grantees devem registrar as contribuições em espécie como despesas de caixa em seus sistemas contábeis. Se esta não for a prática da organização, deve haver uma política escrita que descreva o sistema para registrar as transações.