Se você estiver pesquisando sobre checagem de antecedentes, você provavelmente se deparará com o Fair Credit Reporting Act (FCRA). Você pode ver as empresas de rastreamento dizendo que elas são compatíveis com a FCRA ou ler sobre os perigos de violar as diretrizes da FCRA. Você pode pensar que isso só se aplica a empresas multimilionárias, mas você sabia que mesmo as pequenas empresas precisam seguir os padrões FCRA?
Sim, todas as empresas que usam verificações de antecedentes profissionais devem seguir os padrões FCRA. Infringir as diretrizes da FCRA pode levar a processos judiciais, penalidades civis e pena de prisão. 422 processos foram movidos sob o Fair Credit Reporting Act somente em fevereiro de 2018.
Se você não quer um processo, então você precisa seguir as diretrizes do FCRA ao executar verificações de antecedentes. Para fazer isso você precisará responder algumas perguntas, incluindo:
- O que é o FCRA?
- O que significa ser compatível com o FCRA?
- Como pode ser compatível com o FCRA?
Vamos descobrir as respostas a estas perguntas.
Qual é o Fair Credit Reporting Act?
O Fair Credit Reporting Act é um conjunto de leis federais que protegem a informação das pessoas quando é usada para verificações de crédito, verificações de antecedentes de inquilinos, ou para fins de emprego. Ela regula como as empresas podem usar a informação do consumidor, que informação podem considerar, e permite ao consumidor rever seus próprios dados.
O FCRA foi promulgado em 1970 porque as agências de informação de crédito estavam mantendo relatórios antigos, imprecisos, e às vezes fabricados sobre indivíduos. Os relatórios podiam incluir desde o estado civil de uma pessoa até seus hábitos de consumo de álcool ou origem nacional. Esses relatórios podiam ser comprados por empresas que poderiam negar serviços ou oportunidades com base na informação. Eles também poderiam ser usados em casos de aplicação da lei. O indivíduo não tinha como ver seu relatório ou disputar informações incorretas.
O FCRA permitiu que os indivíduos vissem suas informações e impediu que as agências denunciantes usassem informações falsas ou sensíveis. Então, o FCRA é uma proteção crítica para as pessoas, mas será que apenas os consumidores se beneficiam do FCRA? Ele também ajuda as empresas?
A quem o FCRA ajuda?
O FCRA protege principalmente o candidato que está dando suas informações. Ele lhes dá o direito de rever as informações, saber quem está executando a verificação de antecedentes, e ser notificado se você tomar uma decisão adversa baseada nos resultados.
Mas, o FCRA também ajuda as empresas envolvidas, exigindo que elas tenham uma maneira padrão de lidar com os dados dos candidatos. Também exige que eles sejam transparentes sobre suas práticas de triagem de histórico. Isto cria um processo de contratação justo e ajuda a encontrar o melhor candidato para o trabalho. Assim, o FCRA ajuda os empregadores, mas também exige que eles sigam diretrizes rigorosas. O que o FCRA exige que os empregadores façam?
O que o FCRA exige para os empregadores?
O FCRA tem requisitos rígidos para os empregadores. Aqui estão alguns requisitos que são frequentemente citados em processos judiciais.
- Formulário de divulgação autônomo. Você precisa fornecer ao candidato a emprego um formulário de divulgação independente declarando que você está executando uma verificação de antecedentes sobre eles.
- Formulário de consentimento. O candidato também precisa fornecer uma autorização por escrito através de um formulário de consentimento autônomo para a verificação de antecedentes. Esses formulários exigem uma formulação e formatação específicas, portanto, você deve modelá-los após os formulários modelo do FCRA. O momento da triagem de emprego também deve estar em conformidade com a Fair Chance Act, se aplicável no seu estado.
- Aviso de ação adversa. Se você está pensando em não contratar alguém com base na verificação de antecedentes, você deve enviar ao candidato um aviso de ação adversa antes de tomar a decisão. Em seguida, é necessário dar ao candidato tempo para responder. Se o candidato contestar as informações, o usuário deve levar isso em consideração.
- Segundo aviso de ação adversa. Se ainda assim o usuário decidir não contratar o candidato após o tempo de resposta, é necessário enviar um segundo aviso informando a sua decisão.
E é isso mesmo que os empregadores precisam de fazer. O FCRA também tem requisitos para a seleção de empresas. O que a FCRA exige para as empresas de triagem?
O que o FCRA requer para as empresas de triagem?
O FCRA requer que as empresas de triagem sigam todos os padrões do FCRA. Um destes padrões é assegurar que as suas verificações de antecedentes criminais e de crédito de antecedentes tenham a máxima precisão possível. Isto exige que elas verifiquem qualquer informação que encontrem. Isso significa que as empresas que afirmam dar resultados “instantâneos” de checagem de antecedentes não estão em conformidade com o FCRA.
Porque as ações judiciais FCRA tendem a nomear a empresa do empregador e a empresa de checagem de antecedentes no processo, mais empresas de checagem de antecedentes estão preocupadas em seguir os padrões FCRA. Empresas de verificação de antecedentes confiáveis geralmente têm políticas e procedimentos de conformidade com FCRA em vigor para todas as suas verificações de antecedentes. Mas por que é tão importante estar em conformidade com o FCRA? O que acontece se você não estiver?
O que acontece se eu violar o FCRA?
Violação dos padrões FCRA pode levar a penalidades diferentes, dependendo do tipo de violação e quantas vezes você a violou.
- Violação desconhecida. Se você violar o FCRA inconscientemente, você receberá uma penalidade civil na forma de uma multa.
- Múltiplas violações incógnitas. Sempre que violar a FCRA, poderá receber uma multa adicional de 100 dólares. Isto significa que se os seus formulários violarem o FCRA e múltiplas pessoas os usarem, você pode receber uma multa por cada formulário usado.
- Violações voluntárias. Se você violar voluntariamente as diretrizes do FCRA, você receberá uma multa civil, e o tribunal pode impor multas adicionais dependendo de quanto dano foi feito ao solicitante.
- Executar uma verificação de antecedentes sem um motivo admissível. A única vez que você recebe pena de prisão por violar o FCRA é se você executar uma verificação de antecedentes sem um motivo permitido. Isso resulta em até dois anos na prisão federal. Uma verificação de antecedentes para fins de emprego é um motivo admissível no âmbito do FCRA.
Uma vez que as penalidades por violação da FCRA são tão altas, como você pode seguir as normas FCRA?
Como posso seguir as normas FCRA?
O FCRA é um estatuto extremamente técnico, então você pode querer que um advogado examine seus documentos e o processo de contratação. Mas em geral, é assim que você pode seguir as normas FCRA:
- Use os formulários certos. O FCRA requer uma formulação e formatação específicas para seus formulários e divulgações. Use os seus formulários modelo como exemplo e peça a um advogado para ver os formulários antes de os entregar aos candidatos.
- Informe o candidato que você está executando uma verificação de antecedentes e obtenha seu consentimento. Estes precisam ser formulários independentes, sem nenhuma outra informação sobre eles.
- Dê ao candidato uma cópia dos resultados. Permita que eles contestem qualquer informação falsa.
- Se você está pensando em tomar uma decisão de contratação adversa, envie um aviso ao candidato antes de decidir. Dê a eles cinco ou mais dias para responder ou explicar.
- Se você ainda estiver pensando em tomar uma decisão de contratação adversa, envie-lhes um segundo aviso. Você deve incluir uma cópia do “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” e o nome da sua empresa de verificação de antecedentes.
- Utilizar uma empresa de verificação de antecedentes compatível com FCRA. Eles devem responder a quaisquer perguntas que você tenha sobre o processo de contratação deles. Eles também precisam ser capazes de educá-lo sobre como você pode cumprir com a FCRA.
Em Empregados de Confiança, oferecemos uma grande variedade de checagem de antecedentes em conformidade com FCRA. Podemos responder quaisquer perguntas que você tenha sobre nosso processo e ajudá-lo a encontrar a verificação de antecedentes certa para a sua situação única. Contacte-nos hoje para saber mais sobre nossos pacotes de checagem de antecedentes.
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