Multitasking não é o que você pensa. Você está realmente apenas alternando entre tarefas muito rapidamente, de acordo com Guy Winch, Ph.D, autor de Primeiros Socorros Emocionais.
Nossos cérebros têm apenas uma certa quantidade de atenção e produtividade para serem delegados de uma só vez. Dr. Winch se refere à imagem de um gráfico de torta, observando quaisquer tarefas que realizamos que ocupem a maior parte da torta.
TiVo publicou recentemente um novo estudo que encontrou 78% das pessoas “multitarefa” enquanto assistiam TV usando seus smartphones e 72% usam seus laptops. À medida que o multitarefa se torna mais uma norma, mesmo no nosso “downtime” em casa, provavelmente vamos continuar a dar-lhe pouca atenção.
Parece que todos os dias uma nova empresa está a desenvolver ferramentas que nos permitem fazer mais rapidamente, e simultaneamente com outras tarefas. Compramos porque pensamos que nos vai poupar tempo – uma moeda preciosa nos dias de hoje.
Mas e se o multitarefa estivesse de facto a atrasá-lo? E se você soubesse que isso estava realmente matando sua produtividade, prejudicando seus melhores desempenhos e, por fim, arruinando seu negócio?
Multitartarefa e desempenho do trabalho
Multitarefa altera fisicamente a estrutura do cérebro. Novas pesquisas da Universidade de Sussex mostram que as pessoas que multitarefa usando múltiplos dispositivos de mídia simultaneamente têm menor densidade de matéria cinzenta em uma determinada região do cérebro do que aquelas que se apegam ao uso de um dispositivo ocasionalmente.
De fato, há um pequeno caso da galinha e do ovo aqui, deixando-nos a pensar qual veio primeiro. Os cientistas notaram a necessidade de outro estudo para determinar se aqueles com falta de matéria cinzenta os tornam propensos a multitarefa ou se é, de fato, o contrário.
Aqui estão algumas razões pelas quais a multitarefa tem um impacto negativo no desempenho do trabalho e o que você pode fazer para ajudar a mudar isso:
1. A mudança de tarefa significa baixa produtividade.
Um estudo de Realização mostra que o multitarefa pode resultar em uma perda de produtividade de até 40%. Na ausência de multitarefa, houve um aumento médio de 59,8% no número de projetos concluídos e uma redução de 35,5% no tempo necessário para concluir um projeto.
Tente não atribuir muitos projetos de uma só vez – ou se o fizer, forneça uma lista de prioridades e prazos – ajudando seus funcionários a entender a ordem na qual eles podem trabalhar nos itens um de cada vez. Trabalhe com os funcionários para ensiná-los a priorizar tarefas e pedidos de outros que possam distraí-los ao longo do caminho.
2. Má atenção diante das distrações.
O estudo Realização também descobriu que os funcionários multitarefa são mais suscetíveis a serem distraídos por estímulos irrelevantes no trabalho. Isto leva a uma má regulação dos hábitos de trabalho, o que inibe a produtividade.
Nossos intervalos de atenção estão diminuindo, mostra a pesquisa. É difícil determinar se nossas ferramentas estão sendo desenvolvidas para atender a isso ou se nossas mentes estão se adaptando a novas conveniências.
Independentemente disso, as distrações são inevitáveis, então devemos aprender a usá-las para nossa vantagem criativa.
Projeteja seu local de trabalho tanto para os mono-tarefa quanto para os multitarefa de alta mídia. Proporcionar áreas de escritório tranquilas, bem como áreas de trabalho comuns onde os funcionários têm liberdade para trabalhar em um ambiente com música e outras coisas que possam motivá-los.
3. Depressão e ansiedade.
Pesquisa da Universidade de Sussex também descobriu que o multitarefa pode causar doenças emocionais, como depressão e ansiedade. O estudo encontrou uma densidade muito menor de matéria cinzenta no córtex cingulado anterior ou ACC entre os participantes que usaram uma maior quantidade de dispositivos de mídia simultaneamente. Pessoas com níveis mais baixos de cinza-matéria no ACC mostram fraqueza no controle cognitivo e na regulação emocional, tornando-as mais propensas à depressão.
Nada paralisa uma empresa como a depressão no local de trabalho. Na verdade, a depressão custa aos empregadores dos EUA $23 bilhões em perda de produtividade anualmente. Os empregados com depressão perdem em média 8,7 dias de trabalho por ano porque não se sentem bem, em comparação com aqueles que nunca foram diagnosticados com depressão faltam apenas 4,6 dias. Neste caso, o excesso de multitarefa não está ajudando ninguém se resultar em absenteísmo.
Você pode reduzir a chance de seus funcionários experimentarem depressão e ansiedade no local de trabalho, combatendo algumas das outras causas, como o estresse devido ao excesso de trabalho.
Ask employees what causes them stress and make your best to help to provide the tools to alleviate it. Ofereça dicas para ajudá-los a priorizar sua carga de trabalho, tais como dividir grandes projetos em tarefas menores. Ou talvez haja uma oportunidade para mais colaboração da equipe em projetos para dividir e conquistar as tarefas necessárias.
Podemos Reverter o Dano?
A Universidade de Sussex pode ter encontrado a chave para reverter os efeitos físicos do trabalho multitarefa no cérebro. O seu estudo mostrou tipos específicos de treino como aprender a fazer malabarismos ou memorizar um mapa aumenta a matéria cinzenta no cérebro.
Quem disse que fazer malabarismos era apenas para o circo? Tire 15 minutos por dia para encorajar uma actividade saudável como esta no escritório todos os dias. Coloque hula hoops e pule cordas na sala de descanso. Encoraje uma caminhada matinal pelo prédio.
Planeie caçadas regulares de catadores de escritório com atividades relacionadas a negócios para ajudar a construir sua equipe e proporcionar uma pausa da norma. Inclua um mapa para ajudar a incendiar a matéria cinzenta. Se você puder, faça-o lá fora. Pisar fora por um tempo restaura os neurônios no cérebro, a pesquisa mostra, devido ao ambiente físico rico em texto.
Você notará que seus funcionários fazem mais quando se concentram em tarefas únicas e têm a capacidade de fazer pausas para refrescar suas mentes. Sim, nós queremos fazer mais rápido, e embora a tecnologia aparentemente permita isso, nós descobrimos que não está funcionando. Na verdade, está a matar a sua produtividade e o seu negócio. Esteja atento às necessidades dos seus funcionários e você pode trabalhar em conjunto para parar o multitarefa e realizar mais.
Quais são algumas das maneiras que você experimentou um grande revés ou perda de produtividade devido ao multitarefa?
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