No QuickBooks Connect Toronto, uma coisa ficou rapidamente clara: os profissionais de contabilidade adoram dicas para utilizar o seu software de contabilidade. Não só todos os lugares foram preenchidos numa sessão de segunda-feira de manhã no QuickBooks Online Accountant, mas também houve uma fila à porta.

A sessão popular foi liderada por Dawne Leaney Davidson e Tiffany Stewart. Como co-administradores da próspera comunidade QB-HQ Facebook, Davidson e Stewart adoram apoiar ProAdvisors, contadores e contabilistas que usam o QuickBooks. Seu objetivo naquele dia era compartilhar alguns recursos menos conhecidos do QuickBooks Online Accountant (QBOA) – e claramente os participantes mal podiam esperar para ouvir sobre eles.

Aqui estão suas principais dicas para obter o máximo da QBOA.

(Nota: Esta sessão foi feita sob medida para usuários canadenses da QBOA. Alguns recursos podem não estar disponíveis em outras versões da QBOA.)

Visão Geral do Cliente

A aba Visão Geral do Cliente é uma visão somente para clientes dentro do arquivo QuickBooks Online (QBO) de um cliente. Ele lhe dá um resumo da situação financeira do cliente, incluindo configuração da empresa, atividade bancária, problemas comuns e aplicativos conectados. Para novos clientes, esta conveniente visão geral pode dar-lhe uma melhor visão sobre os preços que deve cobrar.

Said Davidson: “Esta é uma ótima ferramenta se você tiver uma reunião com um cliente e não tiver certeza se vai aceitá-los, e eles dizem: ‘Sim, nossos livros estão realmente limpos'”

Documentos compartilhados

Davidson e Stewart adoram este recurso, mas uma rápida pesquisa de opinião pública revelou que muitos participantes ainda não o haviam experimentado. Dentro da QBOA, você pode solicitar documentos (como extratos bancários ou materiais de final de ano) ao seu cliente através de um portal seguro. Após o seu cliente carregar os arquivos, você pode facilmente visualizar todos os seus documentos compartilhados em um único guia. Hurra para não receber mais e-mails!

Aba Team

Aba Team na QBOA é o seu balcão único para todas as coisas relacionadas à equipe. Você pode facilmente adicionar ou remover usuários, assim como gerenciar o acesso de cada usuário à administração e livros da sua empresa.

Aba ProAdvisor

Não surpreendentemente, a aba ProAdvisor na QBOA contém uma riqueza de informações úteis. Veja o seu nível ProAdvisor e informações de contacto para o seu consultor Intuit, descarregue os seus crachás de certificação e aceda a recursos e módulos de formação. Você também pode se manter informado sobre as próximas atualizações de produtos, o que é fundamental para manter seus clientes no loop – “porque alguns deles irão ‘O QUE FELICITA?’ de outra forma”, aconselhou Davidson.

Aba Trabalho

Aba Trabalho é a ferramenta de gerenciamento de práticas da QBOA, permitindo que os usuários gerenciem todas as suas tarefas em um único lugar. Mas quando Stewart perguntou ao público se eles a estavam usando, as respostas foram misturadas. Vários participantes disseram ter tentado no passado, mas acharam muito frustrante.

Por sorte, a ferramenta continua a evoluir. Disse Stewart: “Para Rich Preece, este é um de seus bebês e ele vem dando saltos e passos desde que ele a introduziu pela primeira vez há alguns anos”. Os usuários agora têm novas opções para criar e gerenciar templates de fluxo de trabalho – então talvez seja hora de dar outra chance à aba Trabalho.

Tax Returns Tab

Após um ano e meio em beta, a aba Tax Returns no QBOA agora está ativa para uso geral. Disse Stewart para o público: “Quem prepara os impostos? Você precisa se empolgar com isso”! Esta funcionalidade permite aos usuários canadenses arquivar os T2 diretamente na Agência Fiscal do Canadá. Os usuários também podem assinar um beta que lhes permitirá arquivar os T1’s.

Apps Tab

Davidson e Stewart são ambos grandes fãs de melhorar a experiência QBO através de aplicativos integrados. “Temos clientes com necessidades muito específicas e o QBO nem sempre é um ajuste perfeito – mas é provável que haja um aplicativo que resolva o problema”, explicou Davidson. Stewart acrescentou que ela tem 17 aplicativos conectados à QBOA: “Eu posso ter um problema”. Felizmente, a guia Apps na QBOA permite aos usuários encontrar e gerenciar facilmente aplicativos para clientes, bem como para sua própria empresa.

Ferramentas de Contabilista

O menu suspenso Ferramentas de Contabilista dá aos usuários da QBOA acesso conveniente a uma variedade de ferramentas e atalhos. (“Esta é a parte divertida”, disse Stewart.) Alguns dos favoritos de Davidson e Stewart incluem Close Books (que é bastante auto-explicativo), Reports Tools, e Workpapers.

Com as Ferramentas de Relatórios, os usuários podem definir um intervalo de datas padrão para todos os relatórios e ferramentas, ao invés de tê-los abertos com as configurações padrão do cliente. Ficou claro que esta funcionalidade será uma mudança de jogo para o público; a demonstração do Stewart foi recebida com muitos aplausos.

Meanwhile, a funcionalidade Workpapers acelera o processo de ajuste de final de ano para usuários canadenses da QBOA. Adicione notas e anexos para cada cliente, faça vários ajustes nos livros e salve todo o seu trabalho no arquivo do cliente. Então, gere uma declaração de impostos em apenas um clique.

E aí você tem: um guia interno para algumas (não tão) pedras preciosas escondidas na QBOA. Teste-as você mesmo, ou vá até a QB-HQ para compartilhar suas próprias dicas com a comunidade QuickBooks!

Quer mais #QBConnect content? Confira nossa cobertura completa do QuickBooks Connect Toronto 2018!