Como proprietário de uma pequena empresa, é importante que você saiba sobre os impostos sobre a folha de pagamento e se você deve ou não algum. As penalidades por não pagar, ou mesmo pagar com atraso, podem ser severas. Se a sua empresa tem empregados, você, como empresa, é responsável pela cobrança e pagamento de impostos sobre a folha de pagamento com base nos seus salários. Mesmo que você não tenha empregados mas o seu negócio esteja incorporado, então os seus próprios cheques de pagamento do negócio estão sujeitos a impostos sobre a folha de pagamento. E mesmo que você utilize um serviço de folha de pagamento, como proprietário da empresa você ainda é o responsável final pelo pagamento correto e pontual dos impostos sobre a folha de pagamento da sua empresa. Portanto, faz sentido ter um conhecimento de trabalho do que isso implica. Abaixo, nós o acompanhamos através do básico para que você possa ter certeza de que sabe quais são as suas responsabilidades como proprietário de uma empresa quando se trata de impostos sobre a folha de pagamento.

Léxico de impostos sobre a folha de pagamento: Siglas comuns

FICA: Federal Insurance Contributions Act (FICA), que exige que os impostos da Segurança Social e Medicare sejam pagos sobre os salários.

FTD: Federal tax deposit, que são os impostos que você envia para o IRS.

FUTA: Federal Unemployment Tax Act, que exige que os empregadores paguem os impostos do seguro-desemprego. O dinheiro é usado para ajudar os estados a administrar programas de seguro-desemprego.

OASDI: Seguro de velhice, sobrevivência e invalidez (OASDI), também conhecido como Seguro Social. O imposto OASDI é um dos impostos da folha de pagamento do FICA. O outro é o Medicare tax.

SUTA: Lei Estadual do Imposto de Desemprego, que obriga a cobrança de impostos sobre a folha de pagamento para pagar o subsídio de desemprego para os trabalhadores elegíveis que perdem seus empregos sem culpa própria.

O que são impostos sobre a folha de pagamento?

Os impostos sobre a folha de pagamento são diferentes dos impostos sobre a renda. Os impostos sobre a folha de pagamento são os outros impostos que os empregados devem com base em seus salários, mas esses impostos também incluem um componente de contribuição do empregador. Tanto o empregado quanto o empregador devem impostos sobre os salários de um empregado.

Impostos federais sobre a folha de pagamento

Existem dois principais impostos federais sobre a folha de pagamento. Ambos são mandatados pela Lei Federal de Contribuições de Seguros (FICA). Eles são:

Segurança Social: Os impostos da Previdência Social também são conhecidos como impostos da OASDI. OASDI significa Seguro de Velhice, Seguro de Sobrevivência e Seguro de Invalidez. Estes impostos financiam benefícios da Previdência Social.

Medicare: O Medicare tax é também conhecido como Medicare Hospital Insurance (HI) tax. Estes impostos financiam o componente de seguro hospitalar dos benefícios Medicare.

Existe um terceiro, menor imposto federal sobre folha de pagamento:

Seguro contra desemprego: O Federal Unemployment Tax Act (FUTA) ajuda a pagar o sistema federal de seguro-desemprego do estado. Apenas os primeiros $7.000 do salário de um trabalhador são usados para calcular este imposto. O dinheiro do FUTA é usado principalmente para pagar a administração do programa estadual de seguro-desemprego.

Impostos estaduais sobre folha de pagamento

Seguro-desemprego: A Lei Estadual do Imposto de Desemprego (SUTA) fornece benefícios de desemprego estaduais aos trabalhadores elegíveis que perdem seus empregos sem culpa própria.

Seguro de invalidez: Cinco estados, listados abaixo, e Porto Rico também exigem que os empregadores forneçam seguro de invalidez a curto prazo para lesões não relacionadas ao trabalho e doenças que impeçam um empregado de trabalhar.

Se a sua empresa faz negócios em qualquer um desses locais, você pode ter que reter impostos do salário do seu trabalhador e/ou pagar os impostos para cobrir os custos do seguro. Alguns estados cobram apenas dos trabalhadores. Outros cobram dos empregadores. Alguns cobram ambos.

Para detalhes específicos do estado: Califórnia, Havaí, Nova Jersey, Nova Iorque, Rhode Island, Porto Rico.

Impostos dos empregadores

Os impostos dos trabalhadores são divididos no que o empregador deve e no que o empregado deve. Aqui está uma visão mais detalhada da repartição patronal:

6,2% para a Segurança Social. Como empregador você paga 6,2% , ou metade, dos 12,4% de impostos da Previdência Social devidos sobre os primeiros $118.500 do salário de um empregado. Esse limite máximo de salário sobe para até $127.200 em 2017.

1,45% para o Medicare. O empregador também divide o imposto de Medicare devido sobre os salários de um empregado.

6%, até $42 por ano, no máximo, para o imposto federal de seguro-desemprego que é baseado nos primeiros $7.000 em salários para cada empregado. A taxa real é normalmente de 0,6% porque os empregadores recebem um crédito de 5,4% para o imposto estadual de seguro-desemprego que eles também têm que pagar, na maioria dos casos. Apenas os empregadores pagam o imposto FUTA.

A taxa de imposto de seguro de desemprego estadual para os empregadores varia por estado.

As responsabilidades do imposto sobre a folha de pagamento do empregado

6,2% para o Seguro Social

1,45% para o Medicare

0% para os impostos estaduais do seguro de desemprego, exceto no Alasca, Nova Jersey e Pensilvânia. Estes são os únicos três estados que cobram regularmente aos funcionários um imposto estadual de seguro-desemprego. O dinheiro do imposto do empregado tem que ser retido pelo empregador e pago ao estado com os pagamentos trimestrais do próprio empregador.

Pagamento do imposto da folha de pagamento e prazos

Impostos da folha de pagamento que você deve ao governo federal tem que ser pago mensalmente ou semestralmente (duas vezes por semana), dependendo de quanto imposto da folha de pagamento você normalmente deve.

Se os impostos federais fossem $50.000 ou menos durante um período de 12 meses, você deposita os impostos mensalmente.

Se forem mais de $50.000, você deposita os impostos duas vezes por semana.

Se os impostos da folha de pagamento forem menos de $1.000 por ano, você pode solicitar o pagamento anual.

Estes depósitos de impostos federais têm que ser feitos eletronicamente através do Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais. Mas a sua pequena empresa ainda pode enviar um cheque para cobrir os impostos da folha de pagamento se deve menos de $2.500 por trimestre.

Para mais informações, consulte o site do IRS aqui.

Os impostos estaduais da folha de pagamento são geralmente devidos mensalmente ou trimestralmente, dependendo do tamanho da sua folha de pagamento. Verifique no departamento de emprego do seu estado o horário correto para a sua pequena empresa.

Como faço para declarar impostos sobre a folha de pagamento?

Reembolso federal de impostos sobre a folha de pagamento são arquivados separadamente do pagamento do imposto sobre a folha de pagamento. A sua pequena empresa precisará apresentar a declaração federal do imposto sobre folha de pagamento trimestralmente ou uma vez por ano, dependendo do tamanho da sua folha de pagamento. Você usará o Formulário IRS 941, Declaração Trimestral de Impostos Federais do Empregador, para declarar o seu imposto de renda. O Formulário IRS 940 é usado para declarar os impostos federais de desemprego (FUTA) que você pagou.

E se eu não puder pagar meus impostos de folha de pagamento, ou se eu pagar com atraso?

O governo federal considera os impostos de folha de pagamento uma categoria especial de impostos porque a parte do empregado pertence ao empregado, e não ao empregador. Pode ser que o empregado vá para a conta da Previdência Social, por exemplo, para ganhar crédito para benefícios futuros. Assim, as pequenas empresas tentadas a usar o dinheiro para outros fins são punidas com penalidades íngremes e juros de mora. O IRS pode levantar o dinheiro que você deve diretamente da sua conta bancária, colocar um imposto sobre a sua propriedade ou, em casos graves, ameaçar o tempo na prisão.

Aqui está um exemplo da rapidez com que as penas podem ser aplicadas, da publicação do IRS, “The ABCs of FTDs”:

Penalização do FTD num Depósito Fiscal Trimestral Atrasado, $3.000:

1 – 5 dias: 2%, $60
6 – 15 dias: 5%, $150
16 + dias: 10%, $300
10 dias após a nota fiscal: 15%, $450

É um exemplo de uma penalidade de não depósito. Você também deve uma penalidade de 5% por mês do imposto não pago, até 25% do total. E uma penalidade de 1/2% a 1% ao mês, até 25% do total. E juros sobre os impostos não pagos, que recentemente variam entre 3% e 6% do total. Então aprenda os fatos sobre os impostos da folha de pagamento e mantenha o seu pequeno negócio focado no crescimento, não nas penalidades fiscais!