Estimações vs. Cotações

Vocês deveriam estar enviando cotações ou fazendo estimativas? Fornecer uma cotação fixa para o custo do trabalho ou fazer uma estimativa de todos os custos? Orçamentos vs. Cotações – qual é a diferença e qual deve usar…?

Odds é que, como negociante ou pequeno negócio, você gasta uma boa parte do seu valioso tempo escrevendo orçamentos ou cotações para potenciais novos clientes.

No entanto, pode haver muita confusão entre os dois.

Contrário ao que você possa pensar, há um mundo de diferença entre fornecer uma cotação e dar uma estimativa.

Então, a questão é: Você sabe as diferenças importantes entre uma estimativa e uma cotação?

Cotações vs. estimativas explicadas

Para pequenas empresas que fornecem qualquer tipo de serviço (em vez de um produto de preço definido como as lojas fazem) fornecer aos clientes uma idéia do que eles podem esperar pagar por um determinado trabalho é um fato da vida.

Pode ser um trabalho demorado e ingrato – especialmente se você não está muito confortável em colocar caneta no papel em primeiro lugar.

Compreender a diferença entre cotações e estimativas, usar a correta no momento certo e certificar-se de que eles têm toda a informação necessária é fundamental.

Escrevemos este guia simples e fácil de entender de estimativas vs. citações para o ajudar – eis o que vai aprender:

• Quais são as diferenças
• Quando usar uma estimativa e quando dar uma citação
• Porque é importante
• Pormenores importantes que precisa de incluir

Encontrará também as respostas às perguntas mais frequentes sobre estimativas e citações.

Qual é a diferença entre uma estimativa e uma citação?

A primeira coisa a entender sobre citações e estimativas é que elas NÃO são apenas dois nomes diferentes para a mesma coisa. As estimativas e citações têm usos distintos, benefícios & desvantagens. Saber isto é fundamental para evitar problemas que podem custar tempo, boa vontade do cliente e até dinheiro.

Vejamos as estimativas, primeiro:

O que é uma estimativa?

Uma estimativa é basicamente um ‘palpite’ ou um palpite aproximado e educado com base no que um trabalho PODE custar. Muitas vezes é fornecido antes de você saber todos os detalhes de um trabalho em particular (como durante uma chamada inicial de um potencial novo cliente) ou durante uma visita ao local.

Estimados são as suas primeiras ideias sobre custos e podem mudar drasticamente quando obtém mais informações, quando surgem complicações inesperadas durante o trabalho ou o âmbito do que lhe foi pedido para fazer aumenta.

Ponto-chave: Uma estimativa é uma ideia informal de preço baseada em informação limitada. Considere-a um ponto de partida em termos de custos, que pode subir (ou descer). As estimativas NÃO PODEM ser usadas como um ponto de vista legal para o preço.

Por exemplo, imaginemos que lhe foi pedido para rebocar um quarto de tamanho médio.

A Sra. Smith telefona para perguntar sobre o custo de escumar o seu quarto de hóspedes. Ela não tem medidas exatas, mas diz que é ‘tamanho médio’. Além disso, ela menciona que ainda há algum papel de parede velho no lugar que precisa ser removido.

A sua estimativa pode parecer assim:

O que é uma cotação?

Uma cotação (ou cotação) é um preço exato para o trabalho que está sendo oferecido. Como tal é fixo e NÃO PODE ser alterado depois de ter sido aceite pelo cliente (a menos que o cliente altere a quantidade/tipo de trabalho requerido ou que descubra algo completamente fora do âmbito do que foi acordado).

Cotações só são emitidas após uma visita ao local ou onde esteja confiante de ter estabelecido exactamente o que é necessário.

Ponto-chave: É importante lembrar que as cotações são apresentadas formalmente e representam um contrato entre você e o cliente. Como tal, elas podem ser usadas como pontos de vista legais para o preço, caso surja uma disputa.

Entendidamente, as cotações dão aos clientes paz de espírito; seguros no conhecimento de que eles sabem exatamente quanto o trabalho vai custar antes do início do trabalho.

No nosso exemplo com a Sra. Smith, após uma visita à sua casa, você pode ter descoberto que o quarto de hóspedes dela é maior que a média e que há uma quantidade substancial de papel de parede velho que vai demorar um pouco mais para remover o que você pensou inicialmente.

Como tal, pode ver pelo exemplo abaixo que o seu orçamento escrito tem mais detalhes e é um reflexo muito mais preciso do verdadeiro custo do trabalho necessário (neste caso adicionando mais £75 ao preço) :

Estima ou Orçamento? Pontos chave a lembrar…

• Estimatos são uma ideia aproximada do preço. Devem ser usados apenas como um PREÇO inicial do GUIA.
• As cotações são legalmente vinculativas e só devem ser usadas quando você estiver certo dos custos envolvidos.
• NUNCA rotule uma estimativa escrita como uma ‘Cotação’ – Você pode ser mantido à figura fornecida.
• VIAGENS assegure-se de que o cliente entende se está recebendo uma estimativa ou uma cotação.

Perguntas frequentes sobre estimativas versus cotações

A compreensão da diferença entre uma estimativa e uma cotação é apenas o primeiro passo no caminho para perceber o potencial de fazer ambos trabalharem mais para você. A administração e as consultas ocupam um tempo valioso, por isso detalhamos abaixo algumas das perguntas mais comuns sobre orçamentos e citações. Estas não só expandem certos elementos e porque são importantes, mas também dão algumas sugestões úteis.

Preciso sempre fornecer uma estimativa ou citação por escrito?

Como diz o ditado: os acordos verbais não valem o papel em que estão escritos. Estimativas e citações devem ser sempre fornecidas por escrito. Se uma consulta ou problema surgir mais tarde, é uma boa idéia ter algo por escrito para ser respondido – isso facilita a resolução de qualquer mal-entendido. Não se esqueça de guardar cópias de todas as suas estimativas e orçamentos.

Está bem escrever à mão os meus orçamentos ou orçamentos?

Embora documentos escritos à mão ainda sejam aceitáveis, você deve assegurar-se de que ambos sejam legíveis e apresentados profissionalmente – nada desliga um potencial cliente mais rápido do que tentar decifrar rabiscos ilegíveis em um pedaço de papel. As suas citações e orçamentos devem reflectir o nível de profissionalismo que os seus clientes podem esperar dos seus serviços. Use sempre papel timbrado com o nome do seu negócio e detalhes completos de contacto incluídos. Papel em branco anónimo deixa os clientes nervosos sobre a validade do seu negócio.

Que detalhes devo incluir nos meus orçamentos ou cotações?

Averdade deixe claro se você está fornecendo um orçamento ou uma cotação, como nos exemplos acima.

Desde que as estimativas são aproximações aproximadas do custo, elas devem ser razoavelmente claras mas não têm de ser tão detalhadas como uma cotação. Descreva o trabalho claramente em termos gerais. Os orçamentos devem sempre incluir um aviso de que o preço está sujeito a alterações dependendo de um orçamento mais detalhado a ser preparado.

Após você ter uma ideia melhor do que está envolvido, então um orçamento detalhado deve ser fornecido. Seja tão específico quanto possível, incluindo:

• Os detalhes do cliente e o endereço/localização do trabalho a ser realizado
• Um número de referência (se necessário)
• A data
• Uma repartição dos elementos (incluindo mão-de-obra, materiais ou custos especiais)
• Uma descrição precisa do que é coberto pelo orçamento e (se necessário) o que não é
• O preço total
• Qualquer elemento de IVA deve ser detalhado. Lembre-se que só pode cobrar IVA se estiver registado para efeitos de IVA no HMRC. Deve mostrar o seu número de registo de IVA válido em todos os documentos.

Preciso de incluir os meus termos & condições em ambos?

Se tiver termos e condições formais elaborados, inclua sempre uma cópia com o seu orçamento ou orçamento. Isto não só dá ao seu cliente uma impressão muito positiva de que o seu negócio é adiantado e honesto, como também lhes fornece informações como os seus termos de pagamento normais, depósitos necessários, penalidades por não pagamento, etc.

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Precisos e orçamentos precisam de datas?

Estimativas e orçamentos ajudam-no a determinar exactamente quando os preparou. No entanto, é também uma boa ideia especificar o período para o qual o seu orçamento ou cotação é válido – Normalmente, isto pode variar de 30 a 90 dias após a data no documento, dependendo do seu negócio ou preferência. As taxas e os custos aumentam naturalmente ao longo do tempo, pelo que estabelecer um limite de quanto tempo o seu preço é bom protege-o de ser apanhado por orçamentos ou cotações antigas, que agora são irrealistas.

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