Compliance & Equity Office

As nossas políticas de trabalho remoto foram ajustadas à luz das actuais preocupações de saúde pública da COVID-19. Foi concedida uma ampla latitude aos Membros do Gabinete para ajustar a forma como a universidade faz as tarefas de pessoal e responde a esta situação. Para orientações ou aprovações atuais, por favor dirija consultas ao respectivo membro do Gabinete através do seu supervisor.

Title: Política de Trabalho Remoto
Data de vigência: 6 de Maio, 2016
Data de revisão: Primeira Versão
Escritório Responsável: Recursos Humanos

I. Escopo

Esta política se aplica a William & Mary como um todo, incluindo o Virginia Institute of Marine Science, (a universidade). Ela se aplica a todos os empregados elegíveis a tempo integral e parcial da universidade e ao corpo docente na medida prevista na Seção IV(C)(1) abaixo.

Guia sobre a aplicação desta política aos empregados que estão em teletrabalho a partir da data efetiva da política é fornecida na Seção VII(B).

II. Propósito

O propósito desta política é permitir aos empregados trabalharem em locais de trabalho alternativos durante toda ou parte de sua semana de trabalho, conforme requerido pela Seção 2.2-2817.1 do Código da Virgínia. O teletrabalho pode melhorar a produtividade e o desempenho profissional, bem como promover eficiências administrativas (por exemplo, reduzindo o espaço de escritório e estacionamento), reduzir o congestionamento do tráfego e os custos de transporte, apoiar a continuidade dos planos de operações e sustentar o recrutamento e retenção de uma força de trabalho altamente qualificada, melhorando o equilíbrio trabalho/vida pessoal.

III. Definições

Alternar locais de trabalho: locais aprovados, que não o local de trabalho central do empregado, onde os negócios oficiais da universidade são realizados. O local de trabalho alternativo mais comum é a casa de um empregado, sujeito à aprovação descrita nesta Política.

Centro de trabalho: local de trabalho de um empregador onde os empregados normalmente estão localizados. Mais comumente este é o campus de Williamsburg.

Trabalho Remoto: um acordo de trabalho onde o empregado celebra um acordo formal com a universidade para desempenhar as suas funções habituais num local de trabalho alternativo, pelo menos um dia por semana.

IV. Política

Trabalho Remoto é uma alternativa de trabalho voluntário que é apropriada para alguns empregados e alguns empregos, mas não para todos os empregados e todos os cargos. Nenhum empregado universitário tem direito ou garantia de ter a oportunidade de trabalhar à distância. Certas categorias de cargos não são elegíveis para o trabalho remoto. Para posições elegíveis para trabalho à distância (ver Seção A abaixo), se um determinado empregado pode trabalhar à distância é uma decisão tomada caso a caso, levando em consideração uma avaliação da probabilidade de sucesso do empregado em um arranjo de trabalho à distância e uma avaliação da capacidade do supervisor de gerenciar trabalhadores à distância. arranjos de trabalho à distância mais comumente são para trabalho remoto parcial, por exemplo, trabalho à distância um dia por semana.

O trabalho remoto também pode ser considerado, caso a caso, como uma acomodação razoável, conforme previsto na Política e Procedimento de Acomodações Razoáveis para Empregados com Deficiência.

Os empregados que forem aprovados para trabalho remoto serão obrigados a assinar um acordo de Trabalho Remoto com a universidade, consistente com esta Política.

Todos os empregados que trabalham remotamente realizam essencialmente o mesmo trabalho que fariam no local de trabalho central, de acordo com suas mesmas expectativas de desempenho e outros termos acordados. Os acordos de trabalho remoto podem ser estabelecidos por um período de longo ou curto prazo.

A classificação, remuneração e benefícios de um empregado não mudarão se o empregado for aprovado para teletrabalho.

A universidade pode estabelecer o trabalho à distância como condição de emprego, com base nas necessidades de negócios da universidade. Nesses casos, esse requisito deve ser incluído quando a vaga for anunciada e na correspondência oferecendo emprego.

A. Cargos Elegíveis e Empregados

Os supervisores, em consulta com o Escritório de Recursos Humanos, analisarão a natureza de um cargo e como o trabalho é realizado e determinarão quais cargos são apropriados para designar ou aprovar para o trabalho remoto. Vários fatores devem ser considerados para determinar a viabilidade do teletrabalho, incluindo a capacidade da universidade de supervisionar adequadamente o empregado e se alguma função requer o uso de certos equipamentos ou ferramentas que não podem ser replicados em casa. Outras considerações críticas incluem se

• há necessidade de interação presencial e coordenação do trabalho com outros funcionários;
• é necessária a interação presencial com colegas, clientes ou clientes externos;
• a posição em questão requer que o funcionário tenha acesso imediato a documentos ou outras informações localizadas apenas no local de trabalho;
• o local de trabalho alternativo é na Comunidade da Virgínia;

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• a organização do trabalho remoto terá impacto na qualidade do serviço ou nas operações da universidade, ou aumentará a carga de trabalho para outros funcionários;

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• a posição pode ser estruturada para ser desempenhada independentemente de outros com necessidade mínima de suporte e pouca interação presencial; e

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• o desempenho pode ser medido por padrões quantitativos ou qualitativos orientados para resultados, e não pelo tempo gasto na realização do trabalho.

Tipicamente, uma posição a ser designada como trabalho remoto indica que o trabalho remoto parcial em vez de a tempo inteiro é viável. O Escritório de Recursos Humanos, em consulta com os departamentos, também identificará categorias amplas de cargos que não são elegíveis para trabalho remoto, incluindo, mas não se limitando a cargos de serviço direto e cargos específicos do local, tais como policiais, trabalhadores do terreno, pessoal de apoio ao estacionamento, trabalhadores de instalações, incluindo encanadores, eletricistas, e técnicos de AVAC, funcionários de limpeza (custodia), pessoal de saúde estudantil, pessoal de vida da residência, treinadores, posições de apoio e operações atléticas, posições de recepcionistas, atendentes de balcão, pessoal de circulação e suporte da biblioteca, bibliotecários de referência e pesquisa, posições de apoio direto de TI, pessoal de operações de embarcações no VIMS, e pessoal de meio ambiente, saúde e segurança. Esta lista de posições não é exclusiva, e o Escritório de Recursos Humanos reserva-se o direito de identificar outras posições que não sejam elegíveis para o teletrabalho.

Se um empregado em uma posição elegível solicitar aprovação para teletrabalho, o supervisor, em consulta com o Escritório de Recursos Humanos, determinará se o empregado é elegível. Geralmente, as seguintes condições devem ser cumpridas para aprovar um empregado para o teletrabalho:

• O empregado está no cargo há pelo menos doze meses;
• O empregado não tem nenhuma ação disciplinar formal ativa arquivada para o período de revisão atual ou imediatamente anterior;
• O empregado tem uma capacidade demonstrada de trabalhar de forma produtiva por conta própria e é auto-motivado e flexível; e
• O empregado recebeu pelo menos uma avaliação satisfatória no ciclo de avaliação anterior.

Os supervisores devem garantir que as decisões de teletrabalho sejam tomadas por razões apropriadas e não discriminatórias.

B. Expectativas e Condições Gerais

1. Cumprimento das Políticas. Os empregados devem concordar em cumprir com as regras, políticas, práticas e instruções da universidade e compreender que a violação de tais regras pode resultar no término do acordo de trabalho remoto e/ou ação disciplinar, até e incluindo a demissão. Os funcionários que trabalham remotamente estarão sujeitos às mesmas políticas que outros funcionários, incluindo políticas relacionadas à segurança da informação e proteção de dados; ver item 7 abaixo.
2. Horas de Trabalho. O número total de horas que se espera que os funcionários que trabalham em teletrabalho não mudarão, independentemente do local de trabalho. A universidade também espera o mesmo nível de produtividade dos trabalhadores em teletrabalho que é esperado dos trabalhadores no local de trabalho central. Os funcionários de teletrabalho que não estejam isentos das exigências de horas extras da Lei de Normas Trabalhistas Justas serão obrigados a registrar todas as horas trabalhadas da forma designada pela universidade. As horas trabalhadas além das especificadas no contrato de teletrabalho exigirão a aprovação prévia do supervisor.
   O teletrabalho não se destina a servir como substituto para o cuidado de crianças ou adultos. Se crianças ou adultos que necessitam de cuidados primários estiverem no local de trabalho alternativo durante o horário de trabalho dos funcionários, outra pessoa deve estar presente para prestar os cuidados.
   Os supervisores podem exigir que os funcionários se apresentem em um local de trabalho central, conforme necessário para reuniões ou outros eventos relacionados ao trabalho, ou podem se reunir com o funcionário no local de trabalho alternativo, conforme necessário para discutir o progresso do trabalho ou outras questões relacionadas ao trabalho.
3. Uso de Licença. Os funcionários não podem utilizar o teletrabalho no lugar da licença por doença, licença familiar e médica, licença utilizada no âmbito do Programa de Doença e Incapacidade da Virginia, licença de compensação dos trabalhadores ou outros tipos de licença.
   No entanto, a universidade pode determinar se é ou não apropriado oferecer o teletrabalho como uma oportunidade de retorno parcial ou total ao trabalho, com base nas políticas de retorno ao trabalho da universidade após uma lesão ou doença e nos critérios normalmente aplicados às decisões relativas à aprovação do teletrabalho.
4. Responsabilidade. A universidade não assume responsabilidade por lesões que ocorram no local de trabalho alternativo do empregado fora do horário de trabalho acordado ou por lesões que ocorram durante o horário de trabalho, mas que não surjam fora e no curso do emprego. A universidade também não assume responsabilidade por danos à propriedade real ou pessoal do empregado resultantes da participação no programa de trabalho remoto.
   A cobertura da remuneração dos trabalhadores é limitada às áreas de trabalho designadas nas casas dos empregados ou em locais de trabalho alternativos. Os empregados concordam em praticar os mesmos hábitos de segurança que usariam na universidade e em manter condições de segurança nos seus locais de trabalho alternativos. Os empregados devem seguir os procedimentos normais para relatar doenças ou ferimentos.
5. Equipamentos e Materiais. Normalmente, a universidade fornecerá equipamentos e materiais necessários aos funcionários para o desempenho eficaz de suas funções; entretanto, a universidade não duplicará recursos entre o local de trabalho central e o local de trabalho alternativo.
   Apromoção do trabalho Os funcionários podem usar equipamentos de propriedade da universidade somente para fins legítimos da universidade. Os funcionários do trabalho remoto são responsáveis por proteger os equipamentos pertencentes à universidade contra roubo, danos e uso não autorizado. A universidade fará a manutenção, manutenção e reparo do equipamento de propriedade da universidade usado no curso normal do trabalho. A universidade estipulará quem é responsável pelo transporte e instalação do equipamento e por devolvê-lo ao local de trabalho central para reparos ou serviços. O contrato de trabalho à distância também poderá permitir que os funcionários utilizem seu próprio equipamento, desde que o uso de tal equipamento tenha sido aprovado pelo Diretor de Informação ou designado.
   Quando os funcionários são autorizados a utilizar o seu próprio equipamento, a universidade não é responsável pelo custo, reparação ou serviço do equipamento pessoal do funcionário, a menos que expressamente acordado de outra forma no acordo de trabalho remoto.
6. Custos de teletrabalho. A universidade não é obrigada a assumir a responsabilidade pelos custos operacionais, manutenção da casa ou outros custos incorridos pelos funcionários na utilização de suas casas como local de trabalho remoto alternativo de trabalho.
   A universidade pode utilizar fundos apropriados para os custos de teletrabalho se houver necessidade de negócios e se o financiamento permitir: instalação e serviço telefônico básico no local de trabalho alternativo do funcionário; telefones celulares ou assistentes pessoais digitais (PDAs) para uso comercial; reembolso de funcionários por chamadas de longa distância relacionadas a negócios feitas de seus telefones pessoais se não forem fornecidos telefones celulares ou PDAs; ou acesso à internet e serviços relacionados.

Informações da universidade. Os funcionários devem salvaguardar as informações universitárias utilizadas ou acessadas durante o teletrabalho, de acordo com W&M’s Data Classification and Protection Policy, Acceptable Use Policy and other applicable information technology policies.
A universidade deve conceder permissão de acordo com os procedimentos da universidade para que os funcionários trabalhem com informações ou materiais de acesso restrito, conforme definido pela universidade, em locais de trabalho alternativos. Os funcionários de trabalho remoto devem concordar em seguir procedimentos de segurança aprovados pela universidade para garantir a confidencialidade e segurança dos dados.

7. Treinamento para Gerentes e Supervisores. A universidade encoraja o uso bem sucedido e apropriado do trabalho remoto dentro da universidade, fornecendo treinamento para supervisores e gerentes na gestão eficaz dos funcionários do trabalho remoto. A universidade forneceu orientação sobre o gerenciamento das expectativas de desempenho dos funcionários.

C. Contrato de teletrabalho

O trabalho remoto deve ser documentado como aprovado através de um contrato de teletrabalho. O acordo de teletrabalho estabelece as condições específicas que se aplicam aos empregados que trabalham em locais alternativos. O acordo de teletrabalho deve ser aprovado pelo chefe da unidade, pelo supervisor do empregado e pelo Escritório de Recursos Humanos. O formulário do acordo está acessível online em http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

Um acordo a prazo normalmente será de um ano, com prazo renovável, mas um acordo pode ser feito por um prazo mais curto. A renovação não é garantida; o acordo de trabalho remoto, desempenho do empregado e outras circunstâncias serão considerados pelo supervisor para determinar se o acordo deve ser renovado.

1. Exceções ao requisito do acordo de trabalho remoto. É uma prática aceita pelo corpo docente de ensino e pesquisa a realização de seu trabalho com horários variados no campus e em locais alternativos. Normalmente, um acordo formal de teletrabalho não será exigido para o corpo docente, a menos que o trabalho normal seja consistentemente realizado em um local alternativo (ou seja, não no escritório padrão designado).
   Ocasionalmente, um departamento também pode determinar que os funcionários possam precisar trabalhar em locais de trabalho alternativos por um curto período de tempo para acomodar circunstâncias incomuns, tais como um breve fechamento do escritório para renovações ou recolocação. Nesses casos, o acordo formal de teletrabalho não é necessário, mas deve ser documentado para os arquivos do departamento por memorando ou e-mail, especificando as expectativas de trabalho e duração.
2. Modificação ou Rescisão do Acordo de Teletrabalho. O supervisor, em consulta com os Recursos Humanos, pode modificar ou rescindir o contrato de trabalho remoto antecipadamente (antes do final do prazo especificado) por preocupações de desempenho, mudanças nas necessidades operacionais ou qualquer outro motivo não discriminatório. O empregado também pode rescindir o contrato de teletrabalho a qualquer momento, a menos que tenha sido uma condição de emprego. Qualquer rescisão normalmente será feita com pelo menos duas semanas de antecedência.

VI. Execução; Reclamações, reclamações ou recursos

Um empregado que discorde da negação de um pedido de teletrabalho ou qualquer outra ação relacionada a esta política é encorajado a discutir a preocupação com o seu supervisor. Se a discussão com o supervisor não resolver a questão, um funcionário pode solicitar uma revisão informal de uma decisão de teletrabalho por parte do Gabinete de Recursos Humanos. As decisões de trabalho à distância também podem ser reclamadas no âmbito de processos de reclamação/ reclamação existentes.

VII. Autoridade e Emenda; Implementação

A. Autoridade e Emenda. Esta política é aprovada pelo Presidente, de acordo com a Seção 2.2-2817.1 do Código da Virgínia. O Presidente delegou ao Chefe de Recursos Humanos a autoridade para fazer revisões menores ou técnicas ou emendas a esta política.

B. Implementação.

• Determinação da Elegibilidade da Posição. Os supervisores devem começar a identificar as posições como elegíveis ou inelegíveis para trabalho remoto após a publicação desta política, com referência à lista de posições não elegíveis fornecida pelos Recursos Humanos e de acordo com a Seção IV(A) desta Política.
• Disposições pré-existentes de teletrabalho. Para qualquer empregado em teletrabalho a partir ou antes da data de vigência desta Política, o supervisor deverá consultar os Recursos Humanos para determinar a abordagem apropriada, considerando as especificidades do acordo. Para um empregado com um acordo de trabalho remoto documentado e existente com um prazo de um ano, normalmente o acordo será revisto sob esta Política pouco antes da expiração do prazo para que um acordo atualizado possa ser assinado, se apropriado.

VIII. Políticas, Procedimentos e Documentos Relacionados

Acordo de Trabalho de Roteiro &Lista de Verificação de Segurança
Política de Gestão de Recursos Humanos do Departamento de Virgínia sobre Teletrabalho, Política 1.61 (política estadual que estabelece a estrutura para teletrabalho, a ser definida com mais detalhes nas políticas específicas da instituição)
Política de Gestão de Recursos Humanos do Departamento de Virgínia sobre Normas de Conduta, Política 1.60 (aplicável a empregados classificados e operacionais; estabelece expectativas de conduta e procedimento para disciplina progressiva)
Política de Gestão de Recursos Humanos do Departamento de Virgínia sobre Horas de Trabalho, Política 1.25
Planeamento de Desempenho &Política de Avaliação para Empregados Operacionais
Política de Gestão de Recursos Humanos do Departamento de Virgínia sobre Planejamento de Desempenho &Avaliação, Política 1.40 (para empregados classificados)
Política de Planejamento e Avaliação de Desempenho para Profissionais e Faculdade Profissional (para orientação na gestão do desempenho de empregados profissionais em teletrabalho)
Política e Procedimento de Acomodação Razoável do Empregado (para empregados qualificados com deficiência para solicitar teletrabalho como acomodação)
Guia de Gestão das Expectativas de Desempenho do Empregado