Gerir um escritório vem com seus desafios e suas recompensas, não vem? Você está constantemente lidando com novos obstáculos e pressões num esforço para tornar o dia de trabalho de todos confortável, seguro e produtivo. No entanto, é um dom poder proporcionar isso aos outros e é algo que provavelmente é motivo de muito orgulho para você. Você merece.

Como Gerente de Escritório, uma das principais maneiras de impactar sua equipe é melhorando e preservando o ambiente em que eles trabalham. Seus funcionários merecem trabalhar em um ambiente que seja higiênico, decotado e livre de distrações. Os funcionários estão muitas vezes à mercê das condições de trabalho que não podem controlar.

Embora a maioria das empresas exija que os funcionários ajudem a manter os espaços compartilhados limpos, seus funcionários não foram contratados para limpar seu escritório e você também não. A contratação de uma empresa de limpeza comercial pode aliviar a carga dos funcionários para manter as coisas limpas, garantindo que o ambiente do seu escritório não sofra.

Neste guia completo de contratação de uma empresa de limpeza comercial, vamos ajudá-lo a entender os benefícios de contratar uma empresa de limpeza, como encontrar empresas respeitáveis na sua cidade, como obter as melhores tarifas para serviços de limpeza e como gerenciá-los com sucesso.

Benefícios de contratar uma empresa de limpeza comercial

Antes de podermos explorar como contratar sua empresa de limpeza comercial, você precisará decidir se a terceirização da limpeza do seu escritório vale a pena as despesas e o esforço para gerenciar outro fornecedor. Mais tarde, vamos oferecer recomendações para manter esta relação fácil de gerir, mas primeiro, considere estas 6 principais razões para contratar uma empresa de limpeza:

Um Melhor Ambiente de Trabalho

Mantendo o seu escritório não só limpo mas sem manchas profissionais, você pode assegurar uma maior satisfação e produtividade dos funcionários. Ao invés de navegar por pilhas de papéis ou começar guerras por causa de sobras de salas de descanso, seu pessoal estará ocupado fazendo o trabalho para o qual foi contratado de uma maneira que seja confortável para eles.

Experiência e Experiência

Apresentar a responsabilidade da limpeza a uma recepcionista, a uma faxineira interna ou a um gerente de escritório como você, vá com os profissionais. Eles sabem como manter as coisas polvilhadas, limpas e higienizadas de uma forma medidora e profissional. Ao contratar uma empresa de limpeza, você terá paz de espírito e desfrutará de um tipo mais profundo de limpeza.

Reliabilidade e Consistência

Agilidade e Consistência é mais do que gerir um calendário rotativo de tarefas dos funcionários ou um funcionário interno que tira dias de baixa por doença, precisa de tempo livre e pode sair para um trabalho diferente, deixe a sua empresa de limpeza gerir as entradas e saídas. Quando você conta com a equipe deles ao invés da sua, você pode ter certeza de que alguém estará lá na hora marcada, chovendo ou brilhando.

Evasão de germes

Embora os seus empregados possam arrumar as suas secretárias e gerir o seu próprio lixo, eles não estão a pensar em desinfectar superfícies ou manter os germes à distância. Sua equipe de limpeza comercial estará em todas essas áreas de alta bacteriologia. Especialmente durante a época de frio e gripe, você estará protegido contra insetos do escritório da melhor maneira possível.

Configuração &Esquecimento

Quando um dos parentes de um dos seus empregados é chamado como a “senhora da limpeza do escritório”, pode ser difícil estabelecer um horário. Judy, que também cuida de cães, trabalha em tempo parcial como encarregada de marcar compromissos e viaja para o seu terceiro emprego, pode não estar disponível na cadência que o seu escritório requer. Em vez disso, vá com uma equipe de limpadores experientes que sabem quando aparecer e nunca falham em fazer isso.

A facilidade de gerir um fornecedor de confiança

Utilizando a plataforma de gestão de escritório do Eden, você pode encontrar um fornecedor aprovado que atenda às necessidades e exigências particulares da sua empresa. Então, você pode usar o software para gerenciar o cronograma e pagar faturas à empresa de limpeza – é tão fácil que você nunca vai querer voltar a ter um limpador de escritório interno ou gerenciar as coisas você mesmo.

Quando se contrata uma empresa de limpeza comercial

O momento certo para contratar uma empresa de limpeza pode parecer um pouco evasivo. A não ser que o seu escritório esteja em total desarrumação e não haja ninguém para cuidar dele, você provavelmente já encontrou uma solução para esse tipo de trabalho.

Talvez você tenha um calendário rotativo onde os membros da equipe se inscrevam para tarefas específicas de limpeza ou você tenha um “cara de limpeza” ou “senhora de limpeza” que vem para esvaziar o lixo toda sexta-feira. Tem estado tudo bem para que você não tenha se estressado em encontrar uma solução melhor.

Aqui estão alguns sinais de aviso de que é hora de contratar uma empresa de limpeza profissional numa base recorrente:

A tua equipa está muito ocupada

A tua equipa está magra mas cheia de estrelas do rock. Eles usam toneladas de chapéus e nunca reclamam que as coisas estão ocupadas – eles prosperam com isso. No entanto, sua equipe não pode prosperar no trabalho que foi contratada para fazer se estiver ocupada esvaziando latas de lixo e reabastecendo recursos. Os cérebros de sua operação já estão drenando tempo precioso em reuniões, tarefas menos eficientes, e outras distrações. Para a maioria das empresas, isso é motivo suficiente para contratar uma equipe comercial para reduzir o tempo desperdiçado internamente.

Sua situação atual de limpeza não está cortando o tempo

Se você está insatisfeito com o nível de limpeza que seu fornecedor atual de limpeza está alcançando em suas instalações ou se você tem outras preocupações como custo, disponibilidade ou etiqueta, vale a pena fazer a troca. Enquanto encontrar um novo provedor e incorporá-los pode levar tempo e energia, você ganhará de volta o tempo quando não estiver mais lidando com uma empresa ou provedor de limpeza não confiável.

Você acabou de se mudar para o seu escritório

Novo espaço, novas regras. Se você é uma nova empresa, expandindo para novas cidades, uma empresa remota que acabou de se mudar para IRL pela primeira vez, ou se você está apenas se mudando para um novo escritório na mesma cidade, é uma boa hora para estabelecer novas expectativas e procedimentos para gerenciar seu espaço. É também razão suficiente para deixar sua equipe atual de limpeza ir ou finalmente dar aos seus funcionários o descanso da limpeza do escritório de bricolagem.

Tipical Services Offered by Cleaning Companies

Se nunca contratou uma empresa de limpeza comercial antes, talvez se pergunte o que pode alistar para fazer. Esta lista varia de acordo com o provedor e a melhor política quando você não tem certeza é perguntar explicitamente. No entanto, muitos provedores oferecerão uma lista de serviços de lavanderia em seu site.

Os tipos mais comuns de serviços de limpeza incluem:

  • Empermagem/limpeza de lixo
  • Limpeza e desinfecção de casas de banho
  • Pó de limpeza de superfícies
  • Limpeza de espelhos, janelas, e telas
  • Papel de reabastecimento ou outros materiais
  • Desodorizar e refrescar o espaço

Como encontrar uma empresa de limpeza de escritórios de renome

A partir do momento em que estiver pronto para contratar um fornecedor de limpeza de escritórios, terá novas questões a responder: Quem devemos contratar? Como as encontramos? Como é que determinamos se são um bom ajuste?

Nota: O Eden’s Services Marketplace lista centenas de empresas de limpeza de escritórios de primeira linha em todos os Estados Unidos. Já fizemos o trabalho de identificar empresas confiáveis que são recomendadas por outros gerentes de escritório. Nossa plataforma lhe dá a capacidade de solicitar propostas de fornecedores, comunicar-se com eles e gerenciar faturas, tudo em um só lugar. Você pode solicitar um orçamento gratuito para serviços de limpeza de escritório aqui.

Se você usa um mercado de serviços como o nosso para encontrar um limpador de escritório ou se você procura por um independente, aqui estão 3 dicas para ajudá-lo a encontrar uma empresa de limpeza local para contratar:

Referências (Word of Mouth)

Atenha a sua rede de outros gerentes de escritório ou funcionários de outras empresas. Aqueles que deliram com a sua equipa de limpeza serão um bom indicador de desempenho satisfatório e aqueles que não recebem uma revisão de rave também devem ser notados. Se você não tem uma rede para consultar, coloque a questão nas redes sociais ou faça alguma pesquisa para ver quem tem Tweeted ou postado elogios aos seus provedores.

Críticas em linha

Logue no Google, Yelp, Angie’s List, Thumbtack, e Facebook para empresas de limpeza perto de si. Ordene por aqueles que têm pelo menos uma média de comentários compostos de 4.0 ou mais – mas então, realmente leia os comentários. Você deve procurar críticas positivas que listam pontualidade, atenção aos detalhes e serviço excepcional. Não se esqueça de olhar para as críticas negativas também – enquanto algumas delas são sem dúvida escritas por um antigo funcionário ou cliente descontente, muitos estão contando.

Anúncios

Utilize o Google para procurar empresas de limpeza de escritórios na sua cidade. Preste atenção aos anúncios que aparecem no topo da página de resultados da pesquisa. Você também pode consultar os seus jornais locais ou Páginas Amarelas para anúncios de empresas locais de limpeza.

Quanto deve pagar pela limpeza de escritórios?

Ao começar a explorar propostas de empresas de limpeza comercial, você vai querer considerar uma variedade de fatores, incluindo anos de negócios, revisões e reputação, disponibilidade e serviços prestados. No entanto, um factor a considerar é o preço do serviço e esse factor depende de todos os outros.

Empresas mais experientes e amplamente disponíveis tendem a cobrar mais do que equipas mais novas ou mais pequenas. Também não há um padrão universal para o custo dos serviços de limpeza porque o tamanho do seu escritório, a cidade onde você está e os serviços que você precisa também podem variar. Finalmente, a gorjeta e outras taxas são fatores que influenciam no preço cotado, enquanto que outros fatores são considerados no preço cotado.

Para obter o melhor preço possível, certifique-se de dar a cada proposta uma dupla para evitar custos ocultos. Compare custos com pelo menos 3 outros provedores antes de fazer uma escolha final. Aponte para uma combinação de preço e qualidade – o mais barato e o mais caro podem ser ambos errados para você, e não há problema.

Aqui estão algumas dicas para criar RFPs (Pedidos de Propostas):

Seja Específico

Quando se trata da sua RFP de limpeza comercial, certifique-se de ser específico sobre quem deve apresentar uma proposta, o que eles devem incluir na sua proposta, e o que pode desqualificar uma determinada empresa da sua consideração. Permita que os seus potenciais vendedores eliminem a si próprios na primeira ronda.

Comunicar o que mais importa

Quais são as características, regalias, serviços ou especificidades que mais lhe interessam numa equipa de limpeza? É mais importante que eles sejam pontuais ou completos? Prefere que eles sejam comunicativos ou fora do caminho? Conhece melhor as suas necessidades e a sua largura de banda, por isso faça-as valer-se delas com antecedência.

Conheça as suas necessidades à escala

Quantas vezes quer que a sua equipa de limpeza o visite? Como você vai determinar esse horário e co-gerenciar? Que tipos de limpeza você precisa para contratar? Que fatores implicariam ou mudariam essas expectativas? Assegure-se de que o seu RFP trata destes factores.

Castar uma Rede Cuidadosa

Reunir do que emitir uma RFP em 100 lugares, considere a possibilidade de reduzir a alguns lugares-chave onde os fornecedores de limpeza comercial se reúnem. O Éden pode ajudar com isto.

Definir limites

Que factores de qualificação o ajudarão a identificar o fornecedor de limpeza mais adequado? Como você pode articulá-los aos possíveis fornecedores? Que perguntas você gostaria que eles respondessem para tornar a sua escolha mais clara?

Organizar visitas ao local

Após ter reduzido a sua selecção para 3-5 equipas de limpeza das melhores caixas, convide-as a entrar. Encoraje os fornecedores a visitar, visite o escritório e faça perguntas que eles possam ter. Isso lhe dará uma visão completa de se eles serão ou não um ajuste cultural e comunicativo para sua organização, mas também se eles se sentem confiantes em suas habilidades para lidar com seu espaço.

A partir do momento em que fizer a sua escolha, contraia cautelosamente. Considere primeiro um contrato probatório ou temporário, para testar as águas e determinar a viabilidade de um arranjo a mais longo prazo. Certifique-se de que ambas as partes estão abertas a renegociar quando houver necessidade de mudança.

Abordo de uma nova empresa de limpeza

Quando você se propõe a embarcar na sua nova empresa de limpeza, há algumas coisas que você precisará passar a ferro. Na maioria das vezes, a sua empresa de limpeza deve rever estas coisas com você. No entanto, você vai querer discutir internamente e tomar decisões sobre algumas coisas antes que a empresa de limpeza esteja pronta para começar.

Aqui estão algumas coisas a considerar quando contratar uma nova empresa de limpeza:

Fornecimentos de limpeza de escritório

Quem fornece os fornecimentos que a sua empresa de limpeza irá utilizar? Se eles usarem os seus próprios materiais, você vai exigir que eles usem materiais específicos que tenham um odor mínimo, hipoalergênicos ou ecologicamente corretos? Se você precisar fornecer os suprimentos, sua equipe de limpeza estará familiarizada e confortável com o que você escolher usar?

Como você irá comunicar quando as coisas precisarem ser reabastecidas e quem irá substituir e reabastecer esses itens? Será que eles guardam os materiais no seu escritório para uso lá, ou irão viajar com eles todas as semanas? Se você fornecer seus próprios materiais, onde você os guardará e como você concederá acesso às suas faxineiras? A equipa de limpeza irá trazer os seus próprios aspiradores, polidores de chão ou outros aparelhos e ferramentas de limpeza, ou será que estes terão de ser fornecidos por si?

Calendário de limpeza

Terá de determinar com que frequência se espera que a equipa de limpeza sirva o seu escritório, em que dias e horários, e de que forma. Construa uma contingência durante semanas que caem durante as férias ou eventos chave para o seu negócio.

Office Access

Como, e através de que entrada, você gostaria que sua equipe de limpeza tivesse acesso ao prédio? Eles precisarão de um código, cartão de acesso ou chave para entrar ou alguém vai estar lá para deixá-los entrar? Se você precisar de outros passos para o acesso seguro deles, certifique-se de que eles sejam conhecidos e estabelecidos.

Pre-Preparação da limpeza

Antes da chegada da sua equipe de limpeza a cada semana ou mês, o que eles precisam que a sua equipe faça? Eles preferem que o lixo seja retirado das latas e colocado em uma área para coleta? Eles precisam de dispositivos desconectados, superfícies claras ou refrigeradores vazios antes de chegarem?

No inverso, o que você precisa que eles façam antes de partirem? Você quer que eles deixem as luzes acesas ou apagadas? Devem ter algum cuidado especial para substituir certos recursos ou reiniciar áreas chave do escritório? Estas instruções precisam de ser claras e explícitas desde o início. A melhor forma de garantir que a sua equipa de limpeza se adapta às suas necessidades é expressar claramente as suas necessidades.

Dicas para gerir uma empresa de limpeza comercial

A partir do momento em que a sua empresa de limpeza estiver a bordo e pronta para a acção, terá de monitorizar e gerir a relação com eles, tal como qualquer outro fornecedor. É importante compreender que os seus limpadores comerciais lidam com muitos escritórios diferentes onde as expectativas e exigências podem variar.

Para garantir o sucesso, certifique-se de comunicar e documentar as expectativas em ambos os sentidos. Quando surgirem surpresas, decepções ou obstáculos, manuseie-os prontamente e com cuidado. O mais importante, dê feedback abertamente e procure-o também abertamente. Se sua equipe de limpeza sentir que pode vir até você com problemas ou perguntas, você nunca será o último a saber quando algo quebra ou quebra.

Ultimamente, entrar num ritmo pode levar algumas semanas ou mesmo meses. Permaneça paciente mas diligente na comunicação das suas expectativas e necessidades.

Como a Plataforma de Gestão do Local de Trabalho da Eden pode ajudá-lo

A nossa Plataforma de Gestão do Local de Trabalho é uma solução completa para os Gestores de Escritório e Gestores de Instalações em todos os Estados Unidos. Fornecemos os melhores fornecedores de serviços de limpeza, ofertas competitivas e os tempos de entrega mais rápidos da indústria.

Services Marketplace:

Usando o nosso mercado de serviços, você pode receber várias licitações em qualquer serviço que você possa precisar para administrar seu escritório – desde limpeza de escritório, suporte de TI, serviços de mão-de-obra, encanadores, movimentadores, e muito mais. O nosso mercado apenas lista fornecedores que são recomendados por outros gerentes de escritório na sua cidade, e nós completamos várias verificações de referência para ter certeza de que eles são ótimos.

Vendor Communication:

Using Eden’s dashboard, você pode conversar diretamente com todos os seus fornecedores. Esta linha direta de comunicação integrada no painel garante tempos de resposta rápidos dos fornecedores e uma linha direta de comunicação com o seu Gerente de Contas também. Todos os vendedores da Eden são treinados para usar o nosso software, para que você possa ter a certeza de que suas habilidades são aprimoradas pela nossa tecnologia, resultando em um ótimo desempenho

Gestão de Tarefas:

Gerentes de Escritório e equipes de trabalho podem agora agilizar a coleta e organização dos pedidos dos funcionários. Os membros da sua equipa podem enviar bilhetes, no entanto, é melhor para o seu escritório — via Slack, website, e-mail, ou mesmo o nosso aplicativo para iPad. Acabaram-se os pedidos de bilhetes para o seu escritório. Você pode até mesmo ver a análise em torno dos tipos de solicitações que estão tendo tendência no seu escritório, bem como o tempo de entrega de suas próprias solicitações.

Você está procurando contratar uma empresa de limpeza confiável para o seu escritório? Saiba mais sobre os nossos serviços de limpeza de escritório aqui e solicite um orçamento gratuito para o seu local de trabalho.