17 Segredos para Melhorar o Trabalho em Equipe

Muita organização bem-sucedida é formada pela coleção de equipes bem-sucedidas.

Neste guia, vamos examinar os blocos de construção por trás de uma grande equipe e fornecer-lhe 17 segredos para melhorar o trabalho em equipe.

O QUE FAZ UMA GRANDE EQUIPE?

Antes de começarmos a examinar os segredos para melhorar o trabalho em equipe, é importante estudar o conceito de uma boa equipe. A fim de melhorar verdadeiramente a forma de funcionamento da sua equipe, você deve estar ciente das características por trás de cada equipe de sucesso.

Harvard Business Review publicou uma revisão do estudo do MIT Human Dynamics Laboratory de 2012, que examinou os componentes de uma boa equipe. O estudo seguiu os padrões de comunicação por equipes aparentemente idênticas durante um período de seis semanas.

Os dados coletados revelaram as principais características das equipes mais bem sucedidas que são.

• A contribuição igual de cada membro da equipa
• A equipa partilhou muita energia
• Os membros da equipa comunicaram directamente uns com os outros
• A equipa conduziu a volta…conversas de canal
• Os membros exploraram o mundo exterior e relataram suas descobertas à equipe

O estudo também concluiu a sabedoria de que o talento individual é muito menos importante para o sucesso da equipe do que a capacidade de toda a equipe de se comunicar eficientemente. Portanto, grande parte da melhoria do trabalho em equipe depende da melhoria dos padrões de comunicação da equipe.

Aqui está um pequeno vídeo descrevendo os resultados do estudo:

As principais formas de melhorar o trabalho em equipe incluem aspectos como a gestão da dinâmica de grupo, a melhoria da comunicação, a facilitação da prestação de contas e o incentivo a um maior desenvolvimento.

Agora vamos dar dicas que focalizam estes pontos para que você possa destacar o melhor da sua equipe.

DINAMIZAÇÃO DO GRUPO DE GESTÃO

O primeiro aspecto importante para melhorar o trabalho em equipe envolve a gestão da dinâmica de grupo.

Secreto 1: Dividir papéis com base nos pontos fortes individuais

Quando você começa a alocar os papéis da equipe, é importante focar nos pontos fortes individuais dos membros da equipe. Não se trata necessariamente tanto de ter a melhor pessoa para cada papel, mas de criar uma atmosfera de sucesso e realização.

Se cada membro da equipe tem um papel no qual é bom, é mais provável que se sinta valorizado e irradie esse tipo de energia positiva para o resto do grupo. Por outro lado, se as pessoas estão em funções que não lhes convêm ou que as ajudam a alcançar objetivos positivos, a frustração e o ressentimento dentro da equipe podem começar a se acumular.

Secreto 2: Permitir que os membros se incrementem

É crucial que a gestão da equipe não comece a favorecer nenhum membro em particular da equipe, dando-lhes sempre as funções e responsabilidades chave. Em vez disso, você deve encorajar os membros da equipe a se destacarem e desafiarem a si mesmos.

Uma boa maneira de fazer isso é pedindo voluntários para os papéis. Por exemplo, em vez de declarar que a pessoa A está fazendo um trabalho específico; informe a equipe que você precisa de alguém para uma determinada tarefa. Se as mesmas pessoas estão sempre se intensificando, tente encorajar os membros mais calmos da equipe a assumir a liderança.

Uma outra maneira de envolver todos é assegurando que cada membro da equipe reveja projetos e decisões antes da finalização. Antes que documentos ou planos sejam finalizados, faça com que cada membro forneça um pequeno feedback.

Secret 3: Foco no feedback positivo

O trabalho da equipe pode ser melhorado pelo feedback, mas o foco deve ser sempre no feedback positivo ao invés do negativo. O feedback positivo é outra ferramenta poderosa para encorajar a atmosfera positiva dentro da equipe e garantir que todos se sintam valorizados.

É uma boa idéia organizar sessões de avaliação individual com os membros da equipe, mas também fornecer feedback valioso para a equipe como um todo. Ao declarar o valor do sucesso geral da equipe e as contribuições individuais, você pode aumentar a moral da equipe.

IMPROVE COMMUNICATION

As próximas dicas lidam com as formas como você pode melhorar a forma como a equipe se comunica uns com os outros. A comunicação está no coração do trabalho em equipe e deve estar entre as principais áreas de foco dentro da equipe.

Secreto 4: Tenha uma política de porta aberta

A gerência na equipe e dentro da organização em geral deve manter uma política de porta aberta. Você precisa que os membros da equipe sintam que são capazes de comunicar problemas ou desenvolvimentos positivos a qualquer momento.

Você pode melhorar a política de porta aberta, permitindo perguntas e sugestões da equipe. A gerência deve sempre ouvir estas perguntas e respondê-las positivamente. Se uma sugestão não for viável, por exemplo, não diga apenas que não será implementada, mas explique as razões e dê um feedback positivo à pessoa que a sugeriu.

Quando um membro da equipe enfrenta dificuldades, seja com o projeto ou algo em sua vida pessoal, garanta que toda a equipe esteja lá para ajudar. Isto pode ser feito reduzindo as tarefas que a pessoa tem que fazer ou fornecendo apoio adicional fora do trabalho.

Secret 5: Encorajar brainstorming

A equipe também deve ser encorajada a fazer brainstorming em diferentes momentos durante o projeto. Por exemplo, uma sessão de brainstorming uma vez por semana ou a cada duas semanas é uma boa ideia. Certifique-se de que a sessão é uma em que todas as ideias são bem-vindas e olhadas. A equipe deve pensar fora da caixa e ser analítica quando se trata de idéias.

As idéias malucas não devem ser vistas negativamente ou brincadeiras. Ouvindo as idéias de todos, você pode criar confiança dentro do grupo e estimular idéias que podem levar ao sucesso.

É uma boa idéia mudar o local para desafiar mais o grupo. Não se junte apenas na sala de conferências, mas saia do escritório ou sente-se em um café movimentado para colocar todos em uma engrenagem de pensamento diferente.

Secret 6: Curiosidade alimentar

Curiosidade é uma parte importante das equipes de sucesso. Tal como o estudo do MIT mostrou, os membros devem olhar também para fora da equipa e voltar com ideias. Portanto, a curiosidade para encontrar soluções deve ser sempre encorajada.

Invigorar a curiosidade, assegurando que os membros da equipe estejam fazendo perguntas e procurando por respostas. Remova a pergunta comum “Isso é uma pergunta idiota” do vocabulário dos membros da equipe. Cada pergunta merece uma resposta.

Secreto 7: Incentivar a atividade da equipe fora do trabalho

Finalmente, melhorar a comunicação fazendo com que a equipe desfrute da companhia uns dos outros, mesmo fora do trabalho. Conhecer o lado social de cada membro da equipe pode construir confiança e remover barreiras para fazer essas perguntas ou para ter novas idéias.

Comece incentivando a equipe a almoçar uns com os outros. Você pode fazer isso criando oportunidades únicas de take-away nas salas de conferência ou organizando piqueniques durante a estação mais quente.

Você também precisa organizar eventos fora do ambiente de trabalho. Estes não têm de ser necessariamente reuniões presenciais, mas sim oportunidades online para participar em conversas. Por exemplo, use as redes sociais para conectar a equipe e melhorar a colaboração fora do ambiente de trabalho com serviços de mensagens instantâneas como SnapChat.

ACONTECIMENTO FACILITADO

O trabalho em equipe de sucesso requer um conjunto de regras. É essencial que os membros da equipe sejam responsáveis, pois desencoraja comportamentos negativos e constrói confiança.

Secret 8: Definir os papéis de cada membro

O primeiro passo para uma melhor responsabilização é delinear os papéis de cada membro da equipe. Todos devem conhecer o objectivo chave para toda a equipa, mas também devem ter o seu próprio conjunto de metas e tarefas. Ao definir os papéis, a equipe experimentará menos confusão e passará por cima dos dedos dos outros.

Como mencionado acima, você quer usar os pontos fortes de cada membro para o benefício de toda a equipe. Atribua tarefas com base nesses pontos fortes e garanta que todos entendam seu papel dentro da equipe antes que o projeto comece.

Reveja e reajuste os papéis ao longo do processo e lembre-se de garantir que a contribuição de todos seja valorizada em termos iguais.

Secreto 9: Descreva as expectativas

A dica secreta acima mencionou brevemente a importância de definir os objetivos, tanto em termos de toda a equipe quanto dos membros individuais. É fundamental que cada membro esteja ciente dessas expectativas desde o início.

Antes do projeto, a equipe deve reunir e delinear os resultados desejados, os comportamentos que podem ajudar a alcançá-los e os objetivos que precisam ser cumpridos. Observe a importância de ter a equipe como parte do processo e não ser apenas uma decisão de gestão de cima para baixo.

Secret 10: Criar cronogramas claros e verificar o progresso

Além disso, a equipe deve ter uma visão clara do cronograma. Ter um cronograma, com marcos menores pode definitivamente ajudar e garante que a equipe não se sinta muito sobrecarregada.

É preciso também ter uma rotina de revisão adequada para garantir que a equipe ou os membros individuais não fiquem para trás. Não faça com que os membros da equipe sintam que estão sendo perseguidos, mas garanta que a gerência esteja ciente do progresso individual. Isto pode ser feito através de formulários de auto-avaliação ou durante sessões de feedback.

Outras formas de garantir que há assistência disponível para os indivíduos que estão a ficar para trás. Uma boa idéia é ter um sistema de companheiros, onde os membros que estão quase terminando sua tarefa possam ajudar de forma flexível as pessoas que ainda têm muito mais tarefas para fazer.

Secret 11: Construir uma rotina

Equipes com uma rotina, ter melhor desempenho e ter menos animosidade dentro delas, de acordo com a especialista em local de trabalho Marta Moakley do XpertHR. A rotina não é apenas ter um horário, com marcos operacionais, mas também uma rotina para outras coisas relacionadas ao trabalho em equipe.

Por exemplo, deve haver uma rotina para a resolução de problemas e discussões. Quando uma equipe enfrenta uma dificuldade, ela deve saber qual é o caminho para resolvê-la. Este poderia ser um método para contatar o líder da equipe, que organizaria uma reunião seguindo um padrão similar. Os passos seriam delinear o problema, dividi-lo em seções menores, encontrar soluções para cada seção e designar membros da equipe que possam retificar os problemas.

Outras vezes, a equipe também deveria ter uma rotina para lidar com os membros da equipe que se comportam de forma negativa ou prejudicial. Se alguém não está puxando o seu peso ou há problemas de bullying, é importante ter uma rotina para lidar com o comportamento. Novamente, os passos poderiam incluir definir o problema, falar com o perpetrador e a possível vítima, compartilhar o problema com a equipe mais ampla, encontrar soluções para o problema e seguir em frente uma vez encontrada a solução.

Apesar de muitas organizações e equipes tenderem a dissolver o conflito apenas falando com as pessoas imediatamente envolvidas em uma situação de conflito, alguns especialistas sugerem envolver toda a equipe em rotinas de resolução de conflitos. Don Maruska, autor de How Great Decisions Get Made, disse: “Muitas vezes, estas pessoas adicionais trazem equilíbrio à discussão e encorajam um pensamento maior”.

Secret 12: Estabelecer um contrato social

Uma das melhores maneiras de facilitar a responsabilização é estabelecendo um contrato social. Isto se refere a um acordo dos membros da equipe delineando as regras de comportamento. Ele resume as normas de interação e comunicação dentro da equipe.

Um contrato social não é apenas uma moda. Pesquisas têm demonstrado que contratos sociais bem implementados proporcionam aos funcionários um sentido mais profundo de controle e segurança dentro da equipe. Isso pode aumentar o senso de responsabilidade e confiança entre os membros e o gerente, já que todos ficam claros sobre o que é aceito e o que não é.

A equipe deve sempre fazer parte da criação das regras do contrato social.

O contrato pode ser desenhado focalizando em questões como:

• Quais são as expectativas dos membros da equipa em relação uns aos outros?
• Quais são as coisas e comportamentos que funcionam para o benefício da equipa?
• Quais são as coisas e comportamentos que não beneficiam a equipa?
• Quais são as coisas e comportamentos que a equipa deve adoptar? O que eles devem parar de fazer?

Certifique-se de que toda a equipa fornece a sua contribuição e, mais importante ainda, compra no acordo. Só pode funcionar se o incumprimento do contrato tiver consequências e se todos partilharem as ideias por detrás dele.

Criar uma atmosfera de trabalho e cultura amorosa.

ENCOURAGE DE DESENVOLVIMENTO

Finalmente, os seguintes pontos centram-se na melhoria do conhecimento colectivo da equipa. Através do desenvolvimento e treino contínuo, a equipa pode gerar mais energia e compreensão, o que acabará por conduzir ao sucesso

Secreto 13: Fornecer treino contínuo

Um sentido de realização pode impulsionar a moral e energia da equipa. Uma maneira simples de fazer isso é garantir que os membros continuem desenvolvendo suas habilidades e ganhem experiências positivas através do treinamento. Cada membro da equipe deve participar de cursos de desenvolvimento e de se educar mais. Isto não só aumenta o conhecimento da equipe e, portanto, garante um melhor sucesso, mas também ajuda o indivíduo a nível pessoal.

As habilidades que eles treinam devem desenvolver a sua capacidade de trabalhar no papel particular, mas a gerência também deve proporcionar treinamento que melhore as habilidades gerais necessárias na equipe. Estas podem ser competências técnicas ou sociais, desde que melhorem a capacidade de flexibilidade do membro no local de trabalho.

Pode melhorar o sucesso geral da equipa, a sua sensação de ser uma equipa mais próxima e a sensação de realização do indivíduo, fazendo com que a pessoa relate os estudos. Uma breve apresentação do que a pessoa aprendeu e como isso pode ajudar a equipe pode ser altamente benéfico para a equipe.

Secret 14: Estabeleça um programa de mentoria

Você também deve considerar fornecer um programa de mentoria para cada membro da equipe ou pequenas seções da equipe. Isto pode ser ótimo para aumentar a energia e ajudar os membros da equipe a se sentirem mais responsáveis e apoiados.

Se a provisão de mentores individuais não for possível, você pode organizar eventos regulares de reforço da equipe com palestrantes convidados interessantes. Palestras motivacionais por especialistas do setor ou especialistas em comportamento social podem ajudar a construir trabalho em equipe e confiança.

Secret 15: Definir desafios para a equipe

O desenvolvimento nem sempre tem que se relacionar com o setor específico no qual a equipe está trabalhando. Na verdade, a gerência também deve desafiar regularmente a equipe com problemas que não estejam relacionados com a tarefa. Isto pode melhorar a capacidade da equipa de trabalhar em conjunto, aumentar as suas capacidades de resolução de problemas e tirar a sua mente do trabalho por alguns momentos.

Problemas menores, como descobrir um mistério de assassinato ou resolver um puzzle de palavras gigantes, podem forçar a equipa a comunicar e colaborar. Isto garante que eles não se apaixonem apenas pelos seus cliques menores dentro da equipa ou parem de falar uns com os outros. De facto, uma tarefa divertida durante o dia de trabalho pode aumentar a inovação e garantir que a equipa tenta experimentar diferentes soluções.

Lembrar para que a equipa analise o desafio depois e esboce as razões pelas quais falharam ou tiveram sucesso com ele. A idéia é envolvê-los na compreensão de como trabalhar em equipe pode ser benéfico e quais são as chaves para uma cooperação bem sucedida.

Secret 16: Recompensar resultados

Finalmente, o trabalho em equipe pode ser melhorado recompensando o desempenho e o comportamento positivo. Quando a equipe realiza uma tarefa, surge uma nova perspectiva ou resolve um problema complicado, ela deve ser recompensada por isso. Isto garante que a equipa se sinta valorizada, compreenda a importância do trabalho em equipa e crie uma sensação de energia positiva.

A recompensa não precisa de ser nada demasiado grande, embora a recompensa financeira, tal como um bónus, possa actuar como um poderoso incentivo. Mas você também deve considerar recompensas de trabalho em equipe, como um jantar para toda a equipe, um dia de trabalho mais curto ou uma garrafa de bolha para todos.

Rembrar que, embora parabenizar a equipe como um todo seja importante, você também deve recompensar os sucessos individuais. Isto não deve ser feito às custas dos outros nem deve recompensar sempre as mesmas pessoas. Mas recompensar individualmente os membros da equipe também pode aumentar a felicidade geral da equipe.

BONUS SECRET TO IMPROVING TEAMWORK

Como dica final, focamos num fato surpreendente sobre a melhoria do trabalho em equipe.

Secreto 17: Não tenha medo de misturar as equipes

As equipes familiares tendem a ser mais amistosas e a ter melhores estruturas de confiança, estudos têm mostrado que as equipes recém-formadas são melhores na geração de idéias. Portanto, você não deve ter medo de trocar de papéis ou membros dentro de uma equipe, especialmente se a equipe atual está empatando ou não coopera bem.

Assegure que as equipes tenham um bom equilíbrio entre talento e habilidade individual. Se o departamento tem um número de equipes menores, você não quer todos os indivíduos talentosos em uma equipe. Ao ter uma divisão clara de conjuntos de habilidades superiores, você pode facilmente criar ressentimentos entre as equipes e isso pode ser prejudicial para o trabalho em equipe.

Veja um exemplo sobre o impacto de diversas equipes.

A LINHA BOTTOM

Overtudo, os segredos para melhorar o trabalho em equipe são todos sobre melhorar a forma como a equipe está estruturada, a forma como se comunica e a forma como se desenvolve como uma equipe.

Você precisa manter um ambiente positivo, focando nos elementos que trabalham e garantindo a responsabilidade de cada membro da equipe.

Uma equipe de sucesso quer aprender e melhorar, não só para o benefício do indivíduo, mas também para o benefício de toda a equipe.