La loi sur la réponse au coronavirus Families First (FFRCA) exige que certains employeurs offrent aux employés un congé médical pour des raisons spécifiques liées à la pandémie de COVID-19 (jusqu’au 31 décembre 2020). Vous voulez bien faire pour vos employés, mais comment savoir quand il est sûr pour eux de revenir ?

Alors que les États commencent à assouplir les ordres de mise à l’abri et à permettre le retour des employés sur le lieu de travail, vous pourriez avoir besoin de conseils spécifiques sur ce à quoi pourrait ressembler un retour de congé de maladie. Plus précisément, pouvez-vous légalement exiger d’un employé qu’il apporte une note de son médecin avant de pouvoir retourner au travail ?

Nous répondrons aux questions sur les procédures de retour au travail après un congé médical lié à COVID-19, y compris la légalité d’exiger une note du médecin.

Est-il légal d’exiger des employés qui ont pris un congé en raison du COVID-19 d’obtenir une note du médecin avant leur retour au travail ?

Selon les directives publiées par la Commission américaine de l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC), de telles demandes de renseignements sont autorisées en vertu de l’Americans with Disabilities Act (ADA), car elles ne sont pas considérées comme liées à un handicap. Selon l’EEOC, vous pouvez demander des renseignements d’ordre médical (même liés à un handicap) « … uniquement s’ils sont liés à l’emploi et compatibles avec la nécessité commerciale ». Le maintien d’un lieu de travail sûr serait certainement considéré comme une nécessité professionnelle.

Cependant, les médecins et autres professionnels de la santé peuvent ne pas être en mesure de répondre au volume de ces demandes, et il convient donc d’envisager des processus de certification alternatifs. Par exemple, au lieu d’une lettre personnalisée concernant l’aptitude au travail, une certification par courriel qu’un employé n’a pas ou ne présente plus de risque de propagation du virus peut être de mise.

Quelles sont les lois et les directives pour protéger la vie privée des employés en ce qui concerne les informations médicales ?

L’ADA exige que toutes les informations médicales concernant les employés soient stockées séparément des dossiers personnels afin de diminuer l’accès aux informations protégées et confidentielles. Les exemples couverts d’informations médicales comprennent toutes les déclarations des employés concernant une exposition potentielle au COVID-19 ou la documentation concernant l’interrogation d’un employé sur le virus ou sur les symptômes potentiels.

Bien que les lois et suggestions fédérales fournissent un niveau de base d’orientation, les villes ou états individuels peuvent avoir des restrictions plus strictes en matière de confidentialité concernant les informations liées à la santé d’un employé. En général, vous devez suivre les lois locales et étatiques si elles offrent des protections de la vie privée plus strictes que les lois fédérales. Demandez à un avocat quelles sont les lois relatives à la confidentialité médicale et à l’emploi dans votre État et votre ville si vous n’êtes pas sûr.

Quelles autres mesures peuvent être prises lorsqu’un employé revient d’un congé de maladie ?

Les pratiques de contrôle de l’infection, telles que l’étiquette appropriée pour la toux et les éternuements, le lavage régulier des mains et l’utilisation et l’élimination appropriées des mouchoirs en papier sont conseillées pour tous les employés. Si vous appliquez des directives spécifiques, assurez-vous de le faire de manière égale pour l’ensemble du personnel.

Lors d’une pandémie, vous pouvez demander à vos employés de porter des équipements de protection individuelle, tels que des masques et des gants, afin de réduire la transmission des infections. Cela dit, si un employé handicapé a besoin d’un aménagement raisonnable connexe, comme des gants sans latex, l’employeur doit fournir l’aménagement, sauf contrainte excessive.

Où puis-je me renseigner sur les examens médicaux avant l’embauche d’un employé, sur les dispositions de la FMLA et sur d’autres informations connexes ?

Pour plus d’informations sur l’exigence d’un examen médical ou d’une note de médecin avant l’embauche d’un employé, ou pendant le processus d’embauche, voir Embauche pendant un abri COVID-19 : Legal Best Practices. Pour des informations spécifiques aux employeurs concernant les congés familiaux et médicaux (c’est-à-dire les congés FMLA) ou les congés de maladie payés, voir FMLA Guidelines et Paid Sick Leave Legal Answers for Employers. Si vous avez des questions sur votre situation spécifique, demandez à un avocat.

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