Qu’est-ce que la conformité FCRA signifie vraiment pour vous et votre petite entreprise ? 25 Jan 2019

Si vous faites des recherches sur les vérifications d’antécédents, vous tomberez probablement sur le Fair Credit Reporting Act (FCRA). Vous verrez peut-être des entreprises de vérification dire qu’elles sont conformes à la FCRA ou lirez des articles sur les dangers de la violation des directives de la FCRA. Vous pensez peut-être que cela ne s’applique qu’aux entreprises multimillionnaires, mais saviez-vous que même les petites entreprises doivent respecter les normes FCRA ?

Oui, toutes les entreprises utilisant des vérifications d’antécédents en matière d’emploi doivent respecter les normes FCRA. Enfreindre les directives du FCRA peut entraîner des poursuites judiciaires, des pénalités civiles et des peines d’emprisonnement. 422 procès ont été intentés en vertu du Fair Credit Reporting Act rien qu’en février 2018.

Si vous ne voulez pas de procès, alors vous devez suivre les directives du FCRA lorsque vous effectuez des vérifications d’antécédents. Pour ce faire, vous devrez répondre à quelques questions, notamment :

• Qu’est-ce que le FCRA ?
• Qu’est-ce que cela signifie d’être conforme au FCRA ?
• Comment pouvez-vous être conforme à la FCRA ?

Découvrons les réponses à ces questions.

Qu’est-ce que le Fair Credit Reporting Act?

Le Fair Credit Reporting Act est un ensemble de lois fédérales qui protègent les informations des personnes lorsqu’elles sont utilisées pour des vérifications de crédit, des vérifications des antécédents des locataires ou à des fins d’emploi. Elle réglemente la manière dont les entreprises peuvent utiliser les informations des consommateurs, les informations qu’elles peuvent prendre en compte et permet au consommateur d’examiner ses propres données.

Le FCRA a été promulgué en 1970 parce que les agences d’évaluation du crédit maintenaient des rapports anciens, inexacts et parfois fabriqués sur les individus. Ces rapports pouvaient inclure n’importe quoi, de l’état civil d’une personne à ses habitudes de consommation d’alcool ou à son origine nationale. Ces rapports pouvaient être achetés par des entreprises qui pouvaient refuser des services ou des opportunités sur la base de ces informations. Ils pouvaient également être utilisés dans le cadre de l’application de la loi. L’individu n’avait aucun moyen de voir son rapport ou de contester les informations incorrectes.

Le FCRA a permis aux individus de voir leurs informations et a empêché les agences de renseignements d’utiliser des informations fausses ou sensibles. Ainsi, le FCRA est une protection essentielle pour les personnes, mais est-ce que seuls les consommateurs bénéficient du FCRA ? Aide-t-elle également les entreprises ?

Qui la FCRA aide-t-elle ?

La FCRA protège principalement le demandeur qui donne ses informations. Elle leur donne le droit d’examiner les informations, de savoir qui effectue la vérification des antécédents et d’être informés si vous prenez une décision défavorable sur la base des résultats.

Mais, la FCRA aide également les entreprises concernées en les obligeant à avoir une manière standard de traiter les données des candidats. Elle les oblige également à être transparentes sur leurs pratiques de vérification des antécédents. Cela crée un processus d’embauche équitable et vous aide à trouver le meilleur candidat pour le poste. La FCRA aide donc les employeurs, mais elle exige également qu’ils suivent des directives strictes. Que demande la FCRA aux employeurs ?

Que demande la FCRA aux employeurs ?

La FCRA a des exigences strictes pour les employeurs. Voici quelques exigences qui sont souvent citées dans les poursuites judiciaires.

• Formulaire de divulgation autonome. Vous devez fournir au candidat à l’emploi un formulaire de divulgation autonome indiquant que vous effectuez une vérification de ses antécédents.
• Formulaire de consentement. Le candidat doit également fournir une autorisation écrite par le biais d’un formulaire de consentement autonome pour la vérification des antécédents. Ces formulaires nécessitent une formulation et un formatage spécifiques, vous devez donc les calquer sur les formulaires types de la FCRA. Le moment de la vérification de l’emploi doit également être conforme à la loi sur les chances équitables, si elle est applicable dans votre État.
• Avis d’action défavorable. Si vous envisagez de ne pas embaucher quelqu’un sur la base de la vérification des antécédents, vous devez envoyer au candidat un avis d’action défavorable avant de prendre la décision. Vous devez ensuite donner au candidat le temps de répondre. Si le candidat conteste l’information, vous devez en tenir compte.
• Deuxième avis d’action défavorable. Si vous décidez toujours de ne pas embaucher le candidat après le délai de réponse, vous devez envoyer un deuxième avis l’informant de votre décision.

Et c’est justement ce que les employeurs doivent faire. La FCRA a également des exigences pour les sociétés de filtrage. Quelles sont les exigences de la FCRA pour les sociétés de filtrage ?

Que requiert la FCRA pour les sociétés de vérification des antécédents ?

La FCRA exige que les sociétés de dépistage suivent toutes les normes de la FCRA. L’une de ces normes consiste à s’assurer que leurs vérifications des antécédents criminels et des antécédents de crédit ont la plus grande précision possible. Cela exige qu’elles vérifient toute information qu’elles trouvent. Cela signifie que les entreprises qui prétendent donner des résultats de vérification d’antécédents « instantanés » ne sont pas conformes à la FCRA.

Parce que les procès de la FCRA ont tendance à nommer l’entreprise de l’employeur et l’entreprise de vérification d’antécédents dans le procès, plus d’entreprises de vérification d’antécédents sont préoccupées par le respect des normes de la FCRA. Les entreprises de vérification d’antécédents réputées ont généralement des politiques et des procédures de conformité FCRA en place pour toutes leurs vérifications d’antécédents. Mais pourquoi est-il si important d’être conforme à la FCRA ? Que se passe-t-il si vous ne l’êtes pas?

Que se passe-t-il si je viole le FCRA?

La violation des normes FCRA peut entraîner différentes sanctions selon le type de violation et le nombre de fois que vous l’avez violée.

• Violation à l’insu. Si vous violez le FCRA à votre insu, vous recevrez une sanction civile sous forme d’amende.
• Violations multiples sans le savoir. Chaque fois que vous violez la FCRA, vous pourriez recevoir une amende supplémentaire de 100 $. Cela signifie que si vos formulaires violent le FCRA et que plusieurs personnes les utilisent, vous pourriez recevoir une amende pour chaque formulaire utilisé.
• Violations délibérées. Si vous violez délibérément les directives du FCRA, vous obtenez une amende civile, et le tribunal peut imposer des amendes supplémentaires en fonction du préjudice causé au demandeur.
• Effectuer une vérification des antécédents sans raison valable. La seule fois où vous obtenez une peine de prison pour avoir violé le FCRA est si vous effectuez une vérification des antécédents sans raison admissible. Cela entraîne jusqu’à deux ans de prison fédérale. Une vérification des antécédents à des fins d’emploi est une raison admissible en vertu de la FCRA.

Puisque les peines encourues en cas de violation du FCRA sont si élevées, comment pouvez-vous suivre les normes du FCRA ?

Comment puis-je suivre les normes du FCRA ?

Le FCRA est une loi extrêmement technique, donc vous pouvez vouloir qu’un avocat examine vos documents et votre processus d’embauche. Mais en général, voici comment vous pouvez suivre les normes FCRA :

• Utilisez les bons formulaires. La FCRA exige une formulation et un formatage spécifiques pour leurs formulaires et leurs divulgations. Utilisez leurs formulaires modèles comme exemple et demandez à un avocat d’examiner les formulaires avant de les remettre aux demandeurs.
• Informez le candidat que vous effectuez une vérification des antécédents et obtenez son consentement. Il doit s’agir de formulaires autonomes ne comportant aucune autre information.
• Remettez au candidat une copie des résultats. Permettez-lui de contester toute fausse information.
• Si vous envisagez de prendre une décision d’embauche défavorable, envoyez au candidat un avis avant de prendre votre décision. Donnez-lui cinq jours ou plus pour répondre ou s’expliquer.
• Si vous vous décidez quand même à prendre une décision d’embauche défavorable, envoyez-lui un deuxième avis. Vous devez inclure une copie du « Résumé de vos droits en vertu de la loi sur les rapports de crédit équitables » et le nom de votre entreprise de vérification des antécédents.
• Utilisez une société de vérification des antécédents conforme à la FCRA. Ils doivent répondre à toutes les questions que vous avez sur leur processus d’embauche. Ils doivent également être en mesure de vous éduquer sur la façon dont vous pouvez vous conformer à la FCRA.

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