Aujourd’hui, le commerce s’appuie de plus en plus sur les communications électroniques pour traiter les transactions financières de manière efficace et abordable. Pour cela, les entreprises se tournent vers les réseaux de systèmes de transfert électronique de fonds (TEF) pour initier et traiter les paiements à l’aide d’Internet.

Qu’est-ce qu’un paiement TEF ?

Le TEF est un terme générique qui décrit une variété de paiements électroniques, y compris les virements électroniques et les transferts de chambre de compensation automatisée (ACH). Ensemble, ils présentent une solution moderne à un problème séculaire : l’envoi de paiements rapides et fiables à temps.

Selon le Bureau du service fiscal des États-Unis, au cours de l’exercice 2018, plus de 99,5 % des paiements de salaires et des affectations à l’échelle du gouvernement ont été facilités par EFT. De même, environ 84 % du total des paiements de remboursement d’impôt ont été émis à l’aide de systèmes EFT aux États-Unis.

Pour des millions de personnes, les réseaux EFT permettent un accès à leur argent liquide 24 heures sur 24 et un moyen plus pratique et plus efficace d’accéder à leurs informations de compte. Cependant, aujourd’hui, l’EFT prépare les propriétaires d’entreprises à l’économie de demain en leur fournissant des méthodes plus rapides, plus sûres et plus fiables pour émettre des paiements interentreprises.

L’histoire de l’EFT : un abécédaire

L’industrie du transfert de fonds électronique (EFT) est apparue dans les années 1960 avec l’arrivée du guichet automatique (ATM). Le GAB s’est appuyé sur la nouvelle technologie des télécommunications pour faciliter les transferts de compte, les dépôts, les retraits d’argent, et plus encore, en utilisant une carte à bande magnétique et un numéro d’identification personnel (NIP).

L’avènement des réseaux de GAB a fait entrer la finance mondiale dans l’ère du TEF. Dans les années qui ont suivi, les réseaux de TEF se sont développés rapidement aux États-Unis à la suite d’une décision de la Cour suprême de 1985 qui a confirmé une décision antérieure de la Cour d’appel selon laquelle les guichets automatiques ne représentent pas des succursales bancaires. Par conséquent, les réseaux de TEF interétatiques se sont rapidement répandus dans tout le pays.

Au XXIe siècle, d’innombrables commerçants, vendeurs, organismes gouvernementaux et même des particuliers utilisent les réseaux de TEF pour envoyer et recevoir de l’argent. Chaque fois que des cartes de débit, des dépôts bancaires directs ou des transferts électroniques sont utilisés pour faciliter une transaction, un réseau EFT est utilisé.

En d’autres termes, les réseaux EFT sont l’épine dorsale des processus de paiement B2B modernes et de l’économie peer-to-peer.

ACH vs. EFT

Chaque fois qu’une discussion porte sur la comptabilité EFT, la conversation s’oriente immédiatement vers le réseau de la chambre de compensation automatisée (ACH). Pour ceux qui se demandent ce qu’est un réseau de paiement ACH, la définition d’ACH fait référence à un échange informatisé entre les institutions financières participantes comme les banques et les sociétés de services financiers.

Il n’y a pas de différence claire entre ACH et EFT, principalement parce qu’ils sont, dans un sens, une seule et même chose. Vous pouvez considérer les transactions ACH comme une sous-catégorie de TEF, où certains processus de paiement TEF sont construits sur une infrastructure ACH.

En ce sens, un transfert ACH ou un dépôt direct ACH est un type de TEF dans lequel les paiements sont envoyés par le réseau de la Chambre de compensation automatisée à des fins d’authentification.

Au premier coup d’œil, ACH et TEF sont similaires en ce qu’ils impliquent tous deux l’envoi de paiements par voie électronique d’un nœud de réseau à un autre. Cependant, EFT est un terme plus large qui englobe plusieurs méthodes de paiement, y compris les cartes de débit, les cartes de crédit et les transactions de point de vente.

Aujourd’hui, toutes les grandes institutions financières américaines, y compris JPMorgan Chase, exigent que tous les comptes externes prennent en charge les transactions ACH afin de faciliter la facturation EFT.

Il est clair que ACH et EFT ne sont, en fait, pas opposés l’un à l’autre. Vous pouvez plutôt définir le paiement ACH ou un transfert ACH comme étant simplement un type de TEF qui est exploité dans une variété d’industries pour sa sécurité et ses faibles frais qui, à l’origine, ont été conçus pour remplacer les paiements par chèque physique.

Types de paiements TEF

Il existe plusieurs façons d’envoyer de l’argent par voie électronique. Voici quelques-uns des types de paiements TEF les plus courants qui sont utilisés dans la finance d’entreprise.

  • Chèques électroniques : Un chèque électronique est, comme son nom l’indique, l’équivalent électronique d’un chèque papier standard. En utilisant un numéro de compte bancaire, un numéro de trace ACH et un numéro d’acheminement, le chèque électronique peut transmettre des données cryptées pour effectuer des dépôts EFT.
  • Frais de débit : Une charge de débit est un type de paiement EFT qui utilise une carte de débit physique émise par une banque ou une coopérative de crédit pour transférer de l’argent d’un compte à un autre. Ils peuvent être utilisés avec un système de point de vente, par téléphone ou en ligne.
  • GAB : Les guichets automatiques sont un type de banque EFT qui permet aux titulaires de comptes bancaires d’accéder à leurs fonds à distance sans interagir avec un guichet physique. À un guichet automatique, situé soit dans une banque, soit dans une station ATM en marque blanche, les titulaires de comptes peuvent retirer de l’argent, effectuer des dépôts ou transférer des fonds.
  • Services bancaires par ordinateur personnel : Aujourd’hui, les services bancaires par ordinateur personnel représentent une part importante du volume total des transactions bancaires en ligne. Les services bancaires par ordinateur personnel permettent aux utilisateurs d’effectuer des transactions avec un PC, une tablette ou un appareil mobile connecté à Internet.
  • Virements électroniques : Un élément de base du réseau EFT, les virements télégraphiques sont un moyen rapide et efficace d’envoyer de l’argent pour des paiements importants et de grande valeur. Les virements télégraphiques sont souvent utilisés pour verser des acomptes sur des actifs physiques comme des biens immobiliers.
  • Dépôt direct : Un dépôt direct est le transfert électronique d’un paiement directement d’un compte (généralement l’employeur) au compte du destinataire (généralement l’employé). Les dépôts directs sont facilités par un fournisseur de services de dépôt direct qui, après avoir effectué la paie, autorise les dépôts sur le compte de chaque employé.

En somme, les transactions TEF, à travers leurs nombreuses formes, constituent le secteur des services bancaires électroniques. Chacun des types de paiement TEF ci-dessus partage un élément commun – ils sont tous connectés au réseau ACH, un système électronique sécurisé qui relie toutes les banques et institutions financières américaines.

Il convient toutefois de noter que tous les types de transactions TEF ne comportent pas les mêmes frais. Pour prendre une décision éclairée sur le choix à utiliser, tous les titulaires de comptes connectés à l’ACH devraient vérifier les détails du TEF fournis par leur institution financière.

Ils seront peut-être surpris de constater que les frais de TEF ont tendance à varier selon le lieu et la méthode de transaction.

Combien de temps faut-il pour traiter un TEF ?

Dans un marché mondial de plus en plus concurrentiel et en évolution rapide, le besoin d’un traitement des paiements fiable et efficace est constant. Dans un service de comptabilité fournisseurs, il y a souvent peu de temps à consacrer aux paiements à la plume et sur papier, aux longs délais de traitement et autres retards.

Au lieu de cela, les propriétaires d’entreprises peuvent tirer parti des technologies EFT pour payer les vendeurs et les fournisseurs par dépôt direct. On nous demande souvent :  » combien de temps prend le TEF ? « . La réponse, pour la plupart des services de comptabilité fournisseurs, est de quelques secondes. Comparez cela aux heures qu’il faut pour imprimer un chèque, le mettre dans une enveloppe, chercher un timbre et l’envoyer en urgence au bureau de poste. En supposant que le chèque soit autorisé par la banque, il peut falloir plusieurs jours pour que le processus soit finalisé de bout en bout.

Conscients de cela, de nombreux bureaux de comptes fournisseurs migrent vers des solutions automatisées de TEF pour remplacer les chèques papier et les frais d’affranchissement désuets et induisant des retards. Chez AvidXchange, nous offrons une foule de méthodes de paiement de factures à service complet via notre logiciel pour aider à faire entrer les systèmes de comptabilité des entreprises dans le 21e siècle.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Au lieu de sélectionner les paiements pour l’impression, avec une comptabilité fournisseurs basée sur le TEF, vous sélectionnez simplement pour payer. En cliquant sur un bouton, les propriétaires d’entreprises peuvent déclencher des paiements par voie électronique. Une fois soumis, les paiements sont envoyés au portail E-Payment Application où les fichiers de paiement sont acheminés vers les approbateurs avant d’être finalement émis aux fournisseurs.

De là, les paiements sont débités du compte du payeur vers un compte fiduciaire sécurisé. Le compte du payeur devient alors un système d’enregistrement, stockant et hébergeant tous les fichiers nécessaires au rapprochement.

L’avantage des systèmes de paiement EFT

Il y a plusieurs avantages clés que les départements de comptabilité et les propriétaires d’entreprises peuvent tirer des EFT. Le premier d’entre eux est qu’un transfert EFT est un choix économique – à la fois en termes de gain de temps et d’argent. Cependant, les utilisateurs de TEF disposent d’une foule d’autres avantages, notamment :

  • Pas d’affranchissement physique requis
  • Pas de frais d’encaissement de chèques encourus (économie jusqu’à 1 $ par émission)
  • Temps de traitement rapide et quasi instantané
  • Données entièrement cryptées avec SSL 128 bits
  • Facile à suivre

Le principal avantage réside dans la supériorité du temps de traitement du TEF et de l’ACH. Contrairement aux comptes créditeurs manuels au stylo et au papier, les paiements électroniques sont quasi instantanés et peuvent souvent être envoyés gratuitement ou pour une faible somme comparable au prix d’un timbre postal. Cela fait du TEF une solution qui ne peut pas être perdue pour ceux qui sont bloqués sur des systèmes de traitement des paiements manuels et datés.

Que vous soyez une entreprise ou un fournisseur, vous comprenez la frustration des paiements en retard et du traitement lent et retardé des paiements. Un cycle de comptes fournisseurs freiné par des paiements tardifs peut entraîner de graves problèmes pour toute entreprise, notamment :

  • Des frais de retard qui s’accumulent
  • Des relations rompues avec les fournisseurs
  • Des flux de travail perturbés
  • Des pénuries de trésorerie

Les remboursements tardifs constituent l’une des principales causes de mauvaises relations avec les fournisseurs et d’accumulation de dettes. Heureusement, la méthode de paiement EFT contourne ce problème en fournissant un moyen efficace et rentable d’envoyer et de recevoir des paiements par voie électronique.

Création d’une comptabilité fournisseurs sécurisée et efficace

En tirant parti de la puissance des paiements EFT, y compris les virements électroniques ou ACH, les entreprises peuvent moderniser leur expérience de l’écriture de chèques. Payer facilement n’a jamais été aussi simple grâce aux technologies EFT sécurisées et automatisées disponibles pour les bureaux de comptabilité fournisseurs tournés vers l’avenir.

Les derniers logiciels d’automatisation des paiements réduisent les risques, font gagner du temps et éliminent les tracas de l’affranchissement. Il n’est donc pas étonnant que tant d’entreprises fassent le pas et migrent vers un système de traitement des paiements électroniques pour améliorer la rapidité de leurs transactions.