Nouvelle loi de l’Illinois sur la vérification des antécédents des candidats
Par : Maryjo F. Pirages Reynolds
Le 19 juillet 2014, le gouverneur Quinn a signé la loi sur les opportunités d’emploi pour les candidats qualifiés. Voir, P.A. 098-0774, disponible à http://ilga.gov/legislation/publicacts/fulltext.asp?name=098-0774&GA=98&SessionId=84&DocTypeId=HB&DocNum=5701&GAID=11&Session. La nouvelle loi a été appelée « Ban the Box » car elle interdit l’utilisation de demandes de renseignements sur les condamnations pénales dans les demandes d’emploi. La nouvelle loi interdit également l’utilisation d’autres méthodes de pré-interview pour éliminer les candidats ayant des condamnations pénales.
La loi entre en vigueur le 1er janvier 2015. Son exigence principale est la suivante :
« Un employeur ou une agence pour l’emploi ne peut pas se renseigner sur le casier judiciaire ou les antécédents criminels d’un candidat, ni en tenir compte, ni en exiger la divulgation, tant que le candidat n’a pas été jugé qualifié pour le poste et n’a pas été informé qu’il a été sélectionné pour un entretien par l’employeur ou l’agence pour l’emploi ou, s’il n’y a pas d’entretien, tant qu’une offre d’emploi conditionnelle n’a pas été faite au candidat par l’employeur ou l’agence pour l’emploi. »
En d’autres termes, un employeur ne peut pas s’enquérir des antécédents criminels sur le formulaire de candidature, et les employeurs ne peuvent pas demander ou utiliser des informations sur les antécédents criminels avant de décider d’interviewer un candidat. Cela est similaire à l’interdiction de poser des questions sur les handicaps avant de faire une offre d’emploi – l’idée est de faire apparaître à un candidat qu’une condamnation a joué un rôle dans la décision d’interviewer ou d’embaucher.
La loi s’appliquera à tous les employeurs de l’Illinois ayant 15 employés ou plus dans l’année civile en cours ou précédente. Les agences de placement sont également couvertes, les employeurs ne peuvent donc pas utiliser ces agences pour vérifier les antécédents criminels des candidats.
Que cela signifie-t-il pour vous en tant qu’employeur ? Les employeurs devraient supprimer toute demande de renseignements sur les antécédents criminels de leurs candidatures et attendre, pour lancer une vérification des antécédents criminels, qu’il ait été déterminé qu’un candidat est qualifié pour le poste et qu’une invitation à un entretien ait été adressée au candidat. En particulier, les employeurs peuvent demander des renseignements sur les antécédents criminels lorsqu’ils informent un candidat qu’il a été sélectionné pour un entretien. La loi semble également permettre à un employeur de conditionner un entretien à la réception d’une réponse à l’enquête sur les antécédents criminels, et de permettre à un employeur d’informer un candidat qu’il ne sera pas interviewé si la réponse révèle une infraction disqualifiante. Les employeurs devraient mettre à jour toutes les politiques de vérification des antécédents et/ou les dispositions du manuel. Les employeurs devraient également envisager de préparer une politique et/ou une lettre type pour informer les candidats des politiques de vérification des antécédents, en particulier pour les cas où un candidat n’est pas embauché en raison de sa vérification des antécédents.
Les politiques de vérification des antécédents criminels devraient également être examinées pour s’assurer qu’elles n’exposent pas un employeur à des réclamations pour discrimination à « impact disparate ». La Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi recommande d’adopter une politique de « dépistage ciblé ». Une telle politique permet aux employeurs de déterminer les infractions qui disqualifient généralement les candidats, mais offre ensuite à tous les candidats disqualifiés la possibilité d’une évaluation individuelle. Une évaluation individuelle exige de l’employeur qu’il prenne en considération la nature du crime, la nature de l’emploi et le temps écoulé, afin de déterminer si l’élimination du candidat est liée à l’emploi et correspond à une nécessité commerciale. Voici un lien vers les orientations de l’EEOC concernant la vérification des antécédents criminels : http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm.
Dans l’ensemble, les employeurs sont encouragés à revoir leurs manuels et politiques d’emploi existants et à consulter un conseiller juridique pour s’assurer de leur conformité avec la nouvelle loi de l’Illinois. Enfin, l’adoption de cette loi est un rappel amical que les employeurs doivent également assurer la conformité avec le Fair Credit Reporting Act (FCRA) lorsqu’ils utilisent des fournisseurs externes pour effectuer des vérifications d’antécédents.
Si votre entreprise détermine qu’il serait bénéfique de procéder à une vérification des antécédents des candidats et/ou des employés, veuillez contacter notre bureau pour obtenir de l’aide. Le FCRA contient des exigences nombreuses et complexes quant à l’avis et à la documentation nécessaires aux employeurs pour obtenir et utiliser des vérifications d’antécédents. Notre cabinet peut vous aider à fournir les formulaires et les divulgations nécessaires. En outre, nous pouvons vous conseiller sur le type de rapport de consommateur (d’enquête ou non) qui serait le plus bénéfique et vous conseiller sur les limites et les nuances de la FCRA pour certains employeurs.
Le non-respect de la FCRA pourrait entraîner la responsabilité légale d’un employeur en cas de préjudice causé à un employé potentiel ou actuel ou à une agence de renseignements sur les consommateurs, auquel cas l’employeur serait responsable des dommages et éventuellement des honoraires d’avocat résultant de la non-conformité. En outre, des amendes supplémentaires pourraient être infligées par une agence administrative ou en vertu d’une loi d’État. Ainsi, les employeurs devraient procéder avec prudence et consulter un conseiller juridique lorsqu’ils cherchent à obtenir et à utiliser des vérifications d’antécédents.
Veuillez nous contacter pour toute question quant au FCRA ou à la nouvelle loi.
Maryjo Pirages est une avocate associée du cabinet et membre des groupes Emploi & Droit du travail, Trusts & Successions, et Entreprises &. Maryjo conseille et représente les employeurs dans un éventail de questions relatives à l’emploi, y compris la conformité aux règlements statutaires et administratifs, les contrats et les manuels et politiques des employés. L’objectif de Maryjo est de travailler main dans la main avec les employeurs afin qu’ils puissent mettre en œuvre de manière proactive et rester à jour avec leurs politiques afin de limiter leur responsabilité et leur exposition. En outre, elle aide les individus et les familles dans leur planification et administration successorale.
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