A l’occasion du QuickBooks Connect Toronto, une chose est rapidement devenue claire : les professionnels de la comptabilité aiment les astuces pour utiliser leur logiciel de comptabilité. Non seulement chaque siège était rempli lors d’une session du lundi matin sur QuickBooks Online Accountant, mais il y avait une file d’attente à la porte.

La session populaire était dirigée par Dawne Leaney Davidson et Tiffany Stewart. En tant que co-administratrices de la florissante communauté Facebook QB-HQ, Davidson et Stewart adorent soutenir les ProAdvisors, les comptables et les teneurs de livres utilisant QuickBooks. Leur objectif ce jour-là était de partager certaines fonctionnalités moins connues de QuickBooks Online Accountant (QBOA) – et manifestement, les participants étaient impatients de les entendre.

Voici leurs meilleurs conseils pour tirer le meilleur parti de QBOA.

(Remarque : cette séance a été adaptée aux utilisateurs canadiens de QBOA. Certaines fonctionnalités peuvent ne pas être disponibles dans d’autres versions de QBOA.)

Vue d’ensemble du client

L’onglet Vue d’ensemble du client est une vue réservée au comptable à l’intérieur du fichier QuickBooks Online (QBO) d’un client. Il vous donne un résumé de la situation financière du client, y compris la configuration de l’entreprise, l’activité bancaire, les problèmes courants et les apps connectées. Pour les nouveaux clients, cet aperçu pratique peut vous donner un meilleur aperçu de la tarification que vous devriez appliquer.

Dit Davidson : « C’est un outil vraiment génial si vous avez une réunion avec un client et que vous n’êtes pas sûr de l’accepter, et qu’il vous dit : « Ouais, nos livres sont vraiment propres ! » »

Documents partagés

Davidson et Stewart adorent cette fonctionnalité, mais un rapide sondage de l’auditoire a révélé que de nombreux participants ne l’avaient pas encore essayée. Dans QBOA, vous pouvez demander des documents (comme des relevés bancaires ou des documents de fin d’année) à votre client via un portail sécurisé. Une fois que votre client a téléchargé les fichiers, vous pouvez facilement visualiser tous vos documents partagés dans un seul onglet. Hourra pour ne plus avoir à échanger des courriels !

Onglet Équipe

L’onglet Équipe dans QBOA est votre guichet unique pour tout ce qui concerne l’équipe. Vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des utilisateurs, ainsi que gérer l’accès de chaque utilisateur à l’administration et aux livres de votre cabinet.

Onglet ProAdvisor

Sans surprise, l’onglet ProAdvisor dans QBOA contient une foule d’informations utiles. Consultez votre niveau ProAdvisor et les coordonnées de votre conseiller Intuit, téléchargez vos badges de certification et accédez aux ressources et aux modules de formation. Vous pouvez également rester informé des mises à jour de produits à venir, ce qui est essentiel pour garder vos clients dans la boucle – « parce que certains d’entre eux feront « QU’EST-CE QUE JE VAIS FAIRE ? » autrement », a conseillé Davidson.

Onglet Travail

L’onglet Travail est l’outil de gestion de la pratique intégré de QBOA, permettant aux utilisateurs de gérer toutes leurs tâches en un seul endroit. Mais lorsque Stewart a demandé à l’auditoire s’il l’utilisait, les réponses étaient mitigées. Plusieurs participants ont dit qu’ils avaient essayé dans le passé mais qu’ils avaient trouvé cela trop frustrant.

Heureusement, l’outil continue d’évoluer. M. Stewart a déclaré : « Pour Rich Preece, c’est l’un de ses bébés et il a fait des progrès considérables depuis qu’il l’a présenté pour la première fois il y a quelques années. » Les utilisateurs ont maintenant de nouvelles options pour créer et gérer les modèles de flux de travail – il est donc peut-être temps de donner une autre chance à l’onglet Travail.

Onglet Déclarations fiscales

Après un an et demi en version bêta, l’onglet Déclarations fiscales dans QBOA est maintenant en direct pour une utilisation générale. a déclaré Stewart à l’auditoire :  » Qui prépare les impôts ? Vous devez vous enthousiasmer pour cela ! » Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs canadiens de télédéclarer les T2 directement à l’Agence du revenu du Canada. Les utilisateurs peuvent également s’inscrire à une version bêta qui leur permettra de télétransmettre les T1.

Onglet Apps

Davidson et Stewart sont tous deux de grands fans de l’amélioration de l’expérience QBO grâce à des apps intégrées. « Nous avons des clients avec des besoins très spécifiques et QBO n’est pas toujours parfaitement adapté – mais il y a de fortes chances qu’il y ait une app qui résoudra le problème », a expliqué Davidson. Stewart ajoute qu’elle a 17 apps connectées à QBOA : « Je pourrais avoir un problème ». Heureusement, l’onglet Apps de QBOA permet aux utilisateurs de trouver et de gérer facilement les apps pour les clients ainsi que pour leur propre cabinet.

Outils du comptable

Le menu déroulant Outils du comptable donne aux utilisateurs de QBOA un accès pratique à une variété d’outils et de raccourcis. (« C’est la partie amusante ! » a déclaré Stewart.) Parmi les favoris de Davidson et Stewart, citons Close Books (qui est assez explicite), Reports Tools et Workpapers.

Avec Reports Tools, les utilisateurs peuvent définir une plage de dates par défaut pour tous les rapports et outils, plutôt que de les voir s’ouvrir avec les paramètres par défaut du client. Il était clair que cette fonction changera la donne pour l’auditoire ; la démonstration de Stewart a été accueillie par de nombreux applaudissements.

En attendant, la fonction Workpapers accélère le processus d’ajustement de fin d’année pour les utilisateurs canadiens de QBOA. Ajoutez des notes et des pièces jointes pour chaque client, effectuez plusieurs ajustements dans les livres, et sauvegardez tout votre travail dans le fichier du client. Ensuite, générez une déclaration de revenus en un seul clic.

Et voilà : un guide d’initié de quelques joyaux (pas si) cachés de QBOA. Testez-les par vous-même, ou rendez-vous sur QB-HQ pour partager vos propres astuces avec la communauté QuickBooks !

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