En tant que propriétaire d’une petite entreprise, il est important que vous connaissiez les charges sociales et que vous sachiez si vous en devez ou non. Les pénalités pour non paiement, ou même pour paiement tardif, peuvent être sévères. Si votre entreprise a des employés, vous êtes responsable, en tant qu’entreprise, de la collecte et du paiement des charges sociales sur la base de leurs salaires. Même si vous n’avez pas d’employés mais que votre entreprise est constituée en société, vos propres chèques de salaire sont soumis aux charges sociales. Et même si vous utilisez un service de paie, en tant que propriétaire de l’entreprise, vous êtes responsable en dernier ressort du paiement correct et en temps voulu des charges sociales par votre entreprise. Il est donc logique d’avoir une connaissance pratique de ce que cela implique. Ci-dessous, nous vous guidons à travers les bases afin que vous puissiez être sûr de connaître vos responsabilités en tant que propriétaire d’entreprise en matière de charges sociales.

Glossaire des charges sociales : Acronymes courants

FICA : Federal Insurance Contributions Act (FICA), qui exige que les taxes de sécurité sociale et Medicare soient payées sur les salaires.

FTD : Federal tax deposit, qui sont les taxes que vous envoyez à l’IRS.

FUTA : Federal Unemployment Tax Act, qui exige que les employeurs paient des taxes d’assurance chômage. L’argent est utilisé pour aider les États à gérer les programmes d’assurance chômage.

OASDI : Old Age, Survivor and Disability Insurance (OASDI), autrement connu sous le nom de Sécurité sociale. L’impôt OASDI est l’un des impôts sur les salaires FICA. L’autre est la taxe Medicare.

SUTA : State Unemployment Tax Act, qui rend obligatoire la collecte des charges sociales pour payer les allocations de chômage des travailleurs éligibles qui perdent leur emploi sans faute de leur part.

Qu’est-ce que les charges sociales ?

Les charges sociales sont différentes des impôts sur le revenu. Les taxes sur les salaires sont les autres taxes que les employés doivent sur leur salaire, mais ces taxes comprennent également une composante de contribution de l’employeur. L’employé et l’employeur doivent tous deux des charges sociales sur le salaire d’un employé.

Les charges sociales fédérales

Il existe deux principales charges sociales fédérales. Elles sont toutes deux mandatées par la loi fédérale sur les cotisations d’assurance (FICA). Ce sont :

La sécurité sociale : Les taxes de sécurité sociale sont également connues sous le nom de taxes OASDI. OASDI signifie Old Age, Survivor and Disability Insurance (assurance vieillesse, survivants et invalidité). Ces taxes financent les prestations de la sécurité sociale.

Medicare : La taxe Medicare est également connue sous le nom de taxe Medicare Hospital Insurance (HI). Ces taxes financent la composante assurance-hospitalisation des prestations de Medicare.

Il existe une troisième taxe fédérale sur la masse salariale, plus petite :

Assurance-chômage : La loi fédérale sur l’impôt sur le chômage (FUTA) aide à payer le système d’assurance chômage fédéral-étatique. Seuls les premiers 7 000 $ du salaire d’un travailleur sont utilisés pour calculer cette taxe. L’argent de la FUTA est principalement utilisé pour payer l’administration du programme d’assurance-chômage de l’État.

Taxes sur les salaires de l’État

Assurance-chômage : La taxe de la loi sur l’impôt sur le chômage de l’État (SUTA) fournit des prestations de chômage de l’État aux travailleurs admissibles qui perdent leur emploi sans faute de leur part.

Assurance invalidité : Cinq États, énumérés ci-dessous, et Porto Rico exigent également que les employeurs fournissent une assurance invalidité à court terme pour les blessures et les maladies non liées au travail qui empêchent un employé de travailler.

Si votre entreprise fait des affaires dans l’un de ces endroits, vous devrez peut-être retenir des impôts sur le salaire de votre travailleur et/ou payer les impôts pour couvrir les coûts d’assurance. Certains États ne font payer que les travailleurs. D’autres font payer les employeurs. Certains font payer les deux.

Pour des détails spécifiques à chaque état : Californie, Hawaii, New Jersey, New York, Rhode Island, Porto Rico.

Responsabilités de l’employeur en matière de charges sociales

Les charges sociales sont divisées en ce que l’employeur doit et ce que l’employé doit. Voici un examen plus approfondi de la répartition de l’employeur :

6,2% pour la sécurité sociale. En tant qu’employeur, vous payez 6,2 %, soit la moitié, des 12,4 % de la taxe de sécurité sociale due sur les premiers 118 500 $ de salaire d’un employé. Ce plafond salarial maximal passe à 127 200 dollars en 2017.

1,45% pour Medicare. L’employeur partage également l’impôt Medicare dû sur les salaires d’un employé.

6%, jusqu’à 42 $ par an, max, pour l’impôt fédéral sur l’assurance chômage qui est basé sur les premiers 7000 $ de salaire pour chaque employé. Le taux réel est généralement de 0,6 % car les employeurs bénéficient d’un crédit de 5,4 % pour la taxe d’assurance chômage de l’État qu’ils doivent également payer, dans la plupart des cas. Seuls les employeurs paient la taxe FUTA.

Le taux de la taxe d’assurance chômage de l’État pour les employeurs varie selon l’État.

Les responsabilités de la taxe salariale des employés

6,2% pour la sécurité sociale

1,45% pour Medicare

0% pour les taxes d’assurance chômage de l’État, sauf en Alaska, au New Jersey et en Pennsylvanie. Ce sont les trois seuls États qui font régulièrement payer aux employés une taxe d’assurance chômage d’État. Cet argent de l’impôt des employés doit être retenu par l’employeur et payé à l’État avec les propres paiements trimestriels de l’impôt sur le chômage de l’employeur.

Calendrier de paiement des charges sociales et échéances

Les charges sociales que vous devez au gouvernement fédéral doivent être payées mensuellement ou par quinzaine (deux fois par semaine), selon le montant des charges sociales que vous devez généralement.

Si les taxes fédérales étaient de 50 000 $ ou moins sur une période de 12 mois, vous déposez les taxes mensuellement.

Si elles sont supérieures à 50 000 $, vous déposez les taxes deux fois par semaine.

Si vos taxes sur les salaires sont inférieures à 1 000 $ par an, vous pouvez demander de les payer annuellement.

Ces dépôts de taxes fédérales doivent être effectués électroniquement par le biais du système électronique de paiement des taxes fédérales. Mais votre petite entreprise peut toujours envoyer un chèque par la poste pour couvrir les charges sociales si elle doit moins de 2 500 $ par trimestre.

Pour plus d’informations, consultez le site Web de l’IRS ici.

Les charges sociales de l’État sont généralement dues mensuellement ou trimestriellement, en fonction de l’importance de votre masse salariale. Vérifiez le département de l’emploi de votre État pour connaître le calendrier correct pour votre petite entreprise.

Comment dois-je déclarer les taxes sur les salaires ?

Les déclarations fédérales de taxes sur les salaires sont déposées séparément des paiements de taxes sur les salaires. Votre petite entreprise devra remplir des déclarations d’impôt fédéral sur les salaires trimestriellement ou une fois par an, en fonction de l’importance de votre masse salariale. Vous utiliserez le formulaire 941 de l’IRS, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, pour déclarer vos charges sociales. Le formulaire 940 de l’IRS est utilisé pour déclarer les taxes fédérales sur le chômage (FUTA) que vous avez payées.

Que se passe-t-il si je ne peux pas payer mes taxes sur les salaires, ou si je paie en retard ?

Le gouvernement fédéral considère les taxes sur les salaires comme une catégorie spéciale de taxes car la part de l’employé appartient à l’employé, et non à l’employeur. Elle peut être versée sur le compte de sécurité sociale de l’employé, par exemple, afin d’obtenir un crédit pour des prestations futures. Les petites entreprises tentées d’utiliser l’argent à d’autres fins sont donc punies par des pénalités et des intérêts de retard élevés. L’IRS peut retirer l’argent que vous devez directement de votre compte bancaire, mettre un privilège fiscal sur votre propriété ou, dans les cas les plus graves, vous menacer d’une peine de prison.

Voici un exemple de la rapidité avec laquelle les pénalités peuvent s’accumuler, tiré de la publication de l’IRS,  » The ABCs of FTDs  » :

Pénalité de DFT sur un dépôt fiscal trimestriel en retard de 3 000 $ :

1 – 5 jours : 2 %, 60 $
6 – 15 jours : 5 %, 150 $
16 jours et plus : 10 %, 300 $
10 jours après la facture/avis de l’IRS : 15 %, 450 $

C’est un exemple de pénalité pour défaut de dépôt. Vous devriez également payer une pénalité pour défaut de déclaration de 5 % par mois de l’impôt impayé, jusqu’à 25 % du total. Et une pénalité pour défaut de paiement de 1/2 % à 1 % par mois, jusqu’à 25 % du total. Et des intérêts sur les impôts impayés, qui varient récemment entre 3 % et 6 % du total. Apprenez donc les faits sur les charges sociales et faites en sorte que votre petite entreprise se concentre sur la croissance et non sur les pénalités fiscales!

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