La différence entre une location et un bail de copieur

LOCATIONS ET LEASES DE COPIE | 4 MIN LECTURE

Il n’y a pas de différence entre une location de copieur et un bail de copieur, n’est-ce pas ?

Faux.

En tant que revendeur de copieurs dans la région d’Atlanta qui existe depuis plus de cinq décennies, nous nous retrouvons souvent à expliquer les différences entre les locations et les baux.

Bien que la terminologie puisse être un peu confuse, les locations de copieurs et les baux de copieurs ne sont pas les mêmes. Ce blog expliquera les différences subtiles entre les deux, et obtenir ces différences correctes vous aidera à trouver ce que vous cherchez lorsque vous vous tournez vers les moteurs de recherche pour obtenir des informations et éventuellement parler à un revendeur de copieurs.

RELATED : Combien coûte un copieur ?

Qu’est-ce qu’une location de copieur ?

La location de copieur ressemble beaucoup à la location de voiture. Lorsque vous contactez un concessionnaire pour la location d’un copieur, vous devez payer des frais qui durent pendant la période d’utilisation de la machine. Comme pour la location d’une voiture, il ne s’agit pas d’une location à long terme.

Cette redevance peut être mensuelle, au coût par clic, ou une combinaison des deux. Sans surprise, à la fin de votre contrat de location, vous ne serez pas propriétaire de votre ou vos machines.

Les organisations qui choisissent d’emprunter la voie de la location de copieurs le font principalement parce qu’elles ont besoin d’un copieur qui se trouve hors site ou loin de leur siège social et qu’elles n’en ont besoin que pour une courte période. Dans ce cas, il serait prohibitif en termes de coûts ou trop lourd de conclure un contrat de location ou d’achat pur et simple d’un copieur pour leurs besoins à court terme.

Qu’est-ce qu’un contrat de location de copieur ?

Les contrats de location de copieur sont similaires aux contrats de location de voiture, mais pas identiques.

Lorsqu’une entreprise souhaite (plus ou moins) posséder son équipement de copieur, elle conclut un contrat de location de copieur. Ici, une entreprise peut posséder un copieur neuf ou d’occasion en acceptant de fixer des paiements et un contrat de service (plus d’informations à ce sujet plus tard).

Cela permet à une entreprise de s’offrir plus facilement un seul copieur ou plusieurs machines. Comme la plupart des contrats de location, il coûtera finalement plus cher qu’un achat pur et simple, si l’acheteur conserve le copieur pendant toute la durée du contrat de location.

Contrairement à un contrat de location de voiture, il n’y a pas d’option pour abandonner le copieur et cesser de faire des paiements (à moins que vous ne fassiez faillite), donc une fois que vous choisissez un copieur et signez un contrat, il est à vous !

De nombreuses entreprises, cependant, choisissent de mettre à niveau après trois ou quatre ans. C’est souvent parce que les machines deviennent de plus en plus coûteuses à entretenir au fil du temps et que l’achat d’une machine plus récente offre plus d’économies. En outre, une pièce de technologie qui a cinq ans est très obsolète et les nouveaux modèles offrent une meilleure sécurité et des fonctionnalités supplémentaires qui rendent les machines plus utiles pour des tâches spécifiques.

Il est important de souligner qu’une location de copieur est un achat dans le temps. Même si vous choisissez de ne plus utiliser votre machine ou décidez que vous n’en voulez plus, vous devrez toujours rembourser le solde de l’équipement acheté.

Les entreprises ont résolu ce problème dans le passé en élaborant un « rachat de copieur » avec leur nouveau (ou actuel) revendeur de copieur, mais le désir d’annuler un bail de copieur a été une source de confusion pour les consommateurs pendant des années.

RELATED : Comment négocier un contrat de location de copieur

Que rechercher dans votre contrat

Que vous choisissiez de louer ou de posséder votre copieur, il est toujours sage d’obtenir un contrat de service. Les contrats de service vous engagent à payer des frais de maintenance mensuels fixes qui comprennent souvent le réapprovisionnement en toner et la maintenance régulière. Dans la plupart des cas, ces frais permettent aux organisations d’économiser de l’argent au cours de la durée de vie de la machine.

Les revendeurs sont en mesure de recevoir des prix considérablement réduits sur leurs fournitures de toner et l’entretien régulier assure l’efficacité et évite les travaux de réparation ponctuels coûteux qui seraient normaux pour les machines qui ne sont pas couvertes par un contrat de service.

Si vous voulez en savoir plus sur les contrats de service, vous devriez lire notre article:

Qu’est-ce qu’un contrat de niveau de service?

Plus d’informations sur la collaboration avec un revendeur de copieurs

Vous n’êtes pas obligé de contracter un service par le biais du revendeur de copieurs auprès duquel vous achetez – ou pas du tout – mais il serait sage de le faire. En plus des points énumérés ci-dessus, gardez à l’esprit :

Nous avons écrit un article sur les différences entre le revendeur de copieurs et les fabricants qui vise à souligner les différences entre les deux. Vous serez peut-être surpris d’apprendre que le service directement auprès du fabricant n’est pas toujours la meilleure option pour votre entreprise, et parfois ils sont les intermédiaires. Après tout, pourquoi avoir des concessionnaires s’ils peuvent vraiment faire mieux ?

N’oubliez pas qu’une grande machine avec un mauvais service n’est qu’une pauvre machine, mais un concessionnaire avec un service exceptionnel peut rendre une machine moyenne, exceptionnelle.

Vous avez d’autres questions ?

Vous cherchez un copieur ou une imprimante ?

.