Compliance & Equity Office

Nos politiques de travail à distance ont été ajustées à la lumière des préoccupations actuelles de santé publique COVID-19. Une grande latitude a été accordée aux membres du Cabinet pour ajuster la façon dont l’université effectue des affectations de personnel et réagit à cette situation. Pour obtenir des directives ou des approbations actuelles, veuillez adresser vos demandes à votre membre du Cabinet respectif par l’intermédiaire de votre superviseur.

Titre : Politique de travail à distance
Date d’entrée en vigueur : 6 mai 2016
Date de révision : Première version
Bureau responsable : Ressources humaines

I. Portée

Cette politique s’applique à William & Mary en tant qu’université entière, y compris l’Institut des sciences marines de Virginie, (l’université). Elle s’applique à tous les employés admissibles à temps plein et à temps partiel de l’université et au corps professoral dans la mesure prévue à la section IV(C)(1) ci-dessous.

Des directives sur l’application de cette politique aux employés qui font du télétravail à la date d’entrée en vigueur de la politique sont fournies à la section VII(B).

II. Objectif

L’objectif de cette politique est de permettre aux employés de travailler sur d’autres lieux de travail pendant tout ou partie de leur semaine de travail, comme l’exige la section 2.2-2817.1 du code de la Virginie. Le télétravail peut améliorer la productivité et le rendement au travail ainsi que promouvoir l’efficacité administrative (par exemple, réduire l’espace de bureau et de stationnement), réduire les embouteillages et les coûts de transport, soutenir les plans de continuité des opérations et soutenir le recrutement et la rétention d’une main-d’œuvre hautement qualifiée en améliorant l’équilibre entre le travail et la vie privée.

III. Définitions

Lieux de travail alternatifs : lieux approuvés, autres que le lieu de travail central de l’employé, où les affaires officielles de l’université sont exécutées. Le lieu de travail alternatif le plus courant est le domicile d’un employé, sous réserve de l’approbation décrite dans la présente politique.

Lieu de travail central : lieu de travail d’un employeur où se trouvent normalement les employés. Le plus souvent, il s’agit du campus de Williamsburg.

Travail à distance : un arrangement de travail où l’employé conclut un accord formel avec l’université pour effectuer ses tâches professionnelles habituelles dans un autre lieu de travail au moins un jour par semaine.

IV. Politique

Le travail à distance est une alternative de travail volontaire qui convient à certains employés et à certains postes, mais pas à tous les employés et à tous les postes. Aucun employé de l’université n’a le droit ou la garantie de pouvoir travailler à distance. Certaines catégories de postes ne sont pas admissibles au travail à distance. Pour les postes admissibles au travail à distance (voir la section A ci-dessous), la décision de savoir si un employé particulier peut travailler à distance est prise au cas par cas en tenant compte d’une évaluation de la probabilité que l’employé réussisse dans un arrangement de travail à distance et d’une évaluation de la capacité du superviseur à gérer les travailleurs à distance. les arrangements de travail à distance sont le plus souvent pour le travail à distance partiel, par exemple le travail à distance un jour par semaine.

Le travail à distance peut également être considéré au cas par cas comme un accommodement raisonnable tel que prévu par la politique et la procédure d’accommodement raisonnable des employés pour les employés qualifiés ayant un handicap.

Les employés qui sont approuvés pour le travail à distance devront signer un accord de travail à distance avec l’université conforme à la présente politique.

Tous les employés travaillant à distance effectuent essentiellement le même travail qu’ils feraient dans le lieu de travail central conformément à leurs mêmes attentes en matière de rendement et à d’autres conditions convenues. Les accords de travail à distance peuvent être établis pour une période à long terme ou à court terme.

La classification, la rémunération et les avantages d’un employé ne changeront pas si l’employé est approuvé pour le télétravail.

L’université peut établir le travail à distance comme une condition d’emploi, en fonction des besoins commerciaux de l’université. Dans de tels cas, cette exigence devrait être incluse lorsque le poste est annoncé et dans la correspondance offrant l’emploi.

A. Postes et employés admissibles

Les superviseurs, en consultation avec le Bureau des ressources humaines, analyseront la nature d’un poste et la façon dont le travail est effectué et détermineront quels postes il convient de désigner ou d’approuver pour le travail à distance. Plusieurs facteurs doivent être pris en compte pour déterminer la faisabilité du télétravail, notamment la capacité de l’université à superviser l’employé de manière adéquate et si certaines tâches nécessitent l’utilisation de certains équipements ou outils qui ne peuvent être reproduits à la maison. D’autres considérations critiques comprennent si

• il y a un besoin d’interaction en face à face et de coordination du travail avec d’autres employés;
• une interaction en personne avec des collègues, des clients ou des consommateurs extérieurs est nécessaire;
• le poste en question exige que l’employé ait un accès immédiat à des documents ou à d’autres informations situés uniquement sur le lieu de travail;
• l’autre lieu de travail est dans le Commonwealth de Virginie ;
• le dispositif de travail à distance aura un impact sur la qualité du service ou les opérations de l’université, ou augmentera la charge de travail des autres employés;
• le poste peut être structuré pour être exécuté indépendamment des autres avec un besoin minimal de soutien et peu d’interaction en face à face ; et
• la performance peut être mesurée par des normes quantitatives ou qualitatives axées sur les résultats, et non par le temps passé à faire le travail.

Typiquement, le fait qu’un poste soit désigné comme admissible au travail à distance indique que le travail à distance partiel plutôt qu’à temps plein est réalisable. Le Bureau des ressources humaines, en consultation avec les ministères, identifiera également les grandes catégories de postes qui ne sont pas admissibles au travail à distance, y compris, mais sans s’y limiter, les postes de service direct et les postes spécifiques à un lieu, tels que les agents de police, les employés des terrains, le personnel de soutien au stationnement, les travailleurs des métiers des installations, y compris les plombiers, les électriciens, Les postes de réceptionnistes, de préposés à l’accueil, de préposés à la circulation et au soutien des bibliothèques, de bibliothécaires de référence et de recherche, les postes de soutien direct en informatique, le personnel chargé de l’exploitation des navires au VIMS et le personnel chargé de l’environnement, de la santé et de la sécurité. Cette liste de postes n’est pas exclusive, et le Bureau des ressources humaines se réserve le droit d’identifier d’autres postes qui ne sont pas éligibles au télétravail.

Si un employé occupant un poste admissible demande l’approbation du télétravail, le superviseur, en consultation avec le Bureau des ressources humaines, déterminera si l’employé est admissible. En général, les conditions suivantes doivent être remplies pour approuver le télétravail d’un employé:

• L’employé occupe le poste depuis au moins douze mois;
• L’employé n’a pas de mesures disciplinaires formelles actives dans son dossier pour la période d’examen actuelle ou immédiatement précédente;
• L’employé a démontré sa capacité à travailler de façon productive de façon autonome et est auto-motivé et flexible ; et
• L’employé a reçu au moins une évaluation satisfaisante lors du cycle d’évaluation précédent.

Les superviseurs doivent s’assurer que les décisions de télétravail sont prises pour des raisons appropriées et non discriminatoires.

B. Attentes et conditions générales

1. Respect des politiques. Les employés doivent accepter de se conformer aux règles, politiques, pratiques et instructions de l’université et comprendre que la violation de celles-ci peut entraîner la résiliation de l’entente de travail à distance et/ou des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement. Les employés qui travaillent à distance seront soumis aux mêmes politiques que les autres employés, y compris les politiques relatives à la sécurité de l’information et à la protection des données ; voir le point 7 ci-dessous.
2. Heures de travail. Le nombre total d’heures que les employés qui télétravaillent sont censés travailler ne changera pas, quel que soit le lieu de travail. L’université s’attend également à ce que les employés en télétravail aient le même niveau de productivité que les employés du lieu de travail central. Les employés en télétravail qui ne sont pas exemptés des exigences en matière d’heures supplémentaires du Fair Labor Standards Act devront enregistrer toutes les heures travaillées de la manière désignée par l’université. Les heures travaillées en sus de celles spécifiées dans l’accord de télétravail nécessiteront l’approbation préalable du superviseur.
   Le télétravail n’est pas destiné à servir de substitut à la garde des enfants ou des adultes. Si des enfants ou des adultes ayant besoin de soins primaires se trouvent sur le lieu de travail alternatif pendant les heures de travail des employés, une autre personne doit être présente pour fournir les soins.
   Les superviseurs peuvent demander aux employés de se présenter à un lieu de travail central au besoin pour des réunions ou d’autres événements liés au travail ou peuvent rencontrer l’employé dans le lieu de travail alternatif au besoin pour discuter de la progression du travail ou d’autres questions liées au travail.
3. Utilisation du congé. Les employés ne peuvent pas utiliser le télétravail à la place d’un congé de maladie, d’un congé familial et médical, d’un congé utilisé dans le cadre du programme de maladie et d’invalidité de Virginie, d’un congé d’indemnisation des travailleurs ou d’autres types de congé.
   Toutefois, l’université peut déterminer s’il est approprié ou non d’offrir le télétravail comme une possibilité de retour partiel ou complet au travail en fonction des politiques de retour au travail de l’université après une blessure ou une maladie et des critères normalement appliqués aux décisions concernant l’approbation du télétravail.
4. Responsabilité. L’université n’assume aucune responsabilité pour les blessures survenant dans l’autre lieu de travail de l’employé en dehors des heures de travail convenues ou pour les blessures qui surviennent pendant les heures de travail mais qui ne découlent pas de l’emploi et du travail. L’université n’assume également aucune responsabilité pour les dommages causés aux biens réels ou personnels de l’employé résultant de la participation au programme de travail à distance.
   La couverture de l’indemnisation des travailleurs est limitée aux zones de travail désignées dans les domiciles des employés ou les lieux de travail alternatifs. Les employés acceptent de pratiquer les mêmes habitudes de sécurité qu’ils utiliseraient à l’université et de maintenir des conditions sûres dans leurs lieux de travail alternatifs. Les employés doivent suivre les procédures normales de déclaration de maladie ou de blessure.
5. Équipement et matériel. Normalement, l’université fournira l’équipement et le matériel dont les employés ont besoin pour s’acquitter efficacement de leurs tâches ; toutefois, l’université ne dédoublera pas les ressources entre le lieu de travail central et le lieu de travail alternatif.
   Les employés en télétravail peuvent utiliser l’équipement appartenant à l’université uniquement à des fins universitaires légitimes. Les employés en télétravail sont responsables de la protection du matériel appartenant à l’université contre le vol, les dommages et l’utilisation non autorisée. L’université assurera la maintenance, l’entretien et la réparation du matériel appartenant à l’université utilisé dans le cadre normal du travail. L’université déterminera qui est responsable du transport et de l’installation de l’équipement, ainsi que de son retour au lieu de travail central pour réparation ou entretien. L’entente de travail à distance peut également permettre aux employés d’utiliser leur propre équipement, à condition que l’utilisation de cet équipement ait été approuvée par le dirigeant principal de l’information ou son représentant.
   Lorsque les employés sont autorisés à utiliser leur propre équipement, l’université n’est pas responsable du coût, de la réparation ou du service de l’équipement personnel de l’employé, à moins qu’il n’en soit expressément convenu au préalable dans l’entente de travail à distance.
6. Coûts du télétravail. L’université n’est pas tenue d’assumer la responsabilité des frais d’exploitation, de l’entretien du domicile ou des autres frais engagés par les employés dans l’utilisation de leur domicile comme lieu de travail alternatif à distance.
   L’université peut utiliser des fonds affectés aux coûts du télétravail s’il existe un besoin commercial et que le financement le permet pour : l’installation et le service téléphonique de base dans le lieu de travail alternatif de l’employé ; les téléphones cellulaires ou les assistants numériques personnels (ANP) à des fins professionnelles ; le remboursement aux employés des appels interurbains liés à l’entreprise effectués à partir de leur téléphone personnel si aucun téléphone cellulaire ou ANP n’est fourni ; ou l’accès à Internet et les services connexes.
7. Renseignements universitaires. Les employés doivent protéger l’information universitaire utilisée ou à laquelle ils ont accès lorsqu’ils font du télétravail, conformément à la politique de classification et de protection des données de W&M, à la politique d’utilisation acceptable et aux autres politiques applicables en matière de technologie de l’information.
   L’université doit accorder la permission, conformément aux procédures universitaires, aux employés de travailler sur de l’information ou du matériel à accès restreint, tel que défini par l’université, à d’autres lieux de travail. Les employés travaillant à distance doivent accepter de suivre les procédures de sécurité approuvées par l’université afin d’assurer la confidentialité et la sécurité des données.
8. Formation des gestionnaires et des superviseurs. L’université encourage l’utilisation réussie et appropriée du travail à distance au sein de l’université en offrant une formation aux superviseurs et aux gestionnaires pour gérer efficacement les employés qui travaillent à distance. L’université a fourni des directives sur la gestion des attentes en matière de rendement des employés.

C. Accord de télétravail

Le travail à distance doit être documenté comme approuvé par un accord de travail à distance. L’accord de travail à distance établit les conditions spécifiques qui s’appliquent aux employés travaillant dans des lieux alternatifs. L’accord de travail à distance doit être approuvé par le chef d’unité, le superviseur de l’employé et le Bureau des ressources humaines. Le formulaire d’accord est accessible en ligne à l’adresse http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

Un accord à durée déterminée sera généralement d’un an, avec une durée renouvelable, mais un accord peut être conclu pour une durée plus courte. Le renouvellement n’est pas garanti ; le superviseur tiendra compte de l’entente de travail à distance, du rendement de l’employé et d’autres circonstances pour déterminer s’il faut renouveler l’entente.

1. Exceptions à l’exigence de l’entente de travail à distance. C’est une pratique acceptée pour les professeurs d’enseignement et de recherche d’effectuer leur travail avec des horaires variés sur le campus et à des endroits alternatifs. Normalement, une entente formelle de télétravail ne sera pas requise pour le corps professoral à moins que l’affectation normale de travail soit constamment à un autre endroit (c.-à-d. pas le bureau assigné standard).
   À l’occasion, un département peut également déterminer que les employés peuvent avoir besoin de travailler à d’autres lieux de travail pour une courte période de temps afin de tenir compte de circonstances inhabituelles, comme une brève fermeture de bureau pour des rénovations ou un déménagement. Dans de tels cas, l’entente officielle de télétravail n’est pas nécessaire, mais devrait être documentée pour les dossiers du ministère par une note de service ou un courriel, précisant les attentes en matière de travail et la durée.
2. Modification ou résiliation de l’entente de télétravail. Le superviseur, en consultation avec les Ressources humaines, peut modifier l’accord de télétravail ou y mettre fin de manière anticipée (avant la fin de la durée spécifiée) pour des raisons de performance, de changement des besoins opérationnels ou pour toute autre raison non discriminatoire. L’employé peut également mettre fin à l’accord de télétravail à tout moment, sauf s’il s’agissait d’une condition d’emploi. Toute résiliation se fera généralement avec un préavis d’au moins deux semaines.

VI. Application ; plaintes, griefs ou appels

Un employé qui n’est pas d’accord avec le refus d’une demande de télétravail ou toute autre action relative à cette politique est encouragé à discuter de sa préoccupation avec son superviseur. Si la discussion avec le superviseur ne permet pas de résoudre le problème, l’employé peut demander un examen informel de la décision de télétravail par le Bureau des ressources humaines. Les décisions de télétravail peuvent également faire l’objet d’un grief dans le cadre des processus de grief/plainte existants.

VII. Autorité et amendement ; mise en œuvre

A. Autorité et modification. Cette politique est approuvée par le président, conformément à l’article 2.2-2817.1 du code de la Virginie. Le président a délégué au directeur des ressources humaines le pouvoir d’apporter des révisions ou des modifications mineures ou techniques à cette politique.

B. Mise en œuvre.

• Détermination de l’admissibilité des postes. Les superviseurs devraient commencer à identifier les postes comme étant admissibles ou non admissibles au travail à distance dès la publication de la présente politique, en se référant à la liste des postes non admissibles fournie par les ressources humaines et conformément à la section IV(A) de la présente politique.
• Ententes de télétravail préexistantes. Pour tout employé qui télétravaille à la date d’entrée en vigueur de la présente politique ou avant, le superviseur doit consulter les Ressources humaines pour déterminer l’approche appropriée compte tenu des particularités de l’arrangement. Pour un employé ayant une entente de télétravail existante et documentée d’une durée d’un an, généralement l’entente sera examinée en vertu de la présente politique peu avant l’expiration de la durée afin qu’une entente mise à jour puisse être signée, le cas échéant.

VIII. Politiques, procédures et documents connexes

Accord de télétravail &Liste de contrôle de sécurité
Politique du ministère de la Gestion des ressources humaines de la Virginie sur le télétravail, politique 1.61 (politique au niveau de l’État établissant le cadre du télétravail, à définir plus en détail dans les politiques propres à l’institution)
Politique du ministère de la Gestion des ressources humaines de la Virginie sur les normes de conduite, politique 1.60 (applicable aux employés classés et opérationnels ; définit les attentes en matière de conduite et la procédure de discipline progressive)
Politique du département de la gestion des ressources humaines de la Virginie sur les heures de travail, politique 1.25
Planification du rendement & Politique d’évaluation pour les employés opérationnels
Politique du département de la gestion des ressources humaines de la Virginie sur la planification du rendement & Évaluation, politique 1.40 (pour les employés classifiés)
Planification du rendement et politique d’évaluation pour les professionnels et les professeurs professionnels (pour des conseils sur la gestion du rendement des employés professionnels en télétravail)
Politique et procédure d’accommodement raisonnable des employés (pour les employés qualifiés ayant un handicap pour demander le télétravail comme un accommodement)
Conseil sur la gestion des attentes en matière de rendement des employés