Gérer un bureau comporte ses défis et ses récompenses, n’est-ce pas ? Vous devez constamment faire face à de nouveaux obstacles et pressions dans le but de rendre la journée de travail de tout le monde confortable, sécuritaire et productive. Cependant, c’est un cadeau de pouvoir offrir cela aux autres et c’est quelque chose dont vous êtes probablement très fier. Vous le méritez.

En tant que chef de bureau, l’une des principales façons dont vous influencez votre équipe est d’améliorer et de préserver l’environnement dans lequel elle travaille. Vos employés méritent de travailler dans un environnement hygiénique, désencombré et exempt de distractions. Les employés sont souvent à la merci des conditions de travail qu’ils ne peuvent pas contrôler.

Bien que la plupart des entreprises exigent que les employés aident à garder les espaces partagés propres, vos employés n’ont pas été embauchés pour nettoyer votre bureau et vous non plus. L’embauche d’une entreprise de nettoyage commercial peut alléger le fardeau des employés pour garder les choses propres tout en s’assurant que l’environnement de votre bureau ne souffre pas.

Dans ce guide complet sur l’embauche d’une société de nettoyage commercial, nous vous aiderons à comprendre les avantages de l’embauche d’une société de nettoyage, comment trouver des entreprises réputées dans votre ville, comment obtenir les meilleurs tarifs pour les services de nettoyage et comment les gérer avec succès.

Avantages de l’embauche d’une société de nettoyage commercial

Avant d’explorer comment embaucher votre nettoyeur commercial, vous devrez décider si l’externalisation du nettoyage de vos bureaux vaut la peine de dépenser et de gérer un autre fournisseur. Plus tard, nous offrirons des recommandations pour garder cette relation facile à gérer, mais d’abord, considérez ces 6 raisons principales pour embaucher une société de nettoyage :

Un meilleur environnement de travail

En gardant votre bureau non seulement propre mais professionnellement impeccable, vous pouvez assurer une plus grande satisfaction et productivité des employés. Plutôt que de naviguer autour de piles de papiers ou de commencer des guerres sur les restes de la salle de pause, vos employés seront occupés à faire le travail pour lequel ils ont été embauchés d’une manière qui est confortable pour eux.

Expertise et expérience

Plutôt que de décharger la responsabilité du nettoyage sur une réceptionniste, un nettoyeur interne ou un gestionnaire de bureau comme vous, allez avec les pros. Ils savent comment garder les choses dépoussiérées, nettoyées et aseptisées d’une manière mesurée et professionnelle. En faisant appel à une société de nettoyage, vous aurez l’esprit tranquille et profiterez d’un type de propreté plus profond.

Fiabilité et constance

Plutôt que de gérer un calendrier rotatif des tâches des employés ou un employé interne qui prend des congés de maladie, a besoin de congés et pourrait partir pour un autre emploi, laissez votre entreprise de nettoyage gérer les tenants et aboutissants. Lorsque vous vous en remettez à leur équipe plutôt qu’à la vôtre, vous pouvez être sûr que quelqu’un sera là à l’heure prévue, qu’il pleuve ou qu’il vente.

Evasion des germes

Alors que vos employés peuvent ranger leurs bureaux et gérer leurs propres déchets, ils ne pensent pas à désinfecter les surfaces ou à garder les germes à distance. Votre équipe de nettoyage commercial sera partout dans ces zones à forte teneur en bactéries. Surtout pendant la saison du rhume et de la grippe, vous serez protégé des microbes du bureau de la meilleure façon possible.

Fixer &L’oublier

Lorsque l’on fait appel à l’un des proches de vos employés comme  » femme de ménage du bureau « , il peut être difficile de fixer un horaire. Judy, qui toilette également des chiens, travaille à temps partiel comme fixatrice de rendez-vous et voyage pour son troisième emploi, pourrait ne pas être disponible à la cadence dont votre bureau a besoin. Optez plutôt pour une équipe de nettoyeurs chevronnés qui savent quand se présenter et ne manquent jamais de le faire.

La facilité de gestion d’un fournisseur de confiance

En utilisant la plateforme de gestion de bureau d’Eden, vous pouvez trouver un fournisseur approuvé qui correspond aux besoins et aux demandes particulières de votre entreprise. Ensuite, vous pouvez utiliser le logiciel pour gérer le calendrier et payer les factures à la société de nettoyage – c’est tellement facile que vous ne voudrez plus jamais revenir à un nettoyeur de bureau interne ou gérer les choses vous-même.

Quand engager une société de nettoyage commercial

Le bon moment pour engager une société de nettoyage peut sembler un peu évasif. À moins que votre bureau soit dans un état de délabrement total et qu’il n’y ait personne pour s’en occuper, vous avez probablement trouvé une solution de rechange qui fonctionne en quelque sorte.

Peut-être avez-vous un calendrier tournant où les membres de l’équipe s’inscrivent tor des tâches de nettoyage spécifiques ou vous avez un « gars du nettoyage » ou une « femme de ménage » qui vient vider les poubelles tous les vendredis. Cela a été correct donc vous n’avez pas stressé pour trouver une meilleure solution.

Voici quelques signes avant-coureurs qui indiquent qu’il est temps de faire appel à une entreprise de nettoyage professionnelle de façon récurrente :

Votre équipe est trop occupée

Votre équipe est maigre mais pleine de rockstars. Ils portent des chapeaux et ne se plaignent jamais que les choses soient occupées – ils s’y épanouissent. Cependant, votre équipe ne peut pas s’épanouir dans le travail pour lequel elle a été engagée si elle est occupée à vider des poubelles et à réapprovisionner des ressources. Les cerveaux de votre entreprise gaspillent déjà un temps précieux en réunions, en tâches moins efficaces et en autres distractions. Pour la plupart des entreprises, c’est une raison suffisante pour engager une équipe commerciale afin de réduire le temps perdu en interne.

Votre situation actuelle en matière de nettoyage ne fait pas le poids

Que vous soyez mécontent du niveau de propreté atteint par votre prestataire de nettoyage actuel dans votre établissement ou que vous ayez d’autres préoccupations comme le coût, la disponibilité ou l’étiquette, il vaut la peine de faire le changement. Certes, trouver un nouveau prestataire et l’intégrer peut prendre du temps et de l’énergie, mais vous gagnerez ce temps lorsque vous n’aurez plus affaire à une entreprise de nettoyage ou à un prestataire peu fiable.

Vous venez d’emménager dans votre bureau

Nouvel espace, nouvelles règles. Que vous soyez une toute nouvelle startup, en expansion dans de nouvelles villes, une entreprise à distance qui vient de passer à l’IRL pour la première fois, ou que vous déménagiez simplement dans un nouveau bureau dans la même ville, c’est le bon moment pour établir de nouvelles attentes et procédures pour la gestion de votre espace. C’est aussi une raison suffisante pour laisser partir votre équipe de nettoyage actuelle ou pour donner enfin à vos employés le répit du nettoyage de bureau bricolé.

Services typiques offerts par les entreprises de nettoyage

Si vous n’avez jamais engagé un nettoyeur commercial auparavant, vous pouvez vous demander ce que vous pouvez leur demander de faire. Cette liste varie selon le prestataire et la meilleure politique lorsque vous n’êtes pas sûr est de demander explicitement. Cependant, de nombreux prestataires proposeront une liste de services qu’ils fournissent sur leur site web.

Les types de services de nettoyage les plus courants comprennent :

  • Vider/nettoyer les poubelles
  • Nettoyer et désinfecter les salles de bains
  • Dépoussiérer les surfaces
  • Nettoyer les miroirs, les fenêtres, et les écrans
  • Réapprovisionnement en papier ou autres fournitures
  • Désodoriser et rafraîchir l’espace

Comment trouver une entreprise de nettoyage de bureaux réputée

Une fois que vous serez prêt à engager un prestataire de nettoyage de bureaux, vous aurez de nouvelles questions auxquelles vous devrez répondre : Qui devons-nous embaucher ? Comment les trouver ? Comment déterminer s’ils conviennent bien ?

Note : Le marché des services d’Eden répertorie des centaines d’entreprises de nettoyage de bureaux les mieux classées à travers les États-Unis. Nous avons déjà fait le travail d’identification des entreprises fiables qui sont recommandées par d’autres gestionnaires de bureaux. Notre plateforme vous donne la possibilité de demander des propositions aux fournisseurs, de communiquer avec eux et de gérer les factures, le tout en un seul endroit. Vous pouvez demander un devis gratuit pour des services de nettoyage de bureaux ici.

Que vous utilisiez une place de marché de services comme la nôtre pour trouver un nettoyeur de bureaux ou que vous en recherchiez un indépendamment, voici 3 conseils pour vous aider à trouver une entreprise de nettoyage locale à embaucher :

Références (bouche à oreille)

Faites appel à votre réseau d’autres directeurs de bureau ou d’employés d’autres entreprises. Ceux qui s’extasient sur leur équipe de nettoyage seront un bon indicateur d’une performance satisfaisante et ceux qui n’obtiennent pas de critique élogieuse devraient être notés aussi. Si vous n’avez pas de réseau à consulter, posez la question sur les médias sociaux ou faites des recherches pour voir qui a tweeté ou posté des éloges sur ses prestataires.

Revues en ligne

Regardez sur Google, Yelp, Angie’s List, Thumbtack et Facebook les entreprises de nettoyage près de chez vous. Triez par celles qui ont au moins un avis composite moyen de 4,0 et plus – mais ensuite, lisez réellement les avis. Recherchez les avis positifs qui mentionnent la ponctualité, le souci du détail et un service exceptionnel. N’oubliez pas de regarder aussi les avis négatifs – si certains d’entre eux sont sans doute écrits par un ancien employé ou client mécontent, beaucoup sont révélateurs.

Publicités

Utilisez Google pour rechercher des entreprises de nettoyage de bureaux dans votre ville. Faites attention aux annonces qui s’affichent en haut de la page des résultats de recherche. Vous pouvez également vous référer à vos journaux locaux ou aux pages jaunes pour trouver des annonces d’entreprises de nettoyage locales.

Combien devriez-vous payer pour le nettoyage de bureaux ?

Alors que vous commencez à explorer les propositions des entreprises de nettoyage commercial, vous voudrez tenir compte d’une variété de facteurs, y compris les années d’activité, les critiques et la réputation, la disponibilité et les services fournis. Cependant, un facteur régnant à considérer est le prix du service et ce facteur dépend de tous les autres.

Les entreprises plus expérimentées et largement disponibles ont tendance à facturer plus que les équipes plus récentes ou plus petites. Il n’y a pas non plus de norme universelle pour le coût des services de nettoyage, car la taille de votre bureau, la ville dans laquelle vous vous trouvez et les services dont vous avez besoin peuvent également varier. Enfin, les pourboires et autres frais sont pris en compte par certains prestataires, tandis que d’autres les intègrent dans le prix proposé.

Pour obtenir le meilleur prix possible, assurez-vous d’examiner deux fois chaque proposition pour éviter les coûts cachés. Comparez les coûts d’au moins trois autres fournisseurs avant de faire un choix définitif. Visez une combinaison d’abordabilité et de qualité – le moins cher et le plus cher pourraient tous deux ne pas vous convenir, et ce n’est pas grave.

Voici quelques conseils pour créer des DP (demandes de propositions) :

Soyez spécifique

Lorsqu’il s’agit de votre DP de nettoyage commercial, assurez-vous d’être spécifique quant aux personnes qui doivent soumettre une proposition, ce qu’elles doivent inclure dans leur proposition et ce qui pourrait disqualifier une certaine entreprise de votre considération. Permettez à vos fournisseurs potentiels de se désherber eux-mêmes dès le premier tour.

Communiquez ce qui compte le plus

Quelles sont les caractéristiques, les avantages, les services ou les spécificités qui comptent le plus pour vous dans une équipe de nettoyage ? Est-il plus important qu’ils soient ponctuels ou minutieux ? Préférez-vous qu’ils soient communicatifs ou à l’écart ? Vous connaissez le mieux vos besoins et votre bande passante, alors affirmez-les dès le départ.

Connaître vos besoins à l’échelle

À quelle fréquence voulez-vous que votre équipe de nettoyage passe ? Comment allez-vous déterminer cet horaire et le cogérer ? Quels types de nettoyage avez-vous besoin de louer ? Quels facteurs pourraient impliquer ou modifier ces attentes ? Assurez-vous que votre demande de propositions aborde ces questions.

Cast a Careful Net

Plutôt que de publier une demande de propositions dans 100 endroits, envisagez de vous limiter à quelques endroits clés où les fournisseurs de nettoyage commercial se rassemblent. Eden peut vous aider dans cette démarche.

Définir des limites

Quels facteurs de qualification vous aideront à identifier le fournisseur de nettoyage le mieux adapté ? Comment pouvez-vous les articuler aux prestataires potentiels ? Quelles sont les questions auxquelles vous aimeriez qu’ils répondent pour que votre choix soit plus clair ?

Organiser des visites de sites

Une fois que vous avez réduit votre sélection à 3-5 équipes de nettoyage les mieux placées, invitez-les. Encouragez les prestataires à visiter, à faire le tour des bureaux et à poser les questions qu’ils pourraient avoir. Cela vous donnera une image complète de si oui ou non ils seront un ajustement culturel et communicatif pour votre organisation, mais aussi s’ils se sentent confiants dans leurs capacités à gérer votre espace.

Une fois que vous avez fait votre choix, contractez avec prudence. Envisagez d’abord un contrat probatoire ou temporaire, pour tâter le terrain et déterminer la viabilité d’un arrangement à plus long terme. Assurez-vous que les deux parties sont ouvertes à la renégociation lorsque les besoins évoluent.

L’embarquement d’une nouvelle société de nettoyage

Lorsque vous vous lancez dans l’embarquement de votre nouvelle société de nettoyage, il y a quelques points que vous devrez aplanir. Pour la plupart, votre société de nettoyage devrait passer en revue ces choses avec vous. Cependant, vous voudrez discuter en interne et prendre des décisions sur certaines choses avant que la société de nettoyage soit prête à commencer.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l’embauche d’une nouvelle société de nettoyage :

Fournitures de nettoyage de bureau

Qui fournit les fournitures que votre société de nettoyage utilisera ? S’ils utilisent leurs propres fournitures, exigerez-vous qu’ils utilisent des fournitures spécifiques qui ont une odeur minimale, hypoallergéniques ou écologiques ? Si vous devez fournir les fournitures, votre équipe de nettoyage sera-t-elle familière et à l’aise avec ce que vous choisissez d’utiliser ?

Comment allez-vous communiquer quand les choses doivent être rechargées et qui va remplacer et recharger ces articles ? Est-ce qu’ils stockent leur matériel dans votre bureau pour l’utiliser sur place, ou est-ce qu’ils voyageront avec chaque semaine ? Si vous fournissez votre propre matériel, où l’entreposerez-vous et comment en permettrez-vous l’accès à vos nettoyeurs ? L’équipe de nettoyage apportera-t-elle ses propres aspirateurs, cireuses à plancher ou autres appareils et outils de nettoyage, ou devrez-vous les fournir ?

Calendrier de nettoyage

Vous devrez déterminer la fréquence à laquelle l’équipe de nettoyage devra desservir votre bureau, à quels jours et heures, et de quelle manière. Prévoyez une contingence pour les semaines qui tombent pendant les vacances ou les événements clés de votre entreprise.

Accès au bureau

Comment, et par quelle entrée, souhaitez-vous que votre équipe de nettoyage accède au bâtiment ? Auront-ils besoin d’un code, d’une carte à puce ou d’une clé pour entrer ou quelqu’un sera-t-il là pour les laisser entrer ? Si vous exigez d’autres étapes pour leur accès sécurisé, assurez-vous que celles-ci sont connues et établies.

Préparation au nettoyage

Avant l’arrivée de votre équipe de nettoyage chaque semaine ou chaque mois, qu’ont-ils besoin que votre équipe fasse ? Préfèrent-ils que les ordures soient débarrassées des poubelles et déposées dans une zone pour la collecte ? Ont-ils besoin que les appareils soient débranchés, les surfaces nettoyées ou les réfrigérateurs vidés avant leur arrivée ?

À l’inverse, que devez-vous leur faire faire avant leur départ ? Voulez-vous qu’ils laissent les lumières allumées ou éteintes ? Doivent-ils prendre un soin particulier à remplacer certaines ressources ou à réinitialiser des zones clés du bureau ? Ces instructions doivent être claires et explicites dès le départ. La meilleure façon de s’assurer que votre équipe de nettoyage répond à vos besoins est d’exprimer clairement vos besoins.

Conseils pour gérer une entreprise de nettoyage commercial

Une fois que votre entreprise de nettoyage est embarquée et prête à agir, vous devrez surveiller et gérer la relation avec elle, comme tout autre fournisseur. Il est important de comprendre que vos nettoyeurs commerciaux s’occupent de nombreux bureaux différents où les attentes et les demandes peuvent varier.

Pour assurer le succès, assurez-vous de communiquer et de documenter les attentes dans les deux sens. Lorsque des surprises, des déceptions ou des obstacles surviennent, traitez-les rapidement et avec soin. Plus important encore, donnez du feedback ouvertement et demandez-le ouvertement aussi. Si votre équipe de nettoyage a l’impression qu’elle peut venir vous voir avec des problèmes ou des questions, vous ne serez jamais le dernier à savoir quand quelque chose se casse ou tombe en panne.

En définitive, entrer dans un rythme peut prendre quelques semaines, voire quelques mois. Restez patient mais diligent en communiquant vos attentes et vos besoins.

Comment la plateforme de gestion du lieu de travail d’Eden peut vous aider

Notre plateforme de gestion du lieu de travail est une solution tout-en-un pour les Office Managers et les Facilities Managers à travers les États-Unis. Nous fournissons les meilleurs fournisseurs de services de nettoyage, des offres compétitives et les délais d’exécution les plus rapides du secteur.

Marché des services:

En utilisant notre marché des services, vous pouvez recevoir plusieurs offres sur n’importe quel service dont vous pouvez avoir besoin pour gérer votre bureau – du nettoyage de bureau, au support informatique, aux services d’homme à tout faire, aux plombiers, aux déménageurs, et plus encore. Notre place de marché ne répertorie que les vendeurs qui sont recommandés par d’autres gestionnaires de bureau dans votre ville, et nous effectuons de multiples vérifications de références pour nous assurer qu’ils sont excellents.

Communication avec les vendeurs :

En utilisant le tableau de bord d’Eden, vous pouvez discuter directement avec tous vos vendeurs. Cette ligne directe de communication intégrée au tableau de bord garantit des temps de réponse rapides de la part des vendeurs et une ligne directe de communication avec votre gestionnaire de compte également. Tous les vendeurs d’Eden sont formés à l’utilisation de notre logiciel, vous pouvez donc être assuré que leurs compétences sont encore améliorées par notre technologie, ce qui se traduit par des performances optimales

Gestion des tâches:

Les chefs de bureau et les équipes sur le lieu de travail peuvent désormais rationaliser la collecte et l’organisation des demandes des employés. Les membres de votre équipe peuvent soumettre des tickets de la manière qui convient le mieux à votre bureau — via Slack, le site Web, le courrier électronique, ou même notre application iPad. Plus besoin de se faire taper sur l’épaule pour des demandes. Vous pouvez même voir des analyses autour des types de demandes qui ont une tendance dans votre bureau, ainsi que votre propre délai d’exécution des demandes.

Vous cherchez à embaucher une entreprise de nettoyage fiable pour votre bureau ? Apprenez-en plus sur nos services de nettoyage de bureaux ici et demandez un devis gratuit pour votre lieu de travail.