Certains lecteurs pourraient être surpris d’apprendre qu’il existe suffisamment de règles et de règlements, de bizarreries et de nuances, et de problèmes potentiels pour consacrer un article de blog entier à un sujet limité aux « commandes d’oxygène ». Le fait est que les commandes d’oxygène sont une question suffisamment complexe pour y consacrer un article et, plus important encore, pour que votre entreprise consacre des ressources – y compris du temps de formation – à l’objectif de conformité.

Toute conversation sur les commandes d’oxygène commence par le concept que l’oxygène est un médicament sur ordonnance. L’administration et la distribution de l’oxygène et des dispositifs qui fabriquent de l’oxygène sont régies par une foule d’autorités réglementaires, notamment la Food & Drug Administration (FDA) et les conseils d’État en matière de soins respiratoires et de pharmacie.

Parce qu’il s’agit d’un médicament, les ordonnances d’oxygène doivent être obtenues et doivent inclure les informations suivantes :

  • Le mot « Oxygène » (évidemment).
  • Montant — généralement exprimé en débit de litre ou en pourcentage.
  • Durée – comme « continu » ou « 12 heures/jour » ou « PRN » (au besoin).
  • Dispositif/modalité d’administration. Si un patient sort de l’hôpital sous oxygène 2 litres/minute en continu, il est généralement acceptable de supposer que le dispositif d’administration est une canule nasale. Tout autre dispositif qu’une canule nasale doit être spécifié. Des exemples d’autres dispositifs comprennent les masques à oxygène, en ligne avec les ventilateurs, et saignés dans la CPAP.

En plus des éléments pointés ci-dessus, il peut y avoir des informations supplémentaires requises à des fins de facturation. Par exemple, dans le système Medicare, les codes de diagnostic du patient et la durée d’utilisation sont généralement requis.

Bien que les règles ci-dessus semblent assez simples, les entreprises de matériel médical se débattent constamment avec des commandes d’oxygène incomplètes. Les exemples sont nombreux. Le plus courant est peut-être que la durée est omise de l’ordonnance. Un médecin ordonne « Oxygène à 2 litres/minute » mais ne précise pas que l’oxygène doit être utilisé en continu ou qu’il peut être utilisé au besoin. Il s’agit d’une ordonnance incomplète et le risque que prend le fournisseur est qu’il n’y a pas de directives médicales documentées spécifiant combien d’heures par jour le patient doit utiliser son oxygène. L’entreprise DME doit informer le patient sur la manière et le moment d’utiliser son équipement et, en l’absence de durée, tout conseil donné au patient l’est sans directive médicale. Cela augmente la responsabilité de l’entreprise à l’égard du patient et de ses soins.

Une autre erreur assez courante avec les commandes d’oxygène pour les entreprises DME résulte du certificat de nécessité médicale (CMN) de Medicare. Le formulaire CMN dispose d’un espace pour spécifier les codes de diagnostic et soumet le médecin à une série de questions sur les tests et les procédures de diagnostic qui l’ont amené à prescrire de l’oxygène. Le formulaire comporte une question qui demande le « débit maximal » nécessaire. En raison du verbiage de la question, le document ne donne pas de débit spécifique en litres. Si le « débit maximal » est indiqué comme étant de 4, cela implique que le patient pourrait peut-être utiliser l’oxygène à 2 ou 3 litres/minute, mais pas plus de 4 litres/minute. De plus, la durée n’est indiquée nulle part sur le CMN. Une entreprise de matériel médical qui s’appuie sur le CMN pour ses commandes ne dispose pas d’informations complètes sur le débit en litres OU la durée. Le patient peut-il utiliser l’oxygène de façon continue ? Peut-il s’abstenir d’utiliser de l’oxygène pendant un certain temps ? Avec une ordonnance CMN, nous ne savons tout simplement pas.

Ce qui complique encore plus le CMN est le fait que la majeure partie du document doit être remplie par le médecin sans l’aide du DME. Ainsi, l’entreprise DME a la charge de la responsabilité d’obtenir une ordonnance complète pour satisfaire aux règles de la FDA et du conseil d’État, mais doit faire attention à ne pas guider le médecin dans la façon de rédiger l’ordonnance. Il leur incombe également de disposer de documents de facturation appropriés et précis. Le CMN répond au besoin en termes de facturation à Medicare, mais ne présente pas une ordonnance complète et doit donc être complété par une ordonnance sur bloc-notes ou un autre type de clarification qui énumère le débit et la durée du litre. La société DME a deux choix pour résoudre ce dilemme : 1) Elle peut obtenir une ordonnance supplémentaire du médecin. Ou, 2) Elle peut demander au médecin d’inclure le débit en litres et la durée dans la section C du CMN. Avec ces informations supplémentaires (le débit en litre et la durée exacts), le CMN peut être considéré comme une ordonnance complète.

Encore un autre défi pour se conformer aux règles et réglementations relatives aux ordonnances d’oxygène est le fait que les ordonnances expirent parfois. Surveillez les dates d’expiration ou les délais sur l’ordonnance – le CMN ou une ordonnance sur carnet de prescription peut contenir une date d’expiration. Si le médecin indique que l’ordonnance est valable un an, assurez-vous que vous disposez d’un mécanisme pour suivre la date à laquelle vous devrez obtenir une nouvelle ordonnance mise à jour. Même si le médecin écrit que l’ordonnance est valable à vie, assurez-vous de vous conformer aux règlements du conseil de la pharmacie de l’État. De nombreux conseils de pharmacie d’État spécifient que les ordonnances doivent être mises à jour à un certain intervalle – généralement un an.

Enfin, soyez prudent avec les ordonnances qui nécessitent des interventions cliniques. Certains médecins ordonnent de l’oxygène pour les patients avec un langage qui spécifie « titrer pour maintenir la saturation en oxygène au-dessus de 94% » ou « ok pour utiliser l’oxygène à 1-5 litres/minute pour maintenir la saturation en oxygène au-dessus de 93% ». Ce sont des ordonnances valables et acceptables, mais elles nécessitent des services cliniques d’inhalothérapie sous forme d’évaluation du patient et de test d’oxymétrie de pouls. Si votre entreprise est organisée pour fournir ces services, vous pouvez certainement accepter ces ordonnances, mais assurez-vous que vos cliniciens suivent le plan de traitement prescrit par le médecin. Encouragez le médecin à fournir des paramètres très spécifiques et à définir la fréquence à laquelle le patient doit être évalué. Documentez soigneusement l’éducation et aussi les évaluations cliniques et communiquez les progrès au médecin.

Veillez à ce que le personnel – tant clinique que non clinique – sache que l’oxygène est un médicament, et assurez-vous que vos processus comprennent des mesures pour garantir que les ordonnances incomplètes sont corrigées ou validées. Bien que la plupart des États n’exigent pas l’intervention d’un inhalothérapeute pour mettre en place l’oxygène, ces cliniciens peuvent contribuer à renforcer votre programme – même s’il ne comprend pas de services cliniques – par l’éducation. Évaluez les compétences de tous les membres du personnel qui installent ou résolvent les problèmes d’oxygène pour vous assurer qu’ils comprennent comment s’occuper correctement des clients qui reçoivent cet équipement et ce service complexes et parfois sujets à des problèmes. Avec une formation appropriée du personnel, votre entreprise peut naviguer dans le monde parfois compliqué de l’oxygénothérapie à domicile et construire un programme réussi.