Évaluer, documenter et enregistrer les contributions en nature

Enregistrer les contributions en nature

Objectif

Dans cette section, nous examinons comment enregistrer correctement les contreparties en nature dans le système comptable de votre programme. Ceci est essentiel pour s’assurer que ces ressources peuvent être comptées comme des fonds de contrepartie conformément aux exigences de la subvention.

Comptabilité des contreparties

Une comptabilité correcte pour tous les types de contreparties comprend :

    1. Maintenir une documentation adéquate pour soutenir les montants réclamés comme contrepartie;

    2. Maintenir le même type de documentation que vous feriez pour soutenir toute dépense réclamée comme part du CNCS ou du bénéficiaire de la subvention ;

    3. S’assurer que la documentation de la dépense est similaire à d’autres dépenses de programme et conforme aux politiques et procédures organisationnelles;

    4. Enregistrer le don et la valeur de l’article en détail ; et

    5. Enregistrer les montants utilisés comme contrepartie dans le grand livre général comme revenu et comme dépense.

    Tip

    Alerte

    Prudence.

    L’absence de saisie des contributions de contrepartie dans le grand livre nécessite une politique explicative formelle et une feuille de calcul de responsabilité distincte attestant de la réception et de l’utilisation de la contribution.

Comptabilisation des contributions en nature

Selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR), toutes les contributions reçues doivent être comptabilisées comme des revenus dès leur réception, y compris les contributions en nature.

Le Statement of Financial Accounting Standards (SFAS) No. 116 établit la norme pour l’enregistrement des contributions en nature dans le grand livre général à des fins comptables. Selon le SFAS n° 116, les services apportés sont comptabilisés dans les états financiers si ces services :

  • créent ou améliorent des actifs non financiers, ou

  • requièrent des compétences spécialisées, sont fournis par des personnes possédant ces compétences, et devraient être achetés s’ils n’étaient pas fournis par un don.

Les services nécessitant des compétences spécialisées sont ceux fournis par les comptables, les architectes, les charpentiers, les médecins, les électriciens, les avocats, les infirmières, les plombiers, les formateurs et autres professionnels et artisans.

Voyons un exemple d’enregistrement d’une contribution en nature :

Tip

Scénario

Enregistrement des contributions en nature.Kind Contributions

Un des aspects de votre programme consiste à réparer et à peindre des clôtures dans votre communauté. Un entrepreneur local en peinture souhaite faire don d’un pulvérisateur de peinture professionnel à votre organisation en tant que contribution en nature. L’entrepreneur a évalué le pulvérisateur à la juste valeur marchande de 550,00 $.

Pour enregistrer cette contribution en nature dans votre grand livre, vous l’enregistrerez à la fois comme un produit (un compte créditeur) et une charge (un compte débiteur).

Voici comment enregistrer cet exemple :

550,00 $ – Compte #7250 Charge de contribution en nature – Fournitures (débit)

550 $.00 – Compte n°4250 Revenus de contributions en nature – Fournitures (crédit)

Contributions en nature dans le plan comptable

La meilleure méthode pour mettre en place votre système comptable est d’établir des comptes de revenus et de dépenses de contributions en nature dans votre plan comptable.

Vous pouvez envisager d’ajouter ces types de comptes en nature, ou d’autres, selon les besoins :

    • Apport en nature – matériaux et fournitures
    • Apport en nature – services
    • Apport en nature – biens

Comme vous pouvez le constater, l’enregistrement de l’apport en nature en tant que dépense et revenu ne change pas le résultat net (revenu net) des états financiers. Cependant, en enregistrant la contribution en nature, ce que votre organisation a fait dans ce processus est enregistré avec précision et reflète ce qu’il faut pour faire fonctionner votre programme. Cela profite à votre organisme à des fins de budgétisation et de planification futures.
Résumé

Dans cette section, nous avons examiné l’exigence des PCGR liée aux contributions en nature, et le traitement comptable requis des contributions en nature en tant que correspondance dans le grand livre général.

Les bénéficiaires devraient enregistrer les contributions en nature comme ils le font pour les dépenses en espèces dans leurs systèmes comptables. Si ce n’est pas la pratique de l’organisation, il devrait y avoir une politique écrite en place qui décrit le système pour enregistrer les transactions.