Pienyrityksen omistajana on tärkeää, että tiedät palkkaveroista ja siitä, oletko velkaa vai et. Maksamatta jättämisestä tai jopa myöhästymisestä aiheutuvat rangaistukset voivat olla ankaria. Jos yritykselläsi on työntekijöitä, olet yrityksenä vastuussa heidän palkkaansa perustuvien palkkaverojen keräämisestä ja maksamisesta. Vaikka sinulla ei olisikaan työntekijöitä, mutta yrityksesi on yhtiöitetty, yrityksestäsi maksamasi palkat ovat palkkaveron alaisia. Ja vaikka käyttäisitkin palkanlaskentapalvelua, olet yrityksen omistajana viime kädessä vastuussa siitä, että yrityksesi maksaa palkkaveronsa oikein ja ajallaan. On siis järkevää tietää, mitä se tarkoittaa. Seuraavassa käymme läpi perusasiat, jotta voit luottaa siihen, että tiedät, mitkä ovat vastuusi yrityksen omistajana palkkaverojen osalta.

Palkkaverosanasto: Yleiset lyhenteet

FICA: Federal Insurance Contributions Act (FICA), joka edellyttää sosiaaliturva- ja Medicare-verojen maksamista palkoista.

FTD: Federal Tax Deposit (liittovaltion verotalletus), jotka ovat veroja, jotka lähetät IRS:lle.

FUTA: Federal Unemployment Tax Act (liittovaltion työttömyysverolaki), joka edellyttää työnantajien maksavan työttömyysvakuutusveroja. Rahoilla autetaan osavaltioita hallinnoimaan työttömyysvakuutusohjelmia.

OASDI: Vanhuus-, eloonjäämis- ja työkyvyttömyysvakuutus (Old Age, Survivor and Disability Insurance, OASDI), joka tunnetaan myös nimellä Social Security. OASDI-vero on yksi FICA-palkkaveroista. Toinen on Medicare-vero.

SUTA: State Unemployment Tax Act (osavaltioiden työttömyysverolaki), joka velvoittaa keräämään palkkaveroja työttömyyskorvausten maksamiseksi tukikelpoisille työntekijöille, jotka menettävät työpaikkansa ilman omaa syytään.

Mitä ovat palkkaverot?

Palkkaverot eroavat tuloveroista. Palkkaverot ovat muita veroja, joita työntekijät maksavat palkkansa perusteella, mutta näihin veroihin sisältyy myös työnantajan maksuosuus. Sekä työntekijä että työnantaja ovat velvollisia maksamaan palkansaajan palkasta palkkaveroja.

Liittovaltion palkkaverot

Liittovaltion palkkaveroja on pääasiassa kaksi. Molemmat ovat liittovaltion vakuutusmaksulain (Federal Insurance Contributions Act, FICA) määräämiä. Ne ovat:

Social Security: Sosiaaliturvaverot tunnetaan myös nimellä OASDI-verot. OASDI on lyhenne sanoista Old Age, Survivor and Disability Insurance (vanhuus-, eloonjäämis- ja työkyvyttömyysvakuutus). Näillä veroilla rahoitetaan sosiaaliturvaetuudet.

Medicare: Medicare-vero tunnetaan myös nimellä Medicare Hospital Insurance (HI) -vero. Näillä veroilla rahoitetaan Medicare-etuuksien sairaalavakuutuskomponentti.

On olemassa kolmas, pienempi liittovaltion palkkavero:

Työttömyysvakuutus: Liittovaltion työttömyysverolaki (Federal Unemployment Tax Act, FUTA) auttaa rahoittamaan liittovaltion ja osavaltioiden työttömyysvakuutusjärjestelmää. Tätä veroa laskettaessa käytetään vain työntekijän ensimmäisiä 7 000 dollaria palkasta. FUTA:n rahat käytetään enimmäkseen osavaltioiden työttömyysvakuutusohjelman hallinnointiin.

Osavaltioiden palkkaverot

Työttömyysvakuutus: Osavaltion työttömyysverolain (SUTA) vero tarjoaa osavaltion työttömyyskorvauksia oikeutetuille työntekijöille, jotka menettävät työpaikkansa ilman omaa syytään.

Vammaisvakuutus: Viisi alla lueteltua osavaltiota ja Puerto Rico edellyttävät työnantajilta myös lyhytaikaista työkyvyttömyysvakuutusta muiden kuin työhön liittyvien vammojen ja sairauksien varalta, jotka estävät työntekijää tekemästä työtä.

Jos yrityksesi harjoittaa liiketoimintaa jollakin näistä paikkakunnista, saatat joutua pidättämään veroja työntekijäsi palkasta ja/tai maksamaan veroja vakuutuskustannusten kattamiseksi. Joissakin osavaltioissa työntekijöiltä vain peritään maksu. Toiset taas perivät maksun työnantajilta. Jotkut perivät molempia.

Osavaltiokohtaiset tiedot: Kalifornia, Havaiji, New Jersey, New York, Rhode Island, Puerto Rico.

Työnantajan palkkaverovelvollisuudet

Palkkaverot jaetaan siihen, mitä työnantaja on velkaa ja mitä työntekijä on velkaa. Seuraavassa tarkastellaan tarkemmin työnantajan jaottelua:

6,2 % sosiaaliturvaan. Työnantajana maksat 6,2 % eli puolet työntekijän ensimmäisestä 118 500 dollarin palkasta maksettavasta 12,4 %:n sosiaaliturvaverosta. Tämä enimmäispalkkakatto nousee 127 200 dollariin vuonna 2017.

1,45 prosenttia Medicareen. Työnantaja jakaa myös työntekijän palkasta maksettavan Medicare-veron.

6 %, enintään 42 dollaria vuodessa, enintään liittovaltion työttömyysvakuutusveron osalta, joka perustuu kunkin työntekijän ensimmäiseen 7000 dollarin palkkaan. Todellinen veroprosentti on yleensä 0,6 %, koska työnantajat saavat useimmissa tapauksissa 5,4 %:n hyvityksen osavaltion työttömyysvakuutusverosta, joka heidän on myös maksettava. Vain työnantajat maksavat FUTA-veroa.

Työnantajien osavaltion työttömyysvakuutusveroprosentti vaihtelee osavaltioittain.

Työntekijöiden palkkaverovastuut

6,2 % sosiaaliturvaan

1,45 % Medicareen

0 % osavaltioittaisiin työttömyysvakuutusveroihin lukuun ottamatta Alaskaa, New Jerseytä ja Pennsylvaniaa. Nämä ovat ainoat kolme osavaltiota, jotka säännöllisesti perivät työntekijöiltä osavaltion työttömyysvakuutusmaksun. Työnantajan on pidätettävä tämä työntekijän verorahat ja maksettava ne osavaltiolle työnantajan omien neljännesvuosittaisten työttömyysveromaksujen yhteydessä.

Palkkaverojen maksuaikataulu ja määräajat

Liittovaltion hallitukselle maksamasi palkkaverot on maksettava kuukausittain tai puoliviikoittain (kahdesti viikossa) riippuen siitä, kuinka paljon palkkaveroa olet tyypillisesti velkaa.

Jos liittovaltion veroja oli enintään 50 000 dollaria 12 kuukauden aikana, talletat verot kuukausittain.

Jos veroja on yli 50 000 dollaria, talletat verot kahdesti viikossa.

Jos palkkaverosi ovat alle 1 000 dollaria vuodessa, voit pyytää, että ne maksetaan vuosittain.

Nämä liittovaltion verojen talletukset on tehtävä sähköisesti liittovaltion sähköisen veronmaksujärjestelmän kautta. Pienyrityksesi voi kuitenkin edelleen postittaa shekin palkkaveroja varten, jos se on velkaa alle 2 500 dollaria neljännesvuosittain.

Lisätietoja saat IRS:n verkkosivuilta täältä.

Valtion palkkaverot on yleensä maksettava kuukausittain tai neljännesvuosittain riippuen siitä, kuinka suuri palkkasummasi on. Tarkista osavaltiosi työllisyysosastolta, mikä on oikea aikataulu pienyrityksellesi.

Miten ilmoitan palkkaverot?

Liittovaltion palkkaveroilmoitukset annetaan erillään palkkaverojen maksuista. Pienyrityksesi on annettava liittovaltion palkkaveroilmoitukset neljännesvuosittain tai kerran vuodessa riippuen siitä, kuinka suuri palkkasummasi on. Käytät IRS:n lomaketta 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return (työnantajan neljännesvuosittainen liittovaltion veroilmoitus), ilmoittaaksesi palkkaverosi. IRS-lomakkeella 940 ilmoitat maksamasi liittovaltion työttömyysverot (FUTA).

Mitä jos en pysty maksamaan palkkaverojani tai maksan ne myöhässä?

Liittovaltion hallitus pitää palkkaveroja erityisenä veroluokkana, koska työntekijän osuus kuuluu työntekijälle, ei työnantajalle. Se voi mennä esimerkiksi työntekijän sosiaaliturvamaksutilille, josta se saa hyvitystä tulevia etuuksia varten. Pienyrityksiä, jotka pyrkivät käyttämään rahat muihin tarkoituksiin, rangaistaan siis kovilla sakoilla ja viivästyskoroilla. Verovirasto voi nostaa velkasi suoraan pankkitililtäsi, asettaa omaisuudellesi veropanttioikeuden tai vakavissa tapauksissa uhata vankilatuomiolla.

Tässä on yksi esimerkki siitä, miten nopeasti sakot voivat nousta, IRS:n julkaisusta ”The ABCs of FTDs”:

FTD Penalty on a Late, $3,000 Quarterly Tax Deposit:

1 – 5 päivää: 2 %, $60
6 – 15 päivää: $150
16 + päivää: 10 %, $300
10 päivää IRS:n laskun/ilmoituksen jälkeen: 15 %, $450

Tämä on esimerkki talletuksen laiminlyöntisakosta. Olet myös velkaa jättämisseuraamuksen, joka on 5 % kuukaudessa maksamattomasta verosta, kuitenkin enintään 25 % kokonaismäärästä. Ja maksun laiminlyöntisakko on 1/2-1 % kuukaudessa, enintään 25 % kokonaismäärästä. Lisäksi maksamattomille veroille on maksettava korkoa, joka on viime aikoina vaihdellut 3 prosentista 6 prosenttiin verojen kokonaismäärästä. Tutustu siis palkkaverotukseen liittyviin tosiasioihin ja pidä pieni yrityksesi keskittyneenä kasvuun, ei veroseuraamuksiin!