Luontoissuoritusten arvostaminen, dokumentointi ja kirjaaminen

Luontoissuoritusten kirjaaminen

Tavoite

Tässä osiossa keskustellaan siitä, miten luontoissuoritusten vastine kirjataan oikein ohjelmasi kirjanpitojärjestelmään. Tämä on olennaista sen varmistamiseksi, että nämä resurssit voidaan laskea vastinrahoitukseksi avustusvaatimusten mukaisesti.

Täydennysosien kirjaaminen

Kaikenlaisten täydennysosien asianmukaiseen kirjaamiseen kuuluu mm. seuraavaa:

    1. Tarkoituksenmukaisten asiakirjojen säilyttäminen vastinrahaksi ilmoitettujen määrien tueksi;

    2. Samantyyppisten asiakirjojen säilyttäminen kuin CNCS:n tai avustuksen saajan osuutena ilmoitettujen menojen tueksi;

    3. Varmuus siitä, että menon dokumentointi on samanlaista kuin muiden ohjelman menojen dokumentointi ja yhdenmukaista organisaation toimintatapojen ja menettelytapojen kanssa;

    4. Lahjoituksen ja esineen arvon yksityiskohtainen kirjaaminen; ja

    5. Varmistusyhteistyönä käytettävien määrien kirjaaminen pääkirjanpitoon tulona ja menona.

    Vinkki

    Varoitus

    Ole varovainen.

    Epäonnistuminen ottelumaksujen kirjaamisessa pääkirjanpitoon edellyttää virallista selittävää toimintamallia ja erillistä tilivelvollisuustaulukkoa, josta käy ilmi maksun vastaanotto ja käyttö.

Luontoissuoritusten kirjaaminen

Yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden mukaan kaikki vastaanotetut avustukset, mukaan lukien luontoissuoritukset, on kirjattava tuloksi niiden vastaanottamisen yhteydessä.

Finance of Financial Accounting Standards (SFAS) Statement of Financial Accounting Standards (SFAS) nro 116 asettaa standardin luontoissuoritusten kirjaamiselle pääkirjanpitoon kirjanpitoa varten. SFAS No. 116:n mukaan lahjoitetut palvelut kirjataan tilinpäätökseen, jos nämä palvelut:

      • luovat tai parantavat muuta kuin rahoitusvarallisuutta tai

      • vaativat erikoisosaamista, niitä tuottavat henkilöt, joilla on kyseistä osaamista, ja ne olisi ostettava, jos niitä ei tuoteta lahjoituksena.

    Erikoisammattitaitoja vaativia palveluja tarjoavat kirjanpitäjät, arkkitehdit, kirvesmiehet, lääkärit, sähköasentajat, lakimiehet, sairaanhoitajat, putkimiehet, kouluttajat ja muut ammattilaiset ja käsityöläiset.

    Katsotaanpa esimerkki luontoissuorituksen kirjaamisesta:

    Vinkki

    Skenaario

    In-Kind Contributions

    Yksi ohjelmanne osa-alueista on aitojen korjaaminen ja maalaaminen yhteisössänne. Paikallinen maalausurakoitsija haluaa lahjoittaa järjestöllenne ammattimaisen maaliruiskun luontoissuorituksena. Urakoitsija on arvioinut ruiskun käypään markkina-arvoon 550,00 dollaria.

    Kirjaaaksesi tämän luontoissuorituksen pääkirjanpitoon, kirjaat sen sekä tuloksi (kredit-tili) että menoksi (debet-tili).

    Kirjaa tämä esimerkki näin:

    $550,00 – Tili #7250 Luontoissuorituksen kulut – tarvikkeet (debet)

    $550.00 – Tili #4250 In-Kind Contribution Income – Supplies (credit)

    In-Kind Contributions in the Chart of Accounts

    Paras menetelmä kirjanpitojärjestelmän perustamiseksi on perustaa tililuetteloon in-kind Contribution -tulo- ja -menotilit.

    Voit harkita tämäntyyppisten tai muiden luontoissuoritusten tilien lisäämistä tarpeen mukaan:

      • Luontoissuoritukset – Materiaalit ja tarvikkeet
      • Luontoissuoritukset – Palvelut
      • Luontoissuoritukset – Omaisuus

    Kuten huomaat, luontoissuorituksen kirjaaminen kuluksi ja tuotoksi ei muuta tilinpäätöksen lopputulosta (nettotulosta). Kirjaamalla luontoissuorituksen kirjataan kuitenkin tarkasti se, mitä organisaatiosi on tehnyt tässä prosessissa, ja se heijastaa sitä, mitä ohjelmasi toteuttaminen vaatii. Tästä on hyötyä organisaatiollesi tulevaa budjetointia ja suunnittelua varten.
    Yhteenveto

    Tässä osiossa tarkasteltiin luontoissuorituksiin liittyvää GAAP-vaatimusta ja luontoissuoritusten vaadittua kirjanpitokäsittelyä vastaavuutena pääkirjanpidossa.

    Hyväksyttyjen organisaatioiden tulisi kirjata luontoissuoritukset kirjanpidossaan samalla tavalla kuin käteiskulut. Jos tämä ei ole organisaation käytäntö, tulisi olla kirjallinen toimintaohje, jossa kuvataan järjestelmä, jolla tapahtumat kirjataan.