New Illinois Law on Applicant Background Checks
By: Maryjo F. Pirages Reynolds
Kuvernööri Quinn allekirjoitti 19. heinäkuuta 2014 laiksi Job Opportunities for Qualified Applicants Act. Katso, P.A. 098-0774, saatavilla osoitteessa http://ilga.gov/legislation/publicacts/fulltext.asp?name=098-0774&GA=98&SessionId=84&DocTypeId=HB&DocNum=5701&GAID=11&Session. Uutta lakia on kutsuttu ”Ban the Box” -lainsäädännöksi, koska se kieltää rikostuomioita koskevien tiedustelujen käytön työhakemuksissa. Uudessa laissa kielletään myös muiden ennen haastattelua käytettävien menetelmien käyttö sellaisten hakijoiden seulomiseksi, joilla on rikostuomioita.
Laki tulee voimaan 1. tammikuuta 2015. Sen keskeinen vaatimus on, että:
”Työnantaja tai työvoimatoimisto ei saa tiedustella hakijan rikosrekisteriä tai rikoshistoriaa eikä ottaa sitä huomioon tai vaatia sen paljastamista ennen kuin hakija on todettu päteväksi tehtävään ja hänelle on ilmoitettu, että työnantaja tai työvoimatoimisto on valinnut hänet haastatteluun, tai jos haastattelua ei ole järjestetty, ennen kuin työnantaja tai työvoimatoimisto on tehnyt ehdollisen työtarjouksen hakijalle.”.”
Työnantaja ei toisin sanoen saa tiedustella rikoshistoriaa hakemuslomakkeessa, eivätkä työnantajat saa pyytää tai käyttää rikostaustatietoja ennen kuin he päättävät, haastatellaanko hakijaa. Tämä on samankaltaista kuin kielto kysyä vammaisuudesta ennen työtarjouksen tekemistä – ajatuksena on tehdä hakijalle ilmeiseksi, että tuomiolla on ollut merkitystä haastattelusta tai palkkauksesta päättämisessä.
Lakia sovelletaan kaikkiin työnantajiin Illinoisissa, joilla on ollut vähintään 15 työntekijää kuluvana tai edeltävänä kalenterivuonna. Laki koskee myös työvoimatoimistoja, joten työnantajat eivät voi käyttää tällaisia toimistoja hakijoiden rikostaustan seulontaan.
Laissa on kolme poikkeusta: työtehtävät, joissa työnantajien on osavaltion tai liittovaltion lainsäädännön nojalla suljettava pois tiettyjä rikostuomioita saaneet hakijat; työtehtävät, joissa vaaditaan vakiomuotoinen uskollisuuden takaussitoumus tai vastaava, ja hakijan tuomitseminen yhdestä tai useammasta tietystä rikoksesta estäisi häntä saamasta kyseistä takaussitoumusta (tällöin työnantaja voi sisällyttää lakiin kysymyksen tai tiedustella, onko hakija tuomittu kyseisistä rikoksista); ja työtehtävät, joissa työllistetään henkilöitä, jotka ovat saaneet lisenssin hätäkeskuspalveluja koskevan lain nojalla. Näiden poikkeusten nojalla esimerkiksi työnantajat, joihin sovelletaan Illinoisin terveydenhuoltohenkilöstön taustatarkastuslakia (Illinois Healthcare Worker Background Check Act), voisivat saada poikkeuksen lakiin). Huomattavaa on, että poikkeukset ovat suppeat.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle työnantajana? Työnantajien olisi poistettava kaikki rikoshistoriaa koskevat tiedustelut hakemuksistaan ja odotettava rikostaustan tarkistamisen aloittamista vasta sen jälkeen, kun on todettu, että hakija on pätevä tehtävään ja hakijalle on esitetty kutsu haastatteluun. Työnantajat voivat tehdä rikostaustatiedustelun ilmoittaessaan hakijalle, että hänet on valittu haastatteluun. Laki näyttää myös sallivan työnantajan asettaa haastattelun ehdoksi sen, että hän saa vastauksen rikostaustatiedusteluun, ja sallivan työnantajan ilmoittaa hakijalle, että häntä ei haastatella, jos vastauksessa paljastuu rikos, joka estää hakijan pääsyn haastatteluun. Työnantajien olisi päivitettävä kaikki taustatarkastuskäytännöt ja/tai käsikirjan määräykset. Työnantajien olisi myös harkittava sellaisen toimintaohjeen ja/tai lomakekirjeen laatimista, jossa hakijoille kerrotaan taustatarkastuskäytännöistä, erityisesti niitä tapauksia varten, joissa hakijaa ei palkata taustatarkastuksen perusteella.
Rikostaustaa koskevia toimintaohjeita olisi myös tarkistettava sen varmistamiseksi, etteivät ne aseta työnantajaa alttiiksi väitteille, jotka koskevat syrjintää eriarvoisilla vaikutuksilla. Equal Employment Opportunity Commission suosittelee ”kohdennetun seulan” käyttöönottoa. Tällaisen politiikan avulla työnantaja voi määrittää rikokset, jotka yleensä estävät hakijoita saamasta työtä, mutta antaa sen jälkeen kaikille hylätyille hakijoille mahdollisuuden yksilölliseen arviointiin. Yksilöllinen arviointi edellyttää, että työnantaja ottaa huomioon rikoksen luonteen, työtehtävän luonteen ja kuluneen ajan päättääkseen, liittyykö hakijan poissulkeminen työtehtävistä työhön ja onko se liiketoiminnan kannalta välttämätöntä. Tässä on linkki EEOC:n ohjeisiin rikostaustan tarkistamisesta: http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm.
Kaiken kaikkiaan työnantajia kehotetaan tarkistamaan nykyiset työsuhdekäsikirjansa ja -käytäntönsä ja neuvottelemaan oikeudellisen neuvonantajan kanssa varmistaakseen, että Illinoisin uutta lakia noudatetaan. Lopuksi tämän lain säätäminen on ystävällinen muistutus siitä, että työnantajien on myös varmistettava Fair Credit Reporting Actin (FCRA) noudattaminen, kun he käyttävät ulkopuolisia myyjiä taustatarkastusten tekemiseen.
Jos yrityksenne päättää, että hakijoiden ja/tai työntekijöiden taustatarkastus olisi hyödyllistä, ottakaa yhteyttä toimistoomme saadaksenne apua. FCRA sisältää lukuisia monimutkaisia vaatimuksia, jotka koskevat ilmoituksia ja asiakirjoja, joita työnantajat tarvitsevat taustatarkastusten hankkimiseksi ja hyödyntämiseksi. Toimistomme voi auttaa toimittamaan teille tarvittavat lomakkeet ja tiedot. Lisäksi voimme neuvoa, minkä tyyppinen kuluttajaraportti (tutkiva tai ei-tutkiva) olisi hyödyllisin, ja neuvoa teitä FCRA:n rajoituksista ja vivahteista tiettyjen työnantajien kannalta.
FCRA:n noudattamatta jättäminen voi johtaa siihen, että työnantaja on oikeudellisesti vastuussa vahingosta, joka on aiheutunut mahdolliselle tai nykyiselle työntekijälle tai kuluttajaraportointilaitokselle, jolloin työnantaja on vastuussa vahingonkorvauksista ja mahdollisesti myös lakimiespalkkioista, jotka ovat aiheutuneet laiminlyönnistä. Lisäksi hallintoviranomainen tai osavaltion laki voi määrätä lisäsakkoja. Työnantajien tulisi siis noudattaa varovaisuutta ja neuvotella oikeudellisen neuvonantajan kanssa pyrkiessään hankkimaan ja käyttämään taustatarkastuksia.
Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää FCRA:sta tai uudesta laista.
Maryjo Pirages on asianajotoimiston lakimies ja jäsenenä työ- & työoikeus, trustit & jäämistöt ja yritys- & liiketoimintaryhmissä. Maryjo neuvoo ja edustaa työnantajia erilaisissa työsuhdeasioissa, mukaan lukien lakisääteisten ja hallinnollisten määräysten noudattaminen, sopimukset sekä työntekijöiden käsikirjat ja toimintaperiaatteet. Maryjon tavoitteena on työskennellä käsi kädessä työnantajien kanssa, jotta he voivat ennakoivasti panna täytäntöön ja pysyä ajan tasalla toimintatapojensa kanssa rajoittaakseen vastuutaan ja altistumistaan. Lisäksi hän avustaa yksityishenkilöitä ja perheitä omaisuuden suunnittelussa ja hallinnoinnissa.
Vastaa