Konttorin johtaminen tuo mukanaan sekä haasteita että palkintoja, eikö totta? Käsittelet jatkuvasti uusia esteitä ja paineita yrittäessäsi tehdä kaikkien työpäivästä mukavan, turvallisen ja tuottavan. On kuitenkin lahja pystyä tarjoamaan tätä muille, ja olet luultavasti ylpeä siitä. Sinä ansaitset sen.

Toimistopäällikkönä yksi tärkeimmistä tavoista, joilla vaikutat tiimiisi, on parantaa ja säilyttää ympäristö, jossa he työskentelevät. Työntekijäsi ansaitsevat työskennellä ympäristössä, joka on hygieeninen, siistitty ja jossa ei ole häiriötekijöitä. Työntekijät ovat usein sellaisten työolosuhteiden armoilla, joihin he eivät voi vaikuttaa.

Vaikka useimmat yritykset vaativat työntekijöitä auttamaan yhteisten tilojen siistinä pitämisessä, työntekijöitäsi ei palkattu siivoamaan toimistojasi, eikä sinuakaan palkattu. Kaupallisen siivousyrityksen palkkaaminen voi keventää työntekijöiden taakkaa siisteydestä ja varmistaa samalla, että toimistoympäristösi ei kärsi.

Tässä täydellisessä oppaassa kaupallisen siivousyrityksen palkkaamiseen autamme sinua ymmärtämään siivousyrityksen palkkaamisen edut, miten löydät hyvämaineisia yrityksiä kaupungistasi, miten saat parhaat hinnat siivouspalveluille ja miten hallinnoit niitä menestyksekkäästi.

Hyötyjä kaupallisen siivousyrityksen palkkaamisesta

Ennen kuin voimme tutkia, miten palkkaat kaupallisen siivoojan, sinun on päätettävä, kannattaako toimistosi siivoustyön ulkoistaminen maksaa kustannuksia ja vaivaa, joka aiheutuu siitä, että joudut hallitsemaan toista myyjää. Myöhemmin annamme suosituksia tämän suhteen helppohoitoiseksi pitämiseksi, mutta harkitse ensin näitä kuutta tärkeintä syytä siivousyrityksen palkkaamiseen:

parempi työympäristö

Pitämällä toimistosi paitsi puhtaana myös ammattimaisesti tahrattomana voit varmistaa työntekijöiden suuremman tyytyväisyyden ja tuottavuuden. Sen sijaan, että navigoisit paperikasojen ympärillä tai aloittaisit sotia taukohuoneen tähteistä, työntekijöilläsi on kiire tehdä sitä työtä, jota varten heidät on palkattu tekemään, tavalla, joka on heille mukava.

Asiantuntemusta ja kokemusta

Ennemmin kuin sysäät siivousvastuun vastaanottovirkailijalle, sisäiselle siivoojalle tai kaltaisellesi toimistopäällikölle, valitse ammattilaiset. He osaavat pitää asiat pölyttyneinä, siivottuina ja desinfioituina maltillisesti ja ammattimaisesti. Palkkaamalla siivousyrityksen saat mielenrauhan ja voit nauttia syvällisemmästä siisteydestä.

Luotettavuus ja johdonmukaisuus

Ennemmin kuin hallinnoida työntekijän tehtävien kiertävää kalenteria tai omaa työntekijää, joka on sairaslomalla, tarvitsee vapaata ja saattaa lähteä toiseen työpaikkaan, anna siivousfirman hoitaa hommat. Kun luotat heidän tiimiinsä oman tiimisi sijaan, voit olla varma, että joku on paikalla sovittuun aikaan, satoi tai paistoi.

Bakteerien välttäminen

Työntekijäsi saattavat siivota työpöytänsä ja hoitaa omat roskansa, mutta he eivät ajattele pintojen desinfiointia tai bakteerien pitämistä loitolla. Kaupallinen siivoushenkilökuntasi on kaikkialla näillä runsaasti bakteereja sisältävillä alueilla. Erityisesti flunssa- ja flunssakautena suojaudut toimistobakteereilta parhaalla mahdollisella tavalla.

Säätäminen & Unohtaminen

Kun joku työntekijöidesi sukulaisista kutsutaan ”toimistosi siivoojaksi”, aikataulun laatiminen voi olla vaikeaa. Judy, joka myös hoitaa koiria, työskentelee osa-aikaisesti ajanvaraajana ja matkustaa kolmannen työnsä vuoksi, ei välttämättä ole käytettävissä toimistosi vaatimalla tahdilla. Valitse sen sijaan kokenut siivoojaryhmä, joka tietää, milloin tulee paikalle, eikä koskaan laiminlyö sitä.

Luotettavan toimittajan hallinnoinnin helppous

Käyttämällä Edenin toimistonhallinta-alustaa voit hankkia tarkastetun toimittajan, joka sopii yrityksesi erityistarpeisiin ja -vaatimuksiin. Sitten voit käyttää ohjelmistoa aikataulun hallintaan ja laskujen maksamiseen siivousyritykselle – se on niin helppoa, ettet enää koskaan halua palata käyttämään omaa toimistosiivoojaa tai hoitamaan asioita itse.

Milloin palkata kaupallinen siivousyritys

Oikea aika palkata siivousyritys voi tuntua hieman välttävältä. Ellei toimistosi ole täysin huonossa kunnossa eikä ole ketään hoitamassa sitä, olet luultavasti löytänyt kiertotien, joka tavallaan toimii.

Ehkä sinulla on kiertävä kalenteri, jossa tiimin jäsenet ilmoittautuvat tiettyihin siivoustehtäviin, tai sinulla on ”siivooja” tai ”siivooja”, joka tulee tyhjentämään roskat joka perjantai. Se on ollut ok, joten et ole stressannut paremman ratkaisun löytämisestä.

Tässä on muutamia varoitusmerkkejä siitä, että on aika palkata ammattimainen siivousyritys toistuvasti:

Tiimisi on liian kiireinen

Tiimisi on laiha, mutta täynnä rocktähtiä. Heillä on monta hattua eivätkä he koskaan valita, että asiat ovat kiireisiä – he viihtyvät siinä. Tiimisi ei kuitenkaan voi kukoistaa siinä työssä, jota varten se on palkattu, jos se on kiireinen tyhjentämään roskiksia ja täydentämään resursseja. Toimintasi aivot kuluttavat jo nyt arvokasta aikaa kokouksiin, vähemmän tehokkaisiin tehtäviin ja muihin häiriötekijöihin. Useimmille yrityksille tämä on riittävä syy palkata kaupallinen tiimi vähentämään sisäistä ajanhukkaa.

Tämänhetkinen siivoustilanteesi ei riitä

Olitpa tyytymätön nykyisen siivouspalveluntarjoajasi saavuttamaan puhtaustasoon tiloissasi tai sinulla on muita huolenaiheita, kuten kustannuksia, saatavuutta tai etikettiä, vaihto kannattaa tehdä. Uuden siivouspalvelun tarjoajan löytäminen ja perehdyttäminen voi viedä aikaa ja energiaa, mutta saat ajan takaisin, kun et ole enää tekemisissä epäluotettavan siivousyrityksen tai palveluntarjoajan kanssa.

Olet juuri muuttanut toimistoosi

Uusi tila, uudet säännöt. Olitpa sitten upouusi startup-yritys, joka laajenee uusiin kaupunkeihin, etätyötä tekevä yritys, joka on juuri siirtynyt ensimmäistä kertaa IRL:ään, tai muutat juuri uuteen toimistoon samassa kaupungissa, nyt on hyvä hetki asettaa uudet odotukset ja menettelytavat tilojen hallintaa varten. Se on myös riittävä syy päästää nykyinen siivoustiimisi lähtemään tai antaa työntekijöillesi vihdoin hengähdystauko DIY-toimistosiivouksesta.

Tyypillisiä siivousyritysten tarjoamia palveluita

Jos et ole koskaan aiemmin palkannut kaupallista siivoojaa, saatat miettiä, mitä voit pyytää heitä tekemään. Tämä luettelo vaihtelee palveluntarjoajittain, ja paras käytäntö, kun et ole varma, on kysyä nimenomaan. Monet palveluntarjoajat tarjoavat kuitenkin verkkosivuillaan pesulaluettelon tarjoamistaan palveluista.

Yleisimpiä siivouspalvelutyyppejä ovat muun muassa:

  • Roskien tyhjentäminen/puhdistaminen
  • Kylpyhuoneiden puhdistaminen ja desinfiointi
  • Pintojen pölyttäminen
  • Peilien, ikkunoiden puhdistaminen, ja näytöt
  • Paperin tai muiden tarvikkeiden palauttaminen
  • Tilan hajunpoisto ja raikastaminen

Miten löytää hyvämaineinen toimistosiivousyritys

Kun olet valmis palkkaamaan toimistosiivouspalvelun tarjoajan, sinulla on uusia kysymyksiä vastattavana: Kuka meidän pitäisi palkata? Miten löydämme heidät? Miten päätämme, sopivatko he meille?

Huomautus: Eden’s Services Marketplace listaa satoja huippuluokan toimistosiivousyrityksiä eri puolilta Yhdysvaltoja. Olemme jo tehneet työn löytääkseen luotettavat yritykset, joita muut toimistosiivoojat ovat suositelleet. Alustamme antaa sinulle mahdollisuuden pyytää tarjouksia myyjiltä, kommunikoida heidän kanssaan ja hallita laskuja yhdessä paikassa. Voit pyytää ilmaisen tarjouksen toimistosiivouspalveluista täältä.

Käytitpä sitten meidän kaltaistamme palvelumarkkinapaikkaa toimistosiivoojan löytämiseen tai etsit sitä itsenäisesti, tässä on 3 vinkkiä, jotka auttavat sinua löytämään palkattavan paikallisen siivousyrityksen:

Suositukset (Word of Mouth)

Hyödynnä muiden toimistopäälliköiden tai muiden yritysten työntekijöiden verkostoa. Ne, jotka ylistävät siivoushenkilöstöään, ovat hyvä indikaattori tyydyttävästä suorituksesta, ja myös ne, jotka eivät saa ylistäviä arvioita, on syytä huomioida. Jos sinulla ei ole verkostoa, jonka puoleen kääntyä, esitä kysymys sosiaalisessa mediassa tai tee hakuja nähdäksesi, ketkä ovat twiitanneet tai julkaisseet kiitosta palveluntarjoajilleen.

Online-arvostelut

Katsele Googlesta, Yelpistä, Angie’s Lististä, Thumbtackista ja Facebookista siivousyrityksiä lähelläsi. Lajittele niiden mukaan, joiden keskimääräinen yhdistetty arvostelu on vähintään 4,0 tai korkeampi – mutta lue sitten todella arvostelut. Etsi positiivisia arvosteluja, joissa mainitaan täsmällisyys, yksityiskohtien huomioiminen ja poikkeuksellinen palvelu. Älä unohda katsoa myös negatiivisia arvosteluja – vaikka osa niistä on epäilemättä tyytymättömän entisen työntekijän tai asiakkaan kirjoittamia, monet niistä kertovat paljon.

Mainokset

Hae Googlella oman kaupunkisi toimistosiivousyrityksiä. Kiinnitä huomiota mainoksiin, jotka näkyvät hakutulossivun yläosassa. Voit myös katsoa paikallisista sanomalehdistäsi tai keltaisilta sivuilta paikallisten siivousyritysten mainoksia.

Minkä verran kannattaa maksaa toimistosiivouksesta?

Kun alat tutkia kaupallisten siivousyritysten tarjouksia, sinun kannattaa ottaa huomioon useita tekijöitä, kuten toimintavuodet, arvostelut ja maine, saatavuus ja tarjotut palvelut. Yksi hallitseva huomioon otettava tekijä on kuitenkin palvelun hinta, ja tämä tekijä riippuu kaikista muista.

Kokeneemmat ja laajasti saatavilla olevat yritykset veloittavat yleensä enemmän kuin uudemmat tai pienemmät tiimit. Siivouspalvelujen hinnoille ei myöskään ole olemassa yleispätevää standardia, koska toimistosi koko, kaupunki, jossa asut, ja tarvitsemasi palvelut voivat myös vaihdella. Lopuksi, juomarahat ja muut palkkiot otetaan huomioon tietyillä palveluntarjoajilla, kun taas toiset sisällyttävät ne tarjottuun hintaan.

Saadaksesi parhaan mahdollisen hinnan, varmista, että luet jokaisen tarjouksen kahdesti, jotta vältyt piilokustannuksilta. Vertaile kustannuksia vähintään kolmen muun palveluntarjoajan kesken ennen lopullisen valinnan tekemistä. Tavoittele edullisuuden ja laadun yhdistelmää – halvin ja kallein saattavat molemmat olla sinulle vääriä, ja se ei haittaa.

Tässä on joitain vinkkejä tarjouspyyntöjen (RFP) laatimiseen:

Ole tarkka

Kun kyseessä on kaupallisen siivouksen tarjouspyyntösi, varmista, että olet tarkka siitä, kenen tulisi jättää ehdotus, mitä heidän tulisi sisällyttää ehdotukseensa ja mikä saattaa sulkea tietyn yrityksen pois harkinnasta. Anna mahdollisten toimittajiesi karsia itsensä pois jo ensimmäisellä kierroksella.

Kommunikoi, mikä on sinulle tärkeintä

Mitkä ovat ne ominaisuudet, edut, palvelut tai erityispiirteet, jotka ovat sinulle tärkeimpiä siivoushenkilöstössä? Onko tärkeämpää, että he ovat ajoissa vai perusteellisia? Haluaisitko mieluummin, että he ovat kommunikatiivisia vai poissa tieltä? Sinä tunnet tarpeesi ja kaistanleveytesi parhaiten, joten vahvista ne etukäteen.

Tiedä tarpeesi mittakaavassa

Miten usein haluat siivousporukan käyvän? Miten määrittelet tämän aikataulun ja hallinnoit sitä yhdessä? Millaisia siivoustyyppejä sinun on vuokrattava? Mitkä tekijät vaikuttaisivat näihin odotuksiin tai muuttaisivat niitä? Varmista, että tarjouspyynnössäsi käsitellään näitä seikkoja.

Valaa huolellinen verkko

Harkitse sen sijaan, että lähetät tarjouspyynnön sataan paikkaan, supistamista muutamaan keskeiseen paikkaan, joihin kaupalliset siivouspalvelujen tarjoajat kokoontuvat. Eden voi auttaa tässä.

Aset rajoja

Mitkä karsivat tekijät auttavat sinua tunnistamaan parhaiten sopivan siivouksen tarjoajan? Miten voit artikuloida nämä mahdollisille palveluntarjoajille? Mihin kysymyksiin haluaisit heidän vastaavan, jotta valintasi olisi selkeämpi?

Organize Site Visits

Kun olet rajannut valintasi 3-5 parhaiten soveltuvaan siivouspalveluyrittäjään, kutsu heidät paikalle. Rohkaise palveluntarjoajia vierailemaan, kiertämään toimistolla ja esittämään mahdollisia kysymyksiä. Näin saat kokonaiskuvan siitä, sopivatko he kulttuurisesti ja viestinnällisesti organisaatiollesi, mutta myös siitä, tuntevatko he olevansa varmoja kyvyistään käsitellä tilojasi.

Kun olet tehnyt valintasi, tee sopimus varovaisesti. Harkitse ensin koeaikaista tai väliaikaista sopimusta testataksesi vesiä ja määrittääksesi pitkäaikaisemman järjestelyn kannattavuuden. Varmista, että molemmat osapuolet ovat avoimia neuvottelemaan uudelleen, kun tarpeet muuttuvat.

Uuden siivousyrityksen aloittaminen

Kun aloitat uuden siivousyrityksen aloittamisen, sinun on selvitettävä muutamia asioita. Suurimmaksi osaksi siivousyrityksesi pitäisi käydä nämä asiat läpi kanssasi. Haluat kuitenkin keskustella sisäisesti ja tehdä päätöksiä joistakin asioista ennen kuin siivousyritys aloittaa.

Tässä on muutamia asioita, joita kannattaa ottaa huomioon, kun palkkaat uuden siivousyrityksen:

Toimiston siivoustarvikkeet

Kuka tarjoaa siivousyrityksesi käyttämät tarvikkeet? Jos he käyttävät omia tarvikkeitaan, vaaditko, että he käyttävät tiettyjä tarvikkeita, joilla on minimaalinen haju, jotka ovat hypoallergeenisia tai ympäristöystävällisiä? Jos sinun on tarjottava tarvikkeet, tuntevatko siivoustiimisi ja tuntevatko he mukavasti käyttämäsi tarvikkeet?

Miten aiotte ilmoittaa, milloin tarvikkeita on täytettävä uudelleen, ja kuka korvaa ja täyttää nämä tarvikkeet? Säilyttävätkö he tarvikkeita toimistossasi käytettäväksi siellä, vai matkustavatko he niiden kanssa joka viikko? Jos toimitatte omat materiaalinne, missä säilytätte niitä ja miten annatte siivoojienne käyttää niitä? Tuovatko siivoojat omat imurinsa, lattian kiillotuskoneensa tai muut siivouslaitteet ja -työkalut, vai onko teidän hankittava ne?

Puhdistusaikataulu

Määritä, kuinka usein siivousryhmän odotetaan palvelevan toimistossasi, minä päivinä ja kellonaikoina ja millä tavoin. Suunnittele varavaihtoehto viikoille, jotka osuvat juhlapyhiin tai yrityksesi kannalta tärkeisiin tapahtumiin.

Kulku toimistoon

Miten ja minkä sisäänkäynnin kautta haluatte siivousryhmänne pääsevän rakennukseen? Tarvitsevatko he sisäänpääsyyn koodin, kortin tai avaimen vai onko joku paikalla päästämässä heidät sisään? Jos vaadit muita toimenpiteitä siivoojien turvallista sisäänpääsyä varten, varmista, että ne ovat tiedossa ja että ne on vahvistettu.

Pre-Cleaning Preparation

Ennen kuin siivousryhmäsi saapuu joka viikko tai kuukausi, mitä tiimisi tarvitsee tehdä? Haluavatko he, että roskat riisutaan purkeista ja asetetaan alueelle keräystä varten? Haluavatko he, että laitteet poistetaan pistorasiasta, pinnat puhdistetaan tai jääkaapit tyhjennetään ennen heidän saapumistaan?

Ja päinvastoin, mitä heidän pitää tehdä ennen lähtöä? Haluatko heidän jättävän valot päälle vai pois päältä? Pitäisikö heidän kiinnittää erityistä huomiota tiettyjen resurssien vaihtamiseen tai toimiston keskeisten alueiden nollaamiseen? Näiden ohjeiden on oltava selkeitä ja yksiselitteisiä alusta alkaen. Paras tapa varmistaa, että siivoustiimisi vastaa tarpeitasi, on ilmaista tarpeesi selkeästi.

Vinkkejä kaupallisen siivousyrityksen hallinnointiin

Kun siivousyritys on otettu palvelukseen ja valmis toimintaan, sinun on seurattava ja hallinnoitava suhdetta sen kanssa, aivan kuten minkä tahansa muun toimittajan kanssa. On tärkeää ymmärtää, että kaupalliset siivoojasi hoitavat monia erilaisia toimistoja, joissa odotukset ja vaatimukset voivat vaihdella.

Varmistaaksesi onnistumisen varmista, että kommunikoit ja dokumentoit odotukset molempiin suuntiin. Kun yllätyksiä, pettymyksiä tai esteitä ilmenee, käsittele ne nopeasti ja huolellisesti. Mikä tärkeintä, anna palautetta avoimesti ja pyydä sitä myös avoimesti. Jos siivoushenkilöstösi tuntee, että he voivat tulla luoksesi ongelmien tai kysymysten kanssa, et ole koskaan viimeinen, joka saa tietää, kun jokin rikkoutuu tai hajoaa.

Lopulta rytmiin pääseminen voi kestää muutaman viikon tai jopa kuukauden. Pysy kärsivällisenä mutta samalla ahkerana kertoessasi odotuksistasi ja tarpeistasi.

Miten Edenin Workplace Management Platform voi auttaa sinua

Meidän Workplace Management Platform -alustamme on kokonaisratkaisu toimistopäälliköille ja toimitilajohtajille ympäri Yhdysvaltoja. Tarjoamme alan parhaat siivouspalvelujen tarjoajat, kilpailukykyiset tarjoukset ja nopeimmat läpimenoajat.

Palvelumarkkinapaikka:

Palvelumarkkinapaikkamme avulla voit saada useita tarjouksia mistä tahansa palvelusta, jota saatat tarvita toimistosi pyörittämiseen – toimistosiivouksesta, IT-tuesta, remonttimiespalveluista, putkimiehistä, muuttomiehistä ja muusta. Markkinapaikallamme luetellaan vain sellaisia myyjiä, joita muut toimistopäälliköt kaupungissasi suosittelevat, ja suoritamme useita referenssitarkistuksia varmistaaksemme, että he ovat loistavia.

Myyjäviestintä:

Käyttämällä Edenin kojelautaa voit keskustella suoraan kaikkien myyjiesi kanssa. Tämä kojelautaan sisäänrakennettu suora viestintäyhteys takaa nopeat vasteajat myyjiltä ja suoran viestintäyhteyden myös asiakaspäällikkösi kanssa. Kaikki Eden-myyjät on koulutettu käyttämään ohjelmistoamme, joten voit olla varma, että heidän taitonsa paranevat entisestään teknologiamme ansiosta, mikä johtaa optimaaliseen suorituskykyyn

Tehtävien hallinta:

Toimistopäälliköt ja työpaikkatiimit voivat nyt virtaviivaistaa työntekijöiden pyyntöjen keräämistä ja järjestämistä. Tiimisi jäsenet voivat lähettää tikettejä miten tahansa toimistollesi parhaiten sopii — Slackin, verkkosivuston, sähköpostin tai jopa iPad-sovelluksemme kautta. Enää ei tarvitse naputella olkapäälle pyyntöjä. Voit jopa nähdä analytiikkaa siitä, minkä tyyppiset pyynnöt ovat trendejä toimistossasi, sekä oman pyyntösi läpimenoajan.

Etsitkö luotettavaa siivousyritystä toimistoosi? Lue lisää toimistosiivouspalveluistamme täältä ja pyydä ilmainen tarjous työpaikastasi.