Juuri nyt sähköpostien käyttö liike-elämässä, kursseilla, projektinhallinnassa tai vain yksinkertaisessa viestinnässä on huipussaan. WhatsAppin tai Telegramin kaltaisista pikakeskustelusovelluksista riippumatta sähköpostin lähettäminen on edelleen huipulla. Jos näin on, sähköpostissa olevien termien CC ja BCC oikealla käytöllä ja käsittelyllä on paljon etuja. Tässä käsittelemme juuri sitä, mitä tarkoittaa CC jonkun henkilön CC sähköpostissa.

Olet ehkä kuullut CC:stä, kun kyse on postituksesta. Tässä käsittelemme perusmääritelmiä ja etuja verrattuna BCC:hen ja yksinkertaiseen lähetykseen. Me, kerromme myös milloin on parasta käyttää ja miksi.

Sisällysluettelo

Mikä on CC? Ja mitä tarkoittaa CC jonkun henkilön käyttäminen sähköpostissa.

CC on lyhenne sanoista ”Carbon copy” (hiilikopio), ja kuten nimikin kertoo, se tekee periaatteessa kopion varsinaisesta sähköpostista. Tämä tulee siitä, että tyypillisesti kaikkien asiakirjojen alle laitetaan hiilipaperia, jolloin kun joku kirjoittaa niihin, hiilipaperi luo kopion siitä, mitä on kirjoitettu. Prosessi ei poikkea tästä.

Jotkut käyttävät mieluummin termiä ”kohteliaisuuskopio”, mutta samoin lopputulos on sama. Laittamalla sähköpostiosoitteen sähköpostin CC-lomakkeeseen lähetät todellisen kopion sähköpostista. Tämä tietenkin ilman, että sähköpostia todella lähetetään kyseiseen osoitteeseen päävastaanottajana.

Mikä on BCC?

BCC on lyhenne sanoista ”blind carbon copy” (sokea hiilikopio), se tekee periaatteessa saman asian kuin CC-prosessi, vain yhdellä erolla. CC-prosessissa jokainen CC-lomakkeessa oleva osoite saa kopion ja tietää, kuka muu on saanut sellaisen. Kun teet BCC:n jollekin henkilölle, tämä henkilö saa kopion, mutta kaikki muut eivät tiedä siitä.

CC:n ja BCC:n edut.

Muista, että kun laitat osoitteen CC-lomakkeeseen, se osoite on täysin jokaisen vastaanottajan nähtävissä. Sitä vastoin kun käytät BCC-lomaketta nuo osoitteet eivät tiedä muista vastaanottajista.

Tätä voit käyttää hyödyksesi. Sanotaan esimerkiksi, että olet oikeasti lähettämässä ilmoitusta yleisölle tai jotain vastaavaa. Saatat olla kiinnostunut siitä, että kaikki tietävät, kenelle muille tästä ilmoitetaan. Tämä on täydellinen CC:n käyttötapa. Laadi vain sähköpostiviesti ja laita jokainen toissijainen vastaanottaja CC-lomakkeeseen.

Toisaalta saatat haluta lähettää täsmälleen saman kopion viestistä jollekin ilman, että muut tietävät siitä. Tässä tapauksessa on parasta käyttää BCC:tä, BCC:n avulla voit säilyttää tiedot muista vastaanottajista. BCC-luettelossa olevat henkilöt näkyvät vain lähettäjälle ja vastaanottajalle. Tämä toimii siis parhaiten salassa pidettävissä tapauksissa.

Milloin käytetään To-kenttää tai CC-kenttää.

Neillä on hyvin samanlainen toiminnallisuus. Jos laitat yhden osoitteen To-kenttään ja kolme CC-kenttään, kaikki saavat saman sähköpostin. CC:n tapaan jokainen To-kentässä oleva osoite näkee, kuka muu sai sähköpostin.

Etikettisyistä sähköpostin päävastaanottaja menee aina To-kenttään. CC-kenttä on aina tarkoitettu niille osoitteille, jotka saavat kopion sähköpostista. Muista, että tämä on vain muodollisuus.

Melko suosittu tapaus on, kun pomosi käskee sinun vastata asiakkaalle valituksesta ja haluaa sinun lähettävän hänelle kopion. Tämä on hyvin suoraviivaista. Kirjoita vain sähköposti laita asiakkaan osoite To-kenttään ja pomosi sähköposti CC-kenttään. Näin lähetät kopion pomollesi samalla, kun asiakkaasi on tietoinen tästä. Jos et halua asiakkaan tietävän, vaihda pomosi osoite CC-kentästä BCC-kenttään.

Milloin kannattaa käyttää CC- tai BCC-kenttää.

Kuten edellä mainittiin, on tilanteita, jolloin kannattaa käyttää CC-kenttää ja muulloin BCC-kenttää. CC-kenttää kannattaa käyttää esimerkiksi silloin, kun.

  • Tahdot, että tietty osoite tai niiden määrä saa kopion sähköpostista. Annat kaikkien muiden vastaanottajien tietää tästä.
  • Sinulla on sähköposti, jossa on päävastaanottaja ja useita toissijaisia, kiinnostuneita osoitteita.

Toisaalta BCC-kenttä on hyödyllinen silloin, kun.

  • Haluat jonkun saavan kopion sähköpostista ilman, että annat muiden vastaanottajien tietää siitä. Jos sinulla on esimerkiksi ongelmia työtoverisi kanssa, haluat ehkä saada henkilöstöosaston tietoonsa ilman, että työtoverisi saa tietää asiasta.
  • Haluat lähettää kopion sähköpostista suurelle vastaanottajatietokannalle ilman, että he tietävät toisistaan. Tämä on hyvin tyypillinen käyttötarkoitus sähköpostimarkkinointikampanjan toteuttamisessa. Mieti tässä tapauksessa BCC:n etuja CC:hen verrattuna. On paljon mukavampaa kirjoittaa yksi sähköpostiviesti ja lähettää se kaikille sähköpostilistan osoitteille ilman, että ne tietävät muista vastaanottajista. Viimeksi mainittu voi johtua turvallisuus- ja yksityisyyssyistä.

Vielä yksi yksityiskohta.

Meidän on kuitenkin kiinnitettävä huomiosi siihen, että BCC ei toimi kuten CC, kun kyse on sähköpostisäikeistä. Jos esimerkiksi käytät BCC:tä jossakin sähköpostissa ja päävastaanottaja vastaa sähköpostiin, BCC-osoite ei saa kopiota vastauksesta ja päinvastoin.

Jos käytät CC-kenttää tähän, jokainen vastaanottaja saa kopion jokaisesta vastauksesta sähköpostiin. Pidä tämä mielessä, kun päätät, otatko käyttöön CC- vai BCC-kentän.

Johtopäätös.

Sähköpostiosoitteen sijoittaminen CC-kenttään on nopea tapa pitää heidät ajan tasalla sähköpostiviestinnästä. Varmista, että käytät tätä kenttää oikein ja noudatat tunnettua etikettiä, siitä voi olla sinulle vain hyötyä. Toivottavasti tiedät nyt tarkalleen, mitä CC-osoite tarkoittaa sähköpostissa.