Jos tutkit taustatarkastuksia, törmäät luultavasti Fair Credit Reporting Actiin (FCRA). Saatat nähdä seulontayritysten sanovan, että ne noudattavat FCRA:ta, tai lukea FCRA:n ohjeiden rikkomisen vaaroista. Saatat ajatella, että tämä koskee vain miljoonayhtiöitä, mutta tiesitkö, että myös pienten yritysten on noudatettava FCRA-standardeja?
Kyllä, kaikkien työsuhteen taustatarkastuksia käyttävien yritysten on noudatettava FCRA-standardeja. FCRA:n ohjeiden rikkominen voi johtaa oikeusjuttuihin, siviilioikeudellisiin rangaistuksiin ja vankilatuomioon. Pelkästään helmikuussa 2018 Fair Credit Reporting Act -lain nojalla nostettiin 422 oikeusjuttua.
Jos et halua oikeusjuttua, sinun on noudatettava FCRA:n ohjeita, kun teet taustaselvityksiä. Tätä varten sinun on vastattava muutamaan kysymykseen, kuten:
- Mikä on FCRA?
- Mitä tarkoittaa FCRA:n noudattaminen?
- Miten voit olla FCRA:n mukainen?
Selvitetään vastaukset näihin kysymyksiin.
Mikä on Fair Credit Reporting Act?
Fair Credit Reporting Act on joukko liittovaltion lakeja, jotka suojaavat ihmisten tietoja, kun niitä käytetään luottotarkastuksiin, vuokralaisen taustatarkastuksiin tai työllistämistarkoituksiin. Se säätelee sitä, miten yritykset voivat käyttää kuluttajien tietoja, mitä tietoja ne voivat ottaa huomioon, ja antaa kuluttajalle mahdollisuuden tarkistaa omat tietonsa.
FCRA säädettiin vuonna 1970, koska luottotietotoimistot ylläpitivät vanhoja, epätarkkoja ja joskus väärennettyjä raportteja henkilöistä. Raportit saattoivat sisältää mitä tahansa henkilön siviilisäädystä hänen juomatapoihinsa tai kansalliseen alkuperäänsä. Yritykset saattoivat ostaa näitä raportteja ja evätä palveluita tai mahdollisuuksia tietojen perusteella. Niitä voitaisiin käyttää myös lainvalvontatapauksissa. Yksilöllä ei ollut mahdollisuutta nähdä raporttiaan tai kiistää virheellisiä tietoja.
FCRA:n myötä yksilöt saivat nähdä tietonsa ja se esti raportointiyrityksiä käyttämästä vääriä tai arkaluonteisia tietoja. FCRA on siis tärkeä suoja ihmisille, mutta hyötyvätkö vain kuluttajat FCRA:sta? Auttaako se myös yrityksiä?
Ketä FCRA auttaa?
FCRA suojaa ensisijaisesti hakijaa, joka antaa tietonsa. Se antaa hänelle oikeuden tarkistaa tiedot, tietää, kuka taustatarkastuksen tekee, ja saada tiedon, jos tulosten perusteella tehdään kielteinen päätös.
Mutta FCRA auttaa myös asianomaisia yrityksiä edellyttämällä, että niillä on oltava vakiomuotoinen tapa käsitellä hakijoiden tietoja. Se edellyttää myös, että niiden on oltava avoimia taustaseulontakäytäntöjensä suhteen. Tämä luo oikeudenmukaisen rekrytointiprosessin ja auttaa löytämään parhaan hakijan työhön. FCRA auttaa siis työnantajia, mutta se myös edellyttää, että ne noudattavat tiukkoja ohjeita. Mitä FCRA edellyttää työnantajilta?
Mitä FCRA edellyttää työnantajilta?
FCRA:lla on tiukat vaatimukset työnantajille. Seuraavassa on joitakin vaatimuksia, joihin usein vedotaan oikeudenkäynneissä.
- Erillinen ilmoituslomake. Sinun on annettava työnhakijalle itsenäinen ilmoituslomake, jossa ilmoitetaan, että teet hänestä taustatarkastuksen.
- Suostumuslomake. Hakijan on myös annettava kirjallinen lupa erillisellä suostumuslomakkeella taustaselvitystä varten. Nämä lomakkeet edellyttävät erityistä sanamuotoa ja muotoilua, joten ne kannattaa mallintaa FCRA:n mallilomakkeiden mukaan. Työsuhdetarkastuksen ajankohdan olisi myös oltava Fair Chance Act -lain mukainen, jos sitä sovelletaan osavaltiossasi.
- Ilmoitus haitallisista toimista. Jos harkitset, ettet palkkaa jotakuta taustatarkastuksen perusteella, sinun on lähetettävä hakijalle ilmoitus haitallisista toimista ennen päätöksen tekemistä. Sitten sinun on annettava hakijalle aikaa vastata. Jos hakija kiistää tiedot, sinun on otettava se huomioon.
- Toinen haittailmoitus. Jos päätät edelleen olla palkkaamatta hakijaa vastausajan jälkeen, sinun on lähetettävä hakijalle toinen ilmoitus, jossa ilmoitat päätöksestäsi.
Ja juuri näin työnantajien on tehtävä. FCRA:ssa on vaatimuksia myös seulontayrityksille. Mitä FCRA edellyttää seulontayrityksiltä?
Mitä FCRA edellyttää taustatarkastusyrityksiltä?
FCRA edellyttää, että seulontayritykset noudattavat kaikkia FCRA:n standardeja. Yksi näistä standardeista on varmistaa, että niiden rikosoikeudelliset taustatarkastukset ja luottotietojen taustatarkastukset ovat mahdollisimman tarkkoja. Tämä edellyttää, että ne tarkistavat kaikki löytämänsä tiedot. Tämä tarkoittaa, että yritykset, jotka väittävät antavansa ”välittömiä” taustatarkistustuloksia, eivät ole FCRA:n mukaisia.
Koska FCRA-oikeudenkäynneissä mainitaan yleensä työnantajayritys ja taustatarkastusyritys, yhä useammat taustatarkastusyritykset ovat huolissaan FCRA-standardien noudattamisesta. Hyvämaineisilla taustatarkastusyrityksillä on yleensä FCRA:n mukaisia käytäntöjä ja menettelyjä kaikkia taustatarkistuksiaan varten. Mutta miksi FCRA:n noudattaminen on niin tärkeää? Mitä tapahtuu, jos et ole?
Mitä tapahtuu, jos rikon FCRA:ta?
FCRA-standardien rikkominen voi johtaa erilaisiin rangaistuksiin riippuen rikkomuksen tyypistä ja siitä, kuinka monta kertaa olet rikkonut sitä.
- Tietämätön rikkomus. Jos rikot FCRA:ta tietämättäsi, saat siviilirangaistuksen sakon muodossa.
- Useita tietämättömiä rikkomuksia. Joka kerta, kun rikot FCRA:ta, voit saada 100 dollarin lisäsakon. Tämä tarkoittaa, että jos lomakkeesi rikkovat FCRA:ta ja useat ihmiset käyttävät niitä, voit saada sakon jokaisesta käytetystä lomakkeesta.
- Tahalliset rikkomukset. Jos rikot FCRA:n ohjeita tahallisesti, saat siviilioikeudellisen rangaistuksen, ja tuomioistuin voi määrätä lisäsakkoja sen mukaan, kuinka paljon vahinkoa hakijalle on aiheutunut.
- Taustatarkastuksen suorittaminen ilman hyväksyttävää syytä. FCRA:n rikkomisesta saa vankilatuomion vain, jos suorittaa taustatarkastuksen ilman hyväksyttävää syytä. Siitä seuraa enintään kaksi vuotta vankeutta liittovaltion vankilassa. Taustatarkastus työllistymistarkoituksessa on FCRA:n mukaan sallittu syy.
Koska rangaistukset FCRA:n rikkomisesta ovat niin korkeat, miten voit noudattaa FCRA-standardeja?
Miten voin noudattaa FCRA-standardeja?
FCRA on erittäin tekninen säädös, joten saatat haluta lakimiehen tarkastelemaan asiakirjojasi ja palkkausprosessiasi. Yleisesti ottaen voit kuitenkin noudattaa FCRA-standardeja seuraavasti:
- Käytä oikeita lomakkeita. FCRA edellyttää erityisiä sanamuotoja ja muotoiluja lomakkeilleen ja tiedoilleen. Käytä niiden mallilomakkeita esimerkkinä ja pyydä lakimiestä tarkastamaan lomakkeet ennen kuin annat ne hakijoille.
- Ilmoita hakijalle, että teet taustatarkastuksen, ja pyydä hänen suostumuksensa. Näiden on oltava itsenäisiä lomakkeita, joissa ei ole muita tietoja.
- Anna hakijalle kopio tuloksista. Anna hänelle mahdollisuus kiistää mahdolliset väärät tiedot.
- Jos harkitset kielteistä palvelukseenottopäätöstä, lähetä hakijalle ilmoitus ennen päätöksen tekemistä. Anna hänelle vähintään viisi päivää aikaa vastata tai selittää.
- Jos päädyt silti kielteiseen työhönottopäätökseen, lähetä hakijalle toinen ilmoitus. Liitä mukaan kopio asiakirjasta ”A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” ja taustatarkastusyrityksen nimi.
- Käytä FCRA:n mukaista taustatarkastusyritystä. Heidän pitäisi vastata kaikkiin kysymyksiin, joita sinulla on heidän rekrytointiprosessistaan. Sen on myös pystyttävä valistamaan sinua siitä, miten voit noudattaa FCRA:ta.
Luotettavilla työntekijöillä tarjoamme laajan valikoiman FCRA:n mukaisia taustatarkastuksia. Voimme vastata kaikkiin kysymyksiisi prosessistamme ja auttaa sinua löytämään oikeat taustatarkastukset ainutlaatuiseen tilanteeseesi. Ota yhteyttä jo tänään, niin saat lisätietoja taustatarkastuspaketeistamme.
Vastaa