Toronton QuickBooks Connect -tapahtumassa yksi asia kävi nopeasti selväksi: kirjanpidon ammattilaiset rakastavat vinkkejä kirjanpito-ohjelmistonsa hyödyntämiseen. QuickBooks Online Accountantia käsittelevässä maanantaiaamun istunnossa ei ollut vain jokainen paikka täynnä, vaan ovelle oli jonoa.

Suosittua istuntoa vetivät Dawne Leaney Davidson ja Tiffany Stewart. Davidson ja Stewart ovat kukoistavan QB-HQ Facebook-yhteisön yhteishallinnoijia, ja he rakastavat tukea QuickBooksia käyttäviä ProAdvisoreita, kirjanpitäjiä ja kirjanpitäjiä. Heidän tavoitteenaan tuona päivänä oli jakaa joitakin QuickBooks Online Accountantin (QBOA) vähemmän tunnettuja ominaisuuksia – ja osallistujat eivät selvästikään malttaneet odottaa, että kuulisivat niistä.

Tässä ovat heidän parhaat vinkkinsä, joiden avulla QBOA:sta saa kaiken irti.

(Huomautus: Tämä istunto on räätälöity kanadalaisille QBOA:n käyttäjille. Jotkin ominaisuudet eivät ehkä ole käytettävissä muissa QBOA:n versioissa.)

Asiakaskatsaus

Asiakaskatsaus-välilehti on vain kirjanpitäjälle tarkoitettu näkymä asiakkaan QuickBooks Online (QBO) -tiedostossa. Se antaa sinulle yhteenvedon asiakkaan taloudellisesta tilanteesta, mukaan lukien yrityksen asetukset, pankkitoiminnot, yleiset ongelmat ja liitetyt sovellukset. Uusille asiakkaille tämä kätevä yleiskatsaus voi antaa sinulle paremman käsityksen hinnoittelusta, jota sinun tulisi veloittaa.

Sanoi Davidson: ”Tämä on todella hyvä työkalu, jos sinulla on tapaaminen asiakkaan kanssa etkä ole varma, otatko hänet vastaan, ja hän sanoo: ’Joo, meidän kirjanpitomme on todella siisti!'”

Jaketut asiakirjat

Davidson ja Stewart pitävät tästä ominaisuudesta, mutta nopea yleisökysely paljasti, että moni osallistuja ei ollut vielä kokeillut sitä. QBOA:ssa voit pyytää asiakkaaltasi asiakirjoja (kuten tiliotteita tai vuoden lopun materiaaleja) suojatun portaalin kautta. Kun asiakkaasi on ladannut tiedostot, voit helposti tarkastella kaikkia jaettuja asiakirjoja yhdellä välilehdellä. Hurraa, ei enää edestakaisia sähköpostiviestejä!

Team-välilehti

QBOA:n Team-välilehti on keskitetty palvelupiste kaikkeen tiimiin liittyvään. Voit helposti lisätä tai poistaa käyttäjiä sekä hallita kunkin käyttäjän pääsyä yrityksesi hallintoon ja kirjanpitoon.

ProAdvisor-välilehti

Ei ole yllättävää, että QBOA:n ProAdvisor-välilehti sisältää runsaasti hyödyllisiä tietoja. Näet ProAdvisor-tasosi ja Intuit-konsulttisi yhteystiedot, voit ladata sertifiointimerkkisi ja käyttää resursseja ja koulutusmoduuleja. Voit myös pysyä ajan tasalla tulevista tuotepäivityksistä, mikä on avainasemassa, kun haluat pitää asiakkaasi ajan tasalla – ”koska muutoin osa heistä kysyy ’MITÄ JUURI TAPAHTUI?'”, Davidson neuvoi.

Työ-välilehti

Työ-välilehti on QBOA:n sisäänrakennettu käytäntöjenhallintatyökalu, jonka avulla käyttäjät voivat hallinnoida kaikkia tehtäviään yhdessä paikassa. Mutta kun Stewart kysyi yleisöltä, käyttävätkö he sitä, vastaukset olivat ristiriitaisia. Useat osallistujat kertoivat kokeilleensa sitä aiemmin, mutta pitivät sitä liian turhauttavana.

Onneksi työkalu kehittyy jatkuvasti. Stewart sanoi: ”Rich Preece pitää tätä yhtenä lapsistaan, ja se on kehittynyt harppauksin siitä, kun hän esitteli sen muutama vuosi sitten.” Käyttäjillä on nyt uusia vaihtoehtoja työnkulun mallien luomiseen ja hallintaan – joten saattaa olla aika antaa Työt-välilehdelle uusi mahdollisuus.

Veroilmoitukset-välilehti

Puolentoista vuoden beta-vaiheen jälkeen QBOA:n Veroilmoitukset-välilehti on nyt yleisesti käytössä. Sanoi Stewart yleisölle: ”Kuka valmistelee verot? Teidän täytyy innostua tästä!” Tämän ominaisuuden avulla kanadalaiset käyttäjät voivat jättää T2-ilmoitukset sähköisesti suoraan Kanadan verovirastolle. Käyttäjät voivat myös ilmoittautua beta-versioon, joka mahdollistaa T1-ilmoitusten sähköisen toimittamisen.

Sovellukset-välilehti

Davidson ja Stewart ovat molemmat suuria faneja, jotka haluavat parantaa QBO:n käyttökokemusta integroitujen sovellusten avulla. ”Meillä on asiakkaita, joilla on hyvin erityisiä tarpeita, eikä QBO aina sovi täydellisesti – mutta on mahdollista, että on olemassa sovellus, joka ratkaisee ongelman”, Davidson selitti. Stewart lisäsi, että hänellä on 17 QBOAan liitettyä sovellusta: ”Minulla saattaa olla ongelma.” Onneksi QBOA:n Sovellukset-välilehden avulla käyttäjät voivat helposti löytää ja hallita sekä asiakkaiden että oman yrityksensä sovelluksia.

Kirjanpitäjän työkalut

Kirjanpitäjän työkalut -pudotusvalikosta QBOA:n käyttäjät pääsevät kätevästi käsiksi erilaisiin työkaluihin ja pikavalintoihin. (”Tämä on se hauskin osa!” sanoi Stewart.) Davidsonin ja Stewartin suosikkeja ovat muun muassa Close Books (joka on melko itsestään selvä), Reports Tools ja Workpapers.

Raporttityökalujen avulla käyttäjät voivat asettaa oletuspäivämääräalueen kaikille raporteille ja työkaluille sen sijaan, että ne avattaisiin asiakkaan oletusasetuksilla. Oli selvää, että tämä ominaisuus tulee muuttamaan yleisön peliä; Stewartin demo sai runsaasti suosionosoituksia.

Työpaperit-ominaisuus puolestaan nopeuttaa kanadalaisten QBOA-käyttäjien vuoden lopun oikaisuprosessia. Lisää muistiinpanoja ja liitteitä kullekin asiakkaalle, tee useita oikaisuja kirjanpidossa ja tallenna kaikki työsi asiakastiedostoon. Luo sitten veroilmoitus yhdellä napsautuksella.

Ja siinäpä se: sisäpiirin opas joihinkin QBOA:n (ei niinkään) piilotettuihin helmiin. Testaa niitä itse tai suuntaa QB-HQ:lle jakamaan omat vinkkisi QuickBooks-yhteisön kanssa!

Haluatko lisää #QBConnect-sisältöä? Tutustu QuickBooks Connect Toronto 2018 -tapahtuman täydelliseen kattavuuteen!