Työntekijöiden valvominen ja johtaminen voi olla haastavaa, mutta se voi olla myös hyvin palkitsevaa. Tehokas johtaminen tarkoittaa loistavan tiimin kokoamista ja vaalimista, joka auttaa tekemään yrityksestäsi menestyvän.

Tietysti jotkut johtamisen osa-alueet ovat hauskempia kuin toiset. Esimerkiksi monet johtajat nauttivat isoista asioista, kuten nuorempien työntekijöiden mentoroinnista ja heidän auttamisestaan urakehityksessä. Mutta meillä on taipumus pitää päivittäisiä tehtäviä, kuten aikatauluttamista, välttämättöminä mutta tylsinä pikkuseikkoina.

Sen ei tarvitse olla niin. Tehokkailla aikataulutuskäytännöillä voit motivoida henkilöstöäsi arvostamaan tehtäviään ja näkemään sinut myötätuntoisena ja arvokkaana johtajana. (Saatat myös säästää aikaa itsellesi!)

Tässä viisi parasta vinkkiä tehokkaaseen aikatauluttamiseen.

Julkaise aikataulu vähintään kaksi viikkoa etukäteen

Työntekijöidesi täytyy suunnitella elämäänsä. Joidenkin täytyy ehkä koordinoida lastenhoitoa. Toisilla on sosiaalisia ja perhetapahtumia, joita heidän on suunniteltava. Ja jotkut saattavat tehdä toista työtä. Työvuoroaikataulun julkaiseminen kaksi viikkoa etukäteen osoittaa heille, että kunnioitat heidän aikaansa ja heidän työpanostaan. (Ja joissakin paikoissa se on itse asiassa lakisääteistä)

Avoin kommunikaatio on avainasemassa

Monissa vuorotyöhön tukeutuvissa yrityksissä toimitaan hyvin nopeatempoisesti. On tärkeää, että työntekijöiden ja esimiesten välillä on helppo ja avoin kommunikointitapa. Avoin viestintä tarkoittaa sitä, että jos aikataulutarpeet muuttuvat tai työntekijöiden saatavuus muuttuu, kaikki ovat heti tietoisia muutoksesta. Tarpeet voidaan täyttää liiketoiminnan kulkua häiritsemättä.

Anna henkilöstöllesi teknologiaa ja työkaluja menestykseen

Saatat ajatella, ettei sinulla ole varaa alasi viimeisimpään teknologiseen edistysaskeleeseen, mutta se saattaa itse asiassa säästää aikaa ja rahaa. Työkalut ja teknologia tekevät työstäsi parempaa sinulle ja tiimillesi, ja ne voivat lisätä tehokkuutta, onnellisuutta ja menestystä. Tämä pätee kaikkiin liiketoimintasi osa-alueisiin, mutta erityisesti aikataulutukseen. Aikataulusovellukset ja -ohjelmistot vähentävät aikataulujen laatimiseen ja niistä tiedottamiseen käyttämääsi aikaa, ja ne poistavat yleiset virheet, joita voi sattua, kun aikataulut laaditaan käsin. Niiden avulla voit myös tarkastella ”kokonaiskuva”-raportteja, jotta näet, missä onnistut ja missä tarvitset parannuksia.

Arvioi säännöllisesti uudelleen henkilöstötasosi

Joskus aikataulutus voi tuntua ratkaisemattomalta palapeliltä. Jos sinulla on liian vähän henkilökuntaa, saatat jäädä ilman myyntiä tai menettää asiakkaita, ja tiimisi tuntee itsensä uupuneeksi ja demoralisoituneeksi. Jos sinulla on liikaa henkilökuntaa, maksat liikaa tuntipalkkaa, ja ylimääräinen henkilökuntasi saattaa tuntea, että heidän työvuoronsa oli ajanhukkaa. Tämän vuoksi et voi tuudittautua itsetyytyväisyyteen aikataulujen suunnittelussa. Älä vain kopioi viime viikon aikataulua. Tee raportteja, katso laajempaa kuvaa ja määrittele, vastaako henkilöstömääräsi yrityksesi tarpeita.

Tee aikataulustasi ennustettava JA joustava

Henkilökuntasi on suunniteltava elämäänsä, ja sinun on suunniteltava liiketoimintaasi. Siksi laadit aikataulusi vähintään kaksi viikkoa etukäteen. Se ei kuitenkaan tarkoita, että aikataulusi ei koskaan muuttuisi. Joskus asioita tulee eteen. Ehkä joku tarjoilijoista sairastuu tai saa yllätyskutsun juhliin. Tai ehkä ravintolassasi on tiistai-iltana yllättäen ruuhkaa, ja sinun on kutsuttava lisähenkilökuntaa.

On monia syitä siihen, että työn saatavuus tai liiketoiminnan tarpeet voivat muuttua viime hetkellä. Varmista, että aikataulukäytäntösi ovat riittävän joustavat, jotta työvuorojen vaihdot, vapaapyynnöt ja muut viime hetken muutokset voidaan ottaa huomioon.