Compliance & Equity Office

Etätyökäytäntöjämme on mukautettu nykyisten kansanterveydellisten huolenaiheiden (COVID-19) perusteella. Kabinetin jäsenille on annettu laaja liikkumavara mukauttaa sitä, miten yliopisto tekee henkilöstömääräyksiä ja reagoi tähän tilanteeseen. Tämänhetkistä ohjeistusta tai hyväksyntää koskevat tiedustelut on osoitettava kabinetin jäsenelle esimiehen kautta.

Title: Etätyökäytäntö
Tulee voimaan: 6. toukokuuta 2016
Tarkistuspäivämäärä: Päiväys: Ensimmäinen versio
Vastaava toimisto: Henkilöstöhallinto

I. Soveltamisala

Tämä käytäntö koskee William & Marya koko yliopistona, mukaan lukien Virginia Institute of Marine Science, (yliopisto). Sitä sovelletaan kaikkiin yliopiston kokoaikaisiin ja osa-aikaisiin kelpoisuusehdot täyttäviin työntekijöihin ja tiedekuntaan jäljempänä olevan IV(C)(1) jakson mukaisessa laajuudessa.

Ohjeita tämän toimintaperiaatteen soveltamisesta työntekijöihin, jotka tekevät etätyötä toimintaperiaatteen voimaantulopäivänä, annetaan VII(B) jaksossa.

II. Tarkoitus

Tämän toimintaperiaatteen tarkoituksena on antaa työntekijöille mahdollisuus työskennellä vaihtoehtoisissa työskentelypaikoissa koko työviikon tai osan siitä, kuten Virginian lain 2.2-2817.1 §:ssä edellytetään. Etätyö voi parantaa tuottavuutta ja työsuoritusta sekä edistää hallinnollista tehokkuutta (esim. toimisto- ja pysäköintitilojen vähentäminen), vähentää liikenneruuhkia ja kuljetuskustannuksia, tukea toiminnan jatkuvuussuunnitelmia ja ylläpitää korkeasti koulutetun työvoiman rekrytointia ja säilyttämistä parantamalla työn ja yksityiselämän tasapainoa.

III. Määritelmät

Vaihtoehtoiset työskentelypaikat: Muut hyväksytyt paikat kuin työntekijän keskeinen työpaikka, joissa suoritetaan yliopiston virallisia tehtäviä. Yleisin vaihtoehtoinen työskentelypaikka on työntekijän koti, jollei tässä ohjeessa kuvatusta hyväksynnästä muuta johdu.

Keskitetty työpaikka: työnantajan työpaikka, jossa työntekijät tavallisesti työskentelevät. Yleisimmin tämä on Williamsburgin kampus.

Kaukotyöskentely: Työjärjestely, jossa työntekijä tekee yliopiston kanssa virallisen sopimuksen tavanomaisten työtehtäviensä suorittamisesta vaihtoehtoisessa työskentelypaikassa vähintään yhtenä päivänä viikossa.

IV. Policy

Etätyö on vapaaehtoinen työvaihtoehto, joka sopii joillekin työntekijöille ja joihinkin tehtäviin, mutta ei kaikille työntekijöille ja kaikkiin tehtäviin. Kenelläkään yliopiston työntekijällä ei ole oikeutta tai taattua mahdollisuutta etätyöhön. Tietyt tehtäväluokat eivät ole oikeutettuja etätyöhön. Etätyöhön soveltuvissa tehtävissä (ks. kohta A jäljempänä) se, voiko tietty työntekijä tehdä etätyötä, päätetään tapauskohtaisesti ottaen huomioon arvio siitä, miten todennäköisesti työntekijä onnistuu etätyöjärjestelyssä, ja arvio esimiehen kyvystä hallita etätyöntekijöitä. etätyöjärjestelyt koskevat useimmiten osittaista etätyötä, esimerkiksi etätyötä yhtenä päivänä viikossa.

Etätyöskentelyä voidaan tapauskohtaisesti harkita myös kohtuullisena mukautuksena, josta määrätään työntekijän kohtuullisia mukautuksia koskevassa politiikassa ja menettelyssä, joka koskee päteviä vammaisia työntekijöitä.

Työntekijöiden, joille hyväksytään etätyöskentely, on allekirjoitettava yliopiston kanssa etätyösopimus, joka on yhdenmukainen tämän politiikan kanssa.

Kaikki työntekijät, jotka työskentelevät etätyönä, suorittavat olennaisilta osiltaan samoja työtehtäviä, joita he suorittaisivat keskitetyllä työpisteellä, samojen suoritusolojensa odotustensa ja muiden sovittujen ehtojen mukaisesti. Etätyösopimukset voidaan tehdä pitkäksi tai lyhytaikaiseksi ajaksi.

Työntekijän luokitus, korvaus ja edut eivät muutu, jos työntekijä hyväksytään etätyöhön.

Yliopisto voi asettaa etätyön työsuhteen ehdoksi yliopiston liiketoiminnallisten tarpeiden perusteella. Tällaisissa tapauksissa tämä vaatimus on mainittava, kun työpaikkaa ilmoitetaan ja työsuhdetta tarjoavassa kirjeenvaihdossa.

A. Tukikelpoiset virat ja työntekijät

Valvojat analysoivat yhdessä henkilöstöhallinnon kanssa viran luonteen ja työn suorittamistavan ja määrittelevät, mitkä virat on tarkoituksenmukaista nimetä tai hyväksyä etätyötä varten. Etätyön toteuttamiskelpoisuutta määritettäessä on otettava huomioon useita tekijöitä, kuten yliopiston kyky valvoa työntekijää riittävästi ja se, edellyttävätkö tehtävät tiettyjen laitteiden tai välineiden käyttöä, joita ei voida jäljentää kotona. Muita kriittisiä näkökohtia ovat muun muassa seuraavat:

• tarvitaanko henkilökohtaista vuorovaikutusta ja työn koordinointia muiden työntekijöiden kanssa;
• tarvitaanko henkilökohtaista vuorovaikutusta ulkopuolisten työtovereiden, asiakkaiden tai asiakkaiden kanssa;
• kyseisessä tehtävässä edellytetään, että työntekijällä on oltava välitön pääsy asiakirjoihin tai muuhun informaatioon, joka sijaitsee vain työpisteessä;
• vaihtoehtoinen työskentelypaikka on Virginiassa;
• etätyöjärjestely vaikuttaa palvelun laatuun tai yliopiston toimintaan tai lisää muiden työntekijöiden työtaakkaa;
• tehtävä voidaan suunnitella siten, että se voidaan suorittaa itsenäisesti muista riippumatta siten, että tuen tarve on minimaalinen ja että henkilökohtainen vuorovaikutus on vähäistä; ja
• suoritusta voidaan mitata määrällisillä tai laadullisilla tuloksiin suuntautuneilla standardeilla, ei työn tekemiseen käytetyllä ajalla.

Tyypillisesti tehtävän määrittely etätyökelpoiseksi osoittaa, että etätyön tekeminen on mahdollista osittain eikä kokonaan. Henkilöstöpalvelutoimisto määrittelee osastoja kuullen myös laajoja virkaryhmiä, jotka eivät ole etätyökelpoisia, mukaan lukien mutta ei rajoittuen suoriin palveluihin ja paikkakohtaisiin tehtäviin, kuten poliisit, piha-alueiden työntekijät, pysäköinnin tukihenkilöstö, kiinteistötyöntekijät, mukaan lukien putkimiehet ja sähköasentajat, ja LVI-teknikot, siivoustyöntekijät, opiskelijaterveydenhuoltohenkilöstö, asuntolahenkilöstö, valmentajat, urheilun tuki- ja toimintatehtävät, vastaanottovirkailijat, vastaanottovirkailijat, kirjastojen lainaus- ja tukihenkilöstö, lähde- ja tutkimuskirjastojen henkilökunta, tietotekniikan suorat tukitehtävät, aluskuljetusten henkilökunta VIMS:ssä sekä ympäristö-, työterveys- ja työturvallisuushenkilöstö. Luettelo ei ole tyhjentävä, ja henkilöstöhallinto pidättää itsellään oikeuden yksilöidä muita virkoja, jotka eivät ole etätyökelpoisia.

Jos tukikelpoisessa asemassa oleva työntekijä pyytää lupaa etätyön tekemiseen, esimies päättää yhdessä henkilöstöhallinnon kanssa, onko työntekijä tukikelpoinen. Yleensä seuraavien edellytysten on täytyttävä, jotta työntekijä voidaan hyväksyä etätyöhön:

• Työntekijä on ollut tehtävässä vähintään kaksitoista kuukautta;
• Työntekijällä ei ole aktiivisia virallisia kurinpitotoimia meneillään olevalla tai välittömästi edeltävällä tarkastelujaksolla;
• Työntekijä on osoittanut kykenevänsä työskentelemään tuottavasti omatoimisesti ja hän on oma-aloitteinen ja joustava;
• Työntekijä on saanut edellisellä arviointikierroksella vähintään tyydyttävän arvosanan.

Valvojien on varmistettava, että etätyötä koskevat päätökset tehdään asianmukaisista, syrjimättömistä syistä.

B. Yleiset odotukset ja ehdot

1. Politiikkojen noudattaminen. Työntekijöiden on sitouduttava noudattamaan yliopiston sääntöjä, käytäntöjä, toimintatapoja ja ohjeita ja ymmärrettävä, että niiden rikkominen voi johtaa etätyöjärjestelyn päättymiseen ja/tai kurinpitotoimiin, aina irtisanomiseen asti. Etätyötä tekeviin työntekijöihin sovelletaan samoja käytäntöjä kuin muihinkin työntekijöihin, mukaan lukien tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät käytännöt; ks. kohta 7 jäljempänä.
2. Työaika. Etätyötä tekevien työntekijöiden odotettavissa olevien työtuntien kokonaismäärä ei muutu työpaikasta riippumatta. Yliopisto odottaa myös etätyötä tekeviltä työntekijöiltä samaa tuottavuuden tasoa, jota odotetaan työntekijöiltä keskustyöpaikalla. Etätyötä tekevien työntekijöiden, jotka eivät ole vapautettuja Fair Labor Standards Act -lain ylityövaatimuksista, on kirjattava kaikki työtunnit yliopiston osoittamalla tavalla. Työtunnit, jotka ylittävät etätyösopimuksessa määritellyt työtunnit, edellyttävät esimiehen etukäteishyväksyntää.
   Tietotyötä ei ole tarkoitettu korvaamaan lasten tai aikuisten hoitoa. Jos ensisijaista hoitoa tarvitsevat lapset tai aikuiset ovat vaihtoehtoisessa työskentelypaikassa työntekijöiden työaikana, toisen henkilön on oltava läsnä hoitoa antamassa.
   Päälliköt voivat vaatia työntekijöitä ilmoittautumaan keskitettyyn työpaikkaan tarvittaessa työhön liittyviin kokouksiin tai muihin tapahtumiin tai voivat tarvittaessa tavata työntekijän vaihtoehtoisessa työskentelypaikassa keskustellakseen työn edistymisestä tai muista työhön liittyvistä asioista.
3. Loman käyttö. Työntekijät eivät voi käyttää etätyötä sairausloman, perhe- ja sairausloman, Virginian sairaus- ja työkyvyttömyysohjelman mukaisen loman, työkyvyttömyyskorvausloman tai muunlaisen loman sijasta.
   Yliopisto voi kuitenkin päättää, onko asianmukaista tarjota etätyötä mahdollisuutena osittaiseen tai täyteen työhön paluuseen perustuen yliopiston työhönpaluuta koskeviin periaatteisiin loukkaantumisen tai sairastumisen jälkeen ja niihin kriteereihin, joita tavallisesti sovelletaan päätöksiin, jotka koskevat päätösten tekemistä etätyön tekemisestä.”
4. Vastuuvelvollisuus. Yliopisto ei ota vastuuta loukkaantumisista, jotka tapahtuvat työntekijän vaihtoehtoisessa työskentelypaikassa sovitun työajan ulkopuolella, tai loukkaantumisista, jotka tapahtuvat työaikana, mutta jotka eivät johdu työstä ja työtehtävistä. Yliopisto ei myöskään ota vastuuta työntekijän kiinteälle tai henkilökohtaiselle omaisuudelle aiheutuneista vahingoista, jotka johtuvat etätyöohjelmaan osallistumisesta.
   Työntekijöiden korvausturva rajoittuu työntekijöiden kodeissa tai vaihtoehtoisissa työskentelypaikoissa sijaitseviin nimettyihin työskentelyalueisiin. Työntekijät sitoutuvat noudattamaan samoja turvallisuustottumuksia, joita he käyttäisivät yliopistossa, ja ylläpitämään turvallisia olosuhteita vaihtoehtoisissa työskentelypaikoissaan. Työntekijöiden on noudatettava tavanomaisia sairaudesta tai vammasta ilmoittamista koskevia menettelyjä.
5. Laitteet ja materiaalit. Tavallisesti yliopisto tarjoaa laitteet ja materiaalit, joita työntekijät tarvitsevat työtehtäviensä tehokkaaseen hoitamiseen; yliopisto ei kuitenkaan päällekkäistä resursseja keskitetyn työpaikan ja vaihtoehtoisen työpisteen välillä.
   Kaukotyöntekijät saavat käyttää yliopiston omistamia laitteita vain yliopiston laillisiin tarkoituksiin. Etätyöntekijät ovat vastuussa yliopiston omistamien laitteiden suojaamisesta varkauksilta, vahingoittumiselta ja luvattomalta käytöltä. Yliopisto ylläpitää, huoltaa ja korjaa yliopiston omistamat laitteet, joita käytetään normaalissa työssään. Yliopisto määrittelee, kuka on vastuussa laitteiden kuljettamisesta ja asentamisesta sekä niiden palauttamisesta keskitettyyn työpaikkaan korjausta tai huoltoa varten. Etätyösopimuksessa voidaan myös sallia, että työntekijät käyttävät omia laitteitaan edellyttäen, että tietohallintojohtaja tai hänen nimeämänsä henkilö on hyväksynyt tällaisten laitteiden käytön.
   Kun työntekijät saavat käyttää omia laitteitaan, yliopisto ei vastaa työntekijän henkilökohtaisten laitteiden kustannuksista, korjauksesta tai huollosta, ellei etätyösopimuksessa ole etukäteen nimenomaisesti toisin sovittu.
6. Etätyön kustannukset. Yliopisto ei ole velvollinen ottamaan vastuuta käyttökustannuksista, kodin ylläpidosta tai muista kustannuksista, joita työntekijöille aiheutuu heidän kotinsa käyttämisestä etätyön vaihtoehtoisina työskentelypaikkoina.
   Yliopisto voi käyttää määrärahoja etätyöstä aiheutuviin kustannuksiin, jos on olemassa liiketaloudellinen tarve ja rahoitus sallii: asennuksen ja peruspuhelinpalvelun tarjoamisen työntekijän vaihtoehtoisessa työskentelypaikassa; matkapuhelimet tai henkilökohtaiset digitaaliset apulaitteet (PDA) liikekäyttöön; työntekijöille henkilökohtaisista puhelimista soitettujen liikekäyttöön liittyvien kaukopuhelujen korvaamisen, jos matkapuhelimia tai PDA-laitteita ei anneta käytettäväksi; tai internetyhteyden käyttömahdollisuuden ja siihen liittyvät palvelut.
7. Yliopiston tiedotus. Työntekijöiden on suojattava yliopiston tiedot, joita käytetään tai joihin päästään käsiksi etätyön aikana, W&M:n tietojen luokitus- ja suojausohjeiden, hyväksyttävää käyttöä koskevien ohjeiden ja muiden sovellettavien tietotekniikkakäytäntöjen mukaisesti.
   Yliopiston on myönnettävä yliopiston menettelytapojen mukaisesti työntekijöille lupa työskennellä yliopiston määrittelemien rajoitetun pääsyn alaisten tietojen tai materiaalin parissa vaihtoehtoisissa työpisteissä. Etätyötä tekevien työntekijöiden on suostuttava noudattamaan yliopiston hyväksymiä turvallisuusmenettelyjä tietojen luottamuksellisuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi.
8. Koulutus johtajille ja esimiehille. Yliopisto kannustaa etätyön onnistunutta ja asianmukaista käyttöä yliopistossa tarjoamalla esimiehille ja johtajille koulutusta etätyöntekijöiden tehokkaasta johtamisesta. Yliopisto on antanut ohjeita työntekijöiden suoritusodotusten hallinnasta.

C. Etätyösopimus

Etätyö on dokumentoitava hyväksytyksi etätyösopimuksella. Etätyösopimuksessa vahvistetaan erityisehdot, joita sovelletaan vaihtoehtoisissa paikoissa työskenteleviin työntekijöihin. Yksikön päällikön, työntekijän esimiehen ja henkilöstöhallinnon on hyväksyttävä etätyösopimus. Sopimuslomake on saatavilla verkossa osoitteessa http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

Taukosopimus on tyypillisesti vuoden mittainen, ja se voidaan uusia, mutta sopimus voidaan tehdä myös lyhyemmäksi ajaksi. Sopimuksen uusiminen ei ole taattu; esimies ottaa huomioon etätyöjärjestelyn, työntekijän suorituksen ja muut olosuhteet päättäessään sopimuksen uusimisesta.

1. Poikkeukset etätyösopimusta koskevaan vaatimukseen. On hyväksytty käytäntö, että opetus- ja tutkimustehtävissä toimiva tiedekunta tekee työtään vaihtelevin aikatauluin kampuksella ja vaihtoehtoisissa paikoissa. Tavallisesti tiedekunnalta ei vaadita virallista etätyösopimusta, ellei normaali työtehtävä ole jatkuvasti vaihtoehtoisessa toimipisteessä (eli muussa kuin tavanomaisessa toimipisteessä).
   Toisinaan laitos voi myös päättää, että työntekijät voivat joutua työskentelemään vaihtoehtoisissa toimipisteissä lyhyen aikaa epätavallisten olosuhteiden vuoksi, kuten toimipisteen lyhytaikaisen sulkemisen vuoksi kunnostustöiden tai muuton vuoksi. Tällaisissa tapauksissa virallista etätyösopimusta ei tarvita, mutta se tulisi dokumentoida osaston arkistoja varten muistiolla tai sähköpostilla, jossa määritellään työn odotukset ja kesto.
2. Etätyösopimuksen muuttaminen tai irtisanominen. Esimies voi henkilöstöhallintoa kuultuaan muuttaa tai irtisanoa etätyösopimuksen ennenaikaisesti (ennen määräajan päättymistä) suoritukseen liittyvien huolenaiheiden, muuttuvien operatiivisten tarpeiden tai muun syrjimättömän syyn vuoksi. Työntekijä voi myös irtisanoa etätyösopimuksen milloin tahansa, ellei se ole ollut työsuhteen ehto. Irtisanominen tapahtuu yleensä vähintään kaksi viikkoa etukäteen.

VI. Täytäntöönpano; valitukset, kantelut tai muutoksenhaku

Työntekijää, joka on eri mieltä etätyöpyynnön epäämisestä tai muusta tähän käytäntöön liittyvästä toimenpiteestä, kehotetaan keskustelemaan asiasta esimiehensä kanssa. Jos keskustelu esimiehen kanssa ei ratkaise ongelmaa, työntekijä voi pyytää henkilöstöosastolta etätyöpäätöksen epävirallista uudelleentarkastelua. Etätyötä koskevat päätökset voivat myös olla valituskelpoisia nykyisten valitusmenettelyjen mukaisesti.

VII. Valtuudet ja muutokset; täytäntöönpano

A. Toimivalta ja muutos. Tämän toimintaohjeen on hyväksynyt presidentti Virginian lain 2.2-2817.1 §:n mukaisesti. Presidentti on delegoinut henkilöstöpäällikölle valtuudet tehdä vähäisiä tai teknisiä tarkistuksia tai muutoksia tähän käytäntöön.

B. Täytäntöönpano.

• Tehtäväkelpoisuuden määrittäminen. Esimiesten on aloitettava etätyöhön soveltuvien tai soveltumattomien toimien määrittäminen tämän politiikan julkaisemisen jälkeen viitaten henkilöstöhallinnon toimittamaan luetteloon tehtävistä, jotka eivät ole soveltuvia, ja tämän politiikan IV jakson A kohdan mukaisesti.
• Jo olemassa olevat etätyöjärjestelyt. Jos työntekijä tekee etätyötä tämän toimintaperiaatteen voimaantulopäivänä tai sitä ennen, esimiehen on neuvoteltava henkilöstöhallinnon kanssa asianmukaisen lähestymistavan määrittämiseksi ottaen huomioon järjestelyn erityispiirteet. Jos työntekijällä on jo olemassa oleva, dokumentoitu etätyösopimus, jonka voimassaoloaika on yksi vuosi, järjestelyä tarkastellaan yleensä uudelleen tämän toimintaperiaatteen mukaisesti hieman ennen voimassaoloajan päättymistä, jotta tarvittaessa voidaan allekirjoittaa päivitetty sopimus.

VIII. Related Policies, Procedures and Documents

Remote Work Agreement & Safety Checklist
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Telework, Policy 1.61 (osavaltiotason politiikka, jolla luodaan puitteet etätyölle, määritellään tarkemmin laitoskohtaisissa politiikoissa)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Standards of Conduct, Policy 1.60 (sovelletaan luokiteltuihin ja operatiivisiin työntekijöihin; asettaa käyttäytymisodotukset ja progressiivisen kurinpitomenettelyn)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Hours of Work, Policy 1.25
Performance Planning & Evaluation Policy for Operational Employees
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Performance Planning & Evaluation, Policy 1.40 (luokitelluille työntekijöille)
Performance Planning and Evaluation Policy for Professionals and Professional Faculty (ohjeistusta etätyötä tekevien ammattihenkilöstön suorituksen hallintaan)
Employee Reasonable Accommodation Policy and Procedure (päteville työntekijöille, joilla on jokin vamma, ja jotka voivat pyytää etätyön tekemistä mukautuksena)
Managing Employee Performance Expectations Guidance